Med effektiv fakturaservice kan du öka företagets produktivitet och avlasta ekonomiavdelningen. Genom att hantera fakturorna i ett automatiserat arbetsflöde där alla kan bli kontrollerade, attesterade och betalda i tid, ökar även säkerheten genom inbyggda kontroller. Men vad är då egentligen fakturaservice?
I den här artikeln berättar vi mer om hur fakturaservice fungerar och hur den kan effektivisera din verksamhet. Allt för att du ska dra nytta av fördelarna med effektivare arbete och bättre kontroll.
Vad är fakturaservice?
Fakturaservice är en tjänst som underlättar hanteringen av dina fakturor och betalningar. Genom att använda en tjänst för fakturaservice kan du som företagare spara tid och minimera det administrativa arbetet som annars uppstår om en faktura exempelvis inte betalas i tid. Det här är ett sätt för dig, eller din ekonomiavdelning, att effektivisera ert arbete och kunna fokusera ännu mer på företagets övriga viktiga delar.
Läs även: Bokföra faktura – löpande bokföring av affärshändelser
Fördelar med att använda fakturaservice
Med fakturaservice effektiviserar du inte bara fakturahantering – du får också bättre kontroll över fakturorna företaget har eller ska betala. Ofta finns det även funktioner för dig som skickar ut fakturor. Förenkla betalningsprocessen för dina kunder och bidra med ett professionellt intryck.
Tidsbesparing: Automatiserade processer minskar den tid som läggs på manuell fakturering, uppföljning och betalning av fakturor, vilket frigör tid för kärnverksamheten.
Minskad administration: Fakturaservice tar hand om utskick, påminnelser och uppföljning av betalningar, vilket minskar den administrativa bördan på företaget.
Förbättrad kassaflödeshantering: Genom att effektivt hantera fakturor och betalningar kan företag bättre förutsäga och kontrollera sitt kassaflöde.
Snabbare betalningar: Med tjänster som möjliggör fakturaköp kan företag få pengar snabbare, vilket förbättrar likviditeten och minskar risken för kassaflödesproblem.
Automatisk bokföring: Betalda fakturor registreras automatiskt, vilket gör bokföringsprocessen snabbare och mer exakt, samt minskar risken för mänskliga fel.
Minskad risk för försenade betalningar: Regelbundna påminnelser och uppföljningar säkerställer att fakturor betalas i tid, vilket minskar antalet försenade betalningar och förbättrar betalningsdisciplinen hos kunderna.
Här kan du läsa mer om fördelarna med automatisk fakturahantering.
Fakturaservice anpassad efter små och stora företag
Alla företag har olika behov när det kommer till fakturering. En fakturaservice är anpassad för att möta dessa behov. Det finns såklart en mängd olika alternativ när de kommer till fakturaservice – och därför finns det även tjänster för såväl små som stora företag. Det spelar alltså ingen roll om du driver ett stort företag med tusentals fakturor varje månad, eller en liten firma med ett fåtal kunder och affärshändelser.
När du väljer att ta hjälp av en fakturaservice får du en tjänst som är anpassad efter ditt företags specifika behov. Det är såklart alltid viktigt att kolla upp vilken typ av service programmet erbjuder för att säkerställa att det passar ditt företag.
Investera i ett program för fakturaservice
Ett program för fakturaservice är en digital lösning för att effektivt hantera hela faktureringsprocessen. Genom att använda en sådan service kan företag automatisera och centralisera hanteringen av fakturor från mottagande till betalning och arkivering.
Bra fakturaservice möjliggör att fakturor tas emot elektroniskt från leverantörer via olika kanaler, såsom e-post, EDI eller integration med leverantörernas system. Därefter kan den automatiskt läsa och tolka data från fakturorna med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR). Detta minskar behovet av manuellt arbete och reducerar risken för felaktigheter.
Läs även: Fakturaprogram: De bästa fakturaprogrammen 2024
Vad kostar fakturaservice?
Kostnaden för fakturaservice kan variera beroende på flera faktorer, inklusive leverantören, omfattningen av tjänsterna, företagets storlek och specifika behov. Ofta fungerar fakturaservice som en prenumerationstjänst där du betalar en viss summa i månaden.
Vad ingår i fakturaservice?
Fakturaservice kan variera mellan olika leverantörer, men vanliga tjänster som brukar ingå är:
Skapa faktura:
- Skapa och anpassning av fakturor.
- Möjlighet att skicka fakturor elektroniskt (e-fakturor) eller via post.
- Automatisk generering av OCR-nummer och bankgironummer.
Utskick av fakturor:
- Distribution av fakturor till kunder via olika kanaler (e-post, fysisk post, e-faktura).
Betalningsbevakning:
- Automatisk bevakning av betalningar.
- Uppföljning av obetalda fakturor.
Påminnelser och kravhantering:
- Skicka betalningspåminnelser vid förfallna fakturor.
- Möjlighet att eskalera obetalda fakturor till inkasso.
Automatisk bokföring:
- Automatisk registrering av betalningar i bokföringssystemet.
- Integration med befintliga affärssystem för sömlös dataöverföring.
Rapportering och analys:
- Tillgång till rapporter och analyser över fakturering och betalningar.
- Möjlighet att följa upp kunders betalningshistorik och trender.
Kundsupport:
- Support för hantering av fakturafrågor och kundservice relaterad till fakturering.
Säkerhet:
- Säker hantering av känslig data och efterlevnad av dataskyddslagar.
