Kvittohantering för företag – och varför du ska göra det digitalt

Kvittohantering handlar om mer än bara att spara papper – det är nyckeln till att ha koll på dina utgifter, underlätta bokföringen och undvika stress när du behöver visa upp bevis på köp. Med dagens digitala verktyg kan du på ett enkelt, smart och helt felfritt sätt ta hand om företagets kvitton. 

I den här artikeln går vi igenom vad kvittohantering innebär för företag, varför det är viktigt och hur du kan göra det på ett smidigt sätt – digitalt eller på papper.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Kvittohantering handlar om hur man tar hand om kvitton från mottagandet till sparande och användning, vilket är viktigt för att hålla koll på utgifter, underlätta bokföring och visa bevis vid behov.
  
  
• Nya regler från 1 juli 2024 gör att företag slipper spara papperskvitton om de digitaliserar och sparar kvittona säkert i minst sju år.
  
  
• Digitala kvitton, som e-kvitton och skannade papperskvitton, gör kvittohantering enklare, och mer hållbar. Du sparar tid genom att underlätta sökning, sortering och tillgång till kvitton när som helst via mobil eller dator.
  
  
• Pleos kvittoskanner är en smart digital lösning för företag som automatiskt samlar, organiserar och kopplar kvitton till rätt utgifter.

Vad är kvittohantering? 

Kvittohantering handlar i grund och botten om hur du tar hand om dina kvitton – från det att du får dem, till att de sparas och används vid rätt tillfälle. För företag är det superviktigt eftersom kvitton är bevis på vad som har köpts och hur mycket pengar som har lagts ut. Det behövs när du ska göra bokföring, deklarera skatt eller visa upp underlag vid en revision.

Med bra kvittohantering slipper du leta efter kvitton i högar av papper eller bli stressad när du behöver hitta något snabbt. Idag finns smarta digitala verktyg som hjälper dig att samla, sortera och spara kvitton på ett enkelt och säkert sätt – vilket sparar både tid och huvudvärk.

Hur skriver man ett enkelt kvitto?

För att kvittohantering ska fungera smidigt i praktiken är det inte bara viktigt att kunna spara kvitton – det kan även vara bra att veta hur man själv skriver ett korrekt kvitto vid behov. Nedan hittar du en enkel mall som visar vilka uppgifter ett kvitto bör innehålla.

Datum: 2025-06-03
Köpare: [För- och efternamn eller företagsnamn]
Säljare: [För- och efternamn eller företagsnamn]

Beskrivning av vara/tjänst:

• [T.ex. "Reparation av cykel", "Försäljning av begagnad dator", etc.]
  
  
• Antal: [t.ex. 1 st]
  
  
• Pris per enhet: [t.ex. 500 kr]
  
  
• Totalt: [t.ex. 500 kr]

Betalningsmetod: [t.ex. Swish, kontant, banköverföring]

Totalt betalt belopp: [t.ex. 500 kr]

Ort: [t.ex. Stockholm]
Datum för betalning: [t.ex. 2025-06-03]

Underskrift – säljare: ______________________
Underskrift – köpare (valfritt): ______________________

Vilka uppgifter ska ett kvitto innehålla?

Ett kvitto fungerar som bevis på att en betalning har gjorts och ska därför innehålla vissa grundläggande uppgifter för att vara giltigt. Det viktigaste är datum för försäljningen, säljarens namn och kontaktuppgifter (t.ex. företagsnamn, adress och eventuellt organisationsnummer), samt en tydlig beskrivning av varan eller tjänsten – inklusive antal, pris per enhet och totalbelopp.

Om säljaren är momsregistrerad ska moms redovisas med belopp och procentsats. Det ska även framgå hur betalningen gjorts, t.ex. med Swish, kontant eller kort. Företag bör även ha ett kvittonummer för bokföring.

Det kan också vara bra att inkludera köparens namn, särskilt vid försäljning mellan privatpersoner, samt ort och underskrift vid manuella kvitton. Villkor som “såld i befintligt skick” kan också anges vid behov.

Ny lag för kvittohantering gör att du slipper spara papperskvitton 

Från 1 juli 2024 gäller nya regler i Sverige som gör det enklare för företag att slippa spara papperskvitton. Så länge du digitaliserar kvittot – alltså skannar eller fotar det och sparar det säkert – behöver du inte längre behålla originalet i pappersform.

Det betyder mindre papper och smidigare hantering för dig. Men kom ihåg, den digitala kopian måste sparas i minst sju år, precis som tidigare. Om du redan har digitaliserat gamla kvitton kan du också slänga pappersversionerna. 

Läs även: Hur länge ska man spara kvitton enligt lagen?

Vad är digitala kvitton?

Ett digitalt kvitto, även kallat e-kvitto, är helt enkelt den moderna versionen av ett papperskvitto. Du får samma information – vad du köpt, när du köpte det och hur mycket du betalade – men istället för att få en utskrift i handen skickas kvittot direkt till din mejl, en app för kvittohantering eller en digital plånbok.

Skillnaden? Du slipper papperslappar i plånboken, och allt sparas smidigt på din mobil eller dator.

