Hur bestrider man egentligen en fraktur eller räkning som man anser är helt eller delvis felaktig? I den här artikeln guidar vi dig till hur du ska tänka när du fått en felaktig faktura till ditt företag, och hur du ska gå tillväga för att bestrida den.
En snabb överblick av det viktigaste
- Att bestrida en faktura innebär att formellt ifrågasätta eller motsätta sig en faktura som är felaktig, överdebiterad eller gäller varor/tjänster som inte levererats. Bestridandet bör alltid ske skriftligen, via e-post eller brev, så att företaget har bevis på kommunikationen.
- Om du vill undvika omedelbara konsekvenser som inkasso kan du betala fakturan under protest. Det innebär att du betalar men tydligt meddelar att betalningen inte är ett erkännande av skulden, vilket bevarar rätten att kräva återbetalning.
- Processen kan gå via tre nivåer: först bestridande skriftligen till företaget, därefter påminnelse eller betalningsföreläggande via Kronofogden, och slutligen tingsrätten om motparten fortfarande kräver betalning.
- Företag kan skydda sig mot felaktiga fakturor genom tydliga attestflöden, användning av inköpsordrar, utbildning av anställda om bedrägerier, samt kontroll av nya leverantörer för att säkerställa legitimitet och F-skattregistrering.
Vad menas med att bestrida faktura?
Att bestrida en faktura innebär att du formellt motsätter sig eller ifrågasätter en faktura som har mottagits. Det blir aktuellt om du anser att fakturan är felaktig, innehåller överdebiteringar, gäller tjänster eller varor som inte har levererats, eller på annat sätt inte stämmer överens med vad som har avtalats.
Bestrida företagets felaktiga faktura – det ska du tänka på
- Har du genomfört ett köp av ett annat företag? Då är det klokt att börja med att skriftligen kontakta företaget och påpeka varför fakturan är fel. Om de inte åtgärdar felet kan du välja att ifrågasätta fakturan eller betala under protest.
- Har du inte genomfört något köp från företaget? Då är du inte skyldig att betala fakturan. Det är dock nödvändigt att skriftligen meddela företaget att du inte kommer att betala.
Läs även: Bedrägeri: Vad är det och hur skyddar du ditt företag?
Vad innebär "betala under protest"?
Det är när du betalar en faktura, trots oenighet, för att undvika omedelbara konsekvenser som inkasso eller avstängning av tjänster.
Hur gör man?
Betala hela beloppet, men meddela skriftligen att betalningen sker under protest och inte utgör ett erkännande av skulden. Du behåller rätten att kräva återbetalning.
Varför?
Det skyddar dig mot betalningsanmärkning och ger tid att tvista om fakturans giltighet, antingen genom förhandling eller i domstol.
Vad händer om man bestrider en faktura?
1. Fakturan bestrids
Först och främst bör du skriftligen bestrida fakturan till motparten, antingen via brev eller e-post. Se till att spara en kopia av det skriftliga meddelandet så att du kan bevisa att du har motsatt dig fakturan och när du gjorde det. Ange tydligt i ditt meddelande varför du motsätter dig, det vill säga dina skäl. Därefter är det i princip bara att invänta motpartens reaktion. Antingen står de fast vid sin faktura eller så ger de med sig enligt ditt motstånd.
2. Påminnelse/Kronofogden
Om motparten står fast vid kravet skickar de vanligtvis någon form av påminnelse. I så fall bör du skicka en liknande skrivelse där du återigen förklarar varför du motsätter dig. Enligt korrekt inkassosed bör ett företag inte gå vidare till inkasso om fakturan bestrids; istället brukar nästa steg vara att företaget vänder sig till kronofogden och ansöker om ett så kallat betalningsföreläggande. Kronofogden är ingen domstol som kan avgöra om kravet är skäligt eller inte.
3. Tingsrätten
Om motparten fortsätter att hävda sin rätt till betalning efter detta har de möjlighet att gå vidare till tingsrätten. Om beloppet är under ett halvt prisbasbelopp (28 650 kr för år 2024) står man, med några få undantag, för sina egna rättegångskostnader oavsett resultat i rätten.
Om beloppet överstiger ett halvt prisbasbelopp kan det vara fördelaktigt att anlita ett ombud som företräder dig i rätten, då det finns möjlighet att ansöka om rättsskydd eller rättshjälp.
Rättsskyddet/rättshjälpen brukar täcka större delen av ombudskostnaderna i processen, vanligtvis 80% för rättsskydd och ca 60-95% för rättshjälp beroende på inkomst. Den part som vinner kan också i allmänhet kräva sina rättegångskostnader av den andra parten. Många gånger når parterna en förlikning (överenskommelse) innan rättegången avslutas, vilket innebär att det inte finns någon vinnare eller förlorare i sådana fall.
Exempel på hur du kan bestrida en faktura via mail
När du bestrider en faktura är det viktigt att vara tydlig, saklig och att göra det skriftligt så att du har bevis på din kommunikation. Här är en enkel mall du kan utgå från.
Har du fått en felaktig faktura? Så går du tillväga
Faktura som är utformad som ett erbjudande
Om du inte är intresserad av erbjudandet kan du riva och slänga "fakturan". Skriv aldrig under något utan att läsa all text noggrant – inklusive det finstilta och eventuell information på baksidan.
