3 typer av utläggssystem: Vi listar de bästa alternativen

Precis som alla företag behöver också ditt hantera anställdas utlägg – men hur det ska göras kan variera. Vissa är fortfarande kvar i det gamla och klistrar kvitton på papper som lämnas in till ekonomiavdelningen. Andra använder Excel eller delade mappar. Men allt fler har också börjat ta klivet mot ett mer moderna digitala utläggssystem. 

Ett utläggssystem är mer än bara ett verktyg för att samla in kvitton. Det är ett nav för att hantera kostnader i realtid, automatisera bokföring, ge anställda smidiga sätt att rapportera inköp – och samtidigt ge ekonomiavdelningen full överblick.

I den här guiden presenterar vi tre alternativ på uttläggssytsem för ditt företag. Utöver det går vi också igenom vad ett utläggssystem är och vilka funktioner som kan göra störst skillnad.  

En snabb överblick av det viktigaste 

• Tre typer av utläggssystem – det finns integrerade plattformar, fristående utläggsappar och inbyggda ERP-moduler där digitala lösningar blir allt vanligare.
• Ett digitalt utläggssystem minskar manuellt arbete, snabbar upp ersättningar och ger bättre överblick över företagets utgifter.
• Automatiserad kvittoinläsning, realtidsspårning, smidig attestering och integration med bokföringssystem förenklar processen.
• För att välja rätt system ska du utgå från hur ni arbetar idag, identifiera era utmaningar, testa olika system i praktiken och planera lanseringen noggrant.

Vad är ett utläggssystem?

Ett utläggssystem är ett digitalt verktyg som hjälper företag att hålla koll på alla de små (och stora) inköp som anställda gör i jobbet, och som arbetsgivaren ska stå för. Det kan handla om allt från en taxi till flygplatsen till lunch med en kund eller en ny mus till hemmakontoret. 

I stället för att samla papperskvitton i plånboken eller mata in allt i ett Excelark, kan dina medarbetare enkelt rapportera utlägg via exempelvis mobilen – direkt när det händer.

Men det handlar inte bara om att göra processen smidigare för anställda. Ett bra utläggssystem gör vardagen lättare för hela organisationen. Här är varför:

Varför använda ett utläggssystem?

• Smidig rapportering – inga fler berg av kvitton på skrivbordet

Med ett digitalt utläggssystem sker allt i realtid. Kvitton fotas, laddas upp och kategoriseras på några sekunder. Det blir enklare för alla – både de som är på språng och de som sitter med redovisningen.

• Snabbare och säkrare ersättning

När informationen samlas in direkt vid källan minskar risken för fel: inga borttappade kvitton, inga felräkningar, inga glömda summor. Det innebär också att anställda får tillbaka sina pengar snabbare – vilket alltid uppskattas.

• Full koll på vart pengarna tar vägen

Systemet samlar all data på ett och samma ställe. Du ser vem som spenderar vad, när och varför. Det gör det lättare att följa interna riktlinjer, hålla budgeten och få ordning inför bokslut och revision.

• Mindre administration – mer tid till annat

Tolkning av kvitton, momsberäkningar och kontoavstämningar kan i många fall ske automatiskt. Det sparar både tid och energi – för alla inblandade.

Kort sagt: ett utläggssystem är inte bara en investering i smidigare rutiner – det är också ett sätt att ge dina medarbetare bättre verktyg, ekonomiavdelningen färre anledningar till huvudvärk och hela företaget bättre överblick. Smart, eller hur?

Tips: Läs även vår guide till hur du väljer rätt reseräkningssystem. 

Vi listar: 4 kategorier inom utläggssystem 

Att välja rätt system för att hantera anställdas utlägg är avgörande för ett företags effektivitet och finansiella kontroll. Marknaden erbjuder en rad lösningar, från helt manuella metoder till digitala integrerade system. Nedan går vi igenom några av de vanligaste automatiserade lösningarna. 

1. Integrerade plattformar för utgiftshantering (Spend Management)

Det här är en helhetslösning som kombinerar betalningsverktyg, realtidsövervakning och automatiserad bokföring i ett och samma system – allt för att du ska få ta del av ett så användarvänligt utläggssystem som möjligt. Här används smarta företagskort – både fysiska och virtuella – för att ge företag full insyn och kontroll över alla affärsutgifter, från köptillfället till färdig bokföring.

