Guide: Så väljer du rätt fakturaflödessystem för ditt företag

Som företagare känner du säkert igen dig i att fakturahantering kan upplevas både krångligt och tidskrävande – inte minst när flera avdelningar och leverantörer är inblandade. Att hantera fakturaflödet manuellt betyder ofta mycket pappersarbete, dubbla kontroller och en ständig oro för fel eller förseningar. Här kommer system för fakturaflöde in som en räddare i nöden – som digitaliserar, automatiserar och organiserar hela processen åt dig.

Med ett fakturaflödessystem blir det betydligt enklare att hålla koll på leverantörsfakturor. Fakturor fångas upp digitalt, skickas automatiskt till rätt personer för granskning och godkännande, matchas mot inköp eller budget, och förs sedan direkt över till bokföringen.

I den här artikeln guidar vi dig genom vad ett fakturaflödessystem är, hur det fungerar i praktiken och vilka fördelar det kan ge – samtidigt som vi tipsar om de bästa alternativen, oavsett om du behöver hjälp med daglig fakturahantering eller strategisk kostnadskontroll.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Ett fakturaflödessystem digitaliserar och automatiserar hanteringen av leverantörsfakturor – från mottagande och attest till bokföring och betalning – vilket minskar manuellt arbete, fel och fördröjningar.
• De största fördelarna är tids- och resursbesparing, minskad risk för fel, bättre kontroll och överblick över företagets ekonomi samt smidigare attestflöden.
• Det finns olika typer av system beroende på behov: operativ fakturahantering, automatiserat fakturaflöde (Invoice-to-Pay) och strategisk fakturastyrning för kostnadskontroll är några alternativ.
• Val av system bör utgå från företagets behov – man ska tänka på användarvänlighet, säkerhet, automatisering, integration med befintliga system och möjligheten att analysera kostnader och effektivitet.

Vad är ett system för fakturaflöde? 

Ett fakturaflödessystem är helt enkelt ett digitalt hjälpmedel som gör fakturahanteringen smidigare och mer automatiserad. Istället för att sitta och öppna post, knappa in uppgifter för hand, mejla fakturor runt för attest och till sist registrera allt i ekonomisystemet, låter man systemet ta hand om det mesta – snabbt, strukturerat och ofta helt automatiskt.

Man kan säga att systemet fungerar som en central knutpunkt där leverantörer, chefer och ekonomiavdelningen möts. När en faktura kommer in fångas den upp digitalt, skickas till rätt person för kontroll och godkännande, matchas mot inköp eller budget, och hamnar sedan direkt i bokföringen redo för betalning.

Även om det finns system för fakturaflöde som kan hantera både inkommande leverantörsfakturor och utgående kundfakturor, är det vanligast att använda det för inkommande fakturor. Alltså de som ska granskas och attesteras innan de betalas.

Allt bygger på ett fördefinierat arbetsflöde där rätt personer automatiskt får rätt faktura vid rätt tidpunkt. Till exempel kan en faktura som rör marknadsföring gå direkt till marknadschefen för granskning innan ekonomiavdelningen tar över för slutkontroll.

Så, i praktiken fungerar ett fakturaflödessystem som:

• Ett kontrollverktyg – som ser till att rätt faktura blir betald i rätt tid.
• Ett effektiviseringsverktyg – som frigör tid och minskar manuellt arbete.
• Ett styrningsverktyg – som ger full överblick över företagets kostnader och ekonomi.

Hur använder man ett system för fakturaflöde? 

Att använda ett fakturaflödessystem är i grunden väldigt enkelt. Systemet tar hand om det mesta automatiskt, medan du och dina kollegor främst behöver granska, attestera och följa upp fakturorna. Så här brukar processen se ut steg för steg:

Fakturan tas emot

• Leverantören skickar fakturan digitalt (som e-faktura eller PDF).
• Om den kommer på papper kan den skannas in.
• Systemet tolkar automatiskt uppgifterna (leverantör, belopp, datum, moms osv.).

Registrering i systemet

• Fakturan hamnar direkt i systemet och får ett unikt ärendenummer.
• Du kan redan här se fakturans status. 

Attest och godkännande

• Systemet skickar fakturan vidare till rätt person (t.ex. en avdelningschef).
• Personen kan granska, kommentera och godkänna direkt i datorn eller mobilen.
• Om flera behöver godkänna sker det i rätt ordning enligt förinställda regler.

