Kassaflödesanalys: 5 Verktyg för bättre kontroll över ekonomin

Oavsett om du driver ett mindre bolag eller ansvarar för ekonomin i en större organisation, vet du hur avgörande det är att ha koll på kassaflödet. Det handlar inte bara om att se hur mycket pengar som finns på kontot just nu – utan om att förstå hur pengarna rör sig genom verksamheten, vad som påverkar flödet och hur du kan planera framåt.

En bra kassaflödesanalys ger dig kontroll, trygghet och handlingskraft. Den hjälper dig att fatta bättre beslut – när du ska investera, när du bör hålla igen och hur du undviker oväntade likviditetsproblem. Men för att analysen verkligen ska göra nytta krävs rätt verktyg.

I den här guiden går vi igenom hur du steg för steg gör en kassaflödesanalys och vilka verktyg du kan använda dig av för att förenkla och förbättra arbetet så mycket som möjligt.

En snabb överblick av det viktigaste

Målet är enkelt: att ge dig en tydlig väg till bättre kontroll, mindre stress och ett mer förutsägbart kassaflöde.

Kassaflödesanalys är avgörande för ekonomisk kontroll: Analysen visar hur pengar rör sig in och ut ur företaget, hjälper till att planera investeringar, hantera skulder och fatta strategiska beslut, samt förebygger likviditetsproblem.

Rätt metod och verktyg är nyckeln: Mindre företag kan använda kalkylblad, medelstora företag ofta automatiserade system, och större företag avancerade plattformar. Val av metod (direkt eller indirekt) och system påverkar noggrannhet, tidsåtgång och insikt.

Kassaflödet delas in i tre huvuddelar: Operativt kassaflöde (intäkter och kostnader), investeringsverksamhet (köp/försäljning av tillgångar) och finansieringsverksamhet (lån, amorteringar, utdelningar). Nettokassaflödet beräknas som inbetalningar minus utbetalningar.

Fem verktyg för effektiv kassaflödeshantering

• Pleo: automatiserar utgiftshantering och ger realtidsinsikt.
• Planyard: projektbaserad kassaflödesprognos, särskilt för bygg.
• Planacy: kontinuerlig finansiell planering och scenarioplanering.
• CashFlowTool: fokus på varningar och kassautflödesprognoser.
• Brixx: långsiktig finansiell planering och strategiska scenarier.

Varför kassaflödesanalys är avgörande för företagets ekonomi

Kassaflödesanalysen är ett av företagets viktigaste verktyg för att förstå hur pengar rör sig in och ut ur verksamheten. Den visar inte bara den aktuella likviditeten, utan ger också underlag för att planera investeringar, hantera skulder och fatta strategiska beslut. 

Att förstå kassaflödet är som att ha tillgång till företagets ekonomiska karta. 

Genom att analysera kassaflödet kan företag upptäcka flaskhalsar, identifiera framtida likviditetsproblem och säkerställa att verksamheten kan finansiera både drift och tillväxt. En strukturerad kassaflödesanalys kombinerat med rätt verktyg och system gör det möjligt att effektivt följa upp, prognostisera och styra företagets pengar på ett säkert och överskådligt sätt.

Att ha kontroll över företagets utgifter är en förutsättning för god ekonomi. Här kan du läsa mer om varför kontroll och utgiftshantering hör ihop. 

Hur gör man en kassaflödesanalys?

Innan vi går in på några av de verktyg företaget kan använda för att effektivisera kassaflödesanalysen – och varför ett sådant är så viktigt – vill vi att du ska förstå hur en kassaflödesanalys faktiskt går till. Och i den här processen är det första steget att just välja rätt verktyg! 

1. Välj rätt verktyg

Innan du börjar samla in data eller göra beräkningar är det viktigt att välja ett verktyg som passar företagets behov och komplexitet:

• Mindre företag med enkel struktur kan ofta använda enklare system eller kalkylblad.
  
  
• Företag med medelstor verksamhet eller fler transaktioner kan behöva ett automatiserat system som hanterar import, rapportering och prognoser.
  
  
• Medelstora till större företag med komplexa flöden kan behöva avancerade system som stödjer integrering med ekonomisystem och automatiserad kassaflödesanalys.

2. Välj metod

Det finns två vanliga sätt att göra kassaflödesanalys:

1. Direkt metod: Lista alla faktiska in- och utbetalningar, t.ex. kundinbetalningar, leverantörsbetalningar och löner.
   
   
2. Indirekt metod: Utgå från resultatet (vinst/förlust) och justera för icke-kassapåverkande poster, t.ex. avskrivningar och förändringar i kundfordringar eller lager.

