Traktamente gjort enkelt: Guide till hur du hanterar reseersättningar med Pleo

När du är ute på jobbresa följer ofta måltider, hotell och mindre utlägg med resan. Det kan snabbt bli krångligt att hålla reda på vad som ska ersättas och hur mycket du får i traktamente.

Här kommer Pleo Pocket in som ett smart verktyg: det samlar alla traktamenten och reseutgifter på ett ställe, sköter godkännande och återbetalning, och gör det enkelt att registrera och få ersättning.

Utan tydliga rutiner kan traktamente och reseutgifter lätt bli röriga – vem får ersättning, vad dras av och när betalas pengarna ut? Den här guiden visar hur du hanterar traktamente effektivt med Pleo. Du får en genomgång av:

• Vad traktamente innebär i praktiken
• Varför korrekt hantering är viktig för både medarbetare och ekonomi
• Hur Pocket samlar, beräknar och löser alla traktamenten på ett ställe
• En snabb överblick av det viktigaste

En snabb överblick av det viktigaste

• Pocket samlar allt på ett ställe: Traktamente, utlägg, milersättning och kontantuttag blir lättöverskådligt.
  
  
• Automatiska beräkningar: Pleo räknar ut traktamente baserat på datum, plats och måltider – inga manuella uträkningar behövs.
  
  
• Tydlig balans: Systemet visar direkt hur mycket företaget är skyldigt medarbetaren och vice versa.
  
  
• Smidigt godkännande och återbetalning: Medarbetare registrerar traktamente i appen, bifogar kvitto om det behövs, och Pocket hanterar betalning direkt via bankkonto eller lön.
  
  
• Full överblick och compliance: Alla resekostnader följs i realtid, vilket underlättar attest och säkerställer att företagets policy följs.

Vad är traktamente?

Traktamente är en kostnadsersättning som arbetsgivare betalar ut till dig när du reser i tjänsten. Syftet är att täcka måltider och mindre utlägg under resan. Och det bästa? Traktamente är skattefritt upp till schablonbeloppet, både för dig och för företaget.

Alltså: du får pengar för mat och småutgifter utan krångel med förmånsbeskattning.

Tips: Det engelska ordet för traktamente är Per Diem, vilket betyder just "per dag" – nu vet du vad chefen egentligen menar!

Läs mer om vad ett traktamente är och hur det fungerar.

Varför använda Pleo för traktamente?

1. Automatiska beräkningar – Pleo räknar ut traktamentet baserat på lokala regler i Sverige och Tyskland.
2. Slipp pappersarbete – alla kvitton och utgifter loggas i appen.
3. Snabba utbetalningar – du får pengarna utan att vänta på lönen.
4. Full kontroll för ekonomiavdelningen – alla resekostnader samlas på ett ställe.

Fakta: Om du alltid har på dig Pleo-kortet under resan loggas alla köp automatiskt. Med Pleo Pocket kan du även registrera privata utlägg som ska ersättas.

Läs mer om Pleos betalkort.

Så här skickar du in ett traktamente i Pleo

Följ dessa steg när du vill få din reseersättning:

1. Öppna Pleo-appen och klicka på +-knappen.
2. Välj Traktamente.
3. Ange plats(er) och datum för din affärsresa.
4. Klicka på Fortsätt.
5. Koppla alla utgifter som är relaterade till resan.
6. Välj de måltider som ingår i boende, flyg eller evenemang, samt måltider du betalat med Pleo-kortet.
7. Om du är berättigad, välj ersättning vid övernattning.
8. Lägg till rätt kategori, syfte med resan och en kommentar.
9. Klicka på bockmarkeringen.

Efter detta följer du instruktionerna i appen för att få ersättning utbetald.

Tips: Dubbelkolla alltid vilka måltider som redan ingår i resans pris – frukost på hotellet, lunch på konferensen eller middag på evenemang påverkar traktamentet.

Bra att veta

• Tillgänglighet: Traktamente i Pleo fungerar bara för företag registrerade i Sverige och om Utlägg har aktiverats.
• Ersättning vid övernattning: Om företaget inte betalar ditt boende kan du ha rätt till övernattningsersättning (endast Tyskland).
• Måltidsprocent: Frukost 15–20%, Lunch 35%, Middag 35%

Kom ihåg: Resdagar som påbörjas efter kl. 12.00 eller avslutas före kl. 19.00 räknas som halvdagar och ger bara halvt traktamente.

Läs mer om hur Pleo hjälper dig få kontroll över reseutgifterna.

Automatiserad hantering med Pleo

Pleo gör det enkelt att hålla koll på alla regler och schablonbelopp:

• Appen räknar traktamentet automatiskt.
• Du behöver bara ange resans plats, datum och måltider.
• Chefen får ett färdigt resekvitto att attestera.
• Ekonomiavdelningen ser direkt hur mycket som kan betalas ut skattefritt.

Smarta funktioner för smidigare resehantering

1. Utlägg: Med Pleo Utlägg kan medarbetare snabbt få ersättning för privata utlägg och traktamente.
2. Direkta utbetalningar: Pengarna kan skickas direkt till ditt bankkonto från Pleo.
3. Milersättning: Logga resor i appen och få automatiskt korrekt milersättning.
4. Låsning av utgiftsdatum: Förhindra bakåtdaterade utgifter och håll kontroll på budgeten.

Fakta: En transaktionsavgift på 0,9 % (max 1 GBP per utbetalning) tillkommer för direkta utbetalningar.

Snabbt tips för att slippa huvudvärk

• Håll koll på företagets reseriktlinjer innan du ansöker om traktamente.
• Spara alla kvitton digitalt i Pleo.
• Kontrollera vilka måltider som ingår i resan för att få korrekt belopp.
• Låt appen göra beräkningen åt dig – ingen kandidatexamen i traktamentsregler behövs!

Med Pleo blir traktamente och resekostnader en enkel del av resan, så att både du och ekonomiteamet kan fokusera på det som verkligen räknas – jobbet.

Kom igång

1. Aktivera Utlägg i Pleo.
2. Om önskat, slå på Direkta utbetalningar.
3. Börja registrera traktamente direkt i appen.

Och voilà! Inga fler borttappade kvitton, inget pappersarbete och en smidigare tjänsteresa väntar.