Vad är ekonomistyrning och varför är det viktigt?

Ekonomistyrning är ett viktigt begrepp att förstå om du arbetar med eller ansvarar för ett företags ekonomiska hälsa, då det utgör en central del av organisationens ledning. Det säkerställer att företaget följer den strategi ni har enats om. Vill du få en tydligare förståelse för vad ekonomistyrning innebär och hur det fungerar? Då bör du läsa vidare.

Vad är ekonomistyrning?

Ekonomistyrning (management control på engelska) innebär att företagets ledning vidtar åtgärder för att nå de ekonomiska målen. I arbetet vill man få medarbetarna och deras mål att samverka med företagets ekonomiska mål genom styrning, mätning och uppföljning. 

Genom att noggrant övervaka och utvärdera ekonomiska prestationer kan du reagera snabbt på förändringar och genomföra justeringar när det behövs.

Dessutom är ekonomistyrning ett verktyg som hjälper företag fatta beslut och skrida till handling, men också förstå utgifter och vinster. Det här är avgörande för att kunna fatta beslut om investeringar och resursallokering. Med hjälp av ekonomistyrning får du och ledningen förståelse för hur organisationen presterar och om ni är på god väg att nå långsiktiga mål – eller inte.

Så hur kan man då sammanfatta allt det här? Jo – ekonomistyrning spelar en central roll i att säkerställa att en organisation är ekonomiskt hållbar och konkurrenskraftig på marknaden. Att ha kunskaper och förståelse för vad ekonomistyrning är och hur det fungerar är därför väldigt viktigt.

Ekonomistyrning principer och praxis

Inom ekonomistyrning är uppföljning och analys två viktiga komponenter. Uppföljningen inleds med att cheferna tilldelas sina budgetar och mål. Målen följs sedan upp av en controller och såklart cheferna själva, för att kontrollera att de följer budget och rör sig i riktning mot målen.

När det kommer till analys strävar de flesta organisationer efter att automatisera och effektivisera styrningsprocessen, eftersom den historiskt sett krävt mycket tid på grund av manuellt arbete. Genom automatisering får du och din organisation mer tid åt analysarbetet, så att ni kan få insikter och komma fram till nya strategier. Genom automatisering och effektivisering skapar du också bättre underlag för beslutsfattande.

Läs även: 6 sätt att effektivisera ekonomiavdelningen.

Vad ingår i företagets ekonomistyrning? – 5 grundläggande steg

• Bedömning av nuläget med fokus på ekonomisk prestation.
• Definiering av ekonomiska mål som är kopplade till organisationens övergripande affärsmål.
• Fördelning av ekonomiska resurser i linje med organisationens strategi och affärsplan för att uppnå målen.
• Omvandling av planer och budgetar till praktiska åtgärder.
• Fortlöpande övervakning och utveckling av planer och styrningsprocesser för att säkerställa att målen nås och att organisationen håller rätt kurs.

3 styrsätt inom ekonomistyrning

Inom ekonomistyrning finns det tre huvudsakliga styrsätt som är centrala för att nå företagets mål. Det är viktigt att du anpassar ditt tillvägagångssätt efter företagets specifika behov. Faktum är att en kombination av de tre metoderna oftast ger bäst resultat.

Handlingsstyrning (Action Control): Handlingsstyrning handlar om att reglera och styra personalens beteende genom att fastställa klara riktlinjer, regelverk och processer. Målet är att se till att medarbetarna följer rätt väg och inte utför felaktiga eller icke-produktiva åtgärder. Det här är jätteviktigt när du behöver identifiera och förhindra handlingar som kan skada företagets ekonomiska mål.

Personalstyrning (Personnel Control): Personalstyrning är en mer decentraliserad och flexibel metod, där medarbetarna uppmuntras ta ansvar som individer och i grupper. Genom att använda den här metoden kan du få dina medarbetare att bli mer ansvarstagande och självständiga.

Resultatstyrning (Result Control): Resultatstyrning fokuserar på att bedöma och uppnå resultat och mål. Det kan handla om att koppla ekonomiska belöningar till prestation. Här är det viktigt att sätta realistiska och relevanta mål som stöder företagets övergripande mål på lång sikt.

Formella styrmedel

När du arbetar med ekonomistyrning är det viktigt att förstå de olika styrmedel som används. De formella styrmedlen är ofta de mest associerade med ekonomistyrning.

• Budgetering är en process som resulterar i en plan eller prognos för företagets ekonomiska aktiviteter. Ofta delas budgeten upp i olika affärsområden för att effektivt styra och kontrollera intäkter och kostnader, vilket gör den till en central del av ekonomistyrningen.
  
