Får man köpa fika på företaget och hur mycket fika är rimligt?

 Får man köpa fika på företaget och hur mycket är egentligen rimligt? Svaret är ja, men reglerna skiljer sig åt beroende på om fikat är till personalen, kunderna eller dig själv. I den här guiden benar vi ut allt du behöver veta för att fika på rätt sätt – från avdragsgilla kanelbullar och skattefria födelsedagstårtor till fallgroparna med lyxfika och digitala möten. 

En snabb överblick av det viktigaste

• Fika på jobbet som är av enklare slag (t.ex. kaffe och bullar) och som erbjuds alla medarbetare räknas som en skattefri personalvårdsförmån.
  
  
• Fika under tjänsteresor och för den som jobbar hemifrån betraktas som en privat kostnad och är därför inte avdragsgill.
  
  
• När fika köps in för möten med kunder klassas det som extern representation och är avdragsgillt upp till vissa belopp.
  
  
• Digital fika uppfyller inte kraven för avdragsgillt fika, då det inte är ett gemensamt, fysiskt arrangemang, och blir därför skattepliktigt.

Fika på jobbet som personalvårdsförmån

Att fika är ett svenskt fenomen som tagit världen med storm. Oh boy vad vi älskar fika, och därför är det såklart många som vill köpa kaffe, kakor och annat gott till jobbet.

Fikastunden är själva kärnan i varje välfungerande organisation. 

En rykande het kopp kaffe, en uppiggande rawboll (eller kanelbulle för den delen) och några trevliga kollegor att spendera en oproduktiv kvart av arbetsdagen med – det är vad vi kallar arbetslivskvalitet.

Får man köpa fika på företaget?

Så, får man köpa kaffe och fika på jobbet? Svaret är självklart ja, men det finns vissa regler och skatteregler att ta hänsyn till beroende på situationen och syftet med inköpet.

1. Personalvårdsförmån (Skattefri fika)

Om fika köps för att konsumeras av anställda på arbetsplatsen som en del av trivsel och arbetsmiljö (t.ex. kaffe, te, bullar eller frukt), betraktas det som en personalvårdsförmån och är skattefri. För detta gäller att:

• Fikat är av enklare slag och riktar sig till alla anställda.
• Det inte finns någon lyxkaraktär, till exempel dyr choklad eller exklusiva bakverk.

Exempel: Att köpa kaffe och enklare bullar till fikarummet är skattefritt och kan bokföras som en kostnad i företaget.

2. Representation och kundmöten

Om fika köps i samband med möten med kunder, leverantörer eller andra externa parter, kan det vara avdragsgillt upp till vissa belopp:

För enklare förtäring som fika (ej måltider) är det avdragsgillt.

Representation är avdragsgill upp till ett maxbelopp per person (exempelvis 60 kr/person för enklare förtäring).

3. Skattepliktig förmån

Om fikat inte är av enklare karaktär eller är tillgängligt för en begränsad grupp anställda kan det bli en skattepliktig förmån. I så fall måste detta förmånsbeskattas, och arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgifter.

4. För egenföretagare

Som egenföretagare kan du också köpa fika på jobbet, men det måste vara motiverat som en del av verksamheten. Om det är för representation gäller samma regler som för andra företag. För personlig fika är det inte avdragsgillt.

Var går gränsen för "enklare slag" och "rimligt"?

Skatteverket använder medvetet inte exakta kronbelopp, eftersom det handlar om en helhetsbedömning. Principen är att fikat ska främja allmän trivsel och inte vara en förtäckt löneförmån. Här är några tumregler:

• Godkänt och skattefritt: Kaffe, te, fruktkorg, vanliga kanelbullar och kakor. Även en tårta för att fira en kollegas födelsedag eller en avdelnings framgång är ett typexempel på en godkänd personalvårdsförmån.
  
  
• Gråzon eller förmånsbeskattat: Om fikat blir för lyxigt eller frekvent kan det ifrågasättas. Dagliga beställningar från ett finkonditori, dyra specialbakverk eller en påkostad smörgåstårta som helt ersätter en lunch kan ses som en skattepliktig kostförmån. Fråga dig själv: är detta för allas trivsel, eller är det en lyxprodukt?

Vad är en kostförmån?

Om en anställd får fri eller subventionerad kost räknas det som en personalförmån, och är då skattepliktig. Det gäller vid alla tillfällen den anställda får kostförmånen, oavsett om det är vid ett enstaka tillfälle eller regelbundet. Oavsett vem som betalar för kosten så ska den i regel alltid beskattas.

