Vi står inför en revolution inom ekonomi och bokföring, där AI (Artificiell Intelligens) spelar en central roll i att automatisera traditionella processer som fakturaflöden, attestering och bokföring. Automatiserad bokföring, även kallad AI-bokföring, förenklar och sparar tid för dig som tidigare utfört mycket av bokföringsarbetet manuellt.
Genom att minimera risken för fel orsakade av den mänskliga faktorn, frigör AI tid som du kan ägna åt andra delar av din verksamhet. I den här artikeln lär du dig mer om AI-bokföring.
Vad är AI?
AI genomsyrar idag alla branscher och har en stor påverkan på vår vardag. Med hjälp av avancerade algoritmer kan AI-system utföra uppgifter som annars har krävt mänsklig intelligens genom att tolka data, tillämpa kunskap och lära sig nya uppgifter. AI är inte baserat på fasta regler utan utvecklas ständigt genom data och erfarenheter.
Läs även: 6 smarta sätt att implementera AI i dina ekonomiska processer.
Kan AI göra bokföring?
Det korta svaret är ja, AI kan utföra stora delar av bokföringen – men inte helt ersätta en mänsklig ekonom.
AI är bra på allt som är regelstyrt, repetitivt och datadrivet, vilket råkar vara en stor del av den praktiska bokföringen. Det innebär att AI kan ta hand om många arbetsmoment som tidigare tog timmar av manuellt arbete.
Vad AI faktiskt kan göra i bokföringen
1. Automatisera rutinmoment
AI kan läsa och tolka fakturor, kvitton och banktransaktioner och automatiskt föreslå rätt bokföringskonton. Det gör processen snabbare och minskar risken för fel.
2. Matcha transaktioner
Bankhändelser kan automatiskt matchas mot fakturor och kvitton, vilket sparar mycket tid för företagare.
3. Upptäcka avvikelser
AI kan markera ovanliga eller misstänkta transaktioner – till exempel dubbelbetalningar eller felaktiga momsbelopp.
4. Sammanställa rapporter
Resultatrapporter, balansrapporter och momsrapporter kan genereras automatiskt, ofta i realtid.
Vad AI inte kan göra (ännu)
1. Ta ansvar
En människa – företagare eller redovisningskonsult – behöver alltid godkänna bokslut, deklarationer och rapporter.
2. Bedöma komplexa situationer
Regler kring skatt, avskrivningar, periodiseringar och företagsstruktur kräver ofta professionell bedömning. Här fungerar AI mer som ett stöd än en beslutsfattare.
3. Förstå verksamheten på djupet
AI kan se siffror och mönster, men inte verksamhetens strategi, mål eller unika omständigheter.
Hur fungerar bokföring med AI?
Så, hur används då AI praktiskt inom bokföring? För att bättre förstå hur AI fungerar kan vi jämföra verktyget med OCR-teknologi, som också är mycket avancerad. OCR används för att omvandla bilder med skriftlig text till maskinläsbar data. Det här gör att grunddata på en faktura, såsom OCR-nummer, bankkontonummer, fakturadatum och belopp, kan läsas och tolkas. Med AI är det utöver det möjligt att läsa och tolka specifik information som varulinjer, och därmed förstå en faktura på samma sätt som en människa.
En AI-lösning för bokföring lär sig att tolka fakturor på makro- och mikronivå, vilket innebär att verktyget bättre kan anpassa sig till specifika kundbehov.
Mikroinlärning är särskilt viktigt då det gör det möjligt för AI att hantera företagsspecifika konton och avvikelser från standardiserade inlärningsmönster.
När AI lär sig att tolka och bokföra företagets fakturor, kan de här sedan automatiskt skickas vidare för attestering enligt fördefinierade regler, med färdiga konteringsförslag, och därefter vara klara för betalning.
AI-tolkning av dina kvitton och leverantörsfakturor
Med AI-tolkning automatiseras och effektiviseras processen för registrering av leverantörsfakturor och kvitton. AI lär sig att tolka dokument och plocka ut relevant information.
Baserat på den här tolkningen genererar systemet grundläggande uppgifter och ett konteringsförslag som du eventuellt justerar och sedan godkänner.
Läs även: Bokföringsprogram: Allt om vilket bokföringsprogram som är bäst 2023.
Fördelarna med AI-bokföring
Automatiserat fakturaflöde
AI tolkar och skickar fakturor för attestering, vilket minskar behovet av manuell hantering och ökar effektiviteten.
Läs mer om automatiserat fakturaflöde.
Djup insikt och big data
AI ger en djupgående förståelse för leverantörer och transaktioner, vilket optimerar hanteringen och maximerar användningen av data.
Korrekt redovisning i realtid
Ständigt uppdaterad redovisning ger bättre kontroll över ekonomin och underlättar beslutsfattande.
Frigör tid för värdefulla uppgifter
AI tar hand om rutinmässiga uppgifter, vilket gör att ekonomiavdelningen kan fokusera på strategiska och rådgivande roller.
Förbättrade prognoser och analyser
AI underlättar prognosarbete och erbjuder analyser i realtid för att stödja informerade beslut.
Vilket är det bästa verktyget för AI-bokföring?
Revisly
Anpassat för svenska företag — du laddar upp kvittot/fakturan, AI tolkar data + momskoder och föreslår rätt bokföringskonto direkt. Mycket tidseffektivt om du vill förenkla löpande kvitto/faktura-hantering.
Lerry.ai
Mer avancerat AI-verktyg som kan hantera redovisning, revision och skatter — med kontroller för balans och moms. Bra om du behöver en helhetslösning med hög automatiseringsgrad.
Xero
Internationellt etablerat, med smart bankreconciliaton, automatisering av betalningar/inbetalningar, kassaflödes-insikter och många integrationer (e-handel, CRM, etc.) — bra för växande företag.
Botkeeper
AI + mänsklig översyn — kombinerar automatiserad datahantering med kvalitetskontroll, vilket kan minska risken för fel. Passar om du värdesätter säkerhet i bokföringen.
Integrera dig bokföringsprogram med Pleo
Pleo automatiserar utläggshantering genom att läsa kvitton med AI, matcha dem mot transaktioner och föreslå rätt kategorisering. När du kopplar Pleo till ditt bokföringssystem förs allt över automatiskt, vilket minskar manuellt arbete kring företagskort, kvitton och utlägg. Ett perfekt komplement om du vill effektivisera dina utgiftsflöden utan att byta hela bokföringslösningen.
Hur går man tillväga för att lyckas med AI-bokföring?
För att lyckas med AI-bokföring är förberedelserna avgörande. Börja med att kartlägga företagets behov och sätt upp tydliga mål för hur teknologin ska användas. Fokusera på de områden där AI kommer att ge mest nytta och skapa en omfattande strategi för implementeringen.
Förberedelserna kan delas upp i tre viktiga steg:
1. Gör företaget helt digitalt
Digitalisera företaget genom att använda ett molnbaserat affärssystem, etablera effektiva rutiner och eliminera manuella, föråldrade processer.
2. Automatisera
Automatisera alla steg i fakturaflödet. Genom fullständig automatisering skapas den grund som AI behöver för att lyckas och för att ditt företag ska få maximal nytta av teknologin.
3. Lita på processen
Maskininlärning tar tid. Data måste läsas, tolkas och läras in. Avsätt resurser, lita på processen, och du kommer att uppnå den automatisering som ditt företag behöver.
Vilka företag kan dra nytta av bokföring med AI?
Det råder ingen tvekan om att AI kommer att bli både vanligare och mer tillgängligt i framtiden. Vi lever i en digital era där teknologi är en av de största drivkrafterna för moderna företag – särskilt för de som vill konkurrera med de bästa.
AI ger särskilt stora fördelar och tidsbesparingar för företag med stora volymer av fakturor, som idag spenderar mycket tid på manuell hantering.
Genom att använda AI i bokföringen kan företag optimera hela ekonomiavdelningen. Med automatiserade processer och förbättrad produktivitet kan företaget i sin tur fokusera mer på det som skapar lönsamhet.
