Vad är representation? Vi börjar så. Representation är ett begrepp som används för att beskriva beskattningsområdet för sådana aktiviteter som främjar ett företags verksamhet. Ofta handlar det om personalvård (intern representation) eller kundvård (extern representation).
När är representation avdragsgill? Representation är ett krångligt begrepp. Det finns inte någon tydlig skatterättslig definition av det i lagen, vilket gör det svårare att beskriva.
Men sitt ner i båten, så benar vi ut vad som gäller tillsammans.
Vad är avdragsgill representation?
För att representation ska bli skattemässigt avdragsgill krävs det att det finns ett direkt samband mellan kostnaden och företagets verksamhet. Det finns både intern och extern representation.
Intern representation
Intern representation rör människor som arbetar inom företaget (anställda), eller på uppdrag av företaget (som styrelseledamöter).
Kostnaderna gäller ofta kaffe och fika, måltider eller personalfester. Intern representationen kan exempelvis uppstå vid:
- Personalfester
- Julbord
- Informationsmöten
- Vissa typer av representation koncernföretag emellan
För att den interna representationen ska räknas som skattemässigt avdragsgill representation måste det finnas ett direkt samband mellan kostnaden och verksamheten.
Exempel:
En gemensam kaffe- och fruktstund på förmiddagen gynnar verksamheten på ett direkt sätt, genom att energinivån höjs hos medarbetarna både näringsfysiologiskt och socialt 🤠
Extern representation
Extern representation rör människor som inte arbetar inom företaget. Till exempel kunder och samarbetspartners.
Kostnaderna gäller ofta måltider, aktiviteter eller gåvor. Extern representation kan exempelvis uppstå vid:
- Jubileum eller invigningar
- Mässor och andra marknadsföringsevent
- Affärsförhandlingar
Om samma grupp eller person tar emot representation ofta och återkommande, så att det innehåller inslag av personlig gästfrihet, utesluts avdragsrätten.
För att extern representation ska räknas som avdragsgill vid affärsförhandlingar ska representationen vara ett naturligt led i förhandlingarna. Bara de som bidrar till affärsförhandlingarna ska täckas av den externa representationen.
Dokumentera representationens syfte
Det är inte lätt att komma ihåg alla bjudluncher med potentiella kunder, lattestunder med jobbkandidater och semlor på kontoret. Men all representation måste ha ett direkt samband med verksamheten.
Därför är det superviktigt att du alltid dokumenterar syftet med representationen.
Skriv ner namnen på personerna som deltog, vilka företag de kom ifrån och spara informationen tillsammans med aktuella kvitton.
Äta på jobbet – kostförmån eller intern representation?
Nästan alla måltider som arbetsgivaren bekostar för en anställd räknas som en kostförmån, men det finns tillfällen då matintaget på jobbet övergår i att klassas som intern representation. Här hjälper vi dig att hålla koll på de olika reglerna och beloppen som finns.
Vad är kost?
Ordet är förmodligen inte nytt för dig. I princip all mat och dryck räknas in under Skatteverkets kostbegrepp. Och när Skatteverket pratar om “fri kost” handlar det om kost du blir bjuden på.
Fri kost räknas vanligtvis som en skattepliktig förmån, vars förmånsvärde schablonberäknas. Arbetsgivare gör då skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter på förmånen.
Frukost, lunch eller middag
Är lunchen avdragsgill? Om arbetsgivaren bjuder på en måltid (det vill säga frukost, lunch eller middag) och flera personer samlas för att äta i en anvisad lokal, räknas det som intern representation. Då är måltiden inte skattepliktig för den anställda.
Om arbetsgivaren bjuder på en måltid på annat sätt, till exempel genom att beställa foodora till ditt hemmakontor, räknas måltiden som en kostförmån. Då är måltiden skatte- och avgiftspliktig.
Så fort du intar frukost, lunch eller middag, och du inte befinner dig på en anvisad plats tillsammans med företaget du arbetar för, tar du alltså del av en kostförmån.
Mat och dryck vid fester och konferenser
När du befinner dig på en personalfest, julbord eller konferens räknas fri kost som intern representation och behöver inte beskattas. Men som arbetsgivare ska du vara medveten om att avdrag för personalfester endast medges max två gånger per år.
Du får göra avdrag för julbords- och personalfesters kringkostnader (som till exempel underhållning) för upp till 180 kronor per person , men avdrag för mat och dryck-kostnader medges bara när det gäller enklare förtäring.
Du får alltså göra avdrag för underhållningen på festen, men inte för tillhörande Surf ‘n’ turf.
Fika på jobbet
Enklare förfriskningar som arbetsgivare bjuder anställda på under arbetstid, är skattefria. Det kan till exempel handla om en bulle, läsk, kaffe eller frukt. Att fika på jobbet är med andra ord avdragsgillt. Avdraget får uppgå till max 60 kronor.
