Att stärka samarbetet med leverantörer bidrar med stora fördelar till ditt företag. Det kan vara allt från ökad effektivitet till kostnadsminskningar, förbättrad punktlighet och högre kvalitet. Dessutom kan ett gott samarbete främja produktutveckling. Här är allt du behöver veta om leverantörsutveckling och hur du skapar en utmärkt relation med dina leverantörer.
Vad är leverantörsutveckling?
Leverantörsutveckling är en strategisk process där du som företagare samarbetar med dina leverantörer för att förbättra deras förmåga att leverera varor och tjänster. Målet är att öka leverantörernas prestation och kapacitet. Något som kan leda till bättre kvalitet, lägre kostnader, innovation och förbättrad leveranssäkerhet. Utvecklingsarbetet kan inkludera utbildning, teknisk support, investering och andra åtgärder som stärker leverantörens förmåga att möta köparens nuvarande och framtida behov.
Processen för leverantörsutveckling
Som en del av den övergripande inköpsstrategin och företagsprocessen etablerar inköpsavdelningar en process för leverantörsutveckling.
Nulägesanalys
Det första steget är att kartlägga vilka produkter eller produktsortiment som är kritiska och har utvecklingspotential.
För produkter som ska utvecklas eller konstrueras, arbetar köpare och leverantörer ofta nära varandra.
I nästa steg ska ni därför bedöma vilka leverantörer som ska leverera dessa produkter och avgöra om det finns utvecklingspotential. Den här bedömningen ska fokusera på leverantörernas förmåga inom områden som:
- Vidmakthålla prestationsförmåga.
- Takten i förbättringsarbetet.
- Förmåga till långsiktiga och hållbara förbättringar.
- Möta framtida utmaningar.
Leverantörer utan utvecklingspotential kan ersättas genom en ny upphandling. Traditionellt sett är det lösningen på leverantörsproblem, men moderna metoder fokuserar mer på att utveckla samarbeten med leverantörerna istället.
Efter att du gjort en allmän leverantörsbedömning av leverantörernas utvecklingsmöjligheter, måste de också värderas. Inom organisationens inköpsstrategi definieras nyckeltal som används för en detaljerad leverantörsvärdering. Syftet är att identifiera hur mycket leverantören avviker från önskad prestation eller förmåga, ofta presenterat genom en 'gap'-analys som visar vilka luckor som finns att fylla.
Leverantörsvärderingen kombinerar exakta mätningar av felfrekvens, rättidighet och svarstider med mer subjektiva bedömningar gjorda genom enkäter och poängkort. Det du ska fokusera på är att mäta nyckeltal som visat kundnytta. Moderna metoder inkluderar leverantörens bedömning av organisationen. Det här kan till exempel vara leverantörsenkäter som mäter nöjda leverantörsindex (NLI).
Utvecklingsteam
De flesta leverantörer som behöver leverantörsutveckling erbjuder komplexa produkter och kräver att både köpare och säljare samarbetar tätt. Därför är det viktigt att sätta ihop ett utvecklingsteam med folk från olika avdelningar. När du kontaktar leverantören har du som inköpare oftast redan ditt team redo, och då förväntar sig leverantören att matcha detta med sitt eget team.
Uppstartsmötet
Eftersom leverantörsutveckling skiljer sig från de mer operativa, dagliga leverantörskontakterna är det lämpligt att inleda den “nya” leverantörsrelationen med ett kick-off-möte. Det här ska vara ett mer ödmjukt möte där du bilder en relation med leverantören.
En lämplig agenda kan inkludera:
- Former för samverkan
- Organisation
- Kartläggning av möjliga förbättringsområden
- Nyckeltal, mätmetoder, mätfrekvens, ömsesidig mätning
- Rapportering
- Mål och delmål
- Tidsplan och mötesfrekvens
Avtal och samverkansmodell
I de flesta större ramavtal finns grundstenarna för samverkan och utvecklingsarbete redan lagda – men inte alltid. Om ramavtalet mellan parterna inte innehåller det här, bör kontakten med leverantören börja med att komma överens om hur samarbetet ska gå till. Det viktigaste är att fastställa kontaktvägar, forum, hur ofta möten ska äga rum, samt hur avtal och andra dokument ska hanteras.
Nästa steg är att bestämma hur utvecklingen ska ske och vad den ska omfatta för att lösa eventuella problem. Exempel på områden som kan regleras i avtalet är:
- Uthyrning av köparens personal till leverantören.
- Uthyrning av leverantörens personal till köparen.
- Utbildningsprogram.
- Bedömningar eller revisioner hos leverantören av köparen eller tredje part.
- Uthyrning av maskiner, IT-produkter etc.
