Digitala lösningar för leverantörshantering: Effektivisera och optimera dina relationer

Som företagare har du redan koll på hur viktiga dina leverantörer är. Oavsett om det handlar om råvaror, tjänster eller strategiska partnerskap påverkar leverantörerna både kostnader, kvalitet och möjligheten att växa på lång sikt. Därför blir leverantörshantering allt viktigare i dagens affärslandskap, där kraven ökar, konkurrensen hårdnar och riskerna i leverantörskedjan blir allt svårare att hantera. 

Med en genomtänkt leverantörshantering kan företag inte bara hålla ordning på avtal, kostnader och deadlines – de kan också bygga relationer som skapar mervärde, öka sin innovationsförmåga och säkerställa att alla affärsmål nås.

I den här artikeln går igenom vad leverantörshantering innebär, varför området blir allt viktigare samt vilka typiska utmaningar du som företagare ofta står inför. Vi avslutar med att visa vilka system som kan stödja arbetet och hur rätt verktyg kan göra leverantörshantering till en strategisk fördel för ditt företag.

En snabb överblick av det viktigaste

• Effektiv leverantörshantering går bortom administration och handlar om att maximera värdet från leverantörer, minska risker, säkerställa efterlevnad och stödja affärsmål.
• Manuella processer och utspridda dokument leder till missade deadlines, fel och bristande överblick. Digitala system samlar avtal, kontaktuppgifter och uppföljning på ett ställe, vilket sparar tid och minskar risker.
• Utgiftshanteringssystem (t.ex. Pleo) ger kontroll över kostnader, inköpssystem (t.ex. Visma Proceedo) effektiviserar inköpsprocesser och SRM-system (t.ex. Jaggaer) fokuserar på strategiska leverantörsrelationer och långsiktiga partnerskap.
• Digitala verktyg möjliggör bättre beslut, ökad transparens, riskhantering, innovation och långsiktiga samarbeten, vilket gör leverantörshantering till en strategisk fördel och stärker företagets hållbarhet och tillväxt.

Vad menas med leverantörshantering?

Kort sagt handlar leverantörshantering om de processer som hjälper till att stärka och maximera värdet av relationen med dina leverantörer. Det handlar också om att skapa en överblick över de olika leverantörerna och omfattar aktiviteter och uppgifter som: 

• Hantering av avtal
• Rapportering och uppföljning av KPI:er
• Uppsättning av gemensamma affärsmål som gynnar båda parter
• Efterlevnad
• Minimering av risker 
• Översikt över nyckelpersoner
• Lösning av tvister

Leverantörshantering skapar därmed en central plats där information om återförsäljare, avtal och nyckelkontakter samlas. Men effektiv leverantörshantering handlar inte bara om att samla information, ha leverantörer och interagera med dem. Det handlar också om att möjliggöra strategiskt arbete som i slutändan ser till att maximera värdet du får från dina återförsäljare, ROI, uppnå affärsmål och även minimera risker och säkerställa efterlevnad.

Vad är skillnaden mellan leverantörshantering och leverantörsrelationshantering?

Leverantörshantering och leverantörsrelationshantering är två begrepp som ofta blandas ihop, men de har olika fokus. Leverantörshantering handlar främst om den administrativa och operativa delen av samarbetet med leverantörer. Syftet är att kontrollera och optimera leverantörernas prestation så att de levererar enligt överenskommelse på ett kostnadseffektivt och tillförlitligt sätt.

Leverantörsrelationshantering, ofta benämnt som Supplier Relationship Management (SRM), har däremot ett mer strategiskt och långsiktigt fokus. Här ligger tyngdpunkten på att bygga starka relationer, skapa partnerskap och driva gemensam utveckling och innovation. Det handlar om att utveckla ett samarbete där både köpare och leverantör kan dra nytta av ökat värde, dela risker och möjligheter samt skapa konkurrensfördelar över tid.

Läs även: Vad är en leverantörsfaktura och hur bokförs den?

Varför blir leverantörshantering allt viktigare?

De flesta företag verkar i dag i en miljö där regelverken blir allt fler och kraven hårdare. Det gör samarbetet med leverantörer och återförsäljare mer komplext än någonsin.

Med nya regelverk och redovisningsstandarder, som till exempel IFRS 16, behöver företag inte bara hålla koll på sina egna processer – de måste också säkerställa att leverantörer och partners följer en lång rad krav.

Detta innebär nya utmaningar för dig som företagare. Du måste följa reglerna, minimera riskerna, upprätthålla effektiviteten i verksamheten och samtidigt se till att dina leverantörer lever upp till sina avtalsförpliktelser. Det blir snabbt många bollar i luften, särskilt om du fortfarande arbetar med manuella rutiner. Här kan digital leverantörshantering göra stor skillnad. 

