Vad är löpande bokföring? En komplett guide för företagare

Oavsett om du driver en enskild firma eller ett växande aktiebolag, är löpande bokföring en av de viktigaste delarna i företagets ekonomiska struktur. Genom att regelbundet registrera alla ekonomiska händelser – från inköp och försäljning till löner och hyror – skapas en tydlig bild av verksamhetens ekonomiska hälsa. En korrekt bokföring ger inte bara kontroll över kassaflödet, utan är också avgörande för att uppfylla lagkrav, fatta kloka affärsbeslut och undvika oväntade ekonomiska överraskningar.

I den här artikeln går vi igenom vad löpande bokföring innebär, hur den praktiskt fungerar, och vilka alternativ som finns för dig som företagare – inklusive hur digitala lösningar som Pleo kan förenkla processen.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Löpande bokföring är att löpande registrera företagets ekonomiska händelser för att hålla koll på ekonomi och följa lagen.
  
  
• Tillgångar, skulder, intäkter och kostnader är de grundläggande kategorierna för all bokföring.
  
  
• Bokföring bör göras snabbt efter varje affärshändelse, minst en gång i månaden. Kontanta betalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag.
  
  
• Bokföring görs av ägaren, anställd eller redovisningsbyrå. Kostnaden för löpande bokföring varierar, ofta 500–5 000 kr/månad, och digitala verktyg kan minska priset.

Vad är löpande bokföring?

Löpande bokföring innebär att fortlöpande registrera och hantera alla ekonomiska händelser i ett företag. 

Målet att ge en tydlig och korrekt bild av företagets ekonomiska situation. 

Det här uppnås genom att systematiskt bokföra varje transaktion som påverkar företagets ekonomi. 

Exempel på sådana händelser inkluderar:

• Inköp: Alla inköp, oavsett om det gäller kontorsmaterial, inventarier eller tjänster, ska bokföras. Till exempel registreras ett datorinköp för 10 000 kronor som en kostnad i redovisningen.
  
  
• Försäljning: Samtliga försäljningstransaktioner ska dokumenteras för att kunna följa upp intäkterna. Om företaget säljer varor för 15 000 kronor, bokförs det som en inkomst.
  
  
• Löner: Utbetalningar av löner, inklusive skatter och sociala avgifter, ska noggrant redovisas. Det säkerställer att personalkostnaderna speglas korrekt i bokföringen.
  
  
• Övriga utgifter: Här ingår exempelvis hyreskostnader för lokaler, ränteutgifter på lån och andra löpande kostnader. Alla utgifter som belastar företaget ska registreras på ett korrekt sätt.

Vilka är de fyra delarna i löpande bokföring?

De fyra huvudkategorierna inom löpande bokföring, även kallade kontoklasser, utgör grunden för hur ett företags ekonomiska händelser dokumenteras och analyseras. Genom att dela upp transaktionerna i dessa kategorier skapas en tydlig översikt över företagets finansiella situation. Här följer en närmare genomgång av varje kontoklass:

1. Tillgångar

Tillgångar representerar allt som företaget äger eller har rätt till och som har ett ekonomiskt värde. Dessa resurser kan användas för att generera framtida intäkter eller upprätthålla verksamheten. Exempel på tillgångar är:

• Likvida medel såsom pengar på bankkonton och kassa.
• Inventarier och anläggningstillgångar, t.ex. datorer, maskiner och fordon.
• Kundfordringar, det vill säga obetalda fakturor från kunder.
• Lager, som utgör varor avsedda för försäljning.

Tillgångarna delas ofta in i anläggningstillgångar (långsiktiga) och omsättningstillgångar (kortfristiga).

2. Skulder

Skulder omfattar företagets ekonomiska åtaganden gentemot andra parter. Det handlar om resurser som företaget är skyldigt att betala tillbaka, antingen på kort eller lång sikt. Exempel inkluderar:

• Leverantörsskulder, dvs. obetalda fakturor till leverantörer.
• Banklån och andra krediter.
• Skatteskulder och andra avgifter som ska betalas till staten.
• Upplupna kostnader, t.ex. räntor eller löner som hör till en tidigare period men ännu inte betalats ut.

Precis som tillgångar delas skulder in i kortfristiga (förfall inom ett år) och långfristiga (förfall längre fram i tiden).

3. Intäkter

Intäkter avser företagets inkomster från den huvudsakliga verksamheten. Dessa uppstår när varor eller tjänster säljs och är ofta det som driver företagets tillväxt. Exempel på intäkter:

• Försäljning av produkter eller tjänster till kunder.
• Hyresintäkter, om företaget hyr ut lokaler.
• Ränteintäkter från sparade medel eller investeringar.

Intäkterna registreras i samband med att prestationer genomförs, oavsett om betalningen mottagits eller inte.

4. Kostnader

Kostnader speglar företagets resurser som förbrukas i syfte att driva verksamheten. De är nödvändiga för att företaget ska kunna leverera sina varor eller tjänster. Vanliga kostnader inkluderar:

• Materialkostnader för varor som säljs.
• Personalkostnader, inklusive löner, sociala avgifter och pensionsavsättningar.
• Lokalhyra och andra driftskostnader.
• Avskrivningar på inventarier och maskiner.
• Räntekostnader på lån och krediter.

Att noggrant bokföra kostnader är viktigt för att kunna mäta lönsamheten och identifiera förbättringsområden.

Hur ofta görs löpande bokföring?

Löpande bokföring ska ske så nära inpå affärshändelsen som möjligt. Det innebär att du bör registrera transaktioner – som fakturor, kvitton och andra ekonomiska händelser – i bokföringen i takt med att de inträffar.

För de flesta små och medelstora företag innebär detta att bokföring bör göras minst en gång i månaden för att säkerställa aktuell och korrekt redovisning.

