5 system för kostnadshantering – hitta verktyget för ditt företag

Kostnadshantering handlar inte bara om att samla kvitton och fakturor – utan också om att få ordning på hela ekonomin och skapa ett smidigt flöde som sparar tid, minskar misstag och ger full koll på företagets pengar. När utgifterna hanteras på rätt sätt blir det lättare att hålla budgeten, hitta dolda besparingar och se till att allt bokförs korrekt, både enligt interna regler och lagkrav. Med moderna digitala verktyg kan du göra hela processen lika enkel som en swipe på mobilen – snabbt, transparent och utan krångel. 

Se ekonomiavdelningen som ett väloljat maskineri, där varje utlägg och faktura hittar sin plats utan att någon behöver jaga papper. I den här artikeln guidar vi dig genom vad kostnadshantering egentligen är, vilka funktioner som gör jobbet enklare och hur du hittar rätt system som ger just ditt företag ännu mer pengar i kassan. 

En snabb överblick av det viktigaste

• Kostnadshantering sparar tid, minskar fel och ger full insyn i företagets utgifter, vilket underlättar budgetkontroll och besparingar.
  
  
• System som Pleo, Wallester och Planyard förenklar utlägg, automatiserar kvitton och ger realtidskontroll över kostnader.
  
  
• Kartlägg företagets behov, jämför funktioner och priser, och testa verktygen innan beslut, eftersom olika lösningar passar olika typer av verksamheter.
  
  
• Tydliga riktlinjer, digitala flöden och integration med bokföring och ERP minskar administrativa fel och gör processerna effektivare.

Vad är kostnadshantering?

Kostnadshantering  (Expense Management på engelska) är processen där ditt företag planerar, registrerar, följer upp och kontrollerar alla kostnader. Det handlar både om anställdas utlägg (t.ex. resor, hotell, måltider, inköp) och andra typer av löpande utgifter.

Syftet med kostnadshantering är att:

• Säkerställa att alla utgifter blir korrekt registrerade och redovisade.
• Skapa transparens och spårbarhet, så att man alltid vet vad pengarna används till.
• Hålla budgeten under kontroll och identifiera besparingsmöjligheter.
• Göra det enkelt för anställda att lämna in kvitton och för chefer att godkänna dem.
• Automatisera flöden (t.ex. genom digitala verktyg och integration med lönesystem/ERP) för att spara tid och minska fel.

Kort sagt: kostnadshantering är allt som behövs för att företagets utgifter ska vara ordnade, effektiva och följa både interna regler och externa krav.

Du kanske också är intresserad av: Får man köpa fika på företaget och hur mycket är rimligt? 

Vad är det bästa sättet att hantera kostnader?

Effektiv kostnadshantering handlar om att ha struktur, tydliga processer och digitala verktyg som förenklar både för medarbetare och företaget som helhet. Nedan listar vi några av de viktigaste stegen: 

1. Tydliga riktlinjer och policyer

Först och främst behöver ni definiera vad som är godkända kostnader, hur kvitton ska hanteras och vilka nivåer av godkännande som krävs. Det minskar fel och osäkerhet och gör att alla följer samma regler.

2. Digitalisera och automatisera

Med digitala system kan medarbetare registrera, skicka in och få utlägg godkända direkt från mobilen eller datorn. Automatisering kan också kontrollera att utgifterna följer policyn, beräkna traktamenten och flagga eventuella avvikelser. Detta sparar tid och minimerar administrativa fel.

3. Integrera med andra system

Att koppla kostnadsdata till ERP-, bokförings- eller lönesystem gör att informationen blir korrekt och direkt tillgänglig för redovisning och rapportering. Du slipper manuellt dubbelarbete och kan hålla ekonomin uppdaterad i realtid.

4. Övervaka och analysera kostnader

Genom att kontinuerligt följa upp utgifter får du insikt i mönster, identifierar ineffektivitet och kan optimera budgeten. Realtidsdata ger möjlighet att fatta snabbare och bättre beslut för verksamheten.

5. Flexibilitet för medarbetarna

Bra kostnadshantering gör det enkelt för medarbetare att registrera och få godkännande av utlägg, oavsett om de är på kontoret eller på resande fot. Det ökar både effektivitet och ger ett bättre betyg från medarbetarna. 

Läs även: Effektiv kostnadskontroll – nyckeln till långsiktig lönsamhet.  