  
• Kalkylering innebär att bearbeta finansiella data och omvandla dem till beräkningar och beslutsunderlag. Kalkylerna baseras på specifika modeller (t.ex. produktkalkyl, investeringskalkyl eller kostnadskalkyl), och vilken modell som används styrs av kalkylens syfte.
  
  
• Internredovisning sammanställer ekonomisk information om företagets interna verksamhet, inklusive historiska data och transaktioner inom företaget.
  
  
• Standardkostnader är förväntade kostnader för ett objekt (som en produkt eller aktivitet), och används för att jämföra med faktiska kostnader, vilket hjälper i beslut och planering.
  
  
• Prestationsmätning handlar om att mäta resultat, tidsåtgång och effektivitet i utförda aktiviteter.
  
  
• Benchmarking innebär att jämföra företagets prestationer med andra företag, ofta inom samma bransch eller med liknande förutsättningar, för att identifiera styrkor och förbättringsområden.
  
  
• Riskhantering är en viktig del av ekonomistyrning, där ekonomiska risker ofta ingår som en faktor att analysera och hantera. Riskhantering bör beaktas för att säkerställa att ekonomiska mål nås och att potentiella risker minimeras.

Läs även: Vad är budgetering och hur ska jag budgetera? 

Organisationsstruktur

Organisationsstruktur anses vara en viktig del av företagets styrning. Till exempel kan valet av organisationsform och sättet att belöna medarbetare spela en avgörande roll för hur målen uppnås. Här är några aspekter som ingår i organisationsstruktur:

• Företagets styrmodell: Den styrmodell som företaget väljer påverkar hur verksamheten och ekonomin hanteras och kontrolleras.
  
  
• Organisationsform: Organisationsformen påverkar hur företaget styrs, både genom lagar och regler (inklusive finansiella), samt genom det övergripande syftet. Det kan också finnas olika organisationsformer inom en organisation, som exempelvis produktorganisation och divisionsorganisation.
  
  
• Ansvarstagande: Ansvarsfördelningen är nära kopplad till organisationsformen, modellen och personalstrukturen. Vem som ansvarar för vad är ofta baserat på företagets hierarkiska uppdelning. Till exempel kan en centraliserad ekonomiavdelning ha större inflytande över beslut.
  
  
• Belöningssystem: Belöningssystemet handlar om att ge ersättning till medarbetare i utbyte mot prestation och måluppfyllelse. Belöningen kan vara individuell, gruppbaserad eller företagsomfattande.
  
  
• Beslutsprocess: Hur beslut fattas är en viktig del av styrningen. Ekonomifunktionen har ofta en central roll i beslutsfattandet, och medan ekonomin tidigare mest handlade om att analysera historisk data, har den idag också en framåtblickande roll i beslutsprocesserna.

Mindre formaliserad styrning

Även om ekonomistyrning ofta beskrivs genom formella styrmedel, finns det också mer informella aspekter som påverkar och påverkas av ekonomistyrningen, och som därför bör beaktas. Begreppen omfattar även faktorer som medarbetare och företagskultur. Modern ekonomistyrning tar starkt hänsyn till sådana faktorer. Här är några exempel på informell styrning:

• Företagskultur: En positiv och framåtblickande företagskultur som är öppen för nya insikter och idéer kring företagets ekonomi kan ha en betydande inverkan på ekonomistyrningen.
  
  
• Medarbetarskap: Det handlar om att alla medarbetare tar ansvar, bidrar till företagets mål och ger återkoppling. Genom att chefer delegerar ansvar kan de stärka medarbetarnas engagemang och förbättra relationerna inom företaget, vilket också indirekt stödjer ekonomistyrningen. Medarbetarskap är nära kopplat till personalstyrning.
  
  
• Ledningsstöd: Ledningsstöd kan vara ett ledningssystem (t.ex. kvalitetsledning), eller en person som hjälper ledningsgruppen i sitt arbete. Det kan även innefatta en rådgivande styrelse (advisory board) som ger strategiska råd till företagsledningen.
  
  
• Kompetensuppbyggnad: Att ha rätt kompetens i de som arbetar med ekonomistyrningen är avgörande. Det handlar inte bara om de som hanterar ekonomistyrningen, utan även om de som tar emot den. Genom att utveckla rätt kompetenser kan företaget och ekonomistyrningen utvecklas i rätt riktning.
  