Så fungerar det:

Anställda får tillgång till företagskort som de använder för jobbrelaterade inköp. Så snart ett köp genomförs registreras transaktionen automatiskt på plattformen. Systemet skickar en notis till användaren om att ladda upp kvitto via mobilen – ofta direkt genom att ta ett foto. Ingen separat utläggsrapport behövs. När kvittot är uppladdat matchas det med transaktionen och skickas vidare för attest eller direkt till bokföringen, beroende på företagets inställningar.

Det här sparar inte bara tid, utan minimerar även fel, förlorade kvitton och minimerar behovet av manuell hantering. 

Lär dig mer spend management och varför det är viktigt 

Exempel: Pleo – smartare utgiftshantering från start till bokfört

Pleo är en av Europas ledande plattformar inom denna kategori och ett bra exempel på hur smidigt det kan bli. Med Pleos lösning får anställda företagskort kopplade till en intuitiv app som hanterar hela processen:

• Direktregistrerade köp i realtid
• Automatisk påminnelse om kvitto
• Smart kategorisering och bokföringsförslag
• Integrationer med bokföringssystem som Fortnox, Visma, Xero, m.fl.
• Flexibla spendergränser och roller för olika användare

Dessutom får ekonomiavdelningen en komplett översikt över alla kostnader i realtid, vilket förenklar både budgetuppföljning och kostnadskontroll.

Genom att välja en integrerad plattform som Pleo kan företag helt undvika traditionella manuella moment som kvittoredovisning i efterhand, papperslappar och felaktiga konton. Det här är ett system anpassat för hur moderna organisationer faktiskt arbetar – och som hanterar utlägg snabbt, mobilt och transparent.

Här kan du läsa mer om Pleos funktion för hantering av utlägg. 

2. Fristående digitala utläggsapplikationer

För företag som vill digitalisera bort papperskvittona och förenkla rapporteringen för de anställda är fristående appar för utlägg ett vanligt nästa steg. Dessa verktyg fokuserar på att effektivisera insamlingen och godkännandet av utlägg, men kräver ofta manuell export till bokföringssystemet.

• Process: Medarbetare använder en mobilapp för att fotografera sina kvitton, varpå appen ofta tolkar datan automatiskt. Rapporterna skickas digitalt för attest och kan sedan exporteras för import i ekonomisystemet.
• Exempel på system:

• Expensify: En populär app känd för sin SmartScan-teknologi som automatiserar inläsning av kvitton och kategorisering av utgifter.
• Zoho Expense: En del av Zohos bredare ekosystem av affärsappar, känd för sitt intuitiva gränssnitt och starka mobila kapabiliteter för utläggsrapportering på språng.

3. Inbyggda Moduler i Affärssystem (ERP-system)

Större organisationer och koncerner förlitar sig ofta på ett utläggssystem som är inbyggd i deras centrala affärssystem (ERP). Lösningen är integrerad med företagets övriga finansiella processer, med fokus på kontroll och regelefterlevnad snarare än användarvänlighet.

• Process: Utlägg och reseräkningar registreras direkt i en modul inom företagets ERP-system. Flödet är tätt kopplat till huvudboken, projektredovisning och interna attestregler, vilket säkerställer att all data hanteras korrekt inom ett och samma system.
• Exempel på system:

• SAP Concur: Marknadsledaren inom rese- och utläggshantering, som erbjuder en lösning integrerad med SAP:s affärssystem men som även kan användas fristående.
• Oracle NetSuite Expense Management: En integrerad modul inom NetSuite ERP som möjliggör för anställda att skicka in utläggsrapporter direkt i det system där all finansiell data redan finns.

Vilket utläggssystem passar bäst för mitt företag?

Att hitta rätt system för att hantera anställdas utlägg handlar inte bara om funktionalitet – det handlar om att förenkla vardagen, minska risker och få bättre kontroll över företagets pengar. Nedan guidar vi dig till hur du väljer rätt system för ditt företag. 

