Något som alla företag världen över har gemensamt är att de använder avtal. Du kanske inte alltid ser dem som en central del av ditt arbete, men de är närvarande i alla delar av företaget. Därför är det viktigt med effektiva processer för avtalshantering. I den här artikeln besvarar vi de vanligaste frågorna om avtalshantering – och går igenom processens olika faser. Avtalshantering är en viktig process som alla företagare behöver ha koll på. Bli ett proffs du med.
Vad är avtalshantering?
Avtalshantering är processen att administrera de avtal som ingås mellan ditt företag och andra parter. Processen täcker hela avtalets livscykel, från förberedelser före undertecknande till aktiviteter efter undertecknandet. Det inkluderar förnyelse, omförhandling, verkställande, efterlevnad, arkivering och lagring av avtal. Du kan antingen genomföra avtalshantering manuellt, eller digitalt – vilket är det vanligaste alternativet idag.
Vad är det för skillnad på avtal och kontrakt?
Skillnaden mellan avtal och kontrakt kan variera beroende på sammanhanget, men generellt sett används termerna ofta synonymt för att beskriva en överenskommelse mellan två eller flera parter.
Ett avtal är en bredare term som hänvisar till vilken överenskommelse som helst där parterna lovar att göra något eller avstå från att göra något.
Avtal kan vara både formella och informella och behöver inte alltid vara skriftliga eller juridiskt bindande. Ett muntligt avtal är en form av avtal som kan vara giltigt, men det kan vara svårare att bevisa.
Ett kontrakt, å andra sidan, är en specifik typ av avtal som är juridiskt bindande. Det innebär att om någon part inte uppfyller sina åtaganden enligt kontraktet, kan den andra parten ta rättsliga åtgärder för att få kontraktet genomfört.
Vilka är de tre faserna i avtalshanteringen?
Avtalshantering kan delas in i tre faser: före signering (pre-sign), under signering (sign), och efter signering (post-sign).
1. Pre-sign
I pre-sign fasen förbereder du avtalet för signering genom att skriva och redigera det. För digital avtalshantering finns det mallar där man kan fylla i all nödvändig information.
2. Signering
Den här fasen inkluderar själva signeringen, som idag vanligtvis sker via e-signaturer. Däremot krävs det ofta förhandlingar innan avtalet kan signeras. Det finns smidiga digitala program som möjliggör för dig och din motpart att kommentera och redigera avtalet i realtid, även efter att det har skickats, vilket tar bort behovet av att skicka olika versioner fram och tillbaka.
Steget efter signering
Efter signering lagras avtalet i arkivet på ert system för avtalshantering – om det är elektroniskt. Annars bevaras det skriftliga avtalet på en säker plats.
Avtalet ska när som helst kunna tas fram för granskning, revidering, uppdatering, förnyelse och uppsägning.
Under post-sign-fasen av avtalsprocessen är det viktigt med noggrann tillsyn och administration, särskilt för organisationer med en stor mängd avtal.
Du vet väl att du kan integrera din digitala plattform för avtalshantering med Pleo. Vi är Europas främsta lösning för utgiftshantering. Lägg mindre tid på utgifter och arbeta desto mer med det som är viktigt. Hantera alla företagets viktiga delar på ett och samma ställe.
Varför är effektiv avtalshantering viktigt?
Effektiv avtalshantering är viktigt av flera olika anledningar. Det bidrar till att minska kostnader och risker, ökar effektiviteten och underlättar välgrundade beslutstaganden. För att effektivisera avtalshantering är det fördelaktigt att ta hjälp av ett digitalt system för avtalshantering som tar hand om arbetet åt er.
1. Minimerad risk
Avtal innehåller ofta konfidentiell information, ekonomiska åtaganden eller annan känslig information. Med effektiv avtalshantering kan du säkerställa att ditt företags avtal hålls i ordning, att användarrättigheter hanteras för att skydda avtalet från obehörig åtkomst, och att du använder interna påminnelser för att aldrig missa avtalets tidsfrister.
2. Kostnadsbesparingar
Effektiv avtalshantering kan leda till betydande kostnadsbesparingar. Genom aktiv övervakning av avtalets prestanda och milstolpar kan organisationer identifiera möjligheter till kostnadsminskningar, såsom omförhandling av priser, konsolidering av avtal eller identifiering av underutnyttjade tjänster. Dessutom bidrar effektiv avtalshantering till att förhindra onödiga straffavgifter, arvoden och juridiska kostnader. Genom att implementera snabbare processer för att skapa och hantera avtal sparar du också administrationstid för dina medarbetare, vilket låter dem fokusera på sina kärnuppgifter.
3. Hantering av relationer
Avtal innebär ofta relationer med externa parter såsom säljare, leverantörer eller kunder. Effektiv avtalshantering gör att du kan vårda de här relationerna, genom att främja tydlig kommunikation, öka förtroendet och skapa transparens. Något som bidrar till en samarbetsinriktad miljö, minskar risken för konflikter och lägger grunden för långsiktiga partnerskap.
4. Ökad effektivitet och produktivitet
Manuella processer för avtalshantering, såsom att söka efter avtal, spåra tidsfrister eller hantera förnyelser, kan vara tidskrävande. Dessutom kan det leda till fel. Genom att införa system och automatiserade arbetsflöden för avtalshantering kan du effektivisera företagets processer. Uppgifter automatiseras och avtalsorienterad information centraliseras. Det här förbättrar effektiviteten, minskar den administrativa bördan och möjliggör för team att fokusera på verksamhetskritiska aktiviteter.
Fördelar med digital avtalshantering
Ungefär 15-25% av leverantörsfakturorna för ett företag är återkommande fakturor som med hjälp av digital avtalshantering kan matchas automatiskt. Med digital avtalshantering behöver du inte längre spendera tid på att manuellt godkänna samma faktura månad efter månad. Många digitala system för avtalshantering matchar, kontrollerar och hanterar alla återkommande fakturor som är kopplade till specifika avtal.