- Leverantörens tillgång till köparens IT-system.
- Principen om öppna böcker.
- Gemensamma förhandlingar med underleverantörer.
- Gemensamma värdeanalyser (totalvärde, totalkostnad).
- Förbättrade pris- och kostnadsmodeller.
- Användning av köparens förhandlingsstyrka vid inköp från underleverantörer.
- Erbjudande av ekonomiska incitament.
Slutligen avtalar man om en tidsplan för genomförandet med tydliga slutdatum för måluppfyllnad.
Läs mer: Vad är ett leverantörsavtal och vad ska det innehålla?
4 viktiga områden för att stärka och utveckla era leverantörsrelationer
1. Egen organisation
De krav du ställer på dina leverantörer får aldrig vara större än dem du ställer på det egna företaget när det gäller ordning och reda inom organisationen. En leverantör kan inte fixa företagets egna misstag, bara täcka över dem. För att kunna ställa trovärdiga och rimliga krav på dina leverantörer måste ditt företag föregå med gott exempel och vinna deras förtroende, lika mycket som du behöver lita på dem. Du måste jobba internt med ständiga förbättringar och se till att all personal är engagerad i förbättringsarbetet som påverkar deras jobb och era gemensamma produkt- och informationsflöden.
2. Leverantörsstruktur
Det är vanligt att samarbeta med flera olika leverantörer. För att hålla koll på samtliga samarbeten behöver du strukturera dem i lämpliga grupper baserat på typ av produkt eller tjänst. Det enklaste sättet är att skapa två grupper: direktmaterial och indirekt material. Inom varje grupp ska du sedan organisera leverantörerna efter hur strategiskt viktiga de är för företaget, och hur relevant deras produkt eller tjänst är.
Den här strukturerade indelningen ger dig kontroll och översikt över ert arbete och gör det möjligt att fokusera resurserna på de leverantörer som är mest strategiskt viktiga för att uppnå krav, önskemål och förväntningar.
3. Mätetal
Till en början kan du begränsa användningen av uppföljning och mätetal för leverantörerna. Istället kan du fokusera på ett fåtal nyckeltal som tydligt återspeglar det viktigaste du vill uppnå från leverantörerna. Valet av mätetal kan variera beroende på gruppindelning och leverantörernas strategiska betydelse. Det är såklart viktigt att du och dina kollegor själva kan förstå och tolka resultaten, vilket kräver att ni kontinuerligt mäter och förbättrar er egen organisation.
4. Samarbete
Samarbete och ömsesidigt samförstånd är avgörande och något som är viktigt att ständigt sträva efter, både gentemot leverantörer och internt – och gentemot kunder. Ett framgångsrikt samarbete med dina leverantörer bör leda till en win-win situation där ni båda upplever att ni gynnas av samarbetet. För att ditt företag ska kunna utvecklas är det viktigt att ni arbetar för att era leverantörer ska kunna utvecklas i samma riktning.
Istället för att bara lägga fram krav och kritisera måste du uppmuntra, motivera och utmana dina leverantörer att ständigt förbättra sig. På så sätt hjälper du dem att bli bättre, vilket gynnar både dem och ditt företag.
Läs även: Guide: Så effektiviserar du processen för leverantörsstyrning.
Syftet med leverantörsutveckling?
Målet med leverantörsutveckling är att säkerställa att leverantörerna kan:
- Leverera produkter i rätt tid,
- Leverera produkter till rätt pris, och
- Leverera produkter med rätt kvalitet.
När du har en leverantör som kan garantera ovanstående, kan du börja lägga mindre energi på vissa moment i din egen verksamhet.
Om leverantörens process är kvalitetssäkrad och de själva upptäcker avvikelser, behöver du inte lägga lika mycket tid på att kontrollera kvaliteten – något många företag trots det fortfarande gör.
Om leverantören har egen tillverkning och använder statistisk processtyrning för att hantera sin produktion, har de också bra koll på processens variationer. Det här gör att de kan förutse kvalitetsnivån och leveransprecisionen bättre. Kostnaderna för att styra processen betalar sig snabbt genom att leverantören undviker kassationer, omarbetningskostnader, övertid och eventuella förseningsavgifter.
När leverantören kan hantera materialåtgången bättre, planera med större säkerhet och leverera rätt kvalitet i rätt tid, öppnas möjligheter för att diskutera produktpriset. Det här är särskilt troligt om leverantören kan visa en process där eventuella fel alltid upptäcks, vilket eliminerar behovet av inkommande kontroller hos ditt företag.
Genom att samarbeta med leverantören inom dessa områden genom leverantörsutveckling, kan man skapa en "win-win"-situation där båda parter gynnas.
