Software för utgiftshantering: 5 smarta verktyg för ditt företag

Effektiv utgiftshantering är viktigt för att ditt företags ekonomiavdelning ska fungera smidigt. När ni lämnar papperskvitton, Excel-ark och manuella processer bakom er och istället använder ett software för utgiftshantering får ni både bättre kontroll och mindre administration.

Med rätt mjukvara kan ni automatisera hela flödet – från hantering av kvitton och attest till integration med bokföringen. Det sparar tid, minimerar fel och ger er en tydlig överblick över företagets kostnader i realtid.

I den här artikeln går vi igenom vad software för utgiftshantering är och vilka fördelar den kan ge ditt företag. Dessutom listar vi 5 smarta verktyg som hjälper er att hantera era utgifter på bästa sätt. 

En snabb överblick av det viktigaste

• Software för utgiftshantering är ett digitalt verktyg som automatiserar hela hanteringen av utlägg, från kvittofångst och tolkning till attest, bokföring och återbetalning.
  
  
• Det hjälper företag att minska administration, få bättre kontroll över kostnader och ersätta manuella processer som papperskvitton och Excel-ark.
  
  
• De viktigaste funktionerna att leta efter är mobilapp, OCR-tolkning, automatiska policyregler, integrationer, företagskort, rapportering och stöd för milersättning och traktamente.
  
  
• Fem smarta verktyg är: Pleo, Abacum, Wallester, Xero och Sage Intacct, som alla riktar sig till olika behov och företagstyper.

Vad är software för utgiftshantering?

Software för utgiftshantering (på engelska Expense Management Software) är ett digitalt verktyg som hjälper företag att automatisera och effektivisera hela processen för att hantera medarbetares utlägg.

Med rätt software för utgiftshantering frigörs tid och resurser samtidigt som företag får bättre kontroll över sina kostnader.

I grunden handlar det om att ersätta den traditionella, manuella hanteringen – som ofta innefattar papperskvitton, Excel-filer och långa väntetider – med en smidig, digital och kontrollerad process.

Checklista: Viktiga funktioner i en software för utgiftshantering

Marknaden för utgiftshantering är stor, och olika system passar olika behov. Innan du väljer en lösning, använd den här checklistan för att utvärdera vilka funktioner som är viktigast för just ditt företag.

• Mobilapp och kvittofångst: Ett enkelt verktyg är avgörande. Systemet måste ha en intuitiv mobilapp där medarbetare snabbt kan fotografera ett papperskvitto eller vidarebefordra ett digitalt kvitto direkt vid köptillfället.
  
  
• OCR-tolkning: Mjukvaran bör använda OCR-teknik (Optical Character Recognition) för att automatiskt läsa av och fylla i data från kvittot, såsom belopp, datum, moms och leverantör. Detta eliminerar manuell inmatning och minskar risken för fel.

Lär dig mer om OCR-numret på din faktura. 

• Automatiska policyregler: En central funktion är möjligheten att bygga in företagets utgiftspolicy direkt i systemet. Mjukvaran kan då automatiskt flagga (eller blockera) köp som överskrider en beloppsgräns eller avviker från reglerna, vilket ger ekonomiavdelningen full kontroll.
  
  
• Integrationer: Detta är kanske den viktigaste punkten. Säkerställ att mjukvaran har robusta, färdiga integrationer mot era befintliga kärnsystem, framför allt ert ekonomi-/bokföringssystem och ert lönesystem.
  
  
• Företagskort: Många moderna lösningar erbjuder egna smarta företagskort. Fördelen är att transaktionen omedelbart syns i appen och att medarbetaren endast behöver komplettera med kvittot, vilket eliminerar behovet av privata utlägg.
  
  
• Rapportering och analys: För ekonomiavdelningen är det avgörande att enkelt kunna ta ut rapporter, följa kostnader i realtid och analysera företagets utgiftsmönster. Detta ger underlag för att optimera budgetar och hitta besparingsmöjligheter.
  
  
• Hantering av milersättning och traktamente: Om era medarbetare reser i tjänsten är detta ett måste. Leta efter funktioner som digital körjournal och automatisk beräkning av milersättning och traktamente enligt Skatteverkets gällande regler.

Läs mer om traktamente och hur det fungerar. 

4 fördelar med software för utgiftshantering

1. Ökad synlighet och kontroll 

En software för utgiftshantering ger en samlad bild av företagets alla inköpsrelaterade kostnader. Genom att centralisera finansiell data får ekonomiavdelningen full kontroll över utgifterna och kan enklare hantera allt från fakturor och kontrakt till uppföljning av budgetar och leverantörsprestanda. Denna helhetssyn gör det möjligt att identifiera trender, jämföra nyckeltal och upptäcka nya möjligheter till besparingar.

2. Högre precision och effektivitet 

Genom att automatisera inköps- och betalningsprocesser minimerar mjukvaran risken för manuella fel och säkerställer en högre datakvalitet i bokföringen. Digitala spår av alla inköp förenklar spårning, kategorisering och avstämning. Detta eliminerar inte bara felkällor utan frigör också värdefull tid som annars skulle ha lagts på tidskrävande analyser och korrigeringar.

