Genom att effektivisera processerna för spend management kan ditt företag få mer värde för pengarna. Dessutom kan ni upptäcka och fixa svaga punkter i leverantörskedjan innan det uppstår problem, och se till att utgifterna stämmer överens med företagets mål för hållbar tillväxt. Visst låter det bra?
Så vad innebär egentligen en effektiv process för spend management? Och hur bör själva strategin se ut? I den här artikeln går vi igenom grunderna för spend management, de vanligaste utmaningarna och hur framtidens lösningar ser ut.
En snabb överblick av det viktigaste
- Spend management handlar om att hålla koll på företagets utgifter, förbättra hur pengar används och fatta smarta inköpsbeslut som stödjer företagets mål.
- Vanliga utmaningar med spend management är brist på centralisering av utgifter, otydliga inköpspolicyer, komplexa processer som leder till ineffektivitet och mänskliga fel.
- För att maximera värdet av utgifterna och skapa hållbar tillväxt är det viktigt att få en helhetsbild av företagets spenderande, vilket bidrar till bättre budgetering, planering och riskhantering.
Vad är spend management?
Spend management är processen att få koll på företagets utgifter och ständigt förbättra hur pengarna används. Det är en smart strategi för att se till att det fattas både kloka och effektiva inköpsbeslut, och att besluten stöttar företagets mål. Följande punkter sammanfattar vad spend management går ut på:
- Att göra inköpsprocesserna smidigare för att få ut mest värde för pengarna.
- Att hitta och fixa svaga punkter i leverantörskedjan innan problemen uppstår.
- Se till att utgifterna går hand i hand med företagets mål för en hållbar tillväxt.
Läs även: Vad är SaaS spend management?
Spend management processen – så ser den ut
De flesta företag har en process för allt från inköp till betalning och riktlinjer för hur man ska hantera utgifter.
Hur invecklad eller formell processen är beror på hur stort och komplext företaget är – ibland är processen simpel, och ibland krävs fler personer och godkännanden.
Processen för spend management kan delas upp i sju enkla steg:
- Identifiera företagets utgifter
- Centralisera utgiftsdata i ett automatiserat system
- Verifiera och rensa data för analys
- Kategorisera och gruppera utgiftsdata
- Analysera utgiftsdata
- Ta fram en strategi för spend management
- Prognostisera utgifter för att förbättra resultaten
Vanliga utmaningar med spend management
Det är inte helt ovanligt att företag inte riktigt får till en optimal hantering av utgifter. Då brukar det bero på någon av följande utmaningar:
Brist på centralisering
Det är vanligt att avdelningschefer har budgetansvar medan ekonomiavdelningen ansvarar för budgetering och att den genomförs noggrant. Utan insyn i utgifter och korrekta data är det omöjligt att följa utgifterna i realtid. Det här kan leda till budgetproblem, särskilt mot slutet av året.
Otydliga inköpspolicyer
En inköpspolicy är ett dokument som klargör roller, ansvar och riktlinjer för att använda företagets pengar.
Om policyerna inte kommuniceras eller följs ordentligt kan teamen bli osäkra på vad som förväntas av dem. Det här kan leda till vanliga missförstånd som bristande följsamhet till processer, uteblivna godkännanden och okontrollerade inköp.
Komplexa processer
Otydliga policyer leder ofta till att processerna blir onödigt komplicerade. Inköpsprocesserna bör vara enkla och intuitiva för att alla ska kunna följa dem. Om processen är långsam och krånglig ökar risken för att folk hoppar av och börjar köpa saker på eget initiativ.
Mänskliga fel
Manuella processer och hantering leder ofta till misstag och fel i datan. Ju mer mänsklig inblandning, desto fler fel uppstår. Genom att effektivisera inköpen minskar risken för fel och dubbelarbete. En lösning är att använda inköpskataloger som hjälper till att styra utgifterna och göra processen mindre felbenägen.