Det är viktigt att komma ihåg att kontanta in- och utbetalningar måste bokföras senast nästa arbetsdag, enligt bokföringslagen. Det gäller exempelvis betalningar som sker med kontanter, Swish eller direkt i kassan.

Hur fungerar löpande bokföring – exempel 

Låt oss följa Annas konsultbyrå "Nyköpings Konsult AB" för att kortfattat gå igenom hur löpande bokföring fungerar. 

Händelse 1: Direktförsäljning av tjänst

Vad hände? En kund betalar 12 500 kr (inkl. 2 500 kr moms) direkt till företagskontot för en utförd konsulttjänst.

Bokföring: En intäkt uppstår och tillgången (pengar på banken) ökar.

Händelse 2: Inköp av material

Vad hände? Anna köper kontorsmaterial för 1 250 kr (inkl. 250 kr moms) med företagskortet.

Bokföring: En kostnad uppstår och tillgången (pengar på banken) minskar.

Händelse 3: Löneutbetalning

Vad hände? Anna betalar ut lön till sig själv. Bruttolönen är 10 000 kr, vilket efter skatt ger en utbetalning på 7 000 kr.

Bokföring: Företaget får en lönekostnad och en skuld till Skatteverket.

(Kostnad för arbetsgivaravgifter bokförs också, men vi utelämnar det här för maximal tydlighet).

Sammanfattning

Med bara dessa tre bokföringar kan Anna nu se:

• Intäkter: 10 000 kr
• Kostnader: 11 000 kr (material + lön)
• Resultat: En förlust på 1 000 kr
• Bankens saldo: Har ökat med 4 250 kr (12 500 - 1 250 - 7 000)
• Skulder: En skatteskuld på 3 000 kr att betala.

Läs även: Momsredovisning: Så hanterar du företagets redovisning av mervärdesskatt. 

Vem sköter löpande bokföring?

Den löpande bokföringen sköts vanligtvis av:

1. Företagaren själv

I mindre företag – särskilt enskilda firmor – är det vanligt att ägaren själv sköter bokföringen, ofta med hjälp av bokföringsprogram.

2. En anställd ekonomiassistent eller redovisningsekonom

I lite större företag finns ofta en eller flera anställda som ansvarar för den dagliga bokföringen, som att bokföra verifikationer, kund- och leverantörsfakturor samt löner.

3. Redovisningsbyrå eller extern konsult

Många företag, särskilt små och medelstora, anlitar en redovisningsbyrå för att hantera hela eller delar av bokföringen. Det är både vanligt och praktiskt.

Bokföringsprogrammets betydande roll 

Idag utgör bokföringsprogrammet en avgörande komponent i den löpande redovisningen – oavsett vem som ansvarar för bokföringen. Program som Fortnox, Visma eEkonomi, Bokio fungerar inte bara som digitala pärmar, utan som verktyg som effektiviserar, automatiserar och kvalitetssäkrar ekonomiadministrationen.

Här kan du läsa mer om vilket bokföringsprogram som är bäst 2025

Vad kostar löpande bokföring?

Kostnaden för löpande bokföring varierar beroende på flera faktorer, såsom företagets storlek, antalet verifikationer per månad samt om du anlitar en traditionell redovisningsbyrå eller använder en digital bokföringstjänst. Generellt ligger priset mellan 500 och 5 000 kronor per månad, men kan vara högre för ett mer omfattande behov.

Faktorer som påverkar priset

Antal verifikationer: Ju fler ekonomiska transaktioner som ska bokföras varje månad, desto högre blir kostnaden.

Företagsform: Enskilda firmor är ofta billigare att bokföra för än aktiebolag, eftersom kraven är enklare och administrationen mindre omfattande.

Tjänstens omfattning: Enbart grundläggande bokföring är billigare än ett mer komplett paket som även inkluderar t.ex. lönehantering, momsrapportering och bokslut.

Grad av automatisering: Digitala och molnbaserade bokföringslösningar kan effektivisera arbetet och därmed sänka kostnaden jämfört med manuell hantering.

Priset för ett bokföringsprogram varierar beroende på funktionalitet och leverantör, men för mindre företag ligger kostnaden vanligtvis mellan 100 och 500 kronor per månad. Mer avancerade system med tilläggstjänster som lönehantering, fakturering och integrationer kan kosta mer. 

Läs mer om digital bokföring och hur det underlättar för ditt företag. 

Checklista för löpande bokföring – så kommer du igång 

1. Välj bokföringsprogram

Välj ett program som passar din verksamhet. 

2. Använd rätt kontoplan

Utgå från BAS-kontoplanen och anpassa vid behov.

3. Separera företagets ekonomi

Använd ett separat företagskonto för alla affärshändelser.

4. Spara alla underlag

Samla kvitton, fakturor och andra verifikationer – digitalt eller fysiskt.

5. Bokför löpande

Registrera transaktioner så snart de sker, särskilt kontanta betalningar.

6. Stäm av regelbundet

Kontrollera bankkonto, moms och saldon varje månad.

7. Rapportera i tid

Håll koll på viktiga datum för moms, arbetsgivardeklaration och bokslut.

8. Samarbeta vid behov

Ta hjälp av redovisningsbyrå vid bokslut eller om du kör fast.

Integrera ditt bokföringsprogram med Pleo

Vill du integrera ditt bokföringssystem ihop med andra program? Till ett Pleo-konto kan du synka alla företagets favoritprogram, inklusive bokföringsprogrammet du eller din ekonomiavdelning använder varje dag. På så sätt kan du minska risken för manuella fel – och spara en hel del tid!

Skulle du vilja lära dig mer om Pleo och vad vi kan erbjuda ditt företag? Boka en demo eller testa vår tjänst idag!