Så väljer du rätt reseräkningssystem: De 3 bästa alternativen

Du känner säkert igen att dina arbetsdagar blir allt mer rörliga och digitala – vilket sätter högre krav på effektiva och användbara lösningar för hantering av tjänsteresor och utlägg. Hantering av reseräkningar kan vara en tidskrävande och administrativ börda. Medarbetare ska samla in kvitton och fylla i formulär, och ekonomiavdelningen ska granska, godkänna och bokföra alla kostnader. Som tur är finns det reseräkningssystem som underlättar i arbetsbördan.  

Med hjälp av digitala processer för bland annat kvittoinläsning, traktamentsberäkning, attest och bokföring kan ett reseräkningssystem skapa en smidig och effektiv process för både anställda och ekonomiavdelningen. 

I den här artikeln guidar vi dig till de bästa alternativen för reseräkningssystem och hjälper dig välja rätt för ditt företag. Dessutom berättar vi mer om vad ett reseräkningssystem är och hur det fungerar i praktiken. 

En snabb överblick av det viktigaste 

• Digitala reseräkningssystem minskar manuellt arbete genom att samla kvitton, automatisera beräkningar och förenkla godkännandeprocessen, vilket sparar tid för både medarbetare och ekonomiavdelning.
• Företag kan bland annat välja mellan integrerade plattformar, dedikerade appar, omfattande reseadministrationssystem eller enklare lösningar, beroende på behov och företagets storlek.
• Systemen säkerställer att skatte- och bokföringsregler följs, minskar fel och bedrägeririsker samt dokumenterar allt på ett transparent och spårbart sätt.
• För att hitta rätt lösning bör företaget analysera sina behov, testa olika system, involvera användare och planera införandet noggrant för att säkerställa en smidig övergång.

Vad är ett reseräkningssystem? 

Ett modernt reseräkningssystem är ett digitalt verktyg som hjälper både medarbetare och ekonomiavdelningen att få bättre koll på utlägg och tjänsteresor.

Istället för att samla kvitton i fickan och fylla i krångliga formulär i efterhand, kan du enkelt registrera kostnader direkt i systemet – oavsett om det gäller taxi, hotellnätter eller traktamente. 

Samtidigt får ekonomiavdelningen en smidig översikt, med allt underlag samlat på ett ställe, klart för granskning, godkännande och bokföring – utan onödigt manuellt jobb.

Vad är syftet med moderna system för reseräkning? 

Ett bra reseräkningssystem är mycket mer än bara ett verktyg för att skicka in kvitton. Det har flera viktiga syften för ditt företag, som att ge ökad kontroll och effektivitet i era processer till exempel. Skrolla dig vidare för att ta del av de fem viktigaste punkterna. 

1. Effektivisera hanteringen av reseräkningar och utlägg

Manuell hantering av reseräkningar är tidskrävande, både för medarbetaren som ska samla kvitton och fylla i formulär, och för ekonomiavdelningen som ska granska, kontrollera och registrera varje transaktion. Ett digitalt reseräkningssystem:

• Samlar alla utlägg på ett ställe – ofta via mobilapp eller webbgränssnitt
• Automatiserar delar av processen, som beräkningar och valutaräkning
• Minskar behovet av e-post, papper och dubbelregistrering

Det frigör tid och resurser som kan användas mer produktivt i verksamheten.

2. Förenkla för medarbetare att redovisa kostnader korrekt

För anställda är det ofta svårt att veta exakt hur och vad som ska redovisas, särskilt i internationella sammanhang med olika valutakurser, momsregler eller traktamentsnivåer. Ett reseräkningssystem:

• Guidar användaren steg för steg genom processen
• Hjälper till att tolka kvitton automatiskt via OCR
• Föreslår rätt konton, traktamentsnivåer och momssatser
• Minskar risken att kvitton tappas bort eller att något redovisas fel

Detta gör det enklare för alla – även de som sällan åker på tjänstresor– att göra rätt från början.

3. Säkerställa efterlevnad av skatte- och bokföringsregler

Företag måste följa en mängd regelverk, både nationella (som Skatteverkets regler i Sverige) och internationella (vid utlandsresor). Ett reseräkningssystem:

• Uppdateras ofta för att reflektera aktuella skatte- och traktamentsregler
• Skiljer automatiskt på skattepliktiga och skattefria belopp
• Dokumenterar och sparar allt underlag i enlighet med bokföringslagen
• Stödjer revisionsspårning och efterkontroller

Det minimerar risken för felaktiga skatteavdrag och påföljder vid granskning.

4. Automatisera arbetsflöden kring attestering och bokföring

Ett vanligt problem i organisationer är att reseräkningar fastnar i ledet – på grund av oklara godkännandeprocesser, frånvaro eller manuell hantering. Reseräkningssystem:

• Tilldelar reseräkningen automatiskt till rätt attestant
• Skickar påminnelser och hanterar godkännandekedjor
• Exporterar data direkt till lönesystem och ekonomisystem
• Skapar verifikationer enligt företagets kontoplan

Det ger ett snabbt och spårbart flöde från resa till utbetalning och bokföring.

