Leverantörsbedömning: Så anlitar du de bästa leverantörerna till ditt företag
Missa inte ett enda inlägg
Alla organisationer och företag strävar efter att ha nöjda kunder. För att uppfylla dina kunders krav på produktkvalitet, tillgänglighet och pris är det avgörande att varje del av leveranskedjan fungerar effektivt. En kritisk del av denna kedja är leverantörerna, som måste utvärderas och granskas noggrant. Du måste genomföra en leverantörsbedömning.
I den här artikeln läser du mer om vad en leverantörsbedömning är, vad den ska innehålla och hur den ska genomföras. Vill du också anlita de bästa leverantörerna inom din bransch? Med den här guiden till hjälp vet du precis hur du ska gå tillväga.
Vad är leverantörsbedömning?
Leverantörsbedömning för företag är en viktig funktion i strävan mot bättre kvalitet i verksamheten. Genom att säkerställa att leverantörerna uppfyller företagets krav och förväntningar blir det också enklare att möta kundernas förväntningar och krav. Med tillförlitliga och leveranssäkra leverantörer kan ditt företag uppnå högre kvalitet – och med det ännu nöjdare kunder.
Enligt standarderna ISO 9001:2015, ISO 140a01:2015 och ISO 45001:2018 finns det krav på att företag regelbundet, oftast årligen, utvärderar och beslutar vilka leverantörer som ska anlitas. Därefter behöver du som företagare arbeta för att vidareutveckla samarbetet genom att ställa krav och föreslå förbättringar. Något som många företag, och så även du, kan lösa genom att genomföra en leverantörsbedömning.
Var också noga med att alltid upprätta ett leverantörsavtal med dina leverantörer. Mer om vad ett leverantörsavtal är och hur ett sådant ska se ut kan du läsa här.
Varför gör man en leverantörsbedömning?
Det finns flera skäl till att genomföra en leverantörsbedömning. Du kanske till exempel vill utvärdera:
- Om leverantören har tillräcklig finansiell styrka för att undvika konkurs.
- Om leverantören har kvalitetssystem och rutiner som säkerställer önskad kvalitet.
- Leverantörens förmåga att leverera i tid och långsiktigt säkerställa leveranser.
Vad ingår i en leverantörsbedömning?
Om du driver ett företag som anlitar leverantörer är du förmodligen medveten om de utmaningar som kan uppstå när företaget ska välja en ny leverantör. Det finns ofta en mängd alternativ att välja mellan inom de flesta branscher, vilket kan göra det svårt att hitta det bästa alternativet för just ditt företag. Däremot kan du underlätta processen genom att använda vissa strategier för bedömningen. Ett sådant exempel är att förbereda mallar för leverantörsbedömning som leverantörerna får fylla i. I dessa mallar kan du be dem uppge information om till exempel vilka ISO-standarder de uppfyller, deras rutiner för kontinuerlig förbättring, hur de mäter kundnöjdhet, och vilka krav de ställer på sina underleverantörer.
Genom att låta alla intressanta leverantörer fylla i samma bedömningsformulär blir det enklare för dig och dina medarbetare att få en överblick och jämföra leverantörerna. Det blir snabbt tydligt vilka som uppfyller era krav och vilka som inte gör det, vilket gör valet av leverantör mycket smidigare. Om en leverantörsbedömning leder till ett samarbete är det ändå viktigt att fortsätta utvärdera och utveckla samarbetet, helst årligen.
När leverantören väl är vald och igång med sitt arbete bör du gå över till att fokusera på leverantörsstyrningen. Leverantörsstyrning handlar om att utvärdera, hantera och övervaka organisationens relation med externa leverantörer. Mer om leverantörsstyrning och hur det går till kan du läsa här.
7 metoder för leverantörsbedömning
1. Mall för leverantörsbedömning
Den vanligaste metoden är som sagt att leverantörerna får fylla i ett formulär där de besvarar frågor om deras verksamhet, produkter, ledning och ekonomi. Leverantören kan också komplettera formuläret med årsberättelser, kvalitetscertifikat med mera. Denna metod, kallad egenbedömning eller självbedömning, används i stort sett av varje inköpsavdelning eftersom den är tidsbesparande. Vissa organisationer väljer att publicera formuläret på sin webbplats för enkel åtkomst. När uppgifterna har samlats in används de som grund för vidare bedömningsarbete.
2. Granska kreditupplysning
En snabb metod för leverantörsbedömning är att inhämta kreditupplysningar från ett kreditupplysningsföretag. Denna metod är effektiv och bekväm, särskilt när man har många leverantörer att bedöma. En nackdel är dock att informationen oftast är begränsad till ekonomi och företagsledning. Kreditupplysningar är mest användbara i länder där årsbokslut och liknande är offentliga handlingar, vilket inte är fallet överallt. Dessutom kan det finnas en fördröjning eftersom bokslut redovisas långt efter verksamhetsårets slut. Via webben kan inköparen numera enkelt få fram relevanta upplysningar genom avancerade relationsdatabaser, som exempelvis kan visa om någon styrelseledamot varit inblandad i tidigare konkurser.
3. Kopior av leverantörens certifieringar
Det är vanligt att begära kopior av leverantörens certifieringar utfärdade av tredje part. I vissa fall kan även certifieringar av andra parter vara relevanta. Certifieringar är ofta relaterade till olika ledningssystem men kan också omfatta specifika produktcertifieringar. Vanliga certifieringar som bedöms är ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000, EMAS med flera. Exempel på produktcertifieringar är Bra Miljöval och KRAV.
