Vill du bli expert på hur du genomför en leverantörskontroll för att säkerställa att dina leverantörer är seriösa? I den här artikeln får du tips på vad du som företagare kan göra för att försäkra dig om att du arbetar med pålitliga leverantörer – men också för att motverka svartarbete och uppmuntra en sund konkurrens.
Vad är leverantörskontroll?
Leverantörskontroll är processen eller systemet där ditt företag övervakar och säkerställer att dina leverantörer följer överenskomna standarder, regler och kriterier. Syftet med leverantörskontroller är att se till att produkter eller tjänster som levereras av leverantörerna uppfyller de krav som företaget har satt upp – såsom kvalitet, säkerhet, miljökrav, etik och lagkrav.
Läs även: Leverantörsbedömning: Så anlitar du de bästa leverantörerna till ditt företag.
Ställ krav på dina leverantörer – och följ upp dem noggrant!
Det är viktigt att du ställer krav på de leverantörer du överväger att köpa tjänster från, eller tilldelar ett kontrakt. Kom ihåg att alltid följa upp leverantören under avtalstiden. Det är viktigt att kraven är relevanta och möjliga att följa upp. Till en början kan officiell företagsinformation verka torr och tråkig, med den är faktiskt för det mesta fullproppad med värdefulla ledtrådar.
När du vet vilken information du letar efter blir den en ovärderlig hjälp i arbetet med att säkerställa att du gör affärer med pålitliga aktörer.
Genom att använda dig av enkla rutiner kan du verifiera och kontrollera kritisk affärsinformation om de leverantörer du planerar att samarbeta med. Dessvärre förekommer det att kriminella och oseriösa aktörer använder företag för att bedriva olagliga affärer, begå bedrägerier eller helt enkelt försöka lura dig och ditt företag för egen vinning.
Hur fungerar leverantörskontroll i praktiken?
I praktiken handlar leverantörskontroll om att vara noggrann när du väljer dina leverantörer, att hålla koll med hjälp av regelbundna kontroller och vidta åtgärder om något inte stämmer. Leverantörskontrollen fungerar lite som en slags kvalitetspolis som ser till att dina leverantörer håller hög standard och passar ihop med företagets mål och värderingar.
För att försäkra dig om att samarbetet med dina leverantörer fungerar optimalt behöver du även ha koll på din leverantörsstyrningen. Leverantörsstyrning handlar om att utvärdera, hantera och övervaka organisationens relation med externa leverantörer. Mer om leverantörsstyrning och hur det går till kan du läsa här.
4 viktiga leverantörskontroller när du upphandlar nya leverantörer
1. Vilken typ av företag är det?
Innan du godkänner en affär eller skriver på ett leverantörsavtal behöver du göra en ordentlig kontroll av den nya leverantören. Det här är en självklarhet och något som alla företag ska prioritera. Men vad är det då du behöver ha koll på, och vilka signaler behöver du se upp med?
En lätt men ändå värdefull kontroll är att se om leverantören tidigare varit i konkurs eller under rekonstruktion. Glöm dessutom inte att titta på historiken. En rekonstruktion kan ju avslutas utan att företaget faktiskt går i konkurs, med det kan ändå indikera att det har funnits ekonomiska eller operativa problem tidigare. Om företaget har bytt adress flera gånger på kort tid eller är inblandat i rättsliga processer är det en varningssignal.
Kontrollera följande:
- Finns det fler företag med liknande namn?
- Saknas verksamhetslokalen eller stämmer inte postadressen?
- Är det en boxadress eller en c/o-adress?
- Har adressen ett dåligt rykte från tidigare?
Genom att hålla koll på ovan nämnda punkter kan du minska risken för överraskningar och säkerställa att du gör affärer med seriösa aktörer.
2. Finns det förekomster i juridiska sammanhang?
Innan du signerar ett avtal med en ny leverantör bör du också kolla upp om företaget eller företrädaren har varit inblandade i några rättsliga turer.
Genom att genomföra en noggrann leverantörskontroll kan du minska risken för att bli lurad samtidigt som du ser till att allt går rätt till. Målet är att bygga bra, långsiktiga affärsförbindelser.
3. Hur ser bolagets ekonomi ut?
Var vaksam när du kollar igenom en leverantörs ekonomi. Siffror kan ge signaler på om något inte står helt rätt till, eller åtminstone om det är läge att ställa fler frågor till den potentiella leverantören.
Att kontrollera kreditvärdighet är en bra början, men det finns andra saker att också hålla ögonen på. Hur ser omsättningen ut i förhållande till antalet anställda? Är företaget registrerat för F-skatt? Och har det skett stora och snabba förändringar i omsättning eller antal anställda?
Kontrollera följande:
- Finansiella siffror och kreditvärdighet
- Hög omsättningsförändring på kort tid
- Hög personalomsättning trots få anställda
- Låg omsättning över flera år
Genom att vara noggrann med sådana kontroller kan du undvika otrevliga överraskningar och bygga stabila affärsrelationer på lång sikt.
4. Vilka företräder bolaget?
Självklart är det viktigt att i leverantörskontrollen kolla upp företaget i sig, men ställ också dig själv frågan om du verkligen vet vem du gör affärer med? Att genomföra kontroller på företagets företrädare kan ge dig viktig information som i slutändan påverkar om du väljer att gå vidare med kontraktet eller inte.
Det finns vissa varningssignaler att ha koll på, som avvikelser i angivna firmatecknare jämfört med det som är officiellt registrerat. En extremt ung eller gammal styrelseledamot kan också vara något att hålla ett extra öga på. Här är några fler saker att tänka på när du gör dina kontroller:
- Har det varit många styrelseförändringar på kort tid eller är styrelsen ofullständig?
- Är några av styrelseledamöterna inblandade i tidigare konkurser?
- Saknar bolaget revisor?
- Vem utöver styrelsen har kontroll över bolaget?
Genom att vara uppmärksam på dessa detaljer kan du göra mer informerade affärsbeslut och undvika obehagliga överraskningar längs vägen.
Enkel hantering av leverantörsfakturor med Pleo
För att upprätthålla ett bra samarbete med dina leverantörer är det viktigt att hantera alla fakturor korrekt. Med Pleos automatiserade lösning för leverantörsreskontra hanterar och betalar du alla dina fakturor i raketfart. Leverantörsreskontra fungerar precis som andra typer av reskontror men hanterar enbart information och detaljer kring ett företags leverantörer. Här sorteras inkommande fakturor, med specifikationer och detaljer som bland annat visar om fakturorna är betalda eller inte. Med Pleos verktyg för utgiftshantering får du eller företagets ekonomiavdelning smidig kontroll och en tydlig överblick över företagets ekonomi.
