Få koll på fakturorna: Välj rätt system för smidig fakturakontroll
Har ditt företag koll på fakturorna? Om inte har vi den bästa lösningen för er. I takt med att ditt företag växer och antalet leverantörer ökar, blir det allt viktigare att ha ordning på ekonomiska flöden – inte minst när det gäller hanteringen av leverantörsfakturor. Med andra ord – alla företag behöver ett system för fakturakontroll.
Men vad innebär det egentligen att ha ett fakturakontrollsystem – och hur vet man vilket som passar bäst? I den här artikeln går vi igenom vad ett system för fakturakontroll är, hur det fungerar i praktiken och vilka typer av lösningar som finns på marknaden idag. Vi lyfter även konkreta exempel – och ger dig en praktisk guide för hur du väljer rätt system utifrån ditt företags behov.
Oavsett om du arbetar i ett mindre bolag med få fakturor eller i en större organisation med komplexa godkännandeflöden, finns det system som kan göra arbetet enklare, säkrare och mer effektivt.
En snabb överblick av det viktigaste
- Att ha ett strukturerat sätt att granska och godkänna leverantörsfakturor minskar risken för fel, dubbla betalningar och bedrägerier. Genom att matcha fakturor mot avtal, inköp och leveranser får du full kontroll över att rätt belopp betalas vid rätt tidpunkt.
- Moderna system digitaliserar och automatiserar stora delar av fakturaflödet – från att läsa in och tolka fakturor till att kontrollera innehåll och hantera godkännanden.
- Vissa företag behöver automatiserade lösningar med integration till bokföring, andra fokuserar mer på utgiftskontroll och interna regler. Det finns också traditionella ekonomisystem med enklare fakturamoduler.
- Fundera över hur fakturaflödet ser ut, vilken grad av automatisering ni vill ha, och hur viktigt det är med integration och budgetkontroll. Ett system ska inte bara fungera idag – det ska också kunna växa med verksamheten.
Vad är ett system för fakturakontroll?
Att hantera leverantörsfakturor är en relativt vardaglig men avgörande del av ekonomiarbetet – och här spelar ett system för fakturakontroll en viktig roll. Oavsett om det sker med hjälp av manuella rutiner eller moderna digitala verktyg, handlar det i grunden om en sak: att ha koll. En tydlig och tillförlitlig process för att granska, godkänna och följa upp fakturor innan de betalas gör stor skillnad.
I praktiken betyder det att ni säkerställer att varje faktura verkligen stämmer överens med det vi har beställt. Belopp, moms, datum, betalningsvillkor och innehåll – allt behöver dubbelkollas mot inköpsorder eller avtal.
Det handlar helt enkelt om att vara trygg med att ni betalar rätt summa, till rätt leverantör, vid rätt tillfälle.
Genom att ha ett fungerande system på plats får ni inte bara bättre kontroll – ni minskar också risken för misstag, dubbla betalningar och i värsta fall rena bedrägerier. Om något inte stämmer, ska det märkas direkt, långt innan några pengar hunnit lämna företagskontot. Och det ger en trygghet som både ekonomiavdelningen och ledningen tjänar på.
Exempel på användning
- Ett företag får en faktura från en leverantör.
- Systemet kontrollerar att det finns en motsvarande inköpsorder.
- Det kontrolleras att det som faktureras verkligen har levererats.
- En ansvarig person får en avisering om att godkänna fakturan.
- Efter godkännande skickas fakturan vidare till betalning.
Vad gör ett system för fakturakontroll – i praktiken?
Ett bra system för fakturakontroll gör mer än att bara säga "ja eller nej" till en faktura. Det stöttar i varje steg – från att en faktura kommer in, till att den är godkänd och betald. Här är några av de viktigaste funktionerna, och hur de hjälper hela företaget i det dagliga arbetet:
1. Matchning mot inköp och leverans
När en faktura landar, kontrolleras den mot det ni faktiskt har beställt och fått levererat. Systemet jämför belopp, antal, priser och andra detaljer – så att ni vet att ni bara betalar för det ni faktiskt har tagit emot.
