Farväl till pärmarna – här är guiden till digital bokföring 2025
Papper, pärmar och kvittohögar i all ära – men nu är det slut på det. Från den 1 juli 2024 har reglerna kring bokföring blivit enklare: du behöver inte längre spara fysiska original. Det betyder att företagare äntligen kan gå över till en helt digital bokföring utan att oroa sig för lagbrott eller förlorade kvitton.
Digital bokföring sparar tid, minskar risken för fel och gör det enklare att ha koll på företagets ekonomi – var du än befinner dig. I den här guiden går vi igenom vad digital bokföring innebär, hur du kommer igång och varför det är smartare än traditionell pappershantering.
En snabb överblick av det viktigaste
- Sedan 1 juli 2024 behöver företag inte längre spara bokföringsmaterial i det ursprungliga pappersformatet – digitala versioner är helt tillräckliga.
- Med digitala verktyg kan du hantera allt från fakturor och kvitton till bokföring och rapportering i ett system.
- Digital bokföring innebär att system automatiskt kan registrera transaktioner, kategorisera kostnader och integreras med andra administrativa verktyg.
- Med digital bokföring kan du följa företagets ekonomiska läge direkt via dator eller mobil, vilket ger snabbare insikter och enklare samarbete med redovisningskonsulter.
Måste man ha bokföring i pappersform?
Från och med den 1 juli 2024 behöver du inte längre spara ett pappersoriginal av din räkenskapsinformation – oavsett om du fått den på papper eller digitalt.
Kravet på att spara bokföringsmaterial i det format det kom i, alltså både på papper och digitalt, är borta. Även regeln om att spara pappersoriginal i tre år har slopats.
Det betyder att alla företag nu kan gå helt över till digital bokföring utan att oroa sig för gamla regler.
Kan man bokföra digitalt?
Digital bokföring betyder att du hanterar företagets ekonomi genom ett bokföringsprogram eller en webbtjänst istället för med gamla papper och pärmar. Det är en mycket smidigare och enklare metod för att hålla ordning på siffrorna, och idag är det något som de flesta, både småföretag och större bolag använder sig av.
Vad innebär digital bokföring?
Digital bokföring kan omfatta flera delar:
- Automatisk bokföring av transaktioner – t.ex. att banken kopplas till bokföringssystemet så att in- och utbetalningar registreras automatiskt.
- Digitala verifikationer – istället för att spara papperskvitton och fakturor kan du ladda upp skannade eller fotograferade versioner.
- Molntjänster – bokföringen sker i en webbtjänst som du kan nå från vilken dator eller mobil som helst.
- Integrationer – bokföringssystemet kan kopplas ihop med fakturering, lönehantering, tidrapportering och andra administrativa verktyg.
Pleo erbjuder en smidig lösning för kvittohantering
Håll enkelt koll på företagets utgifter med Pleos smidiga kvittoskanner. Med Pleo-appen behöver du aldrig mer oroa dig för borttappade eller skrynkliga kvitton. Så fort ett köp är gjort kan du snabbt skanna kvittot direkt i appen, där det automatiskt kopplas till rätt transaktion. Det sparar både tid och minskar risken för fel. Glöm manuell kvittohantering och tidskrävande administration – med Pleo blir hela processen enklare, mer effektiv och helt digital. Läs mer om Pleos funktion för utgiftshantering.
Regler vid digital bokföring – hur länge måste man spara bokföring?
Reglerna för digital bokföring är egentligen desamma när det gäller hur länge du ska spara räkenskapsinformation. Bokföring ska sparas i sju år, oavsett om det är digitalt eller på papper.
Det som har ändrats är regeln om pappersoriginal. Tidigare var du tvungen att spara pappershandlingar i minst tre år, eftersom det fanns en risk att digitala kopior skulle bli oläsliga. Men den regeln är nu borta.
Så, med den nya lagen räcker det att du digitaliserar dina räkenskapsuppgifter. Det viktigaste är att all information bevaras i sju år, oavsett om du väljer att spara den på papper eller digitalt.
Läs även: Hur länge ska man spara kvitton enligt lagen?
Så kommer du igång med digital bokföring – 3 enkla tips
Gå över till e-faktura
Be dina leverantörer och samarbetspartners skicka elektroniska fakturor istället för papperskopior. Då slipper du skanna eller fota dem själv – allt är klart för digital arkivering av din bokföring direkt.
2. Be om digitala kvitton
När du handlar, fråga gärna efter kvitton i digitalt format. Om det inte går, fotar du enkelt papperskvittona – så kan du slänga originalen sen.
3. Digitalisera dina gamla pärmar
Om du vill göra det hela riktigt ordentligt, gå igenom dina gamla pappersunderlag, fota eller skanna dem, och spara dem tillsammans med de nya digitala dokumenten. Det kan vara ett stort jobb beroende på hur länge du haft företaget, men det är definitivt värt det.
Och om du redan har börjat digitalisera gamla papper? Då kan du slänga pappersoriginalen – de behövs inte längre!
Fördelar med digital bokföring
När du går över till digital bokföring ersätter du många manuella moment med automatiserade lösningar. Och när dina underlag är digitala kan de snabbt delas med din redovisningsbyrå eller ekonomiprogram – vilket gör flödet mycket snabbare och smidigare än att samla på sig papper i högar.
Med en papperslös bokföring spelar det inte längre så stor roll var du är – så länge du och din redovisningsbyrå har internet kan ni jobba ihop.
Du kan till och med fixa administrativa uppgifter direkt från din mobil eller surfplatta.
En annan stor fördel är att du slipper den där eftersläpningen i din ekonomiska situation. När du registrerat affärshändelserna i systemet kan du direkt ta ut rapporter och prognoser för att få en aktuell bild av läget.
Och dagens moderna bokföringsprogram lär sig av historisk data och kan till och med ge dig förslag baserat på mönster från tidigare – vilket gör bokföringen ännu smidigare och effektivare än den gamla, analoga metoden.
Visste du att Pleo kan integreras med program för digital bokföring? Här kan du läsa mer om våra integrationer.
Kommer AI att ersätta bokföring?
Som du nu har koll på har allt fler företag börjat gå över till helt digital bokföring – men hur stor del kommer AI ha i framtidens bokföring? Det är inte säkert om AI (eller artificiell intelligens) kommer ta över bokföringen, men det kan ta hand om mycket av arbetet. Genom att automatiskt analysera och kategorisera transaktioner slipper du det monotona och repetitiva arbetet. AI-baserade system kan snabbt känna igen och bearbeta återkommande mönster i dina ekonomiska data, vilket gör bokföringen både smidigare och mer exakt. Bra, eller hur?
Automation och AI i bokföringen kan redan nu och i framtiden:
- Automatiskt kategorisera kostnader och intäkter, samt tolka kvitton.
- Identifiera återkommande utgifter och flagga för eventuella avvikelser.
- Påminna om viktiga deadlines och förfallodatum.
- Samla in material om något underlag saknas – och spara dig mycket tid.
- Plocka ut relevant information, ge korrekt redovisning i realtid och underlätta för prognoser och analyser.
En av de största fördelarna för dig som företagare är den enorma tidsbesparingen. När AI tar hand om rutinuppgifter frigörs tid för dig att faktiskt driva och utveckla ditt företag.