Enligt Skatteverkets mening betraktas kost som allting som kan ätas eller drickas. 

Om en anställd får mat av sin arbetsgivare ska det i regel förmånsbeskattas. Exakt hur mycket kosten ska beskattas beror på vilken typ av måltid det rör sig om. För att underlätta beräkningen finns det schablonbelopp att luta sig mot:

• Fri lunch eller middag: 110 kronor per dag
• Fri frukost: 55 kronor per dag
• Helt fri kost, det vill säga minst tre måltider per dag: 275 kronor per dag

Vad får man bjuda anställda på?

Enligt Skatteverket är enklare förtäring exempelvis kaffe, te, smörgås eller en bulle. Det innebär att såväl kanelbullen som semlan och lussekatten ryms inom ramarna för avdragsgill förtäring för dig som arbetsgivare, och är skattefri för de anställda. En måltid som lunch eller middag ses inte som en personalvårdsförmån och ska därför förmånsbeskattas.

Hur bokförs fika på jobbet? 

När du ska bjuda på fika på jobbet behöver kostnaderna bokföras. Det kan vara klurigt att förstå hur man bokför fika enligt Skatteverkets regler. Spara den här sidan så kan du enkelt kan kolla upp vad som gäller när det behövs!

Eller så besöker du Skatteverket. Det beror lite på vilken typ av person du är – den som vill ha svar på det viktigaste direkt, eller den som gärna går igenom spaltmeter efter spaltmeter av information för att verkligen kunna vara säker på att ingenting missas. Vi gillar båda typerna.

Bokföra fika till personal

Det är helt okej att som arbetsgivare bjuda sina anställda på förfriskningar och enklare förtäring, som inte anses vara en måltid. Med andra ord, fika. Då räknas det som en personalvårdsförmån, vilket innebär att utgifterna är skattefria för medarbetarna.

Det gäller så länge alla aktiva anställda erbjuds samma sak, och så länge förfriskningarna är av mindre värde.

Bokföra fika för dig som driver eget aktiebolag

Du som driver eget aktiebolag har också rätt till personalvårdsförmåner och kan alltså följa samma regler som vanliga anställda.

Fast inte om du jobbar hemifrån. Jobbar du hemma räknas kaffe som en privat kostnad.

Bokföra fika för dig med enskild firma eller handelsbolag

Driver du en enskild firma eller är delägare i ett handelsbolag får du inte dra av kostnader för fika, eftersom du inte räknas som anställd. Trist, men sant! 

Bokföra kaffe till kontoret 

Löpande inköp som kaffe, te, mjölk, kaffefilter och frukt till kontorets gemensamma fikarum är exempel på skattefria personalvårdsförmåner. Eftersom dessa inköp syftar till att skapa allmän trivsel för alla på arbetsplatsen är kostnaden helt avdragsgill för företaget.

I praktiken bokförs dessa utgifter oftast på konto 7691 (Personalvårdsförmåner, avdragsgilla) eller ett mer allmänt konto som 7699 (Övriga personalkostnader, avdragsgilla). Företaget har även rätt att dra av hela den ingående momsen på dessa inköp.

Fika under tjänsteresan

Faktum är att du som arbetsgivare inte får bjuda dina medarbetare på fika under en tjänsteresa. Anledningen är att det inte anses bidra till den “allmän trivsel på arbetsplatsen”, och det erbjuds inte heller till alla. Således ska det förmånsbeskattas.

Om du är på tjänsteresa och jobbar på annan ort räknas alltså alla bullar och alla take away-lattes som privata kostnader, så länge det bara är till dig själv du köper.

Traktamente betalas ut i samband med tjänsteresor för att täcka de ökade kostnaderna som tjänsteresor innebär för anställda. Läs mer om traktamente här. 

Bokföra fika till kunder

Om du är ute hos kund är det en annan femma. Då kan du med gott samvete köpa med dig fika att bjuda på, och då ska det bokföras som avdragsgill extern representation.

Vad gäller vid digital fika?

Har du också kommit på den fenomenala idén att köra digital fika då och då? Ett inkluderande och smart sätt att samla gruppen, även när kollegorna finns utspridda på olika geografiska platser. Trevligt ju.

Men det är inte avdragsgillt!

Skatteverket är supertydliga med att en digital fika inte uppfyller kriteriet att utgiften ska gälla ett gemensamt, fysiskt arrangemang på arbetsplatsen. Därför blir varenda digital fikabulle skattepliktig.

Hur ska jag tänka vid tveksamheter?