2. Kontroll av leverantörsuppgifter
För att undvika misstag (eller i värsta fall bedrägerier) behöver ni veta att leverantören är korrekt registrerad, att deras uppgifter stämmer och att allt ser rätt ut innan någon betalning sker.
3. Attest och godkännande
Varje faktura ska gå igenom en godkännandeprocess, där rätt personer intygar att allt är i sin ordning. Systemet säkerställer att ni följer era interna attestregler, så att det är tydligt vem som ansvarar för vad.
4. Hantering av avvikelser
Om något inte stämmer – till exempel om beloppet på fakturan inte matchar det som står i beställningen – fångas det upp direkt. Då går fakturan inte vidare till betalning förrän ni har rett ut vad som hänt.
5. Automatisering och digital hantering
Moderna system kan automatiskt läsa in fakturor (från exempelvis PDF eller EDI), tolka innehållet och göra många kontroller helt utan manuell handpåläggning. Det sparar tid, minskar risken för fel och gör hela processen smidigare.
6. Spårbarhet och uppföljning
Alla steg i processen loggas, vilket gör det enkelt att gå tillbaka och se vem som har gjort vad, när och varför. Ni får också tillgång till statistik och rapporter, vilket ger bättre överblick och stöd för uppföljning och analys.
Olika typer av system för fakturakontroll
Beroende på behov och storlek finns olika typer av system som underlättar och effektiviserar processen för fakturakontroll. Här går vi igenom tre vanliga typer, vad de gör och vilka fördelar de har.
1. Automatiserade system med integrerad fakturahantering
Dessa system för fakturakontroll är ofta molnbaserade och samlar hela fakturaprocessen i ett och samma verktyg. När en faktura kommer in kan den automatiskt tolkas, matchas mot inköpsorder och leveranser, och skickas vidare för godkännande – allt utan att någon behöver hantera papper eller manuella steg. Integration med bokföringssystem gör att fakturor automatiskt kan bokföras när de godkänts, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
Fördelar:
- Stor tidsbesparing genom automatisering och färre manuella moment
- Minskad risk för fel och dubbla betalningar
- Bra överblick och kontroll i realtid över fakturaflödet
- Smidig integration med bokförings- och ekonomisystem
Exempel:
Pleo kombinerar effektiv fakturahantering med smarta verktyg för utgiftskontroll och löpande budgetuppföljning, vilket gör det till en komplett plattform för företagets ekonomihantering. Med Pleo kan du enkelt ta emot, granska och godkänna fakturor digitalt – utan krångel med papper eller manuella steg. Systemet ger också full insyn i företagets totala utgifter i realtid, vilket gör det enkelt att följa upp budgetar och upptäcka avvikelser snabbt. Dessutom kan användare sätta individuella spenderingsgränser och tilldela kostnader till specifika projekt eller avdelningar, vilket skapar tydlighet och kontroll över alla utgifter. Genom att integrera med vanliga bokföringsprogram automatiseras även bokföringen, vilket sparar tid och minskar risken för fel. Läs mer om Pleos funktion för utgiftshantering samt hantering av företagets utlägg.
2. System med fokus på utgiftskontroll och policyhantering
Dessa system hjälper företag att sätta tydliga ramar för hur pengar får användas. Genom att definiera spenderingsgränser, kategorisera kostnader och skapa godkännandeprocesser försäkrar man sig om att alla utgifter följer företagets interna regler och budgetar. Det ger också ledningen insyn i vilka utgifter som görs och möjliggör snabbare beslut om eventuella avvikelser.
Fördelar:
- Stärkt kontroll över företagets utgifter och budgetar
- Förebygger oönskade eller otillåtna kostnader
- Snabbare och tydligare godkännandeprocesser
- Ökad transparens och bättre beslutsunderlag för ledningen
Exempel:
- Expensya använder automatiserad kvittoigenkänning och smart policyhantering för att förenkla hanteringen av företagsutgifter och säkerställa att alla följer satta riktlinjer.
