Ett leverantörsavtal innehåller bestämmelser om vad leverantören ska leverera och till vilket pris. Men också om kvantitet, kvalitet, leveranstid och transportvillkor. Med andra ord är det ett viktigt avtal som krävs för att samarbetet mellan ditt företag och dina leverantörer ska fungera optimalt. I den här artikeln läser du mer om leverantörsavtal, vad det är, när och varför det behövs.
En snabb överblick av det viktigaste
- Avtalet beskriver vad leverantören ska leverera, till vilket pris och under vilka villkor, och är viktigt för att säkerställa att företaget kan uppfylla sina åtaganden gentemot kunder.
- Även om muntliga avtal kan vara bindande är skriftliga avtal tydligare och gör det lättare att dokumentera parternas rättigheter och skyldigheter samt undvika tvister.
- Exempelvis leveransens innehåll och kvalitet, pris, betalningsvillkor, leveranstid, ansvar vid förseningar och hur reklamationer ska hanteras.
- Det är viktigt att tydligt ange hur länge avtalet gäller, uppsägningstid, eventuella automatiska förlängningar samt hur samarbetet ska avslutas.
Vad är ett leverantörsavtal?
Ett leverantörsavtal är ett avtal som utförs mellan företaget och era leverantörer. Att ingå avtal med företagets betydelsefulla leverantörer är avgörande eftersom verksamheten är beroende av dem för att ni ska kunna uppfylla era åtaganden gentemot kunderna. Det är dessutom viktigt att villkoren i leverantörsavtalet speglar de villkor som gäller i företaget kundavtal. Om villkoren inte överensstämmer, riskerar ni att hamna i en besvärlig situation, leverantörer och kunder emellan.
När och varför behövs leverantörsavtal?
Det rekommenderas att upprätta ett skriftligt avtal så snart en tjänst eller vara ska levereras, oavsett om det sker löpande eller vid ett enstaka tillfälle.
Ett skriftligt avtal är alltid det mest pålitliga och tydliga sättet att reglera förhållandet med dina leverantörer.
Ett skriftligt avtal ger skriftlig dokumentation av parterna åtaganden och skyldigheter under en viss tidsperiod, samt specificerar vad som ska levereras. Av den anledningen är ett skriftligt leverantörsavtal nästan alltid en förutsättning för att en affär ska kunna genomföras.
En leverantörsskuld uppstår när ett företag eller en organisation har en obetald faktura till en leverantör eller partner. Läs mer om leverantörsskulder här.
Exempel: Vad ska ett leverantörsavtal innehålla?
Omfattningen av ett leverantörsavtal kan variera beroende på flera faktorer, såsom företagets storlek, avtalets varaktighet och omfattning, samt vilka varor eller tjänster som ska levereras. Det finns dock vissa punkter som är särskilt viktiga att inkludera i avtalet. Nedan följer en lista på vad avtalet bör innehålla. Kom ihåg att flera punkter ofta tillkommer:
- Vad som ska levereras och i vilken kvantitet och/eller kvalitet.
- Kostnaden för varorna eller tjänsten som ska levereras.
- Huruvida priserna ska vara rörliga eller fasta.
- Betalningstid.
- Leveranstid.
- Leveransplats.
- Vem som ansvarar för frakten.
- Vem som bär risken vid leveransförsening.
- Vad som händer om produkten eller tjänsten inte uppfyller avtalad kvalitet.
- Hur köparen ska reklamera om denne är missnöjd med det som levererats.
Ska ett detaljhandelsavtal innehålla ytterligare uppgifter?
Om leverantörsavtalet är ett detaljhandelsavtal kan det även inkludera flera ytterligare uppgifter, såsom varornas försäljningspris och moms, eventuella ytterligare avgifter samt villkoren för ändring eller uppsägning av avtalet.
Kom också ihåg att avtalet kan förnyas efter att den angivna tidsperioden har löpt ut, och att ni som avtalsparter kan hållas ansvariga vid avtalsbrott. Vanligtvis är avtalet även konfidentiellt genom en sekretessklausul eller ett separat sekretessavtal.
För att välja rätt leverantörer till ditt företag behöver du genomföra en leverantörsbedömning. Här är allt du behöver veta om hur du gör en leverantörsbedömning.
Varför fasta priser kan vara en risk
I en ekonomi med fluktuerande inflation och varierande råmaterialpriser kan ett fast pris under en längre avtalsperiod bli en ekonomisk fälla – främst för leverantören, men i förlängningen även för köparen om leverantören inte längre kan leverera lönsamt. Därför bör ett modernt leverantörsavtal reglera hur och när priser får justeras.
Indexreglering och råmaterialklausuler
För att skapa ett rättvist och förutsägbart samarbete kan ni inkludera en indexklausul. Det innebär att priset automatiskt justeras baserat på ett officiellt index (exempelvis Konsumentprisindex, KPI).
Andra vanliga metoder för prisjustering i ett leverantörsavtal är:
- Råmaterialtillägg: Priset kopplas till världsmarknadspriset på en specifik råvara (t.ex. stål, el eller drivmedel).
