Vad är budgetering och hur ska jag budgetera?

Vad är budgetering? 

En budget är ett viktigt verktyg för att hålla koll på företagets ekonomi och planera för framtiden. Genom att budgetera gör du en uppskattning av inkomster och utgifter under en viss period, oftast ett räkenskapsår eller kalenderår. Det ger en tydlig bild av var pengarna kommer ifrån, hur de används och i vilken omfattning.

Att ha en budget gör det enklare att planera och följa upp företagets ekonomi. Den ger insikt i kostnader, intäkter och hur mycket som behöver säljas för att verksamheten ska vara lönsam – och för att du ska kunna ta ut den lön du vill ha.

Det är smart att utgå från företagets affärsplan vid budgetering, eftersom den sätter ramarna för mål och strategier. För att budgeten ska vara ett användbart verktyg i vardagen är det bra att arbeta med den månadsvis, eftersom årliga siffror ofta är för grova för att styra verksamheten effektivt. En enkel mall för budgetering kan dessutom göra arbetet smidigare och ge en tydligare struktur.

Vad är skillnaden mellan budgetering och ekonomistyrning?

Budgetering är en central del av ekonomistyrningen och handlar om att planera företagets ekonomi för en viss tidsperiod. Genom att upprätta en budget sätts mål för intäkter och kostnader, vilket ger en överblick över företagets ekonomiska situation och fungerar som ett verktyg för att styra verksamheten mot lönsamhet.

Ekonomistyrning är däremot ett bredare begrepp som omfattar alla processer och metoder som används för att styra och följa upp företagets ekonomi. Förutom budgetering innefattar det även kalkylering, redovisning, nyckeltalsanalyser och strategiska beslut för att optimera resurser och lönsamhet. Medan budgetering fokuserar på ekonomisk planering för en specifik period, syftar ekonomistyrning till att ge en helhetsbild av företagets ekonomi och säkerställa långsiktig framgång.

Läs även: Vad är ekonomistyrning och varför är det viktigt? 

Vad är skillnaden mellan kalkylering och budgetering? 

Kalkylering och budgetering är båda viktiga ekonomiska verktyg, men de har olika syften och tillämpningar. 

Kalkylering handlar om att beräkna kostnader och intäkter för en specifik produkt, tjänst eller verksamhet – till skillnad från budgetering som är en mer övergripande ekonomisk planering. Det används ofta för att fastställa priser, analysera lönsamhet och fatta beslut om investeringar eller effektiviseringar. Kalkyler kan vara mer detaljerade och fokusera på enskilda projekt eller produkter.

3 huvuddelar inom en budget som behöver budgeteras

1. Resultatbudheten 

Resultatbudgeten är vanligtvis ett huvudfokus när det kommer till ett företags budget. Den inkluderar förväntade intäkter och kostnader. Syftet med resultatbudgeten är att beräkna och styra organisationens inkomster och utgifter.

2. Likviditetsbudget

Likviditetsbudgeten behandlar företagets likviditet. Med andra ord de tillgängliga likvida medlen. Likviditetsbudgeten återspeglar företagets förmåga att betala sina förpliktelser under en given tidsperiod. Den visar om företaget faktiskt har tillräckligt med likvida medel för att täcka sina utgifter, samt vilka betalningar som väntas komma in.

Läs även: Vad är likviditetsbudget och varför är det viktigt?

3. Balansräkning 

Den budgeterade balansräkningen visar en prognos över hur tillgångar, eget kapital och skulder förväntas utvecklas under den period som omfattas av budgeten. Det här ger dig en uppskattning av organisationens finansiella ställning under den angivna tidsperioden.

Budgetering i praktiken?

Det är viktigt att ditt företags intäkter överstiger utgifterna. Det är så ni kan gå runt i långa loppet. För att försäkra dig om att ni inte konsumerar över era tillgångar kan du använda dig av budgetering. En budget grundar sig såklart i antaganden och uppskattningar, som dessutom är föränderliga. Men trots det utgör den ett viktigt hjälpmedel för att hantera företagets ekonomi.En budget kan ge en känsla av trygghet då den markerar en väg för företagets ekonomiska framtid. 

Syftet med budgeteringen är att få en översikt över hur tillgångarna ska fördelas och användas, vilket i sin tur ger ett underlag för strategiska beslut. 

En budget kan även fungera som ett motiverande verktyg som ökar medarbetarnas insikt och kunskap om företagets ekonomiska mål och önskade resultat.

Mall för budgetering: Hur gör man?