  
• Lärande: Lärande är nära relaterat till kompetensuppbyggnad och innebär kompetensöverföring i vardagen, samt en öppenhet för att identifiera och förstå brister i kunskap, vilket möjliggör ökad förståelse och utveckling.

Vad kännetecknar traditionell ekonomistyrning?

Traditionell ekonomistyrning skiljer sig från den moderna på flera sätt. Till att börja med har den en historisk inriktning och fokuserar på att rapportera och analysera vad som redan har inträffat inom organisationen. Med andra ord ger den en överblick över tidigare ekonomiska händelser och resultat.

Traditionell ekonomistyrning är i huvudsak intern och riktar in sig på att övervaka och kontrollera organisationens interna resultat, kostnader och intäkter. 

Här är kostnadsanalys och att minska kostnader viktiga åtgärder för att förbättra organisationens lönsamhet. Budgetering är en integrerad del av traditionell ekonomistyrning och används för att fastställa och följa upp organisationens ekonomiska mål över tid. Det traditionella tillvägagångssättet är ofta inriktat på kortsiktiga mål och resultat.

Letar du efter ett verktyg som kan hjälpa dig få bättre kontroll över ekonomin? Då kanske Pleo är någonting för din verksamhet. Vi ser till att du slipper besvärligt pappersarbete och får en komplett översikt över vart pengarna går. Njut av fördelarna med automatisk utgiftsrapportering, smidiga funktioner för att hantera och betala fakturor , kvittohantering samt ett smart företagskort. Testa Pleo gratis idag. 

Traditionell vs modern ekonomistyrning

Traditionell ekonomistyrning och modern ekonomistyrning skiljer sig åt på flera sätt. Här nedanför går vi igenom några av de viktigaste skillnaderna som är bra att känna till.

1. Fokus på historiskt resultat vs. framtida prestation

Traditionell ekonomistyrning: Fokuserar främst på historiska ekonomiska resultat. Rapporter och analyser baseras på tidigare perioders resultat och används för att bedöma prestationen.

Modern ekonomistyrning: Fokuserar på att förutsäga och planera för framtida prestationer. Det innebär att man använder prognoser och scenarier för att ta beslut och optimera företagets prestation.

2. Baserad på kostnader vs. värde

Traditionell ekonomistyrning: Är ofta kostnadsdriven och fokuserar på att minska kostnader och maximera vinsten. Det kan innebära kortsiktiga besparingar som inte alltid gynnar företagets långsiktiga hälsa.

Modern ekonomistyrning: Modern ekonomistyrning fokuserar mer på värde. Den strävar efter att förstå och maximera värdet som skapas för kunder och intressenter. Det kan innebära att investera i långsiktiga hållbara fördelar och kundnöjdhet snarare än att bara jaga kostnadsminskningar.

3. Centraliserad vs. decentraliserad beslutsfattande

Traditionell ekonomistyrning: Beslutsfattandet är ofta begränsat till en liten grupp ledare eller ekonomiavdelningen. Det kan leda till mindre delaktighet och insyn i beslutsprocessen.

Modern ekonomistyrning: Strävar efter att decentralisera beslutsfattandet och involvera fler delar av organisationen. Det främjar delaktighet, engagemang och ansvarstagande på alla nivåer.

4. Engångsanalys vs. kontinuerlig uppföljning

Traditionell ekonomistyrning: Analyser och rapporter skapas vanligtvis periodvis. De ger insikt i det förflutna, men kan vara mindre användbara för att fatta snabba beslut.

Modern ekonomistyrning: Modern ekonomistyrning innebär kontinuerlig uppföljning och analys av nyckeltal och prestation. Det gör det möjligt att få insikter i realtid och reagera snabbt på förändrade förhållanden.

Hur viktig är ekonomistyrning?

Ekonomistyrning behövs för att din organisation ska nå framgång – och för att du ska kunna fatta rätt beslut. Vill du att ditt företag ska bli ännu mer lönsamt? Resursallokering, budgetering och kostnadskontroll är alla aspekter av ekonomistyrning som hjälper ditt företag att förbättra sin ekonomi.

Genom att följa upp och analysera ekonomiska resultat kan du snabbt identifiera avvikelser och möjliga förbättringsområden. Det här är mycket viktigt för att du ska kunna vara säker på att ni är på rätt väg mot de ekonomiska målen. Ekonomistyrning är ett effektivt verktyg för att anpassa sig till föränderliga marknadsförhållanden och göra nödvändiga justeringar i precis rätt tid. Det här är några av de många anledningar till varför ekonomistyrning är så viktigt.