- Valutaklausul: Om du köper in varor i utländsk valuta kan avtalet reglera hur stora valutaförändringar som ska påverka slutpriset.
- Omförhandlingsrätt: En klausul som ger parterna rätt att sätta sig vid förhandlingsbordet om externa kostnader ökar med mer än ett visst antal procent (t.ex. 5 %).
Genom att vara tydlig med prisjusteringar i ditt leverantörsavtal undviker du plötsliga prischocker och skapar en mer stabil affärsrelation över tid.
Vad ska jag tänka på i ett leverantörsavtal med privatperson?
Som leverantör är det viktigt att särskilt reglera leveranstider, reklamationsvillkor och påföljder vid eventuella förseningar i enlighet med branschstandarder. Genom att inte erbjuda mer förmånliga villkor än vad som är normalt inom branschen kan du undvika obehagliga överraskningar och eventuella kostnader som kan uppstå på grund av omständigheter utanför din kontroll.
Avtalet ska tydligt reglera vad som ska levereras, av vem, hur det ska utföras, var och när det ska levereras samt till vilket pris.
Även om muntliga avtal är lika bindande som skriftliga, rekommenderas det att ett skriftligt avtal upprättas, särskilt om det är komplex och omfattande. Det här säkerställer att avtalsvillkoren är klara och lätta att följa. Utan ett skriftligt avtal kan det vara svårt att bevisa vad som har avtalats om en tvist skulle uppstå.
Om din avtalspartner inte vill skriva under ett formellt avtal är det klokt att åtminstone dokumentera vad ni har kommit överens om och skicka det till leverantören för bekräftelse. Det ger dem möjlighet att återkomma om de inte är överens om något av avtalsvillkoren innan affärsrelationen påbörjas. Kom ihåg att ett enkelt skriftligt avtal alltid är att föredra framför att inte ha något avtal alls!
Kan offerter användas som avtal?
En offert är ett erbjudande av de varor eller tjänster som ska levereras till en motpart. Offerten bör vara så detaljerad som möjligt eftersom den utgör grunden för ett potentiellt avtal mellan parterna. För att offerten ska resultera i ett bindande avtal krävs det att motparten accepterar villkoren i offerten i sin helhet, antingen muntligt eller skriftligen.
Om det inte sker någon accept eller om accepten kommer in för sent, kommer offerten inte att leda till ett bindande avtal. Ibland kan motparten istället svara med en motoffert, vilket innebär att de presenterar reviderade eller alternativa avtalsvillkor. I sådana fall är det den ursprungliga offertgivaren som måste ge en accept för att ett avtal ska anses vara ingånget.
När fungerar det bra med mall för leverantörsavtal?
Ett leverantörsavtal kan vara omfattande och innehålla många klausuler att hålla reda på. Då kan avtalsmallar vara till stor hjälp – farmförallt om dina kundrelationer är likartade och omfattar leveranser av samma eller liknande varor och tjänster. Däremot kan det vara svårt att använda avtalsmallar om din verksamhet är komplex och erbjuder flera olika typer av varor och tjänster, samt om dina kundrelationer är unika och varierande. I sådana fall är det bättre att upprätta individuella avtal som är anpassade till varje kund, och de specifika varor eller tjänster som ska levereras.
Hur ska leverantörsavtalet signeras?
Företaget och er motpart bör signera avtalet med era signaturer. Placera signaturerna på varje sida av avtalet. Om det inte är möjligt att upprätta och underteckna ett fysiskt dokument, kan ni använda ett digitalt onlineverktyg. För digitala signaturer är det en god idé att använda Mobilt Bank-ID för att tydligt verifiera parternas identitet.
Är allmänna villkor en bra lösning?
Allmänna villkor kan användas i verksamheten för att fastställa avtalsvillkoren som ska gälla för alla kunder. Genom att använda allmänna villkor slipper du som leverantör skriva separata avtal med varje enskild kund. Det ger dig en bättre överblick över de avtalsvillkor som tillämpas i dina affärsrelationer och kan även komplettera specifika avtal som ingås med enskilda kunder.
Det är vanligt att allmänna villkor publiceras på hemsidan så att potentiella kunder kan ta del av dem innan de bestämmer sig för att ingå ett avtal med leverantören. Det är viktigt att formulera villkoren så tydligt och detaljerat som möjligt, samtidigt som du tar hänsyn till både leverantörens och kundens intressen. Villkoren bör naturligtvis anpassas efter den specifika verksamhet som bedrivs.
När räcker inte standardavtal?
Även om allmänna villkor är effektiva för enkla transaktioner, kräver mer komplexa samarbeten ofta ett specifikt utformat leverantörsavtal. Skillnaden ligger i detaljrikedomen; där ett standardavtal täcker de juridiska grunderna, går ett specifikt avtal in på de unika riskerna och förutsättningarna i just din bransch.
Hur länge gäller ett leverantörsavtal?