Det finns några olika typer av digitala kvitton:

• Skannade kvitton: Det här är foton eller inskannade kopior av papperskvitton. Många appar använder så kallad OCR-teknik (optisk teckenigenkänning) för att läsa av kvittot automatiskt – perfekt om du vill kunna söka eller sortera bland dina kvitton.
  
  
• E-kvitton från butiker eller e-handel: Allt fler företag erbjuder möjligheten att få kvittot skickat via mejl eller sms efter köpet. Du kan enkelt spara det digitalt för bokföring, garantier eller framtida behov.
  
  
• Kvitton från betalappar: Tjänster som Swish, Klarna eller PayPal visar ofta kvittot direkt i appen efter att du betalat. Det sparas där, så du kan gå tillbaka och hitta det när du behöver.

Fördelar med digitala kvitton

Utöver att vara praktiska och lätta att hantera finns det flera fördelar med att använda digitala kvitton – både för miljön och för effektiviteten i vardagen. Här är några av de främsta anledningarna till varför digitala kvitton är det bästa alternativet: 

Mer hållbart

Vi vet alla att papperskvitton i stora mängder inte är särskilt snälla mot miljön. Med digitala kvitton minskar du pappersförbrukningen – och det känns bra att göra ett litet men konkret bidrag till en grönare vardag.

Sparar både tid och energi

Slipp leta i pärmar eller lådor efter gamla kvitton. Med digitala lösningar kan du enkelt söka, sortera och organisera kvitton på några sekunder. Det frigör tid som du kan lägga på annat – som att driva din verksamhet.

Inget mer borttappat

Har du någon gång stått där utan kvittot du verkligen behövde? Med digitala kvitton slipper du problemet. Allt sparas automatiskt, och du kommer åt dina kvitton via mobilen eller datorn – när du vill, var du vill.

Bättre koll på utgifterna

Digitala kvitton gör det enklare att följa upp inköp, se vem som köpt vad, och hålla reda på vilka leverantörer ni handlar mest från. Perfekt inför bokslut, budgetplanering eller om du bara vill få en tydligare överblick över företagets kostnader.

Att gå över till digitala kvitton är alltså inte bara en modern lösning – det är en investering i både struktur, miljö och effektivitet.

Så fungerar digital kvittohantering

Det finns flera smidiga sätt att spara och organisera digitala kvitton – det handlar bara om att hitta det som passar dig bäst. Här är några vanliga (och enkla!) metoder:

Använd en app: Det finns många appar som hjälper dig att samla och sortera dina kvitton på ett och samma ställe. Vissa är kopplade direkt till din bank eller de butiker du handlar hos ofta, medan andra låter dig ladda upp bilder eller PDF:er av kvitton du fått på andra sätt. Enkelt, överskådligt och alltid nära till hands i mobilen.

Mejla dig själv: Vill du hålla det enkelt? Ta en bild eller skanna kvittot och skicka det till din egen mejladress. Skapa en särskild mapp i inkorgen där du sparar alla kvitton – det gör det lätt att hitta dem när du behöver dem.

Använd ett webbaserat verktyg: Det finns också digitala plattformar där du kan ladda upp och lagra dina kvitton. Fördelen är att du kommer åt dem från vilken enhet som helst – perfekt om du jobbar både från dator och mobil, eller vill dela kvitton med kollegor eller redovisningsbyrån.

När det gäller att hålla ordning finns det också många smarta funktioner. Vissa appar kategoriserar kvitton automatiskt, medan andra låter dig själv skapa mappar, taggar eller anteckningar. Och om du använder ett företagskort från Pleo, kan du dessutom skicka kvittot direkt in i bokföringen – vilket sparar både tid och huvudvärk.

Pleos kvittoskanner – en komplett lösning för företag

För företag som vill hantera kvitton digitalt är Pleos kvittoskanner en smidig lösning. Med Pleos app registrerar du enkelt utgifter direkt i mobilen – inget mer krångel med borttappade eller skrynkliga kvitton.

När du betalar med Pleo-kortet får du en notis i appen. Du fotar kvittot, och appen kopplar automatiskt ihop det med rätt köp, inklusive information som belopp och butik. Pleo kan även hämta kvitton direkt från din mejl – även retroaktivt upp till 30 dagar.

Alla medarbetare kan använda appen, vilket gör det enkelt att hålla koll på alla inköp. Resultatet? Mindre manuellt arbete, bättre överblick och mer tid över för viktigare saker.

Varför digital kvittohantering med Pleo gör skillnad

• Ökad produktivitet: Med Pleos kvittoskanner kan medarbetarna lägga mer tid på sina kärnuppgifter istället för att jaga kvitton.
  
  
• Flexibel hantering: Skanna och registrera köp när som helst, var som helst, till och med under tjänsteresor.
  
  
• Bättre ordning: Alla kvitton samlas på ett ställe och kan lätt hittas, vilket minskar pappershögar och röran.
  
  
• Korrekt rapportering: Automatisk insamling och kategorisering av köp ger färre fel och snabbare bokslut.