Läs även: Attestera: Vad innebär det att attestera en faktura? 

5. Minska risken för fel och bedrägeri

Felaktiga reseräkningar kan bero på slarv, oklarhet – eller i värsta fall, medvetet fusk. Med digitala kontroller och loggar kan ett reseräkningssystem:

• Identifiera avvikelser från företagets policyer (ex. maxbelopp, dubbelregistrerade kvitton)
• Begränsa användarens möjligheter att göra fel
• Spåra vem som godkänt vad och när
• Förhindra manipulation av kvitton eller manuella beloppsändringar

Det skapar en transparent och spårbar process med ökad förtroende både internt och externt.

Exempel: Så används ett reseräkningsystem

Känns det fortfarande inte helt tydligt hur reseräkningssystemet ska användas? Då kommer här ett exempel. Låt säga att en konsult reser från Stockholm till Göteborg för ett kundmöte. 

Under resan betalar hon för:

• Tågresa
• Taxi till hotellet
• Hotellövernattning
• Middag med kund

I reseräkningssystemet kan hon:

• Fota kvittona med mobilen
• Ange syfte med resan
• Systemet beräknar automatiskt vad som är avdragsgillt, vad som ger traktamente, och om något är momspliktigt
• När hon skickar in reseräkningen, går den direkt till chefen för godkännande och sedan till ekonomiavdelningen

Vi jämför: 4 kategorier av system för reseräkningar

Att hantera reseräkningar involverar ofta mer än bara vanliga utlägg, med inslag som traktamenten, milersättning och förbokade resor. Olika system löser denna utmaning på olika sätt, från helt manuella till fullt integrerade lösningar. Vi jämför några av de bästa alternativen för reseräkningssystem nedan. 

1. Integrerade plattformar för utgiftshantering och utlägg

För företag som tröttnat på reaktiv administration och vill få bättre kontroll över sina kostnader, erbjuder den här typen av lösning precis det. Istället för att jaga kvitton i efterhand och manuellt knappa in varje utgift, får du ett helt integrerat system som kopplar ihop betalningar med smart mjukvara – i realtid. Genom att ge medarbetarna smarta företagskort och tillgång till en intuitiv app, förvandlas reseräkningar från en tidsödande plikt till en snabb, smidig och transparent process.

Hur fungerar det i praktiken?

Flödet är designat för att vara så enkelt som möjligt – både för den som reser och för ekonomiavdelningen. När en anställd använder sitt företagskort, oavsett om det gäller hotell, lunch eller en kaffe på vägen, registreras köpet direkt i systemet. En pushnotis dyker upp i mobilen, kvittot fotas med ett klick, och systemet matchar automatiskt transaktionen med kvittot. Det kategoriserar utgiften, lägger in rätt kostnadskonto och gör den redo för attest och bokföring.

Samtidigt går det enkelt att lägga till milersättning eller traktamente direkt i samma app. Det innebär att hela resan – utlägg, körsträcka, boende och mat – samlas i en komplett digital översikt. Ingen behöver ligga ute med privata pengar eller sitta och sammanställa rapporter efteråt.

För ekonomiavdelningen är vinsten lika tydlig: ingen mer manuell inmatning, inga saknade kvitton, och inga fler jakter på underlag när bokslutet närmar sig. Istället får ni överblick och kontroll i realtid – något som också hjälper ledningen att fatta bättre beslut kring företagets resor och kostnader.

Exempel på system:

• Pleo – En komplett plattform som erbjuder smarta företagskort, en användarvänlig app och kraftfulla administrativa funktioner och ett smidigt reseräkningssystem. Pleo automatiserar hela kedjan från köp till bokföring och hanterar även traktamente och milersättning. Allt du behöver i en och samma plattform helt enkelt. Läs mer om hur Pleo hjälper till att hantera företagets utlägg. 

2. Dedikerade appar för reseräkningar

För företag som vill digitalisera och förenkla själva rapporteringsflödet är en dedikerad app ett vanligt alternativ. Dessa verktyg är specifikt designade för att underlätta för resenären att snabbt och korrekt sammanställa sin reseräkning.

Hur fungerar det i praktiken? 

Under resans gång fotograferar den anställde sina kvitton med en mobilapp. Appen hjälper till att tolka informationen och har ofta inbyggda funktioner för att automatiskt beräkna korrekt traktamente och milersättning baserat på resans datum och sträcka. Den färdiga digitala rapporten skickas sedan för godkännande och kan exporteras för bokföring.

Exempel på system:

• Expensify: En internationellt känd app som skannar kvitton och automatiserar skapandet av utläggsrapporter, inklusive reseutlägg.
• Zoho Expense: En app som är helt fokuserad på att digitalisera utläggs- och reseprocessen, med funktioner för att skapa rapporter, beräkna milersättning och hantera traktamenten.