3. Samla in data

• Bokföring och ekonomisystem
• Bankkonton och kontoutdrag
• Kund- och leverantörsreskontra
• Lån, krediter och investeringar

4. Dela upp kassaflödet i tre huvuddelar

1. Operativt kassaflöde: Intäkter, löner, leverantörsbetalningar och skatter.
   
   
2. Investeringsverksamhet: Inköp och försäljning av inventarier, fastigheter och investeringar.
   
   
3. Finansieringsverksamhet: Upptagna lån, amorteringar, utdelningar och nyemissioner.

5. Beräkna nettokassaflöde

Nettokassaflöde = Inbetalningar – Utbetalningar

• Summera de tre delarna för att få total förändring i likvida medel.

6. Analysera resultatet

• Positivt kassaflöde → ökad likviditet
• Negativt kassaflöde → behov av finansiering eller kostnadskontroll
• Identifiera trender, t.ex. hög investeringstakt, ökade skulder eller säsongsvariationer i kundinbetalningar

7. Rapportera och visualisera

• Använd tabeller eller diagram för enkel översikt
  
  
• Jämför med budget eller tidigare perioder
  
  
• Använd analysen som underlag för beslut om likviditet, investeringar, lån eller kostnadsbesparingar

Vill du lära dig mer om hur du genomför en kassaflödesanalys? Läs vår artikel: Kassaflödesanalys: Så granskar du företagets in- och utbetalningar. 

Därför behöver ditt företag ett bra verktyg för kassaflödesanalys 

Ett bra verktyg för kassaflödesanalys är avgörande eftersom det gör processen snabbare, mer exakt och överskådlig. 

Med rätt system kan du se hela företagets pengaflöde på ett ögonblick – och agera innan små problem blir stora.

Ni kan samla in och bearbeta data, skapa prognoser, identifiera risker i likviditeten och visualisera kassaflödet i realtid. Det sparar tid, minskar risken för manuella fel och ger ledningen underlag för välgrundade beslut om investeringar, kostnader och finansiering. Kort sagt: rätt verktyg gör kassaflödesanalysen till ett strategiskt verktyg som stärker kontrollen över företagets ekonomi.

Välj rätt verktyg för effektiv kassaflödeshantering

För att dra full nytta av de fördelar ett bra verktyg erbjuder, är det viktigt att förstå vilka typer av system som finns och hur de skiljer sig åt. Nedan går vi igenom de vanligaste alternativen – från enklare manuella lösningar till avancerade plattformar – så att du kan hitta det som passar just ditt företags behov och komplexitet.

1. Bokföringsintegrerade system

I dessa system hämtas data direkt från företagets löpande bokföring, vilket gör att kassaflödesrapporter kan genereras automatiskt baserat på bokförda intäkter, kostnader och balansposter. Detta minskar manuellt arbete och förbättrar kvaliteten på själva utförandet. 

• Fördelar: Mindre manuellt arbete, korrekt data, rapportering enligt standarder.
• Nackdelar: Begränsad flexibilitet för egna analyser.
• Användning: Små till medelstora företag som vill automatisera rapporteringen.

2. Planerings- och prognossystem

Dessa system används främst för att budgetera och prognostisera framtida kassaflöden. De kan skapa olika scenarier och analysera effekterna av olika strategier, vilket ger stöd för långsiktig planering och riskhantering. De är mer komplexa att använda eftersom de kräver korrekt historisk data och välgrundade antaganden.

• Fördelar: Hjälper med strategisk planering, identifierar framtida kassaflödesproblem.
• Nackdelar: Kräver korrekt historisk data och antaganden, mer komplexa att upprätta.
• Användning: Företag som vill aktivt styra likviditet och investeringar.

3. Helintegrerade affärssystem och avancerade analysplattformar

Dessa system kombinerar bokföring, prognos, rapportering och analys i ett och samma verktyg. De kan ge realtidskassaflödesanalyser, automatiska varningar och visuella dashboards som stöd för beslutsfattare. De är mycket effektiva för stora datamängder och komplex likviditetshantering, men är också kostsamma och kräver utbildning och underhåll.

• Fördelar: Realtidsanalyser, stödjer strategiska beslut och riskhantering, hanterar stora datamängder.
• Nackdelar: Kostsamma, komplexa, kräver utbildning och underhåll.
• Användning: Stora företag och koncerner med komplex likviditetshantering.