Rädsla för transparens
Helt enkelt, vissa team eller individer vill inte att kollegor ska veta hur mycket de spenderar eller var de handlar. Transparens kan leda till kritik och jämförelser, vilket kan kännas obekvämt. Tyvärr är brist på transparens inget alternativ när det gäller företagets pengar.
360-graders spend management – därför är det viktigt
Inköpsorganisationer vill få en klar överblick över sina utgifter. När du ser hela bilden blir det lättare att få insyn, skapa transparens och hålla kontroll på utgifterna. Genom att få koll på var pengarna går och hur de används kan du få ut mer värde för företaget.
Målet med spend management är att skapa hållbar tillväxt och ökad lönsamhet.
Exakta utgiftsprognoser är en nyckel, eftersom de påverkar budgetering, planering och framtida resultat direkt. Men det handlar inte bara om pengar – spend management bidrar också till att följa lagar, ta hänsyn till miljön, visa socialt ansvar och hantera leverantörsrisker.
Vilka är fördelarna med smart spend management?
- Mer effektivitet med automatiserade processer
- Kostnadsbesparingar genom att hitta de bästa priserna
- Bättre samarbete tack vare starka leverantörsrelationer
- Färre risker genom att ha koll på dina leverantörer och avtal
- Säkrare budget och planering med tillförlitliga prognoser
- Ansvarsfulla val genom att inkludera ESG-faktorer i dina utgifter.
Smidigare, smartare och mer hållbart – det är poängen!
Att skapa en spend management-strategi
En strategi för spend management handlar om att samla in, organisera, hantera, klassificera och analysera utgiftsinformation för att minska upphandlingskostnader och maximera produktiviteten.
En bra strategi tar också hänsyn till arbetsflöden och efterlevnadsfrågor så att företaget alltid har kontroll över sin ekonomi.
Programvara för upphandling är en viktig komponent i strategin för spend management, men det finns även andra viktiga faktorer att beakta.
Ditt företag bör börja med att utvärdera era nuvarande arbetsflöden. Men vilka steg ingår då i de specifika processerna? Och vilka faktorer skapar förseningar eller ineffektiviteter?
Varje steg i upphandlingsprocessen kan granskas och prioriteras individuellt för att identifiera vilka förbättringar som kommer att påverka företaget positivt.
- Basprestanda avseende tid, kostnad och manuell användarinmatning bör registreras för att kunna jämföras med de lösningar som implementeras.
- Därefter måste företaget undersöka den bästa programvarulösningen och andra verktyg för att hantera de mest betydande faktorerna som begränsar arbetsflödet.
- Efter implementering bör alla processer granskas för att fullt ut visualisera de vinster som uppnåtts.
Framtiden för spend management
Processen för spend management förändras snabbt tack vare tekniska framsteg och digitalisering.
Agil spend management bygger på realtidsdata och användbara insikter. Tidigare gjorde man upphandlingsanalyser och strategiarbete en gång om året eller per kvartal, beroende på hur ofta man fick in nya data. Nu gör korrekt och uppdaterad information det möjligt att snabbt reagera på förändringar på marknaden och fånga nya möjligheter när de dyker upp.
Genom att automatisera spend management får du som företagare tid till strategiska aktiviteter, att omvandla insikter till handling och göra samarbetet enklare.
Organisationer som har koll på sina utgifter och som använder rätt verktyg för att hantera dem kan verkligen se hur det påverkar företagets resultat. Bli en av dessa organisationer ni med!
Hantera företagets utgifter med Pleo
Med Pleo kan du effektivisera hanteringen av företagets utgifter, inklusive prenumerationer och andra affärsutgifter. Något som ger dig mer tid att fokusera på det som verkligen är viktigt. Genom att byta till Pleos lösning slipper du stressen kring manuell spend management och får istället direkt insyn i alla kostnader via tydliga rapporter. Oavsett om det gäller dagliga köp eller prenumerationer, kan du attestera utgifter i realtid och enkelt be om kompletterande information om något saknas. Med Pleo hanteras allt från kortutgifter till milersättning, traktamenten och personliga utlägg – allt smidigt samlat på en och samma plattform.