- Spendesk erbjuder verktyg för att kontrollera och styra utgifter i realtid, med smarta regler för hur och när pengar får spenderas, vilket skapar transparens och ordning i ekonomin.
3. Traditionella ekonomisystem med fakturamoduler
Den här typen av system är ofta en del av större ekonomisystem som täcker flera delar av företagets administration, som bokföring, lagerhantering och rapportering. Fakturahanteringen är vanligtvis en modul där fakturor kan skapas, skickas och följas upp. Processen är mer manuell och kräver ofta mer administrativt arbete än de mer moderna automatiserade systemen, men kan ändå vara effektiv och pålitlig för företag med enklare behov.
Fördelar:
- Helhetslösning som samlar flera funktioner i ett system
- Bra för företag med etablerade rutiner och behov av omfattande rapportering
- Stabil och pålitlig hantering av fakturor och bokföring
- Ofta väl anpassat för mindre och medelstora företag med enklare behov
Exempel:
Björn Lundén är ett svenskt ekonomisystem som erbjuder fakturering, bokföring och lönehantering i ett. Fakturamodulen är enkel och passar småföretag som vill ha ett pålitligt system utan onödig komplexitet.
Hogia Small Office är ett traditionellt ekonomiprogram med fakturering, bokföring och rapportering. Perfekt för företag som vill ha stabil funktionalitet i en lättanvänd lösning.
Läs även: Fakturaprogram: De bästa fakturaprogrammen 2025.
Guide: Så väljer du rätt system för fakturakontroll
Att hitta rätt system för fakturakontroll kan göra stor skillnad för både effektiviteten och tryggheten i företagets ekonomi. Med rätt verktyg minskar risken för misstag, samtidigt som du får full kontroll på utgifterna. Här är några viktiga frågor att ställa – och faktorer att väga in – när du jämför olika alternativ.
1. Kartlägg företagets behov och processer
Börja med att definiera hur ert fakturaflöde ser ut idag och vad ni vill förbättra. Hur många fakturor hanteras varje månad? Hur mycket manuellt arbete läggs på att granska och godkänna fakturor? Finns det specifika krav på utgiftskontroll, godkännandeprocesser eller integration med befintliga system? Att förstå era behov hjälper er att välja ett system som passar just er.
2. Fundera på graden av automatisering ni behöver
Vill ni ha ett system för fakturakontroll som i hög grad automatiserar hela fakturaprocessen, från inläsning till bokföring? Då passar ofta ett automatiserat och integrerat system bäst, som exempelvis Pleo. Dessa system minskar det manuella arbetet, minskar risken för fel och ger bättre kontroll i realtid.
3. Utgiftskontroll och policyhantering
Om kontroll över utgifter, tydliga spenderingsgränser och policyramverk är viktigt för er, kan system som Pleo, Expensya eller Spendesk vara rätt väg att gå. De ger möjligheter att sätta budgetar, hantera godkännanden och följa upp kostnader på detaljnivå. Pleo särskiljer sig här genom att kombinera både fakturahantering och smarta kontroller i samma plattform, vilket gör det enklare att hålla koll på hela ekonomin från en och samma plats.
4. Beakta integration med era befintliga system
För att få smidig hantering är det viktigt att systemet kan integreras med era nuvarande bokförings- och ekonomisystem. Exempelvis har Pleo många färdiga integrationer som gör att fakturor och utgifter automatiskt bokförs, vilket sparar tid och minskar risken för manuella fel.
5. Skalbarhet och användarvänlighet
Tänk också på hur lätt systemet är att använda för både ekonomiavdelningen och andra anställda som kan behöva hantera utgifter eller godkänna fakturor. Om ni förväntar er att företaget ska växa kan det vara smart att välja en lösning som är skalbar och kan anpassas efter ökade volymer och nya behov.
6. Kostnad kontra funktionalitet
Slutligen, väg kostnaden för systemet mot vilka funktioner ni verkligen behöver. Ibland kan ett mer komplett och automatiserat system för fakturakontroll ge bättre värde genom att spara tid och minska risken för fel, även om det initialt kostar mer än enklare system.
