Lönesystem: Så väljer du rätt system för hantering av löner

Med ett användarvänligt lönesystem som har alla de funktioner din organisation behöver kan du och ekonomiavdelningen effektivisera utbetalningen av löner. Hur härligt låter inte det?

I det här blogginlägget berättar vi om vad ett lönesystem är, om olika varianter som finns och guidar dig till hur du väljer rätt. Dessutom ger vi exempel på marknadens bästa lönesystem. Fortsätt läsa för en enkel guide till hur du hanterar företagets löner – effektivt och smidigt.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Ett lönesystem är ett digitalt verktyg som underlättar beräkning och hantering av löner, genererar rapporter och kan vara molnbaserat eller installerat lokalt.
• Lönehantering involverar känsliga personuppgifter. Ett bra lönesystem erbjuder säker inloggning med tvåfaktorsautentisering, datalagring inom EU/EES och automatiska gallringsrutiner.
  
• Ett komplett lönesystem inkluderar automatisk löneberäkning, frånvaro- och tidrapportering, skattehantering, integrationer med andra system, elektroniska lönebesked, rapporter och analyser, anpassningsbarhet samt mobil åtkomst.
• Vid val av lönesystem är det viktigt att göra en behovsanalys, jämföra funktioner och säkerhet, samt planera för en smidig övergång med parallella lönekörningar och tydlig information till medarbetarna.

Vad är ett lönesystem?

Ett lönesystem är ett verktyg, antingen i form av programvara eller digital plattform, som underlättar beräkning och hantering av medarbetarnas löner. Det genererar också olika rapporter relaterade till löneadministration. Lönesystemet kan antingen vara installerat lokalt på företagets datorer, eller tillgängligt som ett externt system online.

Fördelen med det externa digitala lönesystemet är att det kontinuerligt uppdateras vad gäller aktuella lagar och regler, såsom skattetabeller och skattesatser. Det här skapar en extra trygghet eftersom informationen är tillgänglig oberoende av specifika enheter (som företagets datorer). Det möjliggör även att data bevaras även om ett tekniskt problem skulle uppstå lokalt.

Läs även: Software för utgiftshantering: 5 smarta verktyg för ditt företag

Vad inkluderas i ett lönesystem?

Vad ett lönesystem inkluderar kan variera. Oftast erbjuder lönesystemet en grundläggande modul där olika funktioner kan anslutas och anpassas baserat på företagets specifika behov.

Enkla lönesystem

I ett enklare lönesystem kan du mata in kontaktinformation, löneuppgifter och arbetsvillkor för varje medarbetare. Varje månad registrerar du även frånvaro, utlägg (om det inte sköts på ett smidigare sätt , till exempel i Pleo) och övrig relevant information.

Utifrån de här uppgifterna kan lönesystemet beräkna lön, semesterersättning och skattesats. Vid själva löneberäkningen genererar systemet individuella lönespecifikationer för varje medarbetare, men också rapporter som ska skickas till Skatteverket. Vanligtvis erbjuder systemet också färdiga funktioner för rapportering till olika institutioner såsom SCB, Svenskt Näringsliv, Collectum och Fora.

Avancerade lönesystem

De flesta lönesystem erbjuder tilläggsmoduler som kan integreras med det grundläggande programmet som förenklar lönerapporteringen. De här tilläggen inkluderar:

• Tidrapporteringssystem
• Utläggsredovisning
• Reseräkningssystem
• E-lönespecifikationer

Modulerna är ofta tillgängliga via webben, vilket ger medarbetare möjlighet att logga in och själva rapportera sina arbetstider och utlägg samt få tillgång till sin lönespecifikation. För mer avancerade lönehanteringssystem erbjuds även andra funktioner, såsom:

• Schemaläggning av personal
• Anpassade rapporter
• Analysverktyg

De här funktionerna bidrar till att hantera och skapa anpassade scheman. Men också att generera specialanpassade rapporter samt tillhandahålla verktyg för att analysera lönedata på ett mer djupgående sätt.

Vad ska man tänka på vid val av lönesystem?

Överväger du att byta lönesystem? Det är inte helt ovanligt att företag fortfarande använder föråldrade lönesystem som kräver mycket manuellt arbete. Arbete som skulle kunna digitaliseras. Det finns idag flera olika lönesystem på marknaden som kan öka din organisations effektivitet markant.

Ett värdefullt råd är att genomföra en behovs- och kravanalys för att identifiera följande:

• Vilka funktioner inkluderas i mitt nuvarande lönesystem?
• Vilka funktioner saknas som skulle underlätta för företagets lönehantering?
• Vilka specifika funktioner skulle göra lönehanteringen smidigare och mer effektiv?
• Vilka krav finns på rapportering?
• Hur komplexa är de gällande kollektivavtalen och behöver systemet hantera dem på ett specifikt sätt?
• Är kompatibilitet med andra system en viktig faktor att överväga?
• Slutligen, hur användarvänligt är det nuvarande systemet?

Genom att besvara de här frågorna kan du få en bättre förståelse för vilka behov och krav som behöver tillgodoses av det nya lönesystemet.

Läs även: Bli inte en dinosaurie – digitalisera mera!

Säkerhet och GDPR: Skydda företagets känsligaste data

När du väljer lönesystem är säkerheten avgörande. Lönehantering omfattar mycket känsliga personuppgifter, vilket ställer höga krav på GDPR-efterlevnad och leverantörens säkerhetsnivå. Säkerställ särskilt att systemet erbjuder säker inloggning med 2FA, datalagring inom EU/EES och automatiska gallringsrutiner. Ett säkert lönesystem handlar inte bara om lagkrav, utan också om att skapa förtroende hos medarbetarna.

Vilka funktioner bör ett lönesystem ha?

Att välja rätt lönesystem är avgörande för både effektivitet och säkerhet i lönehanteringen. Ett bra system underlättar beräkning av löner, hantering av frånvaro och rapportering, samtidigt som det skyddar känsliga personuppgifter och stödjer efterlevnad av GDPR. Här är de viktigaste funktionerna du bör leta efter:

1. Automatisk löneberäkning

• Beräknar löner baserat på avtal, skatter, förmåner och frånvaro.
• Minskar risken för manuella fel och sparar tid.

2. Säker inloggning och behörighetsstyrning

• Stöd för tvåfaktorsautentisering (2FA), t.ex. BankID
• Rollbaserade behörigheter som begränsar åtkomst till känslig data.

3. GDPR-vänlig datalagring

• Säker lagring av personuppgifter inom EU/EES.
• Stöd för automatiska gallringsrutiner för att radera data som inte längre behövs.

4. Integrationer med andra system

• Kopplingar till ekonomi- och personalsystem (t.ex. HR, tidsrapportering, bokföring).
• API-stöd för smidigare dataflöden.

5. Hantering av frånvaro och tidrapportering

• Registrering av sjukdagar, semester, flextid och övertid.
• Automatisk påverkan på löneberäkningen.

6. Skattehantering och rapportering

• Automatisk beräkning av skatter och avgifter.
• Genererar korrekta deklarationer och rapporter till myndigheter.

7. Elektroniska lönebesked

• Möjlighet att skicka lönebesked digitalt till medarbetare.
• Arkivfunktion för tidigare löneutbetalningar.

8. Rapporter och analyser

• Dashboardar och rapporter för uppföljning av lönekostnader, personalstatistik och KPI:er.
• Exportmöjligheter till Excel/PDF.

9. Anpassningsbarhet och flexibilitet

• Stöd för olika anställningsformer och kollektivavtal.
• Möjlighet att lägga till egna fält och regler.

10. Mobil åtkomst

• App eller mobilvänligt gränssnitt för chefer och medarbetare.
• Underlättar tidrapportering och attest, oavsett plats.

Pleo tipsar: Vilket är det bästa lönesystemet?

Det finns ett brett utbud av lönesystem på marknaden. Det kan vara allt från enklare varianter som passar mindre företag till mer avancerade och komplexa system. De större systemen har kapacitet att hantera stora mängder data. Nedan följer exempel på marknadens bästa lönesystem.

Kontek Lön

Kontek Lön har efter lanseringen av sitt molnbaserade lönesystem blivit mycket populärt. I dag anses systemet vara ett av de främsta på marknaden. Systemet är särskilt anpassat för företag som har över 30 medarbetare där det krävs mer avancerade beräkningar vad gäller kollektivavtal.

Fördelar:

• Stöd för mer avancerade beräkningar och komplexa scenarier.
• Ett bredare utbud av funktioner för personalhantering.

Nackdelar:

• Användarupplevelsen anses inte vara lika intuitiv som i Fortnox/Visma Lön Smart.
• Mindre lämpat för mindre företag.

Flex HRM Lön

Flex har tagit en unik position på marknaden genom att erbjuda en webbaserad helhetslösning inom personaladministration. Lönesystemet inkluderar en databas, gränssnitt, support samt förbättrad säkerhet med minskad risk för dataredundans.