I en värld där regelverken blir fler och kraven hårdare, är digital leverantörshantering nyckeln till kontroll, effektivitet och ett tryggt samarbete.

Med hjälp av rätt lösning för leverantörshantering får du den överblick som krävs för att hantera dagens ökande krav och skapa struktur i samarbetet med både leverantörer och återförsäljare.

De typiska utmaningarna med leverantörshantering

Det finns några vanliga utmaningar när det gäller att hantera och få överblick över leverantörer. Kanske känner du igen dig i en eller flera av dem.

Brist på digitalisering

Många företag arbetar fortfarande med pappersbaserade processer. Avtal skrivs ut, signeras och läggs i en låda – och när du behöver dem är de borta eller glömda. Manuella rutiner kan leda till att deadlines missas, kontrakt förnyas av misstag, möjligheter till omförhandling går förlorade och det blir svårt att kontrollera om leverantören lever upp till avtalet. Dessutom ökar risken för felaktiga uppgifter och revisionsproblem, vilket gör det svårare att uppfylla regler och krav. Kort sagt: utan digitala och optimerade processer blir leverantörshanteringen både tidskrävande och riskfylld.

Brist på centralisering och kontroll

Om flera personer ansvarar för avtal kan det lätt uppstå kaos – dokument ligger utspridda i olika mejlkorgar eller lådor, och plötsligt försvinner överblicken. Det blir svårt att spåra avtal, komma ihåg viktiga deadlines och säkerställa att avtalen följs eller omförhandlas i tid. Därför är det viktigt med en central plats där alla nyckelpersoner kan komma åt avtal och viktig data.

Bristande efterlevnad och riskhantering

När överblicken saknas blir det svårt att säkerställa efterlevnad, vilket ökar riskerna. Effektiva processer för leverantörshantering gör det enklare att bedöma leverantörers risknivå, kvalitet och leveranssäkerhet. Det skyddar inte bara företagets rykte, utan förbättrar också kundnöjdheten och underlättar tillsyn.

Brist på skalbarhet och utnyttjande av möjligheter

Om avtal hanteras i olika inkorgar eller i hemmagjorda Excel-ark blir det svårt att anpassa sig till nya regler eller förändringar på marknaden. Det begränsar möjligheterna till innovation, konkurrenskraft och tillväxt. Med ett effektivt digitalt system för leverantörshantering blir det däremot enklare att skala verksamheten, utnyttja data och anpassa processerna efter nya krav och affärsmöjligheter.

Du kanske också är intresserad av: Allt om processen för leverantörsutveckling. 

Program för leverantörshantering – varför är det viktigt för ditt företag? 

En programvara för leverantörshantering kan verkligen förenkla din vardag som företagare. Istället för att hålla koll på avtal, kontaktuppgifter och uppföljningar i olika dokument, mejltrådar eller Excel-ark, samlas all information på ett ställe. Det ger dig bättre överblick, sparar tid och minskar risken för misstag och missade deadlines.

Med rätt leverantörshanteringssystem blir administration inte en börda, utan ett kraftfullt verktyg för tillväxt, bättre beslut och starkare samarbeten.

Men ett bra system handlar inte bara om ordning och struktur. Det ger dig också möjlighet att följa upp leverantörernas prestationer, fatta snabbare beslut och identifiera förbättringsområden. Dessutom kan det hjälpa dig att förhandla smartare, hitta kostnadsbesparingar och bygga starkare relationer med de leverantörer som är viktiga för din verksamhet. På så sätt blir leverantörshantering inte bara en administrativ uppgift – det blir ett verktyg som stärker ditt företag, skapar långsiktiga fördelar och öppnar upp för nya möjligheter till tillväxt och utveckling.

Vi listar – de bästa systemen för leverantörshantering 

Lyckligtvis finns det olika typer av system och mjukvara för leverantörshantering som kan hjälpa dig med just detta, från utgiftshantering och inköpsprocesser till strategisk hantering av leverantörerna. Nedan listar vi tre typer av system för leverantörshantering och ger exempel på hur de kan göra skillnad för ditt företag.

1. Utgiftshanteringssystem

Ett utgiftshanteringssystem är utformat för att ge företag full kontroll och tydlig överblick över sina kostnader – inklusive hur mycket som spenderas hos olika leverantörer. Genom att samla in och strukturera data från inköp, kvitton och fakturor blir det enkelt att se var pengarna går, analysera mönster och identifiera möjligheter till besparingar. Systemet minskar också risken för onödiga utgifter och fel, vilket sparar både tid och pengar.