Schablonbelopp för fri kost 2023
Skatteverkets schablonvärden för inkomstår 2023 ser ut enligt följande:
- Fri frukost: Max 50 kronor/dag
- Fri lunch/middag: Max 100 kronor/dag
- Helt fri kost (dvs. minst tre måltider): 250 kr/dag
Beloppen visar det maximala värdet kosten får ha för att vara avdragsgill.
Är alkohol avdragsgillt?
Alkoholhaltiga drycker räknas aldrig som avdragsgill representation.
Representationsgåvor
Presenter är ju alltid uppskattat, eller hur? I vissa fall räknas gåvorna som avdragsgill representation.
Representationsgåvor
Ibland kan en liten present göra det där lilla extra som skjutsar affärsförhandlingarna i rätt riktning. Avdrag för externa representationsgåvor medges för 300 kronor exklusive moms, men bara om gåvan överlämnas i samband med representationstillfället.
Julgåva till kunder
En j ulgåva till en kund är inte avdragsgill, om du inte ger bort reklamgåvor av mindre värde. Även då är beloppsgränsen 300 kronor inklusive moms.
Interna representationsgåvor
Det är inte helt lätt att veta när intern representation är avdragsgill. Ibland kan det känns som att avdragsgill representation knappt existerar. Men så är det inte. Det finns några tillfällen då du får skämma bort dina anställda avdragsgillt.
När är julgåvan avdragsgill?
Kosta Boda-skål, välgörenhetsdonation eller delikatesskorg? Vi har skrivit ett helt blogginlägg och julgåvor för företag. Kolla in det här!
I korthet gäller följande belopp för att julgåvan ska räknas som avdragsgill:
- En julgåva till en anställd är skattefri om värdet inte är mer än 500 kronor (inklusive moms)
Jubileum
- En jubileumsgåva till en anställd, som delas ut i samband med att företaget firar 25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum är skattefri om värdet inte är mer än 1 500 kronor (inklusive moms)
Minnesgåva
- Anställdas jämna födelsedagar från 50 år och äldre, anställningstid på minst 20 år eller en varaktig anställning (minst 6 år) som upphör, kan firas med en skattefri gåva från företaget. Värdet på gåvan får inte vara mer än 15 000 kronor (inklusive moms) för att vara avdragsgill.
Varje anställd kan få högst två skattefria minnesgåvor från företaget.
Vad händer med momsen? Ejder Ekonomi reder ut
Just momsen kan vara klurig att hantera vid representation, så vi bestämde oss snabbt för att ta hjälp av ett proffs. Pleo-partnern Eskil Ejderbring, som driver Ejder Ekonomi, tog sig an uppdraget att förklara:
“Utöver att utgiften behöver ha ett omedelbart samband med verksamheten måste verksamheten vara momspliktig för att det ska vara aktuellt med momsavdrag.”
Hur hanterar du moms för mat och alkohol?
“Om du i samband med representation har kostnader för mat och dryck får du göra avdrag för moms på ett underlag som får vara högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle.
Det innebär att du kan göra avdrag för moms med högst 36 kronor per person om kostnaden enbart gäller mat och alkoholfri dryck, eftersom momsen på dessa varor är 12% (12% x 300kr = 36kr).
Om kostnaden överstiger 300 kronor exklusive moms och gäller både mat och alkoholdrycker, ska avdraget beräknas genom en proportionering utifrån de faktiska kostnaderna exklusive moms för mat respektive alkohol eftersom de har olika momssats, 12% för mat och 25% för alkoholhaltiga drycker,” säger Eskil.
I vissa fall kan man tillämpa en förenklad metod genom att göra ett schablonmässigt avdrag.
“Enligt schablonen får du avdrag för moms på 46 kronor per person och tillfälle under förutsättning att kostnaden överstiger 300 kronor exklusive moms per person. Dessutom ska debiterad moms vara minst 46 kronor per person och tillfälle.
En beräkning utifrån faktiska kostnader med proportionering är krångligare, men kan ge ett högre momsavdrag än det schablonmässiga avdraget, framför allt om inslaget av alkohol i förhållande till maten är stor.”.
Hur hanterar du moms för kringkostnader?
Utöver mat och dryck kan man ha utgifter för kringkostnader.
“Vid en personalfest kan det exempelvis vara musikunderhållningen och vid extern representation kanske det exempelvis handlar om biljetter till en hockeymatch eller liknande. För dessa utgifter medges avdrag med högst momsen på ett underlag om 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle,” förklarar Eskil.
Så räknar du ut representation – exempel
När vi ändå hade Eskil från Ejder Ekonomi på kroken, bad vi honom om några räkneexempel med konteringsförslag.