Faktura som inte överensstämmer med överenskommelse
Kontakta först företaget och begär en rättelse. Be dem skicka en kopia på avtalet eller eventuell ljudinspelning. Om det saknas avtal eller handlingar som styrker kravet, eller om det är omöjligt att komma i kontakt med företaget, skriv följande rakt över fakturan: ” Bestrider betalningsansvar eftersom fakturan inte stämmer med överenskommelsen.”
Datera svaret, men skriv inte under med ditt namn utan använd företagsnamnet istället. Skicka en kopia av underlaget till företaget på den eller de adresser som angivits. Detta kan ske via e-post, rekommenderat brev, personligen överlämnat eller via fax. Spara en kopia och dokumentation på att du har bestridit fakturan.
Vad gör jag om bara en del av fakturan är fel?
Om du anser att en del av fakturan är korrekt och en del är felaktig, ska du betala den korrekta (ostridiga) delen senast på förfallodagen.
Bestrid sedan den felaktiga (tvistiga) delen skriftligen. Var mycket tydlig i ditt meddelande (se mallen ovan) med:
- Att du har betalat den ostridiga delen [Belopp].
- Exakt vilken del av fakturan du bestrider [Belopp eller fakturarad] och varför.
Genom att betala den ostridiga delen visar du god vilja och minimerar risken för att dröjsmålsränta ska kunna tas ut på det belopp som båda parter är överens om.
Faktura där du blivit vilseledd på ett bedrägligt sätt
Använd samma förfarande som i stycket "Faktura som inte stämmer med överenskommelsen", men lägg till följande text i ditt meddelande till avsändaren: ” Polisanmälan kommer att göras.” Skicka en kopia av underlaget till företaget på den eller de angivna adresserna, helst e-postadresser, för att tydligt kunna visa att du har bestridit ärendet.
Faktura från okänt företag som du inte haft kontakt med
Skriv följande rakt över underlaget: ” Bestrider betalningsansvar eftersom vi inte har beställt dessa varor/tjänster. Polisanmälan kommer att göras.” Även här ska du skicka en kopia av underlaget till företaget på de angivna adresserna, helst e-postadresser, för att tydligt kunna visa att du har bestridit ärendet. Om det kommer från ett utländskt företag skriver du: ” I reject payment due to misleading information. Complaint will be filed to the police.”
Läs mer om Pleos infrastruktur för betalning och säkerhet.
Så skyddar du företaget mot felaktiga fakturor
Det bästa sättet att hantera felaktiga fakturor är att ha system på plats som stoppar dem från att betalas från första början.
- Skapa tydliga attestflöden: Se till att alla fakturor måste granskas och godkännas (attesteras) av rätt person innan de betalas. Den som gjorde beställningen är oftast bäst lämpad att se om fakturan stämmer.
- Använd inköpsordrar (PO-nummer): Om ni arbetar med inköpsordrar, kräv att ert PO-nummer alltid ska anges på fakturan. Då kan ni enkelt matcha fakturan mot en godkänd beställning.
- Utbilda dina anställda: Se till att alla som hanterar beställningar eller fakturor känner till era rutiner och är medvetna om vanliga bedrägeriförsök (t.ex. fakturor som ser ut som erbjudanden).
- Kontrollera nya leverantörer: Innan ni gör en första beställning, gör en snabb kontroll av företaget. Är de registrerade för F-skatt och moms? Ser webbplatsen och kontaktuppgifterna legitima ut?
Vanliga frågor och svar
Kan man bestrida en faktura som är betald?
Det finns inget som hindrar dig från att bestrida ett redan betalat betalningskrav. Det första steget är att kontakta företaget eller den som står bakom kravet. Du bör skriftligen (via brev eller e-post) tydligt bestrida betalningskravet. På detta sätt har du bevis för ditt bestridande.
Kan man bestrida en faktura efter förfallodag?
I princip finns det ingen fastställd tidsgräns för hur länge man kan vänta med att bestrida en faktura. Det är alltså möjligt att bestrida en faktura även efter dess förfallodatum. Vår rekommendation är dock att omgående bestrida fakturan skriftligen till motparten, så att du kan visa att du har bestridit den och när det skedde.
Hur bestrider man en bluffaktura?
Ja, du kan och bör bestrida en bluffaktura på samma sätt som vilken annan faktura som helst. En bluffaktura är en faktura som skickas utan att någon faktisk tjänst eller vara har levererats, ofta i syfte att lura mottagaren att betala.
Vi vill tipsa om att hålla koll på Svensk Handels Varningslista, som är en uppdaterad lista över företag med oseriösa försäljningsmetoder och bluffakturor. Du kan också hitta mer information om betalningsförelägganden och bestridanden direkt hos Kronofogden och på Verksamt.se.
Skydda företaget från felaktiga fakturor och bedrägeri med Pleo
Pleo bekämpar bedrägeri innan det äger rum. Hur då kanske du tänker nu? Jo, vi har utvecklat ett verktyg (och byggt ett team) för att upptäcka och förebygga potentiella bedrägerier och felaktiga fakturor i god tid. Vår avancerade riskmotor bygger på ett system som följer transaktioner i realtid och känner igen köpbeteenden. Systemet flaggar automatiskt all misstänkt aktivitet och varnar vårt analyssystem som i sin tur undersöker saken för att garantera din säkerhet.
Läs mer om hur vi skyddar ditt företag mot bedrägeri , eller boka en gratis demo .