3. Fullt integrerade reseadministrationssystem (T&E)

Denna kategori inom reseräkningssystem riktar sig främst till större företag med ett omfattande och med medarbetare som ofta är på resande fot. Här är utläggshanteringen en del av ett större ekosystem som även inkluderar bokning av resor och hotell, ofta i linje med en strikt resepolicy.

Hur fungerar det i praktiken? 

Den anställde bokar flyg, tåg och hotell via företagets egen reseportal, som är direkt kopplad till systemet. Betalningen sker centralt. Övriga utlägg under resan rapporteras i samma system, som automatiskt applicerar företagets resepolicy och korrekta traktamentesregler för olika länder. Allt är samlat från bokning till slutgiltig reseräkning.

Exempel på system:

• SAP Concur: Marknadsledaren som kombinerar resebokning (Concur Travel) med utläggshantering (Concur Expense) i en och samma plattform, vilket ger total kontroll över hela reseprocessen.
• Egencia: En affärsresebyrå (del av American Express Global Business Travel) som erbjuder en integrerad plattform där kunder kan boka och hantera både resor och utlägg på ett och samma ställe.

Steg för steg – så väljer du rätt reseräkningssystem 

Att hantera reseräkningar och utlägg ska inte vara ett nödvändigt ont. Rätt system kan förvandla något krångligt och tidskrävande till en smidig, transparent och till och med uppskattad del av vardagen – både för medarbetare och ekonomiavdelningen.

Men hur hittar man rätt lösning? Här är en enkel guide i fyra steg – med tips på vad du ska tänka på. 

Steg 1: Analysera era verkliga behov

Innan du börjar titta på olika system, se till att du har koll på nuläget. Vad är det som skaver idag – och vad vill ni uppnå?

Frågor att ställa:

• Hur ofta reser era medarbetare – och hur ser resorna ut?
• Vilka typer av utgifter är vanliga (hotell, representation, milersättning)?
• Vilka är de största problemen just nu? (Borttappade kvitton? Tidsödande administration? Lång väntan på ersättning?)
• Vilket ekonomisystem använder ni? (Ex. Fortnox, Visma, Business Central.)
• Hur mycket tid skulle ni kunna spara om processen var automatiserad?

Tips: Pleo kan integreras direkt till ditt företags bokföringsprogram, vilket betyder att ni slipper manuell export/import. Alla kvitton, kortköp, milersättningar och traktamenten flödar rakt in i bokföringen – redan kategoriserade.

Steg 2: Utforska vilken kategori som passar er

Nu när du har en tydlig bild av era behov, kan du börja ringa in vilken typ av system som passar er:

Steg 3: Jämför specifika system och leverantörer

När ni hittat rätt kategori, är det dags att titta närmare på specifika system. Be om demos – och låt både ekonomi och någon som reser mycket vara med.

Kolla särskilt på:

• Hur enkelt är det att använda på språng? Går det snabbt att fota kvitton och få påminnelser direkt vid köp?
• Fungerar traktamente och milersättning enligt svenska regler?
• Stöder systemet både företagskort och privata utlägg?
• Hur ser kopplingen till bokföringen ut – är den helt automatiserad eller kräver den manuellt arbete?
• Finns det realtidsöversikt för ekonomi och chefer?
• Hur ser stödet ut – finns svensk support och tydlig onboarding?

Steg 4: Fatta beslut och planera implementeringen

När ni har hittat det rätta systemet gäller det att få med sig hela organisationen. Ett nytt verktyg är bara så bra som de som faktiskt använder det.

Tips för en lyckad övergång:

• Involvera användarna: Låt både resande medarbetare och ekonomipersonal testa systemet innan beslut.
• Ta referenser: Prata med andra företag i liknande storlek – vad gillar de med lösningen?
• Sätt en tydlig startplan: Kommunicera syftet med bytet, visa hur enkelt det är att komma igång och håll en kort introduktion.
• Följ upp: Efter första månaden – stäm av vad som funkar bra och vad som kan förbättras.

Vad kostar ett reseräkningssystem? 

Kostnaden för ett reseräkningssystem beror på företagets behov, antal användare och hur avancerad lösning du väljer. Det är svårt att hitta ett gratis reseräkningssystem som också erbjuder alla de funktioner företaget behöver. 

Grundläggande appar för kvitto- och utläggshantering börjar vanligtvis runt 100–150 kr per användare och månad.

Mer kompletta system med funktioner som företagskort, automatiska bokföringsförslag och attestflöden ligger ofta mellan 400-500 kr per användare och månad.

Större, integrerade plattformar som även hanterar reseräkningar, policykontroller och integrationer med ekonomi- och HR-system kan kosta 500-1000 kr och uppåt per användare och månad, ibland med tillkommande avgifter för onboarding, support eller tilläggstjänster.

Priset avgörs i slutändan av hur mycket man vill automatisera, vilka integrationer som behövs och hur många medarbetare som ska använda systemet.