Detta är särskilt värdefullt för företag som vill ha bättre transparens kring vardagliga inköp och utlägg, men också över sina leverantörsrelationer. Med ett utgiftshanteringssystem kan ekonomiavdelningen snabbt få insikter om vilka leverantörer som står för de största kostnaderna, samtidigt som medarbetare kan hantera sina utlägg smidigare och mer digitalt. Resultatet blir en effektivare process, färre administrativa problem och en tydligare bild av företagets totala ekonomiska flöden – både internt och gentemot leverantörer.

Fördelar:

• Samlad överblick över alla utgifter i realtid
• Minskad risk för felrapportering eller borttappade kvitton
• Underlättar budgetering och ekonomisk planering
• Sparar tid genom automatisering av manuella processer

Pleo – är ett verktyg för utgiftshantering som erbjuder smarta företagskort kopplade till en digital plattform. Med Pleo kan medarbetare enkelt betala för utlägg och fota kvitton direkt i appen, samtidigt som ekonomiavdelningen får full insyn i alla utgifter. Systemet gör det också lätt att analysera kostnader på leverantörsnivå, vilket ger bättre kontroll över företagets relationer och utgifter hos varje leverantör.

2. Inköps- och upphandlingssystem

Inköps- och upphandlingssystem är lösningar som hanterar hela kedjan från behov och beställning till leverans, fakturahantering och betalning. De bidrar till att standardisera inköpsprocesser, minska administration och säkerställa att företaget alltid använder avtalade leverantörer. Den här typen av system passar särskilt bra för organisationer med stora inköpsvolymer eller komplexa leverantörsnätverk.

Fördelar:

• Effektivisering av inköpsprocesser från beställning till betalning
• Bättre kontroll över avtal och leverantörsvillkor
• Minskade kostnader genom samordnade inköp
• Större transparens och spårbarhet i inköpskedjan

Visma Proceedo – är ett inköpssystem som digitaliserar hela processen från beställning till betalning. Plattformen gör det enkelt att beställa varor och tjänster från godkända leverantörer och säkerställer att inköp sker i linje med företagets avtal och riktlinjer. Systemet hjälper även till att minska administrationen kring fakturahantering och ger tydliga analyser av inköpsmönster.

3. Leverantörsrelationssystem (SRM-system)

Ett SRM-system (Supplier Relationship Management) är ett mer strategiskt verktyg som fokuserar på att utveckla och förvalta relationen mellan företag och leverantörer. Dessa system används för att analysera leverantörernas prestation, identifiera risker och möjligheter, och bygga långsiktiga partnerskap som skapar värde för båda parter. SRM är särskilt viktigt för företag där leverantörerna utgör en avgörande del av verksamhetens konkurrenskraft.

Fördelar:

• Möjlighet att utvärdera och jämföra leverantörer på ett strukturerat sätt
• Stärkt samarbete och kommunikation med nyckelleverantörer
• Ökad innovationsförmåga genom gemensam utveckling
• Bättre riskhantering i leverantörskedjan

Jaggaer –  är en ledande plattform inom SRM som erbjuder avancerade funktioner för leverantörshantering, riskanalys och strategisk utveckling. Systemet gör det möjligt för företag att kategorisera sina leverantörer, mäta prestationer och bygga långsiktiga samarbeten. Med hjälp av data och analyser kan företag fatta mer välgrundade beslut och skapa konkurrensfördelar genom starkare leverantörsrelationer.

Behöver ditt företag också ett nytt system för leverantörshantering?

Leverantörshantering är inte längre enbart en administrativ uppgift – det är en central del av företagets strategi.

I takt med att kraven ökar och leverantörskedjorna blir mer komplexa, blir förmågan att skapa överblick, kontroll och långsiktiga relationer helt avgörande för konkurrenskraften.

Genom att arbeta strukturerat med leverantörshantering kan företag inte bara minska risker och säkerställa efterlevnad, utan också frigöra resurser, stärka sina samarbeten och skapa nya möjligheter för innovation och tillväxt. Med rätt digitala verktyg blir det dessutom enklare att centralisera avtal, följa upp prestationer och fatta välgrundade beslut som driver verksamheten framåt.

Oavsett om ditt företag står inför utmaningar med många leverantörer, ökande regulatoriska krav eller behovet av större transparens, kan ett system för leverantörshantering ge den struktur och överblick som krävs. På så sätt blir leverantörshanteringen inte bara ett sätt att hålla ordning – utan en strategisk fördel som bidrar till att bygga ett starkare och mer hållbart företag.