Vi tipsar – 5 smarta exempel på verktyg till kassaflödesanalys 

Vi vill påminna om att priset för följande tjänster kan förändras och att det alltid är bäst att besöka den aktuella tjänstens hemsida eller kontakta företaget för exakt prisinformation. 

1. Pleo

Pleo är ett molnbaserat system för utgiftshantering – inklusive smarta företagskort, automatiserad kvitto- och utgiftsregistrering samt integration mot bokföring. Genom att ge realtidsinsikt i företagets utgifter kan Pleo användas som ett effektivt verktyg för kassaflödesanalys och likviditetskontroll.

Viktigaste funktioner

• Företaget kan direkt se vilka pengar som går ut och på vilken avdelning eller projekt, vilket gör det enklare att följa och prognostisera kassaflödet.
• Alla utgifter och kvitton registreras automatiskt, vilket minskar manuella fel och gör data tillförlitlig för analys.
• Pleo skickar data direkt till bokföringssystemet, vilket underlättar beräkning av nettokassaflöde och rapportering.
• Genom att sätta spend-gränser och kontrollmekanismer kan företaget styra utbetalningar, vilket direkt påverkar likviditeten.

Viktiga tillägg 

• Smart företagskort (fysiska och virtuella) för team och medarbetare
• Automatiserad utgiftsregistrering och kvittohantering via mobilapp
• Integration med bokföringssystem för automatiserad bokföring och rapportering

Viktigaste fördelar

• Kraftigt minskad administrativ tid: Medarbetare slipper kvitton och manuell utgiftsrapportering.
• Bättre kontroll och insyn: Ekonomiavdelningen ser utgifter i realtid, kan sätta regler och begränsningar.
• Flexibilitet och smidighet: Snabbt att komma igång och enkelt att hantera. 

Målgrupp

Pleo passar perfekt för små till medelstora, men också större företag som vill förenkla sin utgiftshantering, frigöra tid för viktigare uppgifter och få full kontroll över kassaflödet – samtidigt som teamet arbetar smidigt och effektivt.

I G2 har Pleo över 1 200 omdömen och kunderna skriver i kommentarerna om hur Pleo hjälper  dem i företagets dagliga ekonomiarbete. De säger bland annat: 

”Pleo är mycket användarvänligt, och det är särskilt smidigt att kunna använda appen direkt på plats. Jag kan till exempel skicka in kvitton direkt på restaurangen eller hotellet, vilket sparar både tid och arbete. Sammanfattningsvis uppskattar jag hur mycket Pleo förenklar mitt dagliga arbete.”

"Pleo är mycket lätt att använda. Det ger dig en tydlig översikt över dina utgifter och påminner dig när du behöver lägga till fler kvitton, så att du inte glömmer något. Dessutom, om du av misstag gör en privat betalning med företagskortet, är det väldigt enkelt att markera detta som ett privat köp och rätta till det”. 

Källa: G2

2. Planyard

Planyard är ett projektfokuserat verktyg för kassaflödesprognoser och ekonomisk uppföljning i realtid. Systemet är särskilt utformat för bygg- och projektbaserade företag och hjälper team att hålla full kontroll över budget, kostnader och likviditet för varje enskilt projekt. Genom att koppla kassaflödesprognoser direkt till budget och kostnader får företag en tydlig överblick som underlättar planering, riskhantering och beslut i realtid.

Viktigaste funktioner

• Projektbaserad kassaflödesprognos kopplad till budget och kostnader.
• Realtidsrapportering och visuell översikt av likviditet per projekt.
• Integrering med ekonomisystem och import av fakturor och kostnader.

Viktigaste fördelar

• Bättre kontroll och insyn: Möjliggör uppföljning av projektbudget och kassaflöde.
• Minskad administrativ tid: Automatiserade rapporter och import av data minskar manuellt arbete.
• Flexibilitet och skalbarhet: Fungerar för både små och större projektbaserade företag.

Målgrupp

Projektbaserade företag, särskilt inom bygg och entreprenad, som behöver följa likviditet och budget i realtid.

Källa: G2

3. Planacy

Planacy är en svensk plattform för finansiell planering och scenarioplanering som hjälper företag att kontinuerligt följa och prognostisera kassaflöden. Systemet är särskilt utformat för mellanstora företag och ger en tydlig bild av både nuvarande och framtida likviditet, vilket underlättar strategiska beslut, budgetering och långsiktig planering. Med Planacy kan företag simulera olika scenarier, analysera effekterna av olika strategier och få ett proaktivt stöd i riskhantering och investeringar.