Digitala verktyg för smidig kostnadshantering

1. Pleo

Pleo är en omfattande lösning för företagsutgifter som förenklar och automatiserar hanteringen av inköp, utlägg och bokföring. Genom att erbjuda smarta företagskort (både fysiska och virtuella) och en användarvänlig app, möjliggör Pleo för medarbetare att själva göra inköp inom företagets policy. Samtidigt behåller ekonomiavdelningen full kontroll och insyn i alla utgifter.

Funktioner:

• Smarta företagskort: Erbjuder fysiska, virtuella och tillfälliga betalkort för olika typer av inköp.
• Automatiserad kvittohantering: Med funktionen "Fetch" hämtas kvitton automatiskt från e-post och matchas med transaktioner.
• Flexibla attestflöden: Skräddarsydda godkännandeprocesser för att säkerställa korrekt hantering av utgifter.
• Integration med bokföringssystem: Sömlös synkronisering med system som Fortnox, Visma och Microsoft Dynamics 365.
• Milersättning och utlägg: Automatiserad hantering av milersättning och utlägg, inklusive traktamente.
• Prenumerationer: Övervakning och hantering av återkommande betalningar för att undvika dubbelbetalningar.

Fördelar:

• Effektivitet: Automatisering minskar behovet av manuellt arbete och sparar tid för ekonomiavdelningen.
• Kontroll: Full insyn i alla företagsutgifter i realtid, vilket underlättar budgetering och planering.
• Användarvänlighet: Enkel att implementera och använda, vilket gör att medarbetare snabbt kan anpassa sig.
• Säkerhet: Högsta säkerhetsstandarder, inklusive PCI DSS-certifiering och stark kundautentisering.

Rekommenderas för:
Små och medelstora företag som söker en effektiv och säker lösning för att hantera företagsutgifter. Pleo passar särskilt bra för företag som vill ge sina medarbetare mer frihet i inköpsprocessen samtidigt som de behåller kontrollen över ekonomin.

Vad säger kunderna om Pleo? 

Pleos kunder skriver bland annat: “Programvaran är fantastisk. Det är verkligen enkelt att få en överblick över både mina egna och företagets utgifter” och “Jag brukade vara riktigt dålig på att hålla koll på mina kvitton, men Pleo påminner mig direkt om att ta en bild av dem. Den automatiska uppladdningen/integrationen till mitt ERP-system fungerar utmärkt, och funktionen för automatisk hämtning av kvitton i Outlook är verkligen smidig”. 

Källa: G2

Läs mer om Pleos verktyg och funktioner för utgiftshantering. 

2. Wallester

Wallester är en fintech-plattform som erbjuder en omfattande lösning för företagsutgifter. Den möjliggör för företag att utfärda virtuella och fysiska företagskort, hantera utgifter i realtid och integrera med bokföringssystem.

Funktioner:

• Utfärdande av virtuella och fysiska företagskort
• Automatiserad kvittohantering och utgiftsrapportering
• Integration med bokföringssystem som Xero och QuickBooks
• Realtidsspårning av utgifter
• Anpassningsbara utgiftsregler och aviseringar
• Möjlighet att skapa och hantera inköpsorder
• Automatiserad fakturahantering och godkännandeflöden

Fördelar:

• Snabb implementation och användarvänligt gränssnitt
• Flexibilitet att skapa egna kortprogram (white-label)
• Gratis virtuella kort för upp till 300 användare
• Automatiserad fakturahantering och godkännandeflöden

Rekommenderas för:
Företag som söker en flexibel och kostnadseffektiv lösning för utgiftshantering, särskilt de som vill anpassa sin kortlösning. 

Källa: G2

3. Planyard

Planyard är en mjukvara för kostnadshantering inom byggbranschen, med fokus på projektbudgetering och prognostisering.

Funktioner:

• Kostnadsberäkning och kundofferter
• Projektbudgetkontroll och fakturahantering
• Integration med bokföringssystem som Xero och QuickBooks
• Live kostnadsuppföljning och prognoser i realtid
• Automatiserade lönsamhetsprognoser och kassaflödesöversikter
• Effektiv hantering av inköpsorder och underleverantörer
• Möjlighet att skapa och hantera PDF-offertdokument

Fördelar:

• Eliminering av kalkylblad och manuellt arbete
• Effektiv hantering av inköpsorder och underleverantörer
• Automatiserade budgetuppdateringar och sömlös integration med bokföringen

Rekommenderas för:
Byggföretag och entreprenörer som söker en specialiserad lösning för kostnadshantering och projektuppföljning.