När det kommer till budget och budgetering finns det ett flertal metoder att använda sig av. Faktorer som verksamhet, företagskultur och tidigare erfarenheter kan påverka valet av metod. Här är några exempel på metoder för budgetering:

Rullande budget (rullande prognos): Ger en kontinuerlig bild av prognosens tidsram, vilket innebär att budgeten/prognosen ständigt uppdateras och flyttas framåt i tiden. Det här skiljer sig från traditionella prognoser som vanligtvis avslutas vid en specifik tidpunkt, oftast i slutet av verksamhetsåret.

Kontobaserad budget: Utgår från en kontoplan som är en förteckning över alla konton som företaget använder för bokföring. Det här är en klassisk metod för ekonomisk planering.

Drivarbaserad budget: Planeras utifrån verksamhetsnära faktorer såsom antal sålda produkter, beläggningsgrad eller volym. Fokus ligger på ‘drivare’ som är väsentliga för verksamheten och lättförståeliga för medarbetarna.

Top-down budget: Ledningen utarbetar en övergripande budget för hela företaget baserat på affärsmål och tidigare budgetar, och fördelar sedan budgeten till olika avdelningar eller områden.

Bottom-up budget: Budgeten byggs upp nedifrån och sammanställs till en total budget, där olika avdelningar eller enheter skapar sina egna budgetar. Ledningen granskar dessa och gör eventuella ändringar innan en slutgiltig budget framställs.

Zero-based budgeting: Avdelningar måste kontinuerligt motivera sin budget och sina kostnader för varje ny budgetperiod. Ingenting anses vara förutbestämt med syftet att öka medvetenheten om kostnaderna och tvinga chefer att utgå från vad som är nödvändigt för kommande perioder.

Beyond Budgeting (budgetlös styrning): Här måste avdelningarna kontinuerligt rättfärdiga sin budget (och sina kostnader). Ingenting anses vara inkluderat för nästa budgetperiod. Tanken är att företaget ska bli mer kostnadsmedvetet.

Tips: Slipp delade kreditkort med Pleos företagskort för medarbetare. Visa tillit till teamet samtidigt som du behåller kontrollen. Pleo erbjuder individuella köpgränser, inbyggda kontrollverktyg, automatisk kvittohämtning och mycket mer. Med Pleo-kortet är det ännu enklare att fördela budgeten mellan avdelningar.

Budget som verktyg

I arbetet med ekonomistyrning är det en fördel att kontinuerligt analysera verksamheten i relation till budgeten för att kunna upptäcka och hantera eventuella avvikelser mellan budget och utfall.

Budgeten bör ses som ett verktyg som stödjer beslutsfattande och möjliggör ekonomisk uppföljning av affärsresultatet. Genom att följa upp budgetutfall, likviditet, lönsamhet och soliditet kan du snabbt agera vid avvikelser.

Samtidigt är det viktigt att undvika en alltför detaljerad budget, då den kan bli svårhanterlig och mindre användbar. För att säkerställa att budgeten förblir ett effektivt styrmedel bör den utformas på en så överskådlig nivå som möjligt, samtidigt som den är tillräckligt nära verksamheten.

Varför är det viktigt att budgetera?

Det finns många fördelar med budgetering. Nedan följer några av dem:

Överblick och kontroll: Genom att skapa en budget får du en översikt över dina inkomster och utgifter. Det ger dig kontroll över dina pengar och vart de går. Dessutom hjälper det dig att inte spendera mer pengar än vad du faktiskt har.

Planering och målsättning: En budget hjälper dig att planera för framtida utgifter och mål. Genom att dela ut specifika belopp till olika avdelningar kan du spara för stora inköp, eller för långsiktiga mål.

Minskad ekonomisk stress: En budget kan minska stress kring pengar eftersom du varje månad vet vad du kan förvänta dig. Det är även enklare att undvika att hamna i ekonomiska svårigheter eftersom du håller dig till företagets ekonomiska gränser.

Identifiera möjligheter att spara: Genom att noggrant granska företagets budget kan du identifiera områden där det finns möjlighet att spara pengar. Det kan vara genom att minska onödiga utgifter eller hitta billigare alternativ.

Förberedelse för nödsituationer: Genom att budgetera och spara pengar kan du bygga en nödfond att använda vid oväntade utgifter eller ekonomiska svårigheter.

Pleo hjälper dig med företagets budget

Med Pleo får du full insyn i företagets kostnader och en tydlig överblick över alla utgifter, både per individ och för varje avdelning. Vi gör det enklare att få kontroll över ekonomin och sätta en budget. Letar du efter ett smidigt program som hjälper dig hålla koll på företagets in- och utgifter? Eller en app för budgetering? Då ska du testa Pleo. 

Pleo tar hand om mycket mer än bara kortutgifter. Hantera egna utlägg, milersättning, traktamente och prenumerationer lika smidigt, och på samma plattform. Testa Pleos redan nu – och underlätta samtidigt för din budgetering.