Exempel 1: Middag med alkohol
Vi tänker oss att företaget har haft möte med samarbetspartners och bjudit på mat och alkoholhaltiga drycker. Restaurangkvittot visar att de 6 personer som deltog åt mat för 3 861,61kr exklusive moms samt drack för 1 531,20kr exklusive moms. På detta är det debiterat moms för mat (12%) med 463,39kr, moms på dryck (25%) med 382,80kr samt erlagd dricks med 561kr, totalt 6 800kr.
Om kostnaden överstiger 300 kronor exklusive moms och gäller både mat och alkoholdrycker, ska avdraget för moms beräknas genom en proportionering utifrån de faktiska kostnaderna exklusive moms för mat respektive alkohol. I vissa fall kan man i stället välja att beräkna avdraget enligt en schablon.
Vi börjar med att beräkna utifrån de faktiska kostnaderna:
För kostnader avseende mat och dryck i samband med representation har man rätt till avdrag för moms på ett underlag som får vara högst 300 kronor exklusive moms per person, vilket i detta fall är 1 800kr (6personer * 300kr). Momsavdraget ska vara i proportion till matens respektive alkoholens del av den totala kostnaden.
Först beräknar vi proportionerna:
- Den totala kostnaden för mat och dryck blir 5 392,81kr (3861,61+1531,20). Maten i detta fall utgör 71,6% av den totala kostnaden (3861,61/5392,81) och alkoholhaltiga drycker 28,3% (1531,20/5392,81).
Därefter beräknar vi underlaget för moms:
- Underlaget för mat blir 71,6% x 1 800kr = 1 288,8kr
- Underlaget för alkoholhaltiga drycker blir 28,3% x 1 800kr = 509,4kr
Nu kan vi beräkna momsen:
- Moms på maten blir 1 288,8kr x 12% = 154,66kr
- Moms på alkoholhaltiga drycker blir 509,4kr x 25% = 127,35kr
Total moms som vi har rätt till avdrag för blir alltså 282,01kr (154,66+127,35). Resterande del av kostnaden inklusive dricks som blir 6 517,99kr redovisas som ej avdragsgill kostnad för representation.
Konteringsexempel:
1930 Företagskonto: Kredit 6 800 kr
2641 Ingående moms: Debet 282,01 kr
6072 Representation, ej avdragsgill: Debet 6517,99 kr
Beräkna avdrag med schablon:
Vi behöver först kontrollera att vi får tillämpa denna metod, nämligen att kostnaden överstiger 300kr exklusive moms per person samt att debiterad moms överstiger 46kr per person, vilket det gör i detta fall.
Total moms som vi får avdrag för enligt schablon är 276kr (6personer x 46kr).
Exempel 2: Enklare förtäring
Vi tänker oss att du ska besöka en potentiell kund för att diskutera ett möjligt samarbete och köper med dig fika att bjuda på till mötet. Kvittot visar att fikat för två personer kostade 110kr exklusive moms och på detta är det debiterat moms om 13,20kr (12%), totalt 123,20kr.
I detta fall är det en fråga om enklare förtäring och vi kan konstatera att det understiger 60kr per person (110kr / 2personer = 55kr), kostnaden blir därmed avdragsgill och företaget har rätt till avdrag för hela momsen.
Konteringsexempel:
1930 Företagskonto: Kredit 123,20 kr
2641 Ingående moms: Debet 13,20 kr
6071 Representation, avdragsgill: Debet 110 kr
Exempel 3: Lunch
Vi tänker oss nu att första mötet i exempel 1 gick bra, och att ni efter en tid har kommit överens om ett affärsupplägg som avslutas med en lunch. På lunchen deltar flera personer från både ditt företag och från kunden, ni är totalt 5 personer. Av kvittot framgår att ni åt mat för 558,04kr exklusive moms om 66,96kr (12%), totalt 625kr.
Eftersom det är 5 deltagare möjliggör det att företaget har rätt till avdrag för moms på kostnader till ett värde av 1 500kr (5personer x 300kr). Kostnaden i detta fall som var 558,04kr understiger alltså 1 500kr och vi kan därmed konstatera att företaget har rätt till avdrag för hela den debiterade momsen och behöver inte beräkna något ytterligare.
I detta fall är det mer än enklare förtäring eftersom det handlar om en måltid, kostnaden blir därmed ej avdragsgill.
Konteringsexempel
1930 Företagskonto: Kredit 625 kr
2641 Ingående moms: Debet 66,96 kr
6072 Representation, ej avdragsgill: Debet 558,04 kr
Pleo håller koll på din representation
Tycker du att det här med representation, beräkningar och bokföring inte är riktigt din grej? Eller kanske bara… slöseri med tid? Pleo löser det automatiskt i appen.
Med Pleo kan du enkelt hålla koll på dina representationsutgifter. Medarbetare kan dokumentera deltagare och syfte med representationen direkt i appen. De slipper göra egna utlägg och ligga ute med pengar för kundluncher och jobbfikor. Ekonomiavdelningen får realtidskontroll över företagets representationsutgifter och kan slappna av med vetskapen att alla köp har rätt verifikationer.