Källa: G2

4. Order.co

Order.co är en plattform för inköp och betalningar som automatiserar hela processen från förfrågningar till betalningar.

Funktioner:

• Automatisering av inköpsförfrågningar och godkännanden
• Centralisering av inköp och leverantörshantering
• Automatiserade betalningar och fakturahantering
• Realtidsspårning av beställningar och leveranser
• Skapande och hantering av inköpsorder på en central plats
• AI-förbättrad sourcing och leverantörshantering
• Automatiserad kostnadskodning och konsolidering av leverantörsbetalningar

Fördelar:

• Tidsbesparing genom automatiserade processer
• Förbättrad översikt och kontroll över inköp
• Minskad risk för felaktiga eller obehöriga inköp
• Möjlighet att spara upp till 5 % på produkter genom AI-sourcing

Rekommenderas för:
Mellanstora företag som söker en helhetslösning för inköp och betalningar, särskilt inom detaljhandel och hälsovård.

Källa: G2

5. Workamajig

Workamajig är en projektlednings- och ERP-plattform för kreativa team, med fokus på byråer och reklambyråer.

Funktioner:

• Projektledning och uppgiftshantering
• Tidsregistrering och resursplanering
• Digital granskning och godkännandeprocesser
• Fakturering och ekonomisk uppföljning
• Anpassade mallar för projektuppstart
• CRM-integration för kundhantering
• Kampanjhantering och rapportering

Fördelar:

• Allt-i-ett-lösning för projekt och ekonomi
• Specifikt anpassad för kreativa och byråverksamheter
• Omfattande funktionalitet för hela projektets livscykel

Rekommenderas för:
Kreativa byråer och reklambyråer som söker en integrerad lösning för projektledning och ekonomisk uppföljning.

Källa: G2

Guide: Så väljer du rätt system för kostnadshantering

Att välja ett digitalt verktyg för kostnadshantering kan kännas överväldigande, men genom att följa en strukturerad process kan du hitta den lösning som bäst passar ditt företag. Nedan följer en steg för steg guide till hur du kan tänka.

1. Kartlägg företagets behov

Börja med att definiera vilka utmaningar ni vill lösa:

• Behöver ni smarta företagskort för att ge medarbetare mer frihet i inköp?
• Vill ni automatisera kvittohantering och attestflöden?
• Är projektspecifik kostnadshantering och budgetuppföljning viktigt?
• Behöver ni en lösning som hanterar hela inköps- och betalningsprocessen?

Genom att tydligt definiera behoven blir det enklare att matcha rätt verktyg. Till exempel är Pleo idealiskt för små och medelstora företag som vill förenkla och automatisera utgifter, medan Planyard är specialiserat för byggprojekt och Workamajig för kreativa byråer.

2. Bestäm budget och kostnadsramar

Jämför prisnivåer och överväg både fasta kostnader och eventuella tillägg:

• Pleo erbjuder gratisversion och betald version från 360 kr/mån.
• Wallester ger 300 virtuella kort gratis, men fler kort och fysiska leveranser tillkommer med kostnad.
• Planyard, Order.co och Workamajig har per-användare-priser som kan bli högre beroende på teamets storlek. 

Tänk på att den billigaste lösningen inte alltid är bäst – funktionalitet och tidsbesparing kan motivera högre kostnad.

3. Utvärdera funktionalitet och integration

Undersök vilka funktioner som ingår och om de integreras med era befintliga system:

• Automatisk kvittohantering, attestflöden och bokföringsintegration underlättar ekonomiarbetet.
• Automatiserad inköps- och leverantörshantering kan ge stora tidsvinster för medelstora företag.

Pleo sticker ut med en kombination av smarta kort, automatisering och integration med bland annat bokföringssystem, vilket gör det särskilt enkelt att få full kontroll över utgifterna i realtid.

4. Kontrollera användarvänlighet och support

Systemet måste vara lätt att använda för både ekonomiavdelning och medarbetare:

• Enkel implementering och tydliga gränssnitt minskar utbildningstiden.
• Bra kundsupport och onboarding är avgörande för att snabbt komma igång.
• Kontrollera att verktyget fungerar smidigt på både mobil och dator.

5. Testa innan ni bestämmer er

Utnyttja gratisversioner eller provperioder när det är möjligt:

• Pleo erbjuder en gratis provperiod som ger en chans att se hur verktyget fungerar i praktiken.
• Under testperioden kan ni utvärdera om verktyget verkligen löser era behov och hur det påverkar arbetsflöden och rapportering.