Leverantörsstyrning är samlingen av processer som möjliggör för ditt företag att identifiera, kvalificera, välkomna, genomföra transaktioner och samarbeta med rätt leverantörer. I den här artikeln guidar vi dig till leverantörsstyrning och hur processen går till, samt förklarar varför effektiv leverantörsstyrning är så viktigt.
En snabb överblick av det viktigaste
- Leverantörsstyrning omfattar allt från att välja och onboarda leverantörer till att löpande utvärdera deras prestation, kvalitet och risker.
- Operativ styrning säkrar den dagliga leveransen, medan strategisk styrning skapar långsiktigt värde, innovation och bättre affärsrelationer.
- Leverantörsstyrning leder till minskade risker och kostnader, bättre effektivitet i verksamheten samt en mer optimerad leveranskedja.
- Genom att samla data, automatisera processer och minska manuellt arbete blir leverantörsstyrningen mer datadriven, mindre sårbar och betydligt mer effektiv.
Vad är leverantörsstyrning?
Leverantörsstyrning innebär att utvärdera, hantera och övervaka organisationens relationer med externa leverantörer. Något som säkerställer att deras produkter och tjänster lever upp till de etablerade standarderna för kvalitet och säkerhet.
Leverantörsstyrning inkluderar allt från initial due diligence och urval av leverantörer till kontinuerlig utvärdering och riskhantering av affärsrelationer.
När det kommer till riskhantering är leverantörsstyrning avgörande för att identifiera och hantera risker relaterade till externa parter. Genom att integrera effektiv leverantörsstyrning i organisationens övergripande riskhanteringsstrategi kan du säkerställa att eventuella sårbarheter i leveranskedjan inte avslöjar organisationens informationssäkerhet.
Skillnaden mellan operativ och strategisk leverantörsstyrning
För att lyckas med leverantörsstyrning är det avgörande att förstå att processen sker på två plan: det operativa och det strategiska. Många organisationer fastnar i det operativa – att se till att varor kommer i tid – men det är i den strategiska styrningen som de verkliga konkurrensfördelarna skapas.
Operativ leverantörsstyrning: Fokus på nuet
Den operativa styrningen handlar om den dagliga interaktionen och att säkerställa att leverantören levererar enligt avtal. Det är här du hanterar transaktioner, följer upp enskilda order och löser akuta logistikproblem.
- Aktiviteter: Orderläggning, fakturahantering, leveransbevakning och reklamationshantering.
- Mål: Att minimera störningar i den dagliga driften och säkerställa att "här och nu"-behoven tillgodoses.
Strategisk leverantörsstyrning: Fokus på framtiden
Strategisk styrning (ofta kallad Supplier Relationship Management eller SRM) lyfter blicken från enskilda fakturor till den långsiktiga affärsrelationen. Här betraktas nyckelleverantörer snarare som partners än som bara säljare.
- Aktiviteter: Gemensam produktutveckling, långsiktig kapacitetsplanering, riskminimering och förhandlingar om ramavtal.
- Mål: Att skapa mervärde genom innovation, säkra försörjningskedjan mot globala osäkerheter och sänka de totala ägandekostnaderna (TCO) över tid.
Varför balans är viktig
Utan en fungerande operativ styrning stannar verksamheten, men utan en strategisk plan riskerar företaget att bli sårbart för marknadsförändringar och gå miste om innovationskraft. En effektiv process för leverantörsstyrning ser till att båda dessa nivåer samverkar, där data från de operativa flödena används som beslutsunderlag för de strategiska vägvalen.
Vad inkluderar processen för leverantörsstyrning?
Kvalificering
Kvalificering innebär utvärdering av leverantörer för att avgöra om de är tillräckligt kapabla att tillhandahålla nödvändiga varor eller tjänster enligt de standarder som köparen har satt upp.
Onboarding
Här samlas nödvändig information om de utvalda leverantörerna in – som en del av onboardingprocessen. Interna processer och system måste ändras eller uppdateras i enlighet med den här informationen. Relevanta intressenter ska också informeras för att ditt företag ska kunna erkänna den nya leverantören och börja handla med den.
Segmentering
Leverantörsegmentering är en process som går ut på att klassificera leverantörer i specifika leverantörsgrupper baserat på en fördefinierad uppsättning mätvärden. Det här kan till exempel vara leveransrisk, hur kritisk leveransen är, hur hög den totala utgiften är – bland annat.
Utvärdering
Utvärdering är det sista steget som används för att mäta en leverantörs prestation, samt för att säkerställa att leverantören uppfyller de villkor som fastställts i kontraktet. Det här är baserat på ett antal mätvärden, inklusive leveranstid, pris, produktion, kvalitet och service.
Mätbara resultat: KPI:er för effektiv leverantörsutvärdering
För att utvärderingen ska bli objektiv och affärsdriven räcker det inte med en allmän känsla av hur samarbetet fungerar. Genom att implementera tydliga nyckeltal (KPI:er) kan du fatta datadrivna beslut om vilka leverantörer som ska prioriteras, utvecklas eller fasas ut.
