Fakturering är ofta den del av administrationen som företagaren själv hanterar. Genom att automatisera fakturaflödet kan ditt företag undvika mycket manuellt arbete och spara tid. Här är allt du behöver veta om vad ett fakturaflöde är och hur det kan automatiseras.
Vad är fakturaflöde?
Fakturaflöde är processen som innefattar hantering av fakturor från det att de skapas eller mottas, till att de är betalda och bokförda. Det är en viktig del av ditt företags ekonomiska administration och kan variera beroende på om det rör sig om leverantörsfakturor (inkommande fakturor) eller kundfakturor (utgående fakturor).
För leverantörsfakturor:
- Mottagande: Fakturan tas emot från leverantören, antingen i pappersform eller elektroniskt.
- Verifiering: Kontroll av fakturans innehåll för att säkerställa att varor eller tjänster har levererats och att beloppet stämmer.
- Godkännande: Behöriga personer inom företaget granskar och godkänner fakturan.
- Registrering: Fakturan registreras i företagets ekonomisystem.
- Bokföring: Fakturan bokförs, vilket innebär att kostnaden bokförs på rätt konton.
- Betalning: Fakturan betalas enligt de överenskomna betalningsvillkoren.
- Arkivering: Fakturan arkiveras för framtida referens och revisionsändamål.
Vad är automatiserat fakturaflöde?
Genom att automatisera fakturaflödet är det möjligt att undvika en hel del manuellt arbete – och med det spara tid.
Du kan bland annat automatisera ditt fakturaflöde med hjälp av en fakturaservice, som automatiskt hanterar fakturorna åt dig. När kunden skapar och skickar fakturor i samma system som ditt företag, blir fakturorna omedelbart tillgängliga. Något som gör att du slipper jaga fakturor och mata in uppgifter manuellt. Med en bankkoppling matchas dessutom betalning av faktura automatiskt.
Läs även: Automatiserad fakturahantering: Därför ska du automatisera hanteringen av fakturor
4 steg inom automatiskt fakturaflöde
1. Import av fakturor
Mottagning och import av fakturor är det första steget vid automatiserat fakturaflöde. I Sverige har vi kommit långt med digitaliseringen av fakturor, där andelen PDF-fakturor länge överstigit pappersfakturor. Däremot ligger vi efter våra grannländer när det kommer till användning av den mest moderna och effektiva typen av faktura, nämligen E-fakturan.
E-faktura
E-faktura betyder att fakturor skickas eller tas emot elektroniskt i ett standardformat. Det här innebär att man inte behöver skanna pappersfakturor eller läsa av PDF-fakturor. Standardformatet kan integreras direkt med fakturasystem eller affärssystem, vilket gör att fakturan kan importeras direkt i systemet med all nödvändig information utan manuellt arbete.
Fördelarna
- Sparar tid: En E-faktura består av en fil med taggar som innehåller information. Systemet kan enkelt översätta informationen och visa den i fakturahanteringssystemet, vilket eliminerar behovet av skanning och tolkning av fakturan.
- Minimerar misstag: Eftersom E-fakturan redan innehåller all nödvändig information, elimineras risken för fel vid importen som annars kan uppstå vid manuell hantering.
- Kostnadseffektivt: Studier har visat att man kan hantera 93 E-fakturor på en timme jämfört med 9 pappersfakturor. Hur mycket arbetstid lägger du på att hantera samma antal fakturor idag?
Här kan du läsa mer om E-fakturor och hur de fungerar.
PDF-faktura
Fördelarna med E-faktura är många, men i Sverige hanterar vi fortfarande främst PDF-fakturor.
Finns det smarta lösningar även för mottagning av PDF-fakturor?
Svaret är ja. Det är vanligt att använda tolkningsprogramvara som hjälper till att tolka informationen på fakturan, vilket innebär att du helt kan lägga den manuella inmatningen på hyllan. Den här typen av programvara har funnits länge, och har utvecklats betydligt sedan introduktionen. Systemet kan själv identifiera fälten på fakturan utan användarens hjälp och lär sig kontinuerligt för att bli ännu bättre tills nästa gång en liknande faktura kommer in.
2. Automatisk distribution
När fakturan kommit in är nästa steg i fakturaflödet distribution och kontering. Den information som finns på fakturan används vid importen och gör det möjligt att skicka fakturan direkt till rätt person.
Distribution och kontering
Med hjälp av EFH-systemet och förutbestämda regler kan fakturan skickas rätt första gången. Detta kan ske baserat på exempelvis referensfält, kostnadsställe/adress och leverantörsansvarig, i kombination med konteringsregler.
Hantering av kontering
Så vad händer om mottagaren av fakturan inte vet hur fakturan ska konteras? Ofta konteras återkommande fakturor på samma sätt. Därför kan automatiska konteringsmallar ställas in för en leverantör eller baseras på information på fakturan.
Även om inte alla fakturor kan konteras automatiskt, sparar automatisering mycket tid genom att hantera de konteringar som går att automatisera. Våra kunder skickar i genomsnitt varannan faktura direkt till attestanten, vilket sparar mycket tid. Vanligtvis har attestanten endast behörighet att välja kostnadsställe, inte att kontera på huvudbokskonto. Ett program för automatiskt fakturaflöde kan se till att fakturan är förkonterad innan den når attestanten, som då bara behöver fylla i kostnadsstället.
Läs mer om kontering av faktura och hur det går till.
3. Matchning
En av de största fördelarna med automatisk fakturahantering är den inbyggda matchningslogiken. Det gör det möjligt för systemet att automatisk matcha en faktura med ett underlag, och om allt stämmer kan fakturan godkännas för betalning direkt.
För företag med många fakturor och tillhörande underlag finns det betydande tidsbesparingar att göra. Men vad händer om det inte finns underlag i form av inköpsordrar eller avtal? Många system för automatisk fakturahantering skapar egna underlag att matcha mot, vilket innebär att även fakturor utan traditionella underlag kan hanteras automatiskt.
Här kan du läsa mer om fakturamatchning och hur det fungerar.
4. Uppföljning och kontroll
När man lyckas automatisera många av momenten i hanteringen av leverantörsfakturor frigörs ofta tid för uppföljning och kontroll. Genom att använda ett system för automatiskt fakturaflöde får du tillgång till automatiska sammanställningar av data från hanteringen av leverantörsfakturorna. Det blir då möjligt att följa upp frågor som:
- Hur lång är vår ledtid?
- Vilka flaskhalsar finns idag?
- Hur många fakturor går direkt till attestant?
- Hur många fakturor är helt automatiserade?
Vi talar ofta om pengar och tid, men det är också viktigt att inte glömma de mjukare värdena, som en trevligare arbetsvardag, att spara kraft och energi vid månadsbokslut, mer sömlösa bokslut, och att arbetet flyter på utan avbrott. Allt det här kan du uppleva med ett automatisk fakturaflöde.
