Automatiserad fakturahantering: Därför ska du automatisera hanteringen av fakturor

Omvandla manuella fakturor till automatiserade processer. Hantera och betala fakturor i tid, minimera risken för bedrägerier och felaktiga betalningar, förbättra processer och optimera kassaflödet. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om automatiserad fakturahantering och de många fördelarna som kommer med en automatisk process.

Vad är automatisk fakturahantering? 

Automatiserad fakturahantering är en process där teknologi används för att automatisera och effektivisera hanteringen av fakturor. Det gäller fakturaprocessens flera olika steg – från mottagande och registrering till granskning, godkännande och betalning av fakturor.

Automatisk fakturahantering går ett steg längre genom att integrera avancerade teknologier som maskininlärning, optisk teckenigenkänning (OCR) och artificiell intelligens (AI) för att hantera fakturor ännu mer effektivt. Det kan bland annat inkludera förmågan att automatisera dataextraktion från fakturor, matcha fakturor med inköpsorder och kontrakt, identifiera och hantera avvikelser eller felaktigheter, samt optimera arbetsflöden för godkännande och betalning.  

Det frigör också personalresurser så att du och dina kollegor kan fokusera på mer strategiska och värdeskapande uppgifter. 

Hur fungerar en lösning för automatisk fakturahantering?

Vid automatiserad fakturahantering konverteras dina leverantörsfakturor till ett enhetligt digitalt format. Därefter tillämpas en serie digitala processer för att verifiera och behandla informationen stegvis från inköp till betalning. Genom användning av de teknologier vi nämner ovan, extraherar den automatiserade fakturahanteringen data från fakturorna och omvandlar den till ett enhetligt digitalt format, oavsett om det är pappersformat eller e-faktura. Därefter hanteras leverantörsfakturorna i helt digitala flöden där många tidigare manuella steg utförs automatiskt utan behov av manuell intervention från medarbetare. Läs mer om elektronisk fakturahantering här. 

Fördelarna med automatiserad fakturahantering 

1. Färre risker: Den mänskliga faktorn utgör en risk i alla processer. Därmed finns det också potential för fel i den traditionella, resurskrävande hanteringen av leverantörsreskontran. Genom att övergå till en automatiserad lösning minskar du risken för fel och bedrägeri samtidigt som ekonomiavdelningens verksamhet effektiviseras. 
   
2. Automatisk digitalisering: Med elektronisk automatiserad fakturahantering undviker du behovet av pappershantering helt. Alla fakturor, inköpsorder och andra dokument behandlas i digitalt format. Genom att extrahera data från de här dokumenten kan ditt företag dra mer nytta av dem, vilket annars skulle resultera i enbart arkivering och behov av förvaring för pappersexemplar. 
   
3. Bättre insyn i kostnader: Hur kan du övervaka och utvärdera företagets inköp om du inte kan observera dem? För att effektivt optimera företagets rörelsekapital och kassaflöde krävs både en övergripande vy och detaljerad insyn i kostnader genom hela processen, från inköp till betalning. 
   
4. Bättre kontroll över hur leverantörerna betalas: Att använda en enhetlig digital process för att betala alla leverantörer leder till förbättrad effektivitet, ökad transparens och högre kvalitet, både för dig och dina leverantörer. Dessutom bidrar det till att stärka relationerna och öka förtroendet med dina samarbetspartners, vilket gynnar alla involverade parter.
   
5. Tid över för alla: Med en automatiserad lösning övergår arbetsuppgifter smidigt från en person till en annan, och mellan olika system. De logistiska “nästa stegen” inträffar praktiskt taget av sig själva. På så sätt undviker ditt team att fastna i tröga processer och flaskhalsar, vilket frigör tid för att fokusera på det som verkligen är viktigt. 

Hur hjälper automatiseringslösningar företag att skala sin verksamhet?

Det här tillåter leverantörsreskontran att hantera ökade volymer av fakturor, utan att behöva skala upp personalkostnaderna. Dessutom eliminerar en digital lösning kostsamma fel som kan uppstå vid manuell datainmatning.

• Ökar effektiviteten i fakturaprocessen
• Tar bort manuella steg
• Undviker risken för manuella fel i datainmatning
• Sparar tid
• Minskar kostnader
• Förbättrar insyn i fakturadata för strategiska beslutsunderlag 

Automatisera fakturahanteringen med Pleo 

Automatisera fakturahanteringen och slipp de tråkiga uppgifterna relaterade till inkommande fakturor. Med en inkorg specifikt dedikerad till fakturor och med mobila uppladdningar kommer fakturorna direkt till Pleo. Här fyller vår OCR-teknik automatiskt i data åt dig. Hur enkelt som helst och du sparar flera timmars arbete. 

Med vår automatiserade process för godkännande ser du till att rätt personer granskar rätt fakturor. Tack vare realtidsövervakning av fakturor uppdateras du om statusen för varje betalning. Väntar du på godkännande? Eller misslyckades betalningen? Allt som sker kommer du att få information om i realtid. Pleo är din optimala tjänst för utgiftshantering. 

Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo. Samla, behandla, godkänn, betala och bokför dina fakturor – allt på ett och samma ställe.