Vad är SaaS spend management?

Med en ständigt växande mängd mjukvarutjänster som företag använder, kan det bli en utmaning att hålla koll på kostnader och säkerställa att varje tjänst verkligen bidrar till verksamhetens framgång. Effektiv SaaS spend management handlar om mer än bara kostnadskontroll; det innebär att optimera användningen av programvara, identifiera överflödiga eller oanvända appar och anpassa investeringarna efter affärsmål. I den här artikeln hjälper vi dig hantera företagets investeringar i applikationer, genom strategisk hantering av utgifter.

Vad är SaaS spend management?

SaaS spend management handlar om att hålla koll på och optimera kostnader kopplade till de SaaS-appar du använder. Det innebär att få en tydlig bild av vilka appar som används, hur mycket de kostar, och om de faktiskt behövs – både för enskilda medarbetare och hela avdelningar. En viktig del är att hitta appar som används lite, inte alls, eller som överlappar varandra, och ta bort dem för att spara pengar.

Målet är att se till att dina SaaS-kostnader stämmer överens med dina affärsmål, samtidigt som du håller kostnaderna nere och ser till att lösningarna är skalbara och hållbara.

Hur mycket spenderar företag på SaaS-applikationer varje år?

Från och med 2023 spenderar ett genomsnittligt företag omkring 38 000 kronor per anställd årligen på SaaS. Här är en sammanställning av hur företag från olika bakgrunder och branscher spenderar på sina SaaS-lösningar:

Startups (1-100 anställda)

År 2023 spenderade startups i genomsnitt mellan 275 0000 kronor och 10 miljoner kronor på SaaS-applikationer. Denna siffra har gradvis ökat, vilket tyder på att även de minsta företagen börjar förlita sig på SaaS för att uppnå maximala fördelar.

Medelstora företag (100-1000 anställda)

Medelstora företag spenderar i genomsnitt mellan 10 och 150 miljoner kronor årligen på SaaS-prenumerationer, vilket är en snabb ökning. Omfattningen av SaaS-budgetering i dessa företag är exponentiellt högre än i de tidigare nämnda. Detta indikerar tydligt hur företag, i takt med att de växer, också ökar sitt beroende av SaaS-programvara.

Enterprise companies  (1000+ anställda)

Inte bara är utgifterna som störst här, med nästan 1 100 000 000 kronor, utan dessa företag såg också en brant ökning i sitt mönster jämfört med de tidigare nämnda, som hade en mer gradvis kurva.

Vikten av effektiv SaaS spend management 

Företag har uppenbarligen inga problem med att omfamna SaaS, med tanke på hur mycket pengar de investerar. Men skulle verkligen några mindre kostnadsbesparingar göra någon skillnad för stora företag som har råd att spendera?

Svaret är ja, eftersom besparingarna inte är så små. Med rätt strategi kan företag spara miljontals kronor. Nedan går vi igenom de viktigaste effekterna av SaaS spend management. 

1. Insyn i oanvända SaaS-appar

En SaaS-app kan ha varit användbar när den köptes, men när behoven ändras kan den bli överflödig och användas mindre.

Trots det blir bara en del av alla applikationer borttagna, på grund av brist på tydligt ansvar, vilket leder till att resurser slösas utan att ge någon nytta.

Med en smart strategi kan du enkelt hitta oanvända licenser och överflödiga appar, städa upp och spara pengar. Genom att använda programvara för SaaS spend management får du full koll på både kostnader och hur apparna används. Den här överblicken hjälper dig att ta rätt beslut för att optimera.

2. Förebygga Shadow IT

Shadow IT är när anställda installerar SaaS-applikationer utan IT-avdelningens kännedom. Det här är applikationer som kommer öka dina utgifter, orsaka säkerhetsproblem och leda till att utgifterna överstiger din budget. 

Anställda köper osanktionerad SaaS-programvara utan att inse att organisationen redan har en alternativ lösning som löser samma problem mer effektivt, vilket resulterar i en ökning av dubletter av vissa applikationer. 

En effektiv programvara för SaaS spend management kommer att skicka proaktiva varningar när en osanktionerad applikation upptäcks. Det här kommer att hjälpa dig att förhindra shadow IT i ett tidigt skede och hjälpa dig att optimera utgifterna.

Läs mer om Shadow IT här

3. Effektiv hantering av licenser

Ibland köper organisationer överskott av SaaS-licenser som inte används, vilket leder till dålig avkastning på investeringen. Brist på intern samverkan och dålig budgetering leder ofta till överköp.

Inköpsteamet måste samarbeta med respektive team för att förstå behoven och sedan samarbeta med ekonomiavdelningen för att sätta upp en budget innan inköp görs.

Med en effektiv hanteringsstrategi för utgifter får du insyn i användningen av licenser och kan fatta informerade beslut för kostnadsoptimering.

4. Budgetkontroll

När du har fullständig insyn i dina utgifter kan ditt ekonomi-team enkelt analysera användningen och förutspå budgeten. Det här kommer att effektivisera budgetallokeringen och säkerställa att dina utgifter är i linje med dina affärsmål.

Du kan också förhindra kostnadsöverskridanden genom att behärska SaaS-budgetering och generera betydande avkastning på investeringen från dina SaaS-applikationer.

Application portfolio management används för strategiskt beslutsfattande kring investering, optimering och rationalisering av applikationer. Läs mer i vår artikel om application portfolio management.