Steg 1: Kartlägg hur ni jobbar idag

Börja med att svara på några nyckelfrågor:

• Hur ofta gör medarbetare utlägg eller reser i tjänsten?
• Hanteras inköp med privata medel, eller finns företagskort?
• Lämnas kvitton in fysiskt, via mejl, eller digitalt?
• Vilka system använder ni redan (t.ex. Fortnox, Visma, Business Central)?
• Hur mycket tid lägger ekonomiavdelningen på att jaga kvitton, attestera och bokföra?

Poängen: Ju mer manuellt arbete ni har idag, desto större effekt får ni av ett automatiserat system.

Steg 2: Identifiera era största utmaningar

Alla företag har sina "smärtpunkter". Vanliga problem är:

• Manuell hantering som tar tid och skapar fel
• Privata utlägg där anställda ligger ute med pengar
• Borttappade kvitton som sinkar redovisningen
  Ingen realtidsöverblick – ni vet inte vad som spenderas förrän långt efter
• Brist på kontroll över efterlevnad av resepolicy och inköpsrutiner

Här kan det vara klokt att prata med både resande personal och ekonomiteamet – de ser olika sidor av samma problem.

Steg 3: Matcha ert behov med rätt kategori av system

Här är en snabb jämförelse av de tre huvudsakliga kategorierna, och vad som passar vem:

1. Integrerade plattformar för utgiftshantering (Spend Management)

För dig som vill digitalisera hela processen – från köp till bokföring
Med företagskort, mobilapp och automatisk matchning av kvitton sparar ni både tid och frustration. Ekonomiavdelningen får realtidsöverblick och slipper manuell datainmatning. Dessutom kan systemet integreras med företagets andra verktyg för ekonomihantering. 

Pleo är ett exempel på en bra lösning inom denna kategori – tack vare:

• Smarta företagskort (både fysiska och virtuella)
• Mobilapp som påminner om kvitto direkt efter köp
• Automatiskt förslag på bokföringskonto
• Integration med system som Fortnox, Visma, Xero m.fl.
• Flexibla spendergränser och roller för olika användare
• Milersättning, traktamente och avancerade attestflöden

Pleo har under åren underlättat för såväl små som stora företag att effektivisera hanteringen av deras utlägg och har idag en bred portfölj av nöjda kunder. På internationella plattformar som G2 och Gartner Peer Insights får vi 4,5 av 5 stjärnor, baserat på omdömen från tusentals nöjda användare.

“Det minskar den administrativa bördan genom automatisk kvittoinläsning, utgiftsspårning i realtid och ett rent, användarvänligt gränssnitt. Utgiftsgränser och policystyrning är enkla att konfigurera, vilket gör det lätt att ge teamen frihet samtidigt som kontrollen behålls. Integration med bokföringssystem är smidig och effektiv”. 

2. Fristående utläggsappar 

För dig som vill digitalisera kvitton men hanterar kort och bokföring separat
Anställda kan fota kvitton i en app, rapportera digitalt och få utlägg godkända snabbare. Men systemet är ofta inte kopplat till företagskort eller ekonomisystem.

4. Inbyggda ERP-moduler

För stora företag med komplex struktur och höga krav på regelefterlevnad
Kraftfulla, men ofta tunga att implementera och svåra att använda för enskilda medarbetare.

Steg 4: Testa och jämför systemen – utifrån verkliga scenarier

Boka demo eller prova systemen i praktiken. Fokusera på detta:

• Är det enkelt för en anställd att använda appen på språng?
• Går det snabbt att fota kvitto, matcha med köp och få ersättning?
• Hur ser integrationsmöjligheterna ut med ert ekonomisystem?
• Kan ni sätta upp tydliga policyregler, spendergränser och attestflöden?
• Får ni realtidsdata över utgifter per team, projekt eller kostnadsställe?

Tips: Låt både en resande medarbetare och någon från ekonomi delta i testerna.

Steg 5: Välj system – och planera lanseringen noga

När du hittat rätt plattform:

1. Ta referenser – vad säger andra företag i liknande situation?
2. Sätt ett tydligt startdatum – och involvera medarbetarna i förändringen
3. Kommunicera varför bytet sker och håll en kort utbildning
4. Ha support redo för första månaden – det sparar många frågor