Utgiftsrapport: Nyckeln till effektiv ekonomihantering

Att hålla koll på företagets utgifter är en grundläggande del av en sund ekonomi och effektiv administration. Oavsett om det handlar om små inköp som en lunch med en kund eller större investeringar som kontorsutrustning, behöver alla utlägg dokumenteras noggrant för att företaget ska kunna göra rättvisande bokföring och se till att medarbetarna får ersättning i tid.  Här kommer en utgiftsrapport in i bilden. 

I den här artikeln reder vi ut vad en utgift egentligen är, skillnaden mellan utgifter, kostnader och utbetalningar, samt hur du praktiskt kan arbeta med utgiftsrapporter för att skapa ordning och reda i ekonomihanteringen. 

En snabb överblick av det viktigaste 

• En utgift uppstår när ett köp genomförs, en kostnad när resurserna förbrukas över tid, och en utbetalning när pengarna faktiskt lämnar kontot. 
  
  
• En utgiftsrapport används av anställda för att rapportera jobbrelaterade utlägg som de betalat privat, t.ex. resor eller kundluncher. Den innehåller information om köpet, bifogade kvitton och skickas för godkännande innan återbetalning.
  
  
• En faktura kommer från en extern part och är ett krav på betalning från t.ex. en leverantör. En utgiftsrapport skapas internt av anställda för redan genomförda utlägg. 
  
  
• Med lösningar som Pleo kan anställda fota kvitton direkt i en app, som automatiskt kategoriserar och bokför utgiften. 

Vad är en utgift? 

I vardagligt språk blandas ofta begreppen utgift, kostnad och utbetalning ihop – men i företagsekonomi betyder de faktiskt olika saker. Och att förstå skillnaden kan göra det lättare att få koll på ekonomin i företaget.

En utgift uppstår i samma ögonblick som du köper något – oavsett om du betalar direkt eller får en faktura. Det är alltså själva åtagandet att betala, exempelvis för en dator, kontorsstol eller konsulttjänst.

En kostnad handