Bluffakturor: Så undviker och hanterar du bluffakturor

Bluffakturor och phishing är en form av bedrägeri som drabbar många svenska företag. Driver du ett företag är du också måltavla för aktörer som vill tjäna pengar på ett allt annat än ärligt sätt. Bedragarnas strategi går ut på att likna ett “riktigt” företag eller en myndighet för att vilseleda. I den här artikeln kommer vi därför att berätta mer om bluffakturor. Vad är en bluffaktura? Hur ser den ut och vad ska du göra om du fått en bluffaktura i din mailkorg eller brevlåda? Vi besvarar alla de viktigaste frågorna.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Bluffakturor är fakturor som kräver betalning för varor eller tjänster som företaget aldrig beställt eller fått, och de utformas ofta för att likna fakturor från riktiga företag eller myndigheter.
  
  
• Vanliga typer av bluffakturor är falska katalogtjänster, påhittade domännamnsförsäljningar, värdelösa varumärkesregistreringar och VD-bedrägerier med brådskande betalningsuppmaningar.
  
  
• Digitala bluffakturor kan innehålla skadlig kod eller phishing-länkar som stjäl uppgifter eller låser system, vilket gör det viktigt att aldrig klicka på länkar eller öppna bilagor från misstänkta fakturor.
  
  
• Företag kan förebygga och hantera bluffakturor genom att kontrollera leverantörslistor och acceptera endast kända företag, bestrida misstänkta fakturor skriftligt med bevis, använda fakturahanteringssystem och alltid polisanmäla samt rapportera bluffakturor till Svensk Handel.

Vad räknas som bluffaktura?

En bluffaktura är en faktura som kräver betalning för en vara eller tjänst som du aldrig beställt eller fått levererad. Fakturan kan också innebära en kostnad för en vara eller tjänst som du fått levererad, men som inte står i proportion till vad den är värd.

Som företagare behöver du vara vaksam vad gäller dina inkommande fakturor. Oseriösa aktörer vet att många betalar fakturor av vana och utnyttjar detta för att lura dig på pengar. Fakturorna är ofta identiska med riktiga fakturor, vilket gör det svårare att förstå att det är en bluff.

Bedragare utvecklar ständigt nya metoder och lockar med aktuella produkter och tjänster. Goda rutiner för attestering och kontroll av leverantörsregister i bokföringssystemet kan hjälpa dig att avvika bluffakturor.

Hur ser en bluffaktura ut?

• Fakturan kan vara ett erbjudande men ser ut som en faktura du förväntas betala.
• Den kan innehålla ett krav på betalning för en vara eller tjänst du inte beställt.
• Den kan vara i form av en betalningspåminnelse för en faktura som du aldrig mottagit.
• Kan vara en försäljare som kontaktar dig muntligt och påstår att du har beställt en vara eller tjänst, vilket du inte anser att du har gjort. Du får sedan en faktura för den påstådda beställningen.
• Fakturan kan likna en från ett etablerat företag, med liknande namn, logga och färger. Vid närmare granskning kan du dock upptäcka små skillnader som avslöjar att det är en bluffaktura.
• Fakturan skickas digitalt från en okänd e-postadress eller en falsk e-postadress som imiterar en person du känner, såsom en kollega, leverantör eller samarbetspartner.
  
  

Varning för skadlig kod och farliga länkar

Tänk på att många digitala bluffakturor inte ens har som mål att få dig att betala in pengar till ett bankgiro. Ofta är det rena nätfiskeattacker (phishing) där det verkliga syftet är att få dig att klicka på en länk (till exempel "Klicka här för att se din faktura") eller öppna en bifogad fil.

Om du gör det riskerar du att ladda ner skadlig kod till din dator. Det kan handla om utpressningsprogram (ransomware) som låser företagets system, eller program som stjäl era inloggningsuppgifter. Klicka därför aldrig på länkar och öppna inte bilagor om du misstänker att e-postmeddelandet är en bluff.

Vi listar – 4 vanliga typer av bluffakturor

För att göra det lättare att genomskåda bedrägeriförsök är det bra att känna till de vanligaste metoderna. Här är fyra typiska upplägg:

• Katalogtjänster: Du får ett erbjudande (som ser ut som en faktura) om att företaget ska synas i obskyra nätkataloger. Ofta framställs de som stora och viktiga, men i själva verket saknar de besökare och värde.
  
  
• Domännamn: Någon ringer eller mailar och påstår att en tredje part försöker registrera ditt företagsnamn som en .com- eller .net-domän. Bedragaren påstår att du har "förtur" att stoppa detta genom att köpa domänen av dem till ett kraftigt överpris.
  
  
• Varumärkesregistrering: Fakturor som ser extremt officiella ut och utger sig för att komma från europeiska eller internationella patent- och registreringsverk. Egentligen handlar det bara om att betala för att hamna i en helt värdelös, privat databas.
  
  
• VD-bedrägerier: Ett e-postmeddelande som ser ut att komma från företagets VD eller en annan chef. Det skickas ofta till ekonomiavdelningen med en mycket brådskande uppmaning om att betala en bifogad "faktura" eller göra en överföring omedelbart.

6 tips för att undvika och hantera bluffakturor

1. Uppdatera leverantörslistan med alla godkända leverantörer och acceptera endast fakturor eller avtal från företag som finns på denna lista.
   
   
2. Förbered ett standardbrev för att bestrida okända fakturor och begära avtalsunderlag. Detta brev kan användas av personalen för att förhindra att bluffakturor går till inkasso och Kronofogden.
   
   
3. Bestridandet ska innehålla sakliga skäl till varför betalning inte accepteras, till exempel: "Vi motsätter oss betalningsansvar då vi inte har beställt dessa varor eller tjänster."
   
   
4. Bestrid på ett sätt som ger bevis på att bestridandet har skickats, till exempel via e-post med mottagningsbevis.
5. Instruera personalen att aldrig acceptera inspelningar via telefon och att inte ingå avtal under semesterperioder. Alla sådana ärenden kan vänta tills ordinarie personal är tillbaka.
   
   
6. Ta hjälp av ett fakturahanteringssystem som arbetar aktivt för att upptäcka och förebygga bedrägeri innan det ens äger rum.

Vad ska man göra när man får en bluffaktura?

Innan du betalar en misstänkt faktura bör du kontrollera Svensk Handel Varningslistan för bluffakturor, samt söka efter betalningsmottagaren och tjänsten på Google.

Samla in så mycket information som möjligt. Kontakta företaget som skickat fakturan snarast och bestrid den via e-post för att ha bevisning.

Har du ingått ett avtal men vill ångra dig? Säg upp avtalet till periodens utgång omgående via e-post. Kom ihåg att du som företagare normalt inte har ångerrätt om det inte är något som har avtalats. Om du inte får rättelse, ska du skicka underlaget till Svensk Handel som då kan varna andra företagare.

Polisanmäl alltid händelsen

Även om du har genomskådat bluffen och inte har betalat fakturan, ska du alltid göra en polisanmälan. Eftersom syftet är att lura dig på pengar klassas detta som ett försök till bedrägeri. Din anmälan är viktig eftersom polisen behöver statistik och bevis – såsom avsändaradresser, bankgironummer och tillvägagångssätt – för att kunna kartlägga nätverken och stoppa de kriminella ligorna bakom. Bifoga alltid en kopia på bluffakturan och eventuell e-postkonversation när du gör din anmälan.

Vanliga frågor och svar

Är det olagligt att skicka bluffakturor?

Ja, marknadsföringslagen förbjuder bedrägeriliknande försäljningsmetoder. Det är förbjudet att skicka fakturor, orderbekräftelser eller liknande meddelanden för produkter som inte uttryckligen har beställts. Enligt svensk lagstiftning klassificeras detta som bedrägeri . Bedrägeri innebär att någon medvetet vilseleder en annan person för att uppnå ekonomisk vinning, och det här är straffbart enligt Brottsbalken (1962:700).

Vad händer om man inte betalar en bluffaktura?

Om du får en påminnelse

Påminnelser skickas normalt ut ungefär en vecka till tio dagar efter förfallodatum. Om du får en påminnelse för en tidigare bestridd faktura, rekommenderar vi att du även bestrider påminnelsen på samma sätt. Ibland kan påminnelser gälla påstådda avtal från längre tillbaka i tiden. Om du inte känner igen företaget, be om underlaget för kravet.

Om kravet går vidare till Inkasso

Det är inte ovanligt att företag som skickar bluffakturor överlämnar sin "fordran" till ett inkassoföretag. Om du fortfarande anser att det inte finns något avtal och att kravet är felaktigt på andra grunder, är det viktigt att du fortsätter bestrida kravet.

Mejla inkassoföretaget för att bestrida kravet och ge en kort beskrivning av bakgrunden. Enligt god inkassosed ska inte bestridna fakturor skickas till Kronofogden. Om inkassoföretaget ändå skickar ärendet till Kronofogden ska du underrätta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) , som är tillsynsmyndighet över inkassoföretagen.

Om kravet går vidare till Kronofogden

När en faktura har bestridits finns det i princip ingen anledning för företaget som skickat bluffakturor att överlämna ärendet till Kronofogden. Vissa företag kan dock använda detta som en påtryckningsmetod ändå. Men om du bestrider kravet när det kommer från Kronofogden och kan visa att du tidigare har bestridit det, kommer myndigheten inte fastställa skulden eller driva in pengarna. Kronofogden kommer alltså inte kräva att du betalar in en skuld från en bluffaktura.