När du skriver ett leverantörsavtal är det viktigt att vara tydlig med hur länge det ska gälla och hur man avslutar det. Man brukar skilja på två huvudtyper av avtalstid:
- Bestämd avtalstid: Avtalet gäller under en fast period (t.ex. 12 eller 24 månader). Var uppmärksam på om avtalet förlängs automatiskt om det inte sägs upp i tid – så kallad "automatisk förlängning".
- Tillsvidareavtal: Avtalet löper på tills någon av parterna väljer att säga upp det. Här är uppsägningstiden avgörande; den bör vara tillräckligt lång för att du ska hinna hitta en ny leverantör, men inte så lång att du blir fast i ett samarbete som inte längre fungerar.
Uppsägning av leverantörsavtal – vad gäller?
Uppsägning av leverantörsavtal bör alltid regleras tydligt i avtalet. Det är viktigt att ange vilken uppsägningstid som gäller och hur uppsägningen ska ske, exempelvis skriftligt via e-post eller rekommenderat brev. Om avtalet löper tillsvidare kan båda parter vanligtvis säga upp avtalet enligt den överenskomna uppsägningstiden.
För tidsbestämda avtal är det vanligt att avtalet automatiskt förlängs om ingen uppsägning sker i tid. Därför är det viktigt att ha koll på när en eventuell uppsägning av leverantörsavtal senast måste göras för att undvika att avtalet förlängs ytterligare en period.
Vikten av en exit-plan
Ett genomarbetat leverantörsavtal bör innehålla en "exit-plan". Detta är särskilt viktigt vid köp av komplexa tjänster eller IT-system där du riskerar att bli "lock-in" (fastlåst). En bra exit-klausul bör reglera:
- Överlämning: Hur ska data, dokumentation eller kvarvarande lager föras över till dig eller en ny leverantör?
- Samarbetsplikt: Att leverantören är skyldig att assistera vid överlämningen mot en skälig ersättning.
- Äganderätt: Bekräftelse på att kunden äger sin egen data även efter att avtalet upphört.
- Uppsägning vid avtalsbrott: Rätten att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören väsentligt brister i sina åtaganden.
Genom att reglera slutet på samarbetet redan vid starten av ett leverantörsavtal, minimerar du risken för kostsamma avbrott i din verksamhet.
Service Level Agreement (SLA) – Hur tjänsten levereras
När du köper tjänster, såsom IT-drift, mjukvara (SaaS) eller löpande support, räcker det inte med att bara definiera vad som ska levereras. Du behöver också reglera hur leveransen ska ske genom ett så kallat SLA (Service Level Agreement).
Ett SLA är en kritisk del av ett modernt leverantörsavtal och bör innehålla mätbara mål för exempelvis:
- Tillgänglighet: Hur många procent av tiden ska systemet vara i drift? (t.ex. 99,9%).
- Svarstider: Hur snabbt ska leverantören återkoppla vid ett supportärende?
- Åtgärdstid: Inom vilken tidsram ska ett kritiskt fel vara löst?
- Viten: Vad händer om leverantören inte når upp till de överenskomna nivåerna?
Genom att inkludera ett SLA i ditt leverantörsavtal skapar du en tydlig förväntansbild och minskar risken för frustration när vardagen väl rullar igång.
När ska avtalet skrivas på engelska?
Om antingen leverantören eller kunden inte talar svenska är det lämpligt att skriva leverantörsavtalet på engelska.
Snabbchecklista: 5 saker du inte får glömma i ditt leverantörsavtal
Förutom pris och leveranstid finns det fem kritiska punkter som ofta glöms bort men som kan få stora konsekvenser om de saknas:
- Immaterialrätt: Vem äger resultatet av arbetet? Säkerställ att äganderätten till ritningar, kod eller produkter övergår till köparen vid betalning.
- Sekretess (NDA): Skydda era affärshemligheter. En sekretessklausul hindrar leverantören från att dela känslig information om er verksamhet med konkurrenter.
- Underleverantörer: Har leverantören rätt att anlita tredjepart för att utföra jobbet? Om ja, se till att de tar fullt ansvar för underleverantörens arbete.
- GDPR & personuppgifter: Om leverantören hanterar data åt er (t.ex. ett IT-system) måste ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) finnas som bilaga till leverantörsavtalet.
- Tvistelösning: Var ska en eventuell konflikt lösas? Ange om tvister ska avgöras i allmän domstol (billigare men offentligt) eller genom skiljeförfarande (dyrare men diskret och snabbt).
Enkel hantering av leverantörsfakturor med Pleo
För att upprätthålla ett bra samarbete med dina leverantörer är det viktigt att hantera alla fakturor korrekt. Med Pleos automatiserade lösning för leverantörsreskontra hanterar och betalar du alla dina fakturor i raketfart. Leverantörsreskontra fungerar precis som andra typer av reskontror men hanterar enbart information och detaljer kring ett företags leverantörer. Här sorteras inkommande fakturor, med specifikationer och detaljer som bland annat visar om fakturorna är betalda eller inte. Med Pleos verktyg för utgiftshantering får du eller företagets ekonomiavdelning smidig kontroll och en tydlig överblick över företagets ekonomi. Du kan dessutom integrera bokföringsprogrammet ni använder varje dag.
