Kom igång
pocket-reimbursements

Ibland räcker företagskortet inte till.

Vi snackar traktamente, kontantuttag, milersättning – alla de tillfällen då medarbetare behöver betala ur egen ficka. Men också när privata saker av misstag betalas med företagskortet.

Allt det där är krångligt att lösa. De manuella processerna för att hantera den typen av utgifter (och återbetalningar) är utdaterade. Därför byggde vi Pocket, en plats där du kan hålla reda på hur mycket företaget är skyldigt medarbetarna, och vice versa.

I det här inlägget går vi igenom allt du behöver veta om Pocket. Vi bryter ner informationen i minsta funktion som administratörer kan hitta i Pleo-appen. Har du redan blivit introducerad? Då finns en komplett guide över hur du kommer igång med Pocket att gå igenom.

Så, hur kan Pocket underlätta för dig?

Smidiga återbetalningar

Att göra återbetalningar för egna utlägg kan minst sagt vara en pärs. För ekonomiavdelningen är det en ständig källa till problem. Lönejusteringar, jakt på kvitton och eftersläpande bokföring är ingen dans på rosor.

Så vi har effektiviserat processen.

Med Pocket kan du hantera och följa alla egna utlägg och återbetala medarbetarna med ett enkelt knapptryck.

Säg till exempel att någon ur teamet köper en tågbiljett till en konferens med privata pengar. Då kan hela beloppet läggas in i Pocket direkt, tillsammans med en bild på kvittot.

Godkännande av återbetalningar

Pleo-administratörer har alltid full kontroll, oavsett om de är administratörer i egenskap av chefer eller ekonomer. Det gäller även återbetalningarna. Dina medarbetare lägger själva in vilka utlägg de har gjort, så får du godkänna. Sedan får de en notis som bekräftar återbetalningen, och inom kort finns pengarna på respektive privatkonto.

Det innebär att ditt team slipper skicka obekväma mail om när de där 143 kronorna kommer betalas tillbaka egentligen...

Gör ditt team ofta egna utlägg? Isåfall kan de automatiskt återbetala sig själva. För att du ska slippa godkänna varje enskild återbetalning kan du sätta individuella köpgränser för både kort och Pocket-utgifter.

Håll koll på milersättningen

Bränslekostnader är en sådan sak som lätt skapar problem, oavsett om dina medarbetare reser mycket i jobbet eller bara ibland.

Som Pleo-administratör får du bättre koll med funktionen Milersättning.

Och för att hålla processen enkel, räknar vi ut milersättningen åt dig.

Så fort en jobbresa är avslutad kan dina medarbetare lägga in resans start- och slutpunkt i Pleo-appen. Vi räknar ut distansen och hur mycket ditt företag är skyldigt utifrån vilken taxa du angivit.

Pleo-administratören kan alltid gå in och redigera resedatum, distans och taxa i efterhand, om något misstag skulle ha slunkit med i farten.

Hantera teamets kontantuttag

I en perfekt värld hade allt gått att betala med Pleo-korten, men vi är tyvärr medvetna om vissa köpställen bara accepterar kontanter.

I sådana situationer kan ditt team ta ut pengar med sina Pleo-kort, och beloppet läggs automatiskt in i Pocket. Där dyker det upp som pengar medarbetaren är skyldig företaget.

Men om medarbetaren tog ut 1 000 kronor och sedan lägger till kvitton för köpen (representationslunch, eftermiddagsfika och liknande), är saldot snart tillbaka på noll igen.

Rätt traktamente utan krångel

Önskar du att du hade en kandidatexamen i traktamentsregler? Glöm det. Med Pocket förenklas hanteringen av traktamente radikalt för såväl anställda som ekonomiavdelningen.

Som anställd ställer du bara in var och när du har rest, väljer de måltider som har ingått, och lägger en kommentar om resans syfte. Pleo gör resten. Chefen får ett resekvitto att attestera, och ekonomiavdelningen ser hur mycket traktamente de kan betala ut till dig skattefritt.

Justera privata köp med företagskortet

Alla gör misstag. Kanske hade Pleo-kortuppgifterna automatiskt sparats online, eller så användes Pleo-kortet med Apple Pay när en medarbetare handlade fredagsmys.

Med Pocket tar det bara några sekunder innan problemet är ur världen. Medarbetaren behöver bara markera utgiften som ett privat köp i appen. Då uppdateras beloppet som visar hur mycket medarbetaren är skyldig företaget direkt.

Pocket är ett viktigt steg mot att göra Pleo till den självklara betallösningen för nytänkande företag.

Har du fler frågor? Kolla in vår FAQ-sida eller hör av dig till vår support.

Chat with us

10+ år som UX-, copy- och content writer på frilans med utgångspunkt i de västsvenska skogarna. Svag för nationalekonomi och odling, gärna i kombination. Skoja. Vi hörs!

josephine@pleo.io