Effektivt SaaS spend management – best practice

1. Anskaffa ditt SaaS-verktyg på ett klokt sätt

Framgångsrik SaaS spend management börjar vid inköpsstadiet och påverkas av den insats ditt team lägger ned på att köpa rätt applikationer. Här är en snabb inköpschecklista; alla punkter ska vara kontrollerade innan du gör ett köp:

• Vad är behovet för teamet? Hur många licenser behövs?
• Vad är den avsatta budgeten för applikationen?
• Har vi några appar med liknande funktionalitet i vår SaaS-stack?
• Hur mycket avkastning på investeringen kommer denna applikation att generera för vårt företag?
• Hur länge planerar du att använda denna applikation?
• Vad blir den totala ägandekostnaden för applikationen?

Det här är frågor som gör att ditt team kan bedöma behoven och anpassa inköpet till affärsmålen. Följ inte en reaktiv strategi där du optimerar utgifterna efter att de har lett till ökade kostnader; börja hantera dem redan från början för att förhindra att kostnaderna eskalerar.

2. Bli expert på dina SaaS-avtalsförhandlingar

Dåliga förhandlingar är en av de främsta orsakerna till ökade utgifter och kostnadsöverskridanden. Inköpsteam går ofta in i förhandlingar utan en djup förståelse för behoven och budgeten, vilket leder till suboptimala resultat.

Det här gör det lättare för leverantören att övertyga SaaS-köpare att köpa applikationer till deras listpris och med dåliga avtalsvillkor. 

Följ bästa praxis för förhandlingar med leverantörer för att förhandla effektivt, eller sök expertstöd från SaaS-köpare.

3. Hantera din SaaS-stack

Nu när du framgångsrikt har förhandlat och köpt produkten måste den hanteras noggrant av de intressenter som kommer att vara ansvariga för allt som händer med den. Det här skapar ansvar, och en plattform för SaaS spend management kommer att hjälpa till att förenkla denna process och undvika överlappningar.

IT-team hanterar vanligtvis processen med att äga ett specifikt verktyg. De övervakar SaaS-portföljen, analyserar realtidsanvändning och skapar en optimeringsplan.

De kanske inte är de slutliga användarna av produkten, men de kommer att vara ansvariga för följande saker:

• Ge åtkomst till anställda som behöver apparna.
• Hålla koll på användningen och säkerställa att inga oanvända licenser dränerar resurser.
• Säkerställa att osanktionerade applikationer inte kommer in i systemet och förhindra SaaS-utbredning.
• Säkerställa att avtalen stämmer överens med kraven och att utgångsdatumet är i kontroll.
• Hålla koll på produktanvändningen för att identifiera varningssignaler som kan leda till olika problem för företaget.
• Säkerställa att företagsdata som används i produkten är säker och inte hamnar i fel händer.
• Analysera avbokningsvillkor när produkten når sina sista stadier av användning i företaget.
• Upprätthålla en konstant kommunikationsslinga med leverantörens supportteam om något skulle gå fel.

4. Håll koll på avkastning på investering (ROI)

ROI handlar om att mäta den positiva effekt verktyget ger efter att du börjat använda det. Om du till exempel köper ett automatiseringsverktyg för att effektivisera e-postkampanjer, kommer varje lead du får från kampanjerna att vara tack vare verktyget och dess automatiska funktioner. 

Men ibland är ROI inte lika självklar. Ett AI-verktyg för att skapa innehåll kanske inte visar tydliga resultat direkt.

På längre sikt kan du dock se avkastningen genom resultaten som innehållet ger. Oavsett vilket verktyg det handlar om, är det viktigt att hålla koll på ROI för att se till att pengarna du investerat ger något tillbaka och inte går till spillo.

5. Genomför konsekventa SaaS-revisioner

Vid SaaS spend management är det även viktigt att regelbundet kolla upp verktygen för att se hur de faktiskt presterar.

Därför kan det vara smart att göra en periodisk genomgång av hur de används och vad de ger för resultat, så att du får de insikter du behöver och kan agera därefter.

Att göra en månads- eller kvartalskoll kan verkligen göra skillnad. Dessutom kan ett bra verktyg för hantering av SaaS-kostnader ge dig detaljerade analyser och insikter som gör hela processen enklare.  

6. Var uppmärksam på avtalsvillkor och klausuler

SaaS-leverantörer kan ibland lägga till knepiga villkor och klausuler som köpare inte alltid har koll på. Därför är det viktigt att ha en tydlig dialog med dem och få allt på det klara tidigt i processen.

Ju tidigare du gör det här i inköpsfasen, desto smidigare blir samarbetet. Auto-förnyelseklausuler kan till exempel bli irriterande längre fram, så se till att förhandla bort dem redan från början för att slippa oväntade kostnader.

Det finns även andra viktiga klausuler i SaaS-avtal som du bör vara uppmärksam på under förhandlingarna, så att du kan hålla koll på dina utgifter och optimera dem.

Hantera företagets utgifter med Pleo 

Med Pleo kan du effektivisera hanteringen av företagets utgifter, inklusive prenumerationer av SaaS-applikationer och andra affärsutgifter, vilket ger dig mer tid att fokusera på det som verkligen är viktigt. Genom att byta till Pleos lösning slipper du stressen kring manuell utgiftshantering och får istället direkt insyn i alla kostnader via tydliga rapporter. Oavsett om det gäller dagliga köp eller prenumerationer, kan du attestera utgifter i realtid och enkelt be om kompletterande information om något saknas. Med Pleo hanteras allt från kortutgifter till milersättning, traktamenten och personliga utlägg – allt smidigt samlat på en och samma plattform.