Om en kostnad för fikabröd är avdragsgill eller ej beror på. Det finns många om och men.

Våra vänner hos Bokoredo, som bidrog med fakta till det här blogginlägget, rekommenderar alltid att tänka efter vid varje tillfälle. Om Skatteverket skulle kunna säga att något är en privat kostnad, så är det förmodligen det. Då ska du inte använda företagets pengar.

Huvudregeln för alla kostnader som dras av är att de ska bidra till företagets verksamhet och omsättning.

Med handen på hjärtat är nog inte all kaffe du köpt till nytta för företaget. Men du kan med gott samvete fortsätta köpa fika till kontoret och unna dig en bulle på kanelbullens dag. För vad vore livet utan fika?

Sammanfattning – det här gäller vid fika på jobbet

Typ av fika	För vem?	Syfte	Regel	Avdragsgillt?
Kaffe, bullar, frukt	Alla anställda	Allmän trivsel	Personalvårdsförmån	Ja (skattefritt)
Kaffe och smörgås	Kund/Leverantör	Affärsmöte	Extern representation	Ja (upp till 60 kr/prs)
Lyxiga bakverk	En specifik grupp	Belöning	Förmånsbeskattning	Ja (men skatt för den anställde)
Kaffe hemma	Egenföretagare	Egen konsumtion	Privat levnadskostnad	Nej
Bullar via länk	Anställda på distans	Digital fika	Ej gemensamt arrangemang	Nej (Skattepliktigt)

Bokföra fika i korthet

1. Fika får köpas in till kontoret men inte om du jobbar hemifrån.
2. Om du ska bokföra fika till personal bör du vara medveten om att det är en skattefri personalvårdsförmån om det erbjuds alla medarbetare och är av mindre värde.
3. Fika på tjänsteresa är inte en skattefri förmån utan räknas som en privat kostnad för medarbetaren och ska förmånsbeskattas.
4. Om du har enskild firma eller handelsbolag får du inte dra av kostnader för din egen fika men för anställdas.
5. Om du ska bokföra fika till kunder är det extern representation och avdragsgillt som gäller.
6. Digitala fikor är inte avdragsgilla.

Betala med Pleo när du köper fika på jobbet

Att använda Pleo när du ska fika på jobbet har många fördelar.

Smartare bokföring

Pleo hjälper dig att avgöra hur representationsutgifter ska delas upp och redovisas – självklart i enlighet med Skatteverkets regler. Du kan lägga till kunder och kollegor i appen. Pleo kategoriserar automatiskt köpet. Eftersom vi integrerar med bokföringsprogrammet du använder dagligen, sker bokföringen av köpet sömlöst.

Omedelbara återbetalningar

Oavsett om det handlar om representation eller påfyllning av kaffeförrådet, kan det kännas surt att ligga ute med pengar. Med Pleo kan medarbetare återbetala sig själva direkt i appen, med ett par snabba knapptryck. Lönejusteringar, jakt på kvitton och eftersläpande bokföring är ingen dans på rosor. Det var därför vi utvecklade vår funktion Pocket, som hanterar egna utlägg lasersnabbt.

Ingen kommer undan

Oftast är det den som sitter på företagskortet som får kila iväg och fylla på med godsaker inför fikastunden. Om du skaffar Pleo kan vem som helst som har ett Pleo-kort ansvara för de dagliga inköpen. Eftersom köpgränser kan justeras individuellt på alla kort, och chefer och administratörer kan följa alla köp i realtid, behöver ingen oroa sig för onödiga köp. Ser något skumt ut, är det bara att frysa kortet direkt i appen. 

Vanliga frågor och snabba svar 

Får vi köpa en smörgåstårta till fredagsfikat?

Det är en gråzon. Om smörgåstårtan är så pass matig att den ersätter lunchen kan den ses som en skattepliktig kostförmån. En enklare variant för att fira något speciellt är oftast okej, men undvik att göra det till en återkommande vana.

Jag jobbar ensam i mitt AB från ett kontorshotell, får jag köpa fika till mig själv?

Ja, om du har ett aktiebolag räknas du som anställd och kan ta del av personalvårdsförmåner. Fikat på kontorshotellet är därmed avdragsgillt, precis som för andra anställda. Detta skiljer sig från enskild firma.

Vad händer om jag råkar köpa för dyrt fika?

Om en utgift inte klassas som "enklare förtäring" ska värdet tas upp som en skattepliktig förmån på den anställdes lön, och företaget måste betala arbetsgivaravgifter på beloppet.