Här är de fyra viktigaste mätetalen att inkludera i din leverantörsstyrning:
|
KPI |
Vad det mäter |
Varför det är viktigt |
|
Leveransprecision |
Hur ofta varan eller tjänsten levereras exakt i rätt tid. |
Bristande precision skapar flaskhalsar och fördyrar din egen produktion eller tjänsteleverans. |
|
Kvalitetsindex |
Andelen leveranser som är helt felfria och uppfyller specifikationen. |
Hög kvalitet minskar kostnader för returer, reklamationer och sänkt kundnöjdhet. |
|
Ledtid |
Den totala tiden från det att en order läggs tills den är mottagen och kontrollerad. |
Kortare ledtider ökar din organisations agilitet och minskar behovet av stora, kostsamma lager. |
|
Hållbarhetsefterlevnad |
I vilken grad leverantören följer uppsatta miljömål och din Code of Conduct. |
Säkerställer att ditt varumärke inte förknippas med etiska övertramp eller miljöfarlig verksamhet. |
4 fördelar med effektiv leverantörsstyrning 
1. Minskad risk
Effektiv leverantörsstyrning kan inte bara minska risken för bedrägeri, som fakturafusk mellan personal och leverantörer, utan även bidra till att eliminera leveransproblem och minimera riskerna på ett smidigt sätt.
Tips! Leverantörsstyrning med Pleo Invoices leder till direkta besparingar genom att reducera den manuella administrationen av leverantörsfakturor med upp till 80 %.
2. Minskade kostnader
Effektiv leverantörsstyrning har potential att leda till långsiktiga kostnadsbesparingar.
3. Ökad effektivitet
När relationen utvecklas och kommunikationen förbättras får leverantörer en bättre förståelse för de företag de arbetar med. Det här innebär minskade förseningar i leveranskedjan och ett förbättrat operativt flöde.
4. Konsolidering av leveranskedjan
En konsoliderad leveranskedja gör det möjligt för köpare att minska antalet leverantörer de köper från, vilket effektiviserar inköpsprocessen och gör budgeteringen enklare.
Leverantörsutvärdering har som syfte att säkerställa att valda leverantörer uppfyller företagets krav och förväntningar – och är därför också en viktig del av hantering av dina leverantörer. Här är allt du behöver veta om leverantörsutvärdering.
4 utmaningar med leverantörsstyrning
1. Dålig kommunikation och brist på transparens
Om leverantören inte förstår företagets strategiska mål kan deras behov och krav bli ouppfyllda. På samma sätt kan oförmågan att upprätthålla en öppen, transparent relation mellan leverantör och företag kraftigt hämma de framsteg som båda parter gör.
2. En överbelastad leverantör
Eftersom leverantörer arbetar med flera organisationer samtidigt kan det uppstå problem med tillgängligheten av vissa produkter eller förseningar i att tillhandahålla den överenskomna tjänsten. Det här försvagar relationen som ett resultat.
3. Upprätthållen relation
Det är viktigt att ett företag, även under framgångsrika tider, upprätthåller en relation med leverantören. Inkludera dem vid varje milstolpe och håll dem informerade om framtida förändringar i företaget. Uppmärksamma också tidigare framgångar för att undvika att förstöra relationen.
4. Konflikter i avtal
Ett partiskt leverantörsavtal som inte överensstämmer med båda parters behov kan leda till problem. Det är avgörande att det finns en harmoni mellan både leverantör och organisation när det är dags för att sätta penna på papper.
Digitalisera din leverantörsstyrning med SRM-system
Att sköta leverantörsstyrning via kalkylblad och spridda e-postmeddelanden är inte bara tidskrävande, det innebär också stora risker. För att effektivisera processen på allvar väljer allt fler företag att implementera ett dedikerat systemstöd för Supplier Relationship Management (SRM).
Ett SRM-system fungerar som en central plattform där all data, kommunikation och dokumentation rörande dina leverantörer samlas. Här är tre kritiska fördelar med att digitalisera styrningen:
- En ”Single Source of Truth”: Istället för att information ligger utspridd i olika inköpares inkorgar eller lokala mappar, får hela organisationen tillgång till en gemensam och uppdaterad bild av leverantörsrelationen. Detta inkluderar allt från påskrivna avtal till aktuella certifikat och kontaktuppgifter.
- Minskat personberoende: Genom att centralisera dokumentationen blir din verksamhet mindre sårbar om en nyckelperson slutar eller är borta. Historiken och de strategiska planerna för varje leverantör finns kvar i systemet och är sökbara för efterträdaren.
- Automatiserade flöden: Ett SRM-system kan automatisera påminnelser om när ett avtal löper ut, när en leverantör behöver förnya sitt miljöcertifikat eller när det är dags för nästa utvärderingsmöte. Detta frigör tid för inköpare att fokusera på strategiskt värdeskapande istället för administration.
Genom att investera i rätt systemstöd går leverantörsstyrningen från att vara en reaktiv kontrollfunktion till att bli en proaktiv och datadriven del av företagets framgång.
Varför är leverantörsstyrning viktigt?
För företag som arbetar med produkter som ska levereras beror framgång på förmågan att förvärva, behålla och effektivt arbeta med leverantörer för att möta kundernas förväntan på högkvalitativa produkter som ska levereras i tid.
Så mycket som 50% av företagets värde kan bero på hur bra relationerna med leverantörerna är.
I takt med att leveranskedjor har blivit en del av globala nätverk har processerna för leverantörsstyrning blivit mer komplexa, tidskrävande och kostsamma. Ett stort beroende av manuella, pappersbaserade processer, samt dubbel inmatning av digitala händelser och ifyllning av formulär, har gjort utmaningarna ännu större. Svårigheterna har dessutom förvärrats av oroliga tider.
Det här förstärker betydelsen av effektiv leverantörsstyrning och goda relationer mellan företag och leverantörer. Relationerna är avgörande för att upprätthålla agilitet och motståndskraft inom leveranskedjor.
Ett framgångsrikt koncept för att hantera ovan nämnda utmaningar har varit att digitalisera och modernisera processerna för leverantörsstyrning. Något som leder till förbättrad leverantörsverifiering, bättre onboarding och starkare spårning av livscykeln. Resultatet är effektiv hantering av leverantörsrelationer i leveranskedjan.