Viktigaste funktioner

• Driverbaserad budgetering och kassaflödesprognoser.
• Scenarioplanering för att analysera effekter av olika strategier.
• Integration med bokföringssystem och ERP-lösningar.

Viktigaste fördelar

• Hjälper med strategisk planering: Identifierar framtida kassaflödesproblem.
• Minskad administrativ tid: Automatiserad datahantering från bokföringssystem.
• Flexibilitet och enkelhet: Stödjer anpassade scenarier och rapporter.

Målgrupp

Mellanstora företag som vill aktivt styra likviditet, investeringar och göra långsiktig scenarioplanering.

Källa: G2

4. CashFlowTool

CashFlowTool är ett användarvänligt verktyg för kassaflödesprognoser som hjälper företag att hålla full kontroll över likviditeten i realtid. Systemet är särskilt anpassat för små till medelstora företag och fokuserar på att snabbt identifiera risker i kassaflödet samt ge varningar innan problem uppstår. Genom automatiserad import av transaktioner och detaljerade prognoser kan företag enkelt följa sina dagliga, veckovisa och månatliga kassaflöden, vilket frigör tid och underlättar strategiska beslut.

Viktigaste funktioner

• Dagliga, veckovisa och månatliga kassaflödesprognoser.
• Automatisk import av transaktioner från ekonomisystem.
• Varningssystem för risker i likviditeten.

Viktigaste fördelar

• Bättre kontroll och insyn: Visualiserar kassaflöde och varnar för risker.
• Kraftigt minskad administrativ tid: Automatiserad import och prognos.
• Flexibilitet och enkelhet: Enkelt att använda och snabbt att implementera.

Målgrupp

Små till medelstora företag som vill ha ett enkelt men effektivt verktyg för att följa likviditet och kassaflöde.

Källa: G2

5. Brixx

Brixx är ett internationellt finansplaneringsverktyg som ger företag möjlighet att modellera intäkter, kostnader och kassaflöden över tid. Verktyget är särskilt utformat för att stödja långsiktig strategisk planering, vilket gör det möjligt att skapa detaljerade scenarier, följa upp resultat och fatta välinformerade beslut kring investeringar och likviditet. Genom automatiserad modellering och rapportering kan företag effektivt planera sina finansiella resurser utan att fastna i manuellt arbete, samtidigt som flexibilitet och anpassningsmöjligheter gör verktyget användbart för en rad olika affärsmodeller.

Viktigaste funktioner

• Långsiktig kassaflödesprognos och budgetering.
• Modellering av intäkter, kostnader och investeringar.
• Rapportering och scenarier för strategiska beslut.

Viktigaste fördelar

• Hjälper med strategisk planering: Stödjer beslut om investeringar och likviditet.
• Minskad administrativ tid: Automatiserad modellering och rapportering.
• Flexibilitet och enkelhet: Kan anpassas till olika affärsmodeller och tidsperioder.

Målgrupp

Små till medelstora företag och startups som vill planera likviditet och finansiella scenarier långsiktigt.

Källa: G2

Välj rätt verktyg för effektiv kassaflödesanalys

Att välja rätt verktyg är ett viktigt sista steg för att säkerställa att kassaflödesanalysen blir korrekt, effektiv och lätt att följa upp. Ta hjälp av vår enkla steg-för-steg-guide för att välja rätt: 

1. Bedöm företagets behov

• Tänk på storlek, antal transaktioner och komplexitet i kassaflödet.
• Identifiera om analysen ska fokusera på dagliga flöden, projekt, långsiktig planering eller alla delar.
  
  

2. Välj typ av system

• Automatiserade system: För medelstora företag som behöver import av transaktioner, rapportering och prognoser.
• Avancerade plattformar: För större företag med flera affärsenheter, realtidsdata, integration med ekonomisystem och scenarioplanering.

3. Prioritera funktioner som underlättar analysen

• Automatisk dataimport från bank och bokföring
• Rapporter och visualisering av kassaflödet
• Varningssystem för likviditetsrisker
• Möjlighet att skapa scenarier och prognoser

4. Tänk på tid och resurser

• Rätt verktyg sparar tid och minskar manuellt arbete.
• Det minimerar risken för fel och gör analysen mer överskådlig.

5. Slutligen, utvärdera och testa

• Prova gärna verktyget i praktiken innan full implementering.
• Säkerställ att det ger den insikt och kontroll över likviditeten som företaget behöver.