Matchning mot inköp eller budget

• Systemet kan automatiskt jämföra fakturan med en inköpsorder eller leverans.
• Om allt stämmer går den vidare, annars markeras den för manuell kontroll.

Bokföring och betalning

• När fakturan är godkänd förs uppgifterna automatiskt över till ekonomisystemet (ERP).
• Fakturan schemaläggs för betalning på förfallodagen.

Arkivering och uppföljning

• Alla fakturor sparas digitalt i systemet.
• Du kan enkelt söka fram gamla fakturor, följa upp kostnader och ta fram rapporter.

Vi listar fördelarna med ett fakturaflödessystem 

Att införa ett fakturaflödessystem innebär inte bara att digitalisera själva fakturahanteringen – det förändrar hela arbetsflödet kring ekonomi och administration. Genom att låta systemet ta hand om de repetitiva och tidskrävande momenten frigörs tid, riskerna för fel minskar och organisationen får en helt ny överblick över sina kostnader. Fördelarna är många, men de viktigaste kan sammanfattas såhär:

1. Sparar tid och resurser

• Automatiserad hantering gör att medarbetare slipper mata in uppgifter manuellt.
• Attestflöden sker digitalt, vilket minskar väntetider och påskyndar processen.

2. Minskar risken för fel

• Automatiskt inläsning av fakturor gör att felregistreringar undviks.
• Dubbelbetalningar och borttappade fakturor försvinner nästan helt.

3. Bättre kontroll och överblick

• Alla fakturor finns samlade digitalt och kan enkelt spåras.
• Ger bättre koll på företagets kostnader, budget och likviditet.

4. Smidigare attestflöden

• Chefer och ansvariga kan attestera fakturor direkt via datorn eller mobilen.
• Möjlighet att sätta upp regler för attestgränser och automatiska påminnelser.

5. Förbättrad säkerhet och spårbarhet

• All hantering loggas digitalt – vem som har granskat, godkänt eller ändrat något.
• Underlättar internkontroll och revision.

6. Flexibilitet och tillgänglighet

• Fakturor kan hanteras var som helst, även på distans.
• Perfekt för organisationer där flera avdelningar eller orter är inblandade.

7. Integreras med andra system

• Kan kopplas ihop med ekonomi-, inköps- och ERP-system.
• Skapar ett smidigt flöde från inköp till betalning.

Vi listar de bästa systemen för fakturaflöde 

1. System för operativ fakturahantering och leverantörskontroll

Dessa system är utformade för att hantera företagets löpande leverantörsfakturor på ett både smidigt och strukturerat sätt, vilket gör det enklare att hålla koll på alla inkommande betalningar. Genom att automatisera rutinuppgifter – som registrering, matchning mot beställningar och attest – minskar behovet av manuellt arbete samtidigt som risken för felaktigheter minimeras. Systemen erbjuder ofta stöd för både kortbetalningar och traditionella fakturor, vilket gör det möjligt att centralisera hela leverantörshanteringen på ett och samma ställe.

En viktig funktion är spårning av återkommande betalningar, såsom abonnemang, serviceavtal eller regelbundna leverantörsfakturor, vilket hjälper företag att undvika missade förnyelser och oplanerade kostnader.

Fördelar:

• Säkerställer att rätt faktura betalas i rätt tid.
• Minskar manuellt arbete och effektiviserar processer.
• Förhindrar bedrägeri och skuggutgifter.
• Ger insyn och kontroll över återkommande betalningar.

Exempel:

Pleo – Samlar och spårar alla återkommande leverantörsutgifter på en och samma plattform. Systemet optimerar betalningar, förhindrar missade förnyelser och säkerställer efterlevnad via automatiserade riktlinjer och digitala attestflöden. Med dedikerade leverantörskort och inbyggda kontroller skyddas utgifterna, och ekonomiavdelningen får full överblick utan manuellt arbete.

Läs mer om hur Pleo hjälper till med ditt företags leverantörsuppgifter. 

2. System för automatiserat fakturaflöde (Invoice-to-Pay, I2P)

Dessa system fokuserar på att digitalisera fakturaprocessen, från mottagande av faktura till bokföring och betalning. Målet är att minska manuella moment, fel och fördröjningar, samtidigt som kostnadsuppföljning och rapportering blir enklare. Automatiserade arbetsflöden skickar fakturor till rätt person för attest och vidare till ekonomiavdelningen för slutkontroll.

