Programvara för utläggshantering: Vi listar de bästa alternativen

Att hantera anställdas utlägg manuellt kan vara både tidskrävande, krångligt och riskfyllt. Med programvara för utläggshantering blir det enkelt att registrera, godkänna och följa upp kostnader – samtidigt som du får full kontroll över företagets utgifter. Digitala lösningar ger bättre översikt, minskar risken för fel och bedrägerier, säkerställer korrekt bokföring och möjliggör mer datadrivna beslut.

I den här artikeln förklarar vi vad utläggshantering innebär, hur man kan förenkla processen i praktiken, samt presenterar några av de bästa programvarorna på marknaden. 

En snabb överblick av det viktigaste

Effektivisering och kontroll: Programvara för utläggshantering digitaliserar registrering, godkännande och uppföljning av kostnader, vilket minskar manuellt arbete, fel och bedrägerier.

Realtidsinsyn och automatisering: Systemen ger full kontroll över företagets utgifter i realtid, med automatiska flöden för godkännande, återbetalning och rapportering.

Förbättrad användarupplevelse och efterlevnad: Mobilappar, tydliga riktlinjer och automatiska påminnelser gör processen enkel för medarbetare. 

Affärsfördelar: Rätt programvara ger kostnadskontroll, efterlevnad av policyer, förbättrad budgetering och planering, ökad lönsamhet och frigjord tid för värdeskapande arbete.

Vad är utläggshantering?

Utläggshantering handlar om att systematiskt följa upp, analysera och kontrollera de kostnader som anställda gör för företaget.

När företag får tydlig översikt över sina kostnader skapas ordning, ansvar och bättre förutsättningar för lönsam tillväxt.

Effektiv hantering av utlägg hjälper till att minska kostnader, stärka den finansiella kontrollen och underlätta beslut om budget och resursanvändning – oavsett om företaget är stort eller litet.

Så förenklar du företagets utläggshantering 

För att medarbetare ska rapportera sina utlägg konsekvent behöver företaget ett utläggssystem som gör det enkelt och smidigt. Här är några tips: 

Använd ett verktyg

Välj en intuitiv programvara för utläggshantering som är enkel att använda, gärna mobilanpassad, så att medarbetare kan rapportera utlägg när som helst. Ett stort plus är om systemet kan integreras med företagets övriga verktyg för ekonomihantering. 

Involvera alla

Ge personalen en tydlig introduktion till systemet. Erbjud instruktioner, vanliga frågor och en kontaktperson som kan hjälpa vid problem.

Skapa riktlinjer

Definiera vilka kostnader som är giltiga, vilka beloppsgränser som gäller och vilken dokumentation som krävs. Tydliga regler minskar missförstånd och förbättrar efterlevnaden.

Automatisera processer

Använd automatisering för validering, godkännande och redovisning. Utvärdera processen regelbundet och förbättra där det behövs.

Fastställ återbetalningsdatum

Sätt regelbundna utbetalningscykler så att medarbetarna får sina pengar i tid. Det ökar både tilliten till processen och till företaget.

Läs även: Vikten av integration: Hur finansledare kan övervinna digital överbelastning. 

Lösningen – smidig programvara för utläggshantering

1. Pleo

Pleo är en modern och användarvänlig lösning för utgiftshantering och företagskort som gör det enkelt för både medarbetare och ekonomiavdelningen att hantera kostnader. Med Pleo kan medarbetare direkt rapportera sina utlägg via mobilen eller webben, skanna kvitton och få automatiska kategoriseringar. Ekonomiteamet får samtidigt full kontroll över företagets utgifter i realtid, med automatiserade godkännande- och återbetalningsprocesser.

Pleo är mer än bara ett verktyg för att registrera utlägg – det skapar transparens, sparar tid och gör det lättare för företag att följa upp kostnader, hålla budget och fatta datadrivna beslut. Systemet integreras med de flesta bokföringsprogram och erbjuder dessutom möjligheten att ge medarbetare företagskort med tydliga gränser, vilket gör vardagsekonomin smidigare och minskar manuellt arbete.

Viktigaste funktioner:

• Smart kvittoskanning och automatiska kategoriseringar
• Mobilapp för snabb och enkel utläggsrapportering
• Automatiska godkännande- och återbetalningsflöden
• Integration med bokföringssystem
• Företagskort med kontroll över gränser och utgifter

Fördelar:

• Enkel och snabb implementering
• Minskad administrativ börda
• Full kontroll och transparens över företagets utgifter
• Ökad efterlevnad av företagets policyer
• Real­tidsöversikt och bättre budgetkontroll
  
  

Enkelt och effektivt är två av Pleos ledord. Kunderna säger bland annat: “Pleo är mycket lätt att använda. Det ger dig en tydlig översikt över dina utgifter och påminner dig när du behöver lägga till fler kvitton, så att du inte glömmer något. Om du av misstag betalar något privat med ditt företagskort är det också väldigt enkelt att markera det som ett personligt köp och rätta till det.”

Lämplig för:
Startups, mindre företag men även stora företag som vill digitalisera sin utläggshantering, ge medarbetarna flexibilitet med företagskort och effektivisera ekonomiprocesser. Pleo passar särskilt företag med många små utlägg och behov av en smidig mobillösning.

Källa: G2

2. Klippa SpendControl

Klippa SpendControl är en AI-driven programvara som automatiserar och effektiviserar utläggshantering och fakturahantering. Systemet erbjuder en användarvänlig plattform för att registrera, godkänna och bearbeta utlägg och fakturor.

Viktigaste funktioner:

• Automatisk kvittoskanning och datainmatning
• Säkra godkännandeprocesser och arbetsflöden
• Integration med bokföringssystem
• Mobilapp för enkel användning

Fördelar:

• Minskad manuell hantering och felrisk
• Effektiviserade godkännandeprocesser
• Bättre efterlevnad av policyer och regler

Lämplig för:
Medelstora företag som vill automatisera och effektivisera sin utläggshantering.

Källa: G2

3. Procurify

Procurify är en plattform för utgiftshantering som går bortom traditionell utläggshantering och erbjuder kontroll över inköp och leverantörsutgifter. Systemet hjälper företag att organisera, allokera, spåra och rapportera utgifter från en enda plattform.

Viktigaste funktioner:

• Automatiserad datainsamling och godkännandeprocesser
• AI-stödd identifiering av kostnadsbesparingsmöjligheter
• Integration med bokföringssystem
• Mobilapp för enkel användning

Fördelar:

• Ökad synlighet och kontroll över utgifter
• Effektiviserade arbetsflöden och processer
• Minskad risk för fel och bedrägerier

Lämplig för:
Medelstora företag med flera avdelningar eller team som behöver kontroll över inköp och leverantörsutgifter.

Källa: G2

4. Infor Expense Management

Infor Expense Management är en omfattande lösning för utlägg och rese-/underhållningskostnader (T&E) som erbjuder integration med ERP- och finansiella system. Systemet är särskilt lämpligt för stora företag och koncerner med komplexa processer.

Viktigaste funktioner:

• Automatiserad hantering av utlägg och resekostnader
• Integration med ERP- och finansiella system
• Policykontroller och efterlevnad
• Mobilapp för enkel användning

Fördelar:

• Bättre kontroll och synlighet över utgifter
• Effektiviserade processer och arbetsflöden
• Minskad risk för fel och bedrägerier

Lämplig för:
Stora företag och koncerner med komplexa processer för utlägg och resekostnader.

Källa: G2

5. SAP Concur

SAP Concur är en lösning för rese- och utläggshantering som erbjuder en integrerad plattform för att hantera utgifter, resor och leverantörsfakturor. Systemet ger företag en central plats för att hantera och spåra alla anställdas utgifter.

Viktigaste funktioner:

• Automatiserad hantering av utlägg och resekostnader
• Integration med bokförings- och ERP-system
• Mobilapp för enkel användning
• Policykontroller och efterlevnad

Fördelar:

• Bättre kontroll och synlighet över utgifter
• Effektiviserade processer och arbetsflöden
• Minskad risk för fel och bedrägerier

Lämplig för:
Stora företag och organisationer med hög volym av utlägg, rese- och kostnadsflöden.

Källa: G2

Varför programvara för utläggshantering är viktig

Att ha en strukturerad process för utläggshantering är avgörande för företag som vill ha kontroll, transparens och effektivitet i sina ekonomiska flöden. Med rätt system kan du säkerställa korrekt bokföring, följa policys och fatta datadrivna beslut. Fördelarna inkluderar:

1. Kostnadskontroll

Effektiv utläggshantering gör det lättare att upptäcka onödiga eller överdrivna utgifter och hålla kostnaderna inom budget.

2. Budgetefterlevnad

Genom att ha full koll på kostnader kan du säkerställa att budgeten följs och att finansiella planer blir verklighet.

3. Förbättrad finansiell planering

Korrekt registrerade utlägg ger värdefulla insikter om inköpsmönster, vilket förbättrar rapportering och prognoser.

4. Ökad lönsamhet

Minskade onödiga inköp frigör resurser som kan investeras i tillväxtinitiativ eller förbättra resultatet.

5. Efterlevnad av policy och regler

Ett digitalt system hjälper dig att följa lagkrav och interna riktlinjer, vilket minskar risker och bygger förtroende hos intressenter.

6. Högre produktivitet

Automatiserade processer frigör tid och resurser som istället kan användas för värdeskapande arbete.