4. Leverantörsbalanserade styrkort
Den här metoden för leverantörsbedömning grundar sig på den välkända Kaplan-Norton-modellen kallad 'balanced scorecard'. Den implementeras enklast genom att olika beställare inom en organisation besvarar enkäter (ofta webbaserade) som fokuserar på olika egenskaper hos leverantören. Beställarna betygsätter sedan leverantören baserat på deras upplevelse av pris, kvalitet, servicenivå med mera. Organisationens angivna data används för att utvärdera leverantören mot förutbestämda mål, vilket är anledningen till namnet 'styrkort'. Den här metoden används främst för att värdera befintliga leverantörer, och är särskilt lämplig inom tillverkningsindustrin där leverantörsbasen är homogen, även om metoden är utbredd inom många olika branscher.
5. Besök hos leverantören
Den mest krävande metoden är att besöka leverantören och noggrant granska alla delar av deras ledningssystem, logistik, produktion med mera. Denna metod ger en mycket pålitlig bild av leverantörens verksamhet, men den kräver också betydande erfarenhet för att kunna identifiera och bedöma vad som verkligen är av central betydelse.
6. Statistik från inköpssystemet
De flesta inköpsorganisationer använder avancerade inköpssystem som fungerar som relationsdatabaser. Systemen innehåller information om ramavtal, produkter, beställningar, leveranstider, mottagningskontroll med mera. Genom systemen kan man generera rapporter som täcker leveransprecision, leveranssäkerhet, inköpsvolymer, prisutveckling, kvalitetsavvikelser och annan relevant data. Informationen är värdefull för att bedöma leverantörens betydelse och förmåga att leverera.
Inom tillverkningsindustrin är det vanligt att använda olika statistiska metoder för att analysera trender och samband. Även data från leverantörsbalanserade styrkort kan analyseras på liknande sätt för att få en djupare förståelse av leverantörens prestationer och bidrag till verksamheten.
7. Ekonomisk leverantörsbedömning
Vanligtvis börjar man den här leverantörsbedömningen utifrån års- eller delårsbokslut. Man analyserar olika nyckeltal, där de viktigaste oftast är soliditet, lönsamhet, likviditet och vinstmarginal. Eftersom nyckeltalen varierar mellan olika branscher, jämför de flesta inköpare det bedömda företagets nyckeltal med genomsnittet för liknande företag inom samma bransch. Statistik över nyckeltal för olika branscher finns tillgänglig på SCBs hemsida.
En allmän regel är soliditeten, som indikerar företagets ekonomiska styrka. Företag med en soliditet under 15% betraktas ofta som riskabla och bör undvikas, eftersom det är vanligt att sådana företag går i konkurs förr eller senare.
Checklista för leverantörsbedömning
Vill du göra en bedömning av en leverantör men vet inte var du ska börja? Då kan du använda dig av vår checklista:
- Finansiell stabilitet:
- Bedöm leverantörens finansiella styrka genom att begära in och granska senaste årsbokslut och balansräkningar.
- Kontrollera kreditvärdighet och betalningshistorik om tillgängligt.
- Kvalitets- och processledningssystem:
- Begär in och utvärdera leverantörens kvalitetspolicy, eventuella certifieringar (t.ex. ISO 9001), och processledningssystem.
- Bedöm hur leverantören säkerställer och upprätthåller produktkvalitet och efterlevnad av avtalade specifikationer.
- Leveranskedja och leveransförmåga:
- Utvärdera leverantörens leveransförmåga genom att granska historiken av leveransprecision och leveranstider.
- Bedöm hur väl leverantören hanterar och kommunicerar vid eventuella leveransavvikelser eller förseningar.
- Miljö- och hållbarhetsprestanda:
- Kontrollera om leverantören har implementerat miljöledningssystem och hållbarhetsinitiativ (t.ex. ISO 14001).
- Bedöm leverantörens engagemang och prestanda gällande miljövänliga och hållbara affärspraktiker.
- Prissättning och ekonomiska villkor:
- Utvärdera prissättningsstrategier och villkor för betalning, inklusive rabatter, leveransklausuler och betalningstider.
- Referenser och kundfeedback:
- Begär referenser från andra kunder och kontakta dem för att få feedback på leverantörens prestanda och samarbete.
- Analysera eventuell kundnöjdhetsundersökning eller feedback som kan vara tillgänglig.
- Kontraktsvillkor och avtalsförhandlingar:
- Granska och förhandla om tydliga kontraktsvillkor som definierar ansvar, garantier, kvalitetsstandarder och leveranskrav.
- Säkerställ att avtalen inkluderar mekanismer för att hantera avvikelser och konflikter.
Denna checklista kan anpassas beroende på specifika branschkrav, företagets strategi och typ av produkter eller tjänster som levereras av leverantören.
Enkel hantering av leverantörsfakturor med Pleo
För att upprätthålla ett bra samarbete med dina leverantörer är det viktigt att hantera alla fakturor korrekt. Med Pleos automatiserade lösning för leverantörsreskontra hanterar och betalar du alla dina fakturor i raketfart. Leverantörsreskontra fungerar precis som andra typer av reskontror men hanterar enbart information och detaljer kring ett företags leverantörer. Här sorteras inkommande fakturor, med specifikationer och detaljer som bland annat visar om fakturorna är betalda eller inte. Med Pleos verktyg för utgiftshantering får du eller företagets ekonomiavdelning smidig kontroll och en tydlig överblick över företagets ekonomi. Du kan dessutom integrera bokföringsprogrammet ni använder varje dag.