Fördelar:

En unik helhetslösning som omfattar HR, tidsrapportering, reseräkningar, traktamenten och mer.

Molnbaserat och centraliserat på en och samma plattform.

Nackdelar:

Betydligt högre kostnader jämfört med andra system.

Erbjuder mest nytta för företag med minst 20 medarbetare.

Begränsat antal integrationer med andra system.

Fortnox Lön

Med Fortnox Lön är det lätt att hantera löneadministrationen i ditt företag. Du kan vara säker på att systemet alltid är uppdaterat med de senaste skattetabellerna, lagarna och reglerna. Du får assistans med allt från lönespecifikationer till individuella arbetsgivardeklarationer (AGI) utan att behöva ha förkunskaper.

Fördelar:

• Molnbaserat och modernt system.
• Automatisering av flera manuella moment i lönehanteringen.

Nackdelar:

• Systemet är inte det mest kraftfulla och har inte alla de funktioner som komplexa verksamheter kan kräva.
• Passar i huvudsak mindre företag.
  
  

Visma Lön Smart

Visma Lön Smart är ett lönesystem som representerar Vismas senaste satsning där de ersätter Visma Lön 300 med ett nytt molnbaserat löneprogram. Eftersom programvaran fortfarande är relativt ny når den ännu inte upp till samma nivå som konkurrenterna. Visma lägger stor kraft på att utveckla produkten och förväntas vara i branschens absoluta framkant framöver.

Fördelar:

• Använder den senaste tekniken vilket resulterar i en användarvänlig och snabb lösning.
• Stabilt företag som satsar på kraftfull produktutveckling.

Nackdelar:

• Kostar mer än många konkurrenter.
• Eftersom det fortfarande är ett nytt system på marknaden har det inte alla funktioner som konkurrenterna erbjuder.

Läs även: Småföretagarens dröm – Pleo integrerar med Visma eEkonomi.

Vad kostar ett lönesystem?

Priset för ett lönesystem kan variera och påverkas av flera faktorer, inklusive företagets storlek, antal medarbetare, de funktioner och tjänster som behövs, samt leverantörens prisstruktur.

Generellt sett kan ett lönesystem kosta från några tusenlappar per månad för mindre företag, till 10 000 kronor per månad eller mer för större företag med avancerade behov och tillval.

Det bästa sättet att få en exakt uppfattning om kostnaden för ett lönesystem är att kontakta de olika företagen. Då kan du få en offert och lösning baserat på ditt företags specifika behov och önskemål.

Checklista: Vad bör jag veta och göra innan jag väljer lönesystem?

Drar du dig för att byta system för att det verkar krångligt? Det är en vanlig känsla, men med rätt förberedelser går övergången oftast smidigare än man tror.

Här är en konkret checklista för att säkra ett tryggt byte:

• Säg upp det gamla avtalet i tid: Kontrollera uppsägningstiden på ditt nuvarande system så tidigt som möjligt. Vissa leverantörer har upp till tre månaders uppsägningstid. Planera bytet så att du slipper betala licenskostnader för dubbla system längre än nödvändigt.
• Exportera personalregistret (PAXML): Du ska inte behöva mata in alla anställdas uppgifter manuellt på nytt. Se till att exportera en så kallad PAXML-fil från ditt gamla system. Det är en standardfil som innehåller all grunddata och som enkelt kan läsas in i det nya systemet.
• Kör parallella lönekörningar: Detta är det viktigaste steget för kvalitetssäkring. Gör lönekörningen i både det gamla och det nya systemet under minst en månad (gärna två om verksamheten är komplex). Jämför resultaten på sista raden. Det är det bästa sättet att upptäcka om semesterberäkningar eller skatteinställningar skiljer sig åt innan det blir skarpt läge.
• Informera medarbetarna: Minska antalet frågor till ekonomiavdelningen genom att vara tydlig. Informera personalen om att bytet sker, att lönespecifikationen kommer se annorlunda ut och var de hittar den framöver – exempelvis via en ny app eller digital brevlåda som Kivra.

Integrera ditt lönesystem med Pleo

Vill du integrera ditt lönesystem ihop med andra program? Till ett Pleo-konto kan du synka alla företagets favoritprogram, inklusive lönesystemet du eller din ekonomiavdelning använder varje dag. På så sätt kan du effektivisera din verksamhet ordentligt.Skulle du vilja lära dig mer om Pleo och vad vi kan erbjuda ditt företag? Boka en demo eller testa vår tjänst idag!