Fördelar:

• Fullständig digitalisering av fakturaprocessen.
• Snabbare behandling och minskad risk för fel.
• Bättre överblick över betalningar och kostnader.
• Integrerat med ekonomisystem och bokföring.

Exempel:

• Tipalti – Global lösning som automatiserar leverantörsbetalningar och fakturahantering, med fokus på effektivitet och efterlevnad.
• Basware – Ett system som digitaliserar och optimerar fakturaflödet för företag av alla storlekar, med arbetsflöden och analysmöjligheter.

3. System för strategisk fakturastyrning och kostnadskontroll

Dessa system är inriktade på att ge ledningen insyn och kontroll över större kostnader och återkommande utgifter. Fokus ligger på analys, budgetuppföljning och att upptäcka ineffektiviteter eller risker i leverantörsbetalningar. Genom att centralisera data kan företaget fatta bättre beslut och optimera leverantörsavtal.

Fördelar:

• Identifierar ineffektiviteter och potentiella kostnadsbesparingar.
• Ger fullständig översikt över återkommande utgifter.
• Säkerställer efterlevnad av interna policys och avtal.
• Stärker ekonomisk kontroll och styrning.

Exempel:

• Tradeshift – Hjälper företag att analysera, styra och optimera leverantörsbetalningar globalt.
• Kofax – Erbjuder avancerade analysverktyg för att hantera fakturaflöden, upptäcka dubbletter och kontrollera efterlevnad.

Guide: Så väljer du rätt system för fakturaflöde

Att välja ett system för fakturaflöde är en viktig investering för att effektivisera företagets ekonomi- och leverantörshantering. Här är hur du ska tänka – steg för steg:

1. Identifiera dina behov

Börja med att kartlägga vilka typer av fakturor och utgifter ditt företag hanterar.

• Operativa fakturor: Små, återkommande utgifter som kontorsmaterial, resor, abonnemang och programvarulicenser.
• Större eller strategiska fakturor: Avtal, upphandlingar och större leverantörsbetalningar som kräver noggrann uppföljning.

Tänk också på vilka funktioner som är viktiga för dig: automatiserade attestflöden, spårning av återkommande betalningar, integration med ekonomisystem eller realtidsrapportering till exempel. 

2. Fundera på användarvänlighet och flexibilitet

Systemet ska vara enkelt för både ekonomiavdelning och medarbetare att använda.

• Kan anställda själva registrera och attestera fakturor utan manuellt arbete?
• Finns tydliga dashboards och rapporter för uppföljning?
• Stöder systemet både kortbetalningar och fakturor på ett centralt ställe?

Exempel: Pleo erbjuder smarta företagskort, automatiserad kvittohantering och realtidsuppdateringar, vilket gör det lätt för både anställda och ekonomiavdelningen att ha full insyn i utgifter.

3. Kontroll och säkerhet

Se till att systemet erbjuder robusta kontroller för att förhindra fel, bedrägerier eller oplanerade kostnader.

• Digitala attestflöden och policykontroller säkerställer att fakturor godkänns enligt företagets regler.
• Möjlighet att spåra återkommande betalningar minimerar risken för missade förnyelser.

4. Automatisering och integration

Ett bra fakturaflödessystem automatiserar rutiner och integreras med ekonomisystem för att minska manuella processer.

• Fakturor kan automatiskt skickas till rätt personer för godkännande.
• Systemet kan matcha fakturor mot beställningar och budgetar.
• Integration med bokföring gör att ekonomiavdelningen sparar tid och får realtidsdata.

5. Analysera kostnads- och effektivitetsvinster

Välj ett system som inte bara hanterar fakturor utan även:

• Identifierar ineffektiva eller dubbla betalningar.
• Ger möjlighet att optimera återkommande utgifter.
• Förbättrar överblick och ekonomisk styrning.

Tips: Med Pleo kan företag använda automatiserade insikter för att minska onödiga utgifter och upptäcka överbetalningar innan de sker.

6. Testa och utvärdera

Innan du bestämmer dig, testa systemet med en pilotgrupp:

• Hur smidigt fungerar arbetsflödet i praktiken?
• Får ekonomiavdelningen den insyn och kontroll som behövs?
• Är det lätt för medarbetare att registrera och attestera fakturor?