3. Tydliga attestflöden 

Mjukvaran skapar transparenta och effektiva flöden för att godkänna inköp. Det här säkerställer att alla utgifter granskas och attesteras av rätt personer – oavsett om det är en chef, ekonomiavdelningen eller IT – innan köpet genomförs. Ett väldefinierat attestflöde garanterar att varje inköp ryms inom budget och har ett tydligt affärssyfte, vilket effektivt förhindrar felaktiga eller oauktoriserade utgifter.

4. Minskad risk 

Den ökade synligheten och kontrollen över hela inköpsprocessen minskar avsevärt företagets risker. Utöver säkra attestflöden erbjuder en software för utgiftshantering flera funktioner för riskhantering. Genom att centralisera inköpen förbättras regelefterlevnaden (compliance), och inbyggda verktyg för leverantörsutvärdering ger bättre underlag vid val av partners. En effektiv budgetkontroll i realtid motverkar dessutom både bedrägerier och oavsiktliga övertrasseringar.

Läs även: Optimera dina utgifter: Hur kostnadsoptimering kan ge bättre resultat.

Topp 5 software för utgiftshantering

Vi vill påminna om att priset för följande tjänster kan förändras och att det alltid är bäst att besöka den aktuella tjänstens hemsida eller kontakta företaget för exakt prisinformation. 

1. Pleo

Pleo är en molnbaserad plattform för utgiftshantering som gör det enkelt för företag att ta kontroll över sina dagliga utlägg. Plattformen kombinerar både fysiska och virtuella företagskort med en användarvänlig mobilapp som automatiskt fångar kvitton och skapar expense‑rapporter. Systemet integreras sömlöst med bokföringen, vilket minimerar manuella moment och ger ekonomiavdelningen full översikt över företagets kostnader i realtid.

Med Pleo kan ditt team snabbt registrera sina utlägg, följa upp spendering mot budgetar och få automatiska konteringsförslag, samtidigt som chefer kan godkänna transaktioner direkt i appen. Lösningen är designad för att frigöra tid, öka transparensen och ge företag bättre kontroll – utan att krångla till vardagen för medarbetarna.

Viktigaste funktioner

• Fysiska och virtuella företagskort med individuella begränsningar.
• Mobilapp för att fotografera kvitton och automatiskt matcha dem mot transaktioner.
• Automatiska expense-rapporter och realtidsöversikt av företagsutgifter.
• Integrationer mot ledande bokföringssystem och exportfunktioner.
• Kontroller och godkännande-flöden (spending limits, reviewers).

Viktigaste fördelar

• Mycket snabb implementation och användarvänlighet – vanligen enkelt för både anställda och ekonomi/HR.
• Minskar manuell administration och sparar tid vid månadsslut genom automatisering.
• Bättre kostnadssynlighet i realtid – gör det lättare att hitta sparmöjligheter.
• Skalbar prissättning och paket (starter-nivå för små team).

Passar för

Små och medelstora företag (särskilt startups och snabbväxande teams) som vill få snabb kontroll över dagliga utlägg, minska pappersarbete och få snabb ROI genom tidsbesparing. Pleo passar också utmärkt för företag som vill ge teamen frihet att spendera inom tydliga ramar – därför är det ett särskilt fördelaktigt alternativ för SMB-segmentet. 

I G2 har Pleo över 1 200 omdömen och kunderna skriver i kommentarerna om hur Pleo hjälper  dem i företagets dagliga ekonomiarbete. De säger bland annat: 

“Pleo har varit fantastiska från början till slut. Plattformen är otroligt enkel att använda, men om du någon gång skulle fastna med något (det är så lätt, jag har bara fastnat en gång) erbjuder deras team utmärkt hjälp för att lösa det.”

“Funktionen för realtidsuppföljning och uppladdning av kvitton sparar oss enormt mycket tid, och den automatiska kategoriseringen hjälper oss att hålla koll på budgetarna utan det vanliga pappersarbetet. Våra medarbetare uppskattar friheten, och vår ekonomiavdelning älskar det effektiva flödet.”

Källa: G2

2. Abacum

Abacum är en FP&A- (Financial Planning & Analysis) plattform med fokus på planering, prognoser och datakonsolidering för CFO-kontoret. Den använder automatisering och integrationer för att förenkla budgetering, forecasting och rapportering på ett skalbart sätt. 

Viktigaste funktioner

• Centraliserad finansiell planering och budgetering med mallar och bottom-up-workflows.
• Automatiska data-integrationer. 
• Realtids-dashboards och scenario-modellering för forecasting.
• AI-stödd analys/automatisering för att snabba upp konsolidering och rapporter.

Viktigaste fördelar

• Drastiskt mindre manuellt arbete i planeringscykler – snabbare, mer exakt forecasting.
• Skalbar för komplexa organisationer med flera datakällor.
• Bra för att få CFO/ledningsrapportering i realtid och bättre beslutsunderlag.

Passar för

Medelstora till större företag och snabbväxande SaaS-/techbolag där FP&A-processen behöver skalas, automatiseras och centraliseras.Särskilt organisationer som vill ersätta spreadsheet-centrerade workflows med en FP&A-plattform. 

Källa: G2

3. Wallester

Wallester är en kort-utfärdande och white-label-plattform (fysiska + virtuella kort) som riktar sig till företag och partner som vill erbjuda eller själva använda företagskort med realtidskontroll och integrerat utgiftsspår.

Viktigaste funktioner

• Instant issuance av virtuella och fysiska Visa/Mastercard-kort.
• Kontrollpanel för budgetallokering, begränsningar och realtidsövervakning.
• White-label-möjligheter och API:er för partners / fintech-integrationer. 
• Stöd för branschspecifika användningsfall (media buying, resehantering m.m.).

Viktigaste fördelar

• Snabb och flexibel kortutfärdande-funktionalitet för företag och plattformspartner.
• Bra för företag som behöver många virtuella kort (t.ex. för annonskonton eller projekt).
• API-drivet och enkelt att integrera i befintliga system/produkter.

Passar för

Företag och fintech-partner som behöver skalbar kortutfärdning, särskilt verksamheter med många onlinetransaktioner (medieköp, resebyråer, plattformar) eller som vill white-labela en kortlösning. Även bra för större SMB som vill många virtuella kort.

Källa: G2

4. Xero

Xero är en komplett molnbaserad bokförings- och redovisningsplattform som främst riktar sig mot små och medelstora företag – den inkluderar funktioner för fakturering, löner, lager, och inbyggd expense-hantering via Xero Expenses.

Viktigaste funktioner

• Bokföring, fakturering och bankavstämning i molnet.
• Expense-app för att skicka och hantera utlägg, samt möjligheter till ersättning.
• App-ekosystem med många tredjepartsintegrationer (banker, payroll, etc.).
• Mobilappar för hantering av kvitton och utlägg i fält.

Viktigaste fördelar

• Helhetsplattform för redovisning och utgiftshantering – minskar behovet av separata system.
• Lätt att komma igång för småföretag och bokföringsbyråer med starkt partner-ekosystem.
• Prisvärt och väl beprövat bland småföretag.

Passar för

Små till mindre medelstora företag som behöver en komplett bokföringslösning med inbyggd expense-hantering – särskilt om du redan vill ha fakturering, bankkopplingar och lönefunktioner i samma system.

Källa: G2

5. Sage Intacct

Sage Intacct är en kraftfull moln-ERP/fördjupad finans- och redovisningsplattform (särskilt stark för koncerner och komplexa redovisningsbehov) med funktioner för bokföring, projekt- och tid/expense-hantering samt omfattande rapportering och automation.

Viktigaste funktioner

• Avancerad kärnredovisning och multi-entitets-hantering.
• Time & Expense-modul som kopplar tid och utlägg till fakturering och revenue recognition.
• Kraftfulla dashboards, realtidsrapportering och integrationsmöjligheter via marketplace.
• Skalbarhet och compliance-stöd för större organisationer.

Viktigaste fördelar

• Starkt för komplex redovisning (multi-currency, multi-entity, project accounting).
• Bra automation för tid/utlägg → fakturering och redovisning, vilket minskar manuella fel.
• Stort ekosystem (partners och appar) för att skräddarsy lösningen.

Passar för

Medelstora till stora företag eller koncerner med komplexa redovisnings- och faktureringsbehov, projektbaserade verksamheter eller företag med flera dotterbolag/valutor där avancerad rapportering och skalbarhet är viktigt. 

Källa: G2

Läs även: Vad är spend management och varför är det viktigt?

Sammanfattning: Från administration till strategi

Software för utgiftshantering har gått från att vara ett enkelt verktyg för att skanna kvitton till att bli en strategisk resurs. Genom att automatisera administrationen frigörs tid för både medarbetare och ekonomiavdelningen. Ännu viktigare är att den data som samlas in i realtid ger företaget full kontroll och möjlighet att fatta smartare finansiella beslut.

Valet av rätt verktyg – oavsett om det är en allt-i-ett-lösning som Pleo eller en avancerad ERP-modul som Sage Intacct – börjar med en tydlig förståelse för företagets egna behov, policyer och befintliga systemlandskap.

Så väljer du rätt software för utgiftshantering

• Kartlägg behov och processer – Lista vilka funktioner och flöden som är viktigast för ert företag, t.ex. kvittohantering, attest, rapportering eller företagskort.
  
  
• Prioritera funktioner – Avgör vilka funktioner som är “måste-ha” och vilka som är “bra att ha”.
  
  
• Jämför lösningar – Titta på användarvänlighet, integrationer, skalbarhet och support för olika system.
  
  
• Testa med demo eller pilot – Prova programmet i praktiken för att se hur det fungerar för medarbetare och ekonomiavdelning.
  
  
• Utvärdera kostnad och ROI – Bedöm pris mot den tid och administration systemet kan spara samt förbättrad kontroll och insikt.
  
  
• Ta beslut och implementera – Välj lösning som bäst matchar era behov och säkerställ att alla i teamet får utbildning och support.