Omvandla manuella fakturor till automatiserade processer. Hantera och betala fakturor i tid, minimera risken för bedrägerier och felaktiga betalningar, förbättra processer och optimera kassaflödet. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om automatiserad fakturahantering och de många fördelarna som kommer med en automatisk process.
Vad är automatisk fakturahantering?
Automatiserad fakturahantering är en process där teknologi används för att automatisera och effektivisera hanteringen av fakturor. Det gäller fakturaprocessens flera olika steg – från mottagande och registrering till granskning, godkännande och betalning av fakturor.
Automatisk fakturahantering går ett steg längre genom att integrera avancerade teknologier som maskininlärning, optisk teckenigenkänning (OCR) och artificiell intelligens (AI) för att hantera fakturor ännu mer effektivt. Det kan bland annat inkludera förmågan att automatisera dataextraktion från fakturor, matcha fakturor med inköpsorder och kontrakt, identifiera och hantera avvikelser eller felaktigheter, samt optimera arbetsflöden för godkännande och betalning.
Genom att implementera automatiserad fakturahantering kan du som företagare spara tid, minska kostnader och förbättra hur noggrant ni hanterar era fakturor. Det frigör också personalresurser så att du och dina kollegor kan fokusera på mer strategiska och värdeskapande uppgifter.
Kan fakturahantering automatiseras?
Ja, fakturahantering kan i hög grad automatiseras – och många företag gör det redan idag. Genom att använda digitala verktyg och teknologier som OCR, AI och maskininlärning kan hela processen från mottagande till betalning ske utan manuella insatser. Istället för att medarbetare behöver registrera fakturor, kontrollera uppgifter och följa upp betalningar, kan ett automatiserat system sköta dessa steg per automatik.
Det innebär att fakturor kan läsas in och omvandlas till digital data, matchas mot inköpsorder eller avtal och sedan gå vidare i ett digitalt arbetsflöde för granskning och godkännande. På så sätt försvinner många av de tidskrävande momenten, samtidigt som risken för fel och dubbelbetalningar minimeras.
Kort sagt – fakturahantering lämpar sig mycket väl för automatisering. Genom att implementera en automatiserad lösning kan företag både effektivisera sitt arbete och frigöra resurser till mer strategiska uppgifter, istället för att fastna i manuella rutiner.
Läs även: Få koll på fakturorna: Välj rätt system för smidig fakturakontroll.
Hur fungerar en lösning för automatisk fakturahantering?
Vid automatiserad fakturahantering konverteras dina leverantörsfakturor till ett enhetligt digitalt format. Därefter tillämpas en serie digitala processer för att verifiera och behandla informationen stegvis från inköp till betalning. Genom användning av de teknologier vi nämner ovan, extraherar den automatiserade fakturahanteringen data från fakturorna och omvandlar den till ett enhetligt digitalt format, oavsett om det är pappersformat eller e-faktura. Därefter hanteras leverantörsfakturorna i helt digitala flöden där många tidigare manuella steg utförs automatiskt utan behov av manuell intervention från medarbetare. Läs mer om elektronisk fakturahantering här.
Fördelarna med automatiserad fakturahantering
2. Automatisk digitalisering: Med elektronisk automatiserad fakturahantering undviker du behovet av pappershantering helt. Alla fakturor, inköpsorder och andra dokument behandlas i digitalt format. Genom att extrahera data från de här dokumenten kan ditt företag dra mer nytta av dem, vilket annars skulle resultera i enbart arkivering och behov av förvaring för pappersexemplar.
3. Bättre insyn i kostnader: Hur kan du övervaka och utvärdera företagets inköp om du inte kan observera dem? För att effektivt optimera företagets rörelsekapital och kassaflöde krävs både en övergripande vy och detaljerad insyn i kostnader genom hela processen, från inköp till betalning.
4. Bättre kontroll över hur leverantörerna betalas: Att använda en enhetlig digital process för att betala alla leverantörer leder till förbättrad effektivitet, ökad transparens och högre kvalitet, både för dig och dina leverantörer. Dessutom bidrar det till att stärka relationerna och öka förtroendet med dina samarbetspartners, vilket gynnar alla involverade parter.
5. Tid över för alla: Med en automatiserad lösning övergår arbetsuppgifter smidigt från en person till en annan, och mellan olika system. De logistiska “nästa stegen” inträffar praktiskt taget av sig själva. På så sätt undviker ditt team att fastna i tröga processer och flaskhalsar, vilket frigör tid för att fokusera på det som verkligen är viktigt.
Du kanske också är intresserad av: Guide: Så väljer du rätt fakturaflödessystem för ditt företag.
Hur hjälper automatiseringslösningar företag att skala sin verksamhet?
Automatiseringslösningar, likt automatiserad fakturahantering, underlättar för företag att utvidga sin verksamhet genom att bearbeta data snabbare och mer effektivt än vid manuell registrering.
Det här tillåter leverantörsreskontran att hantera ökade volymer av fakturor, utan att behöva skala upp personalkostnaderna. Dessutom eliminerar en digital lösning kostsamma fel som kan uppstå vid manuell datainmatning.
- Ökar effektiviteten i fakturaprocessen
- Tar bort manuella steg
- Undviker risken för manuella fel i datainmatning
- Sparar tid
- Minskar kostnader
- Förbättrar insyn i fakturadata för strategiska beslutsunderlag
Integration med befintliga ekonomisystem för ett komplett flöde
En av de stora fördelarna med ett modernt system för automatiserad fakturahantering är hur smidigt det kan kopplas ihop med ert befintliga ekonomisystem eller affärssystem (ERP). Istället för att bli ännu ett separat verktyg, blir det en naturlig del av er bokföring. När en faktura väl är godkänd och betald förs all information – från kontering och kostnadsställe till moms – automatiskt över och bokförs korrekt. Det betyder att ni slipper dubbelarbete och manuella fel, samtidigt som ekonomidata alltid hålls uppdaterad i realtid. Resultatet blir ett helt automatiserat flöde från faktura till bokföring som inte bara sparar tid, utan också ger en tydlig och trygg överblick över företagets ekonomi.
Automatisera fakturahanteringen med Pleo
Slipp det tråkiga jobbet med inkommande fakturor och låt Pleo ta hand om hela flödet. Fakturorna hamnar direkt i en dedikerad inkorg, och med hjälp av OCR-teknik fylls all viktig information automatiskt i – enkelt, snabbt och utan onödigt dubbelarbete.
Med Pleos automatiserade godkännandeprocess ser du till att rätt personer granskar rätt fakturor, och tack vare realtidsövervakning får du hela tiden status på betalningarna. Väntar en faktura på godkännande? Eller blev en betalning avvisad? Du får besked direkt.
Dessutom kan Pleo integreras sömlöst med ert befintliga ekonomisystem eller ERP. Det innebär att all data – kontering, kostnadsställe och moms – automatiskt bokförs korrekt när fakturan är betald. På så sätt får ni ett komplett och automatiserat flöde från faktura till bokföring, sparar tid och undviker kostsamma fel – allt samlat på ett ställe. Pleo är din optimala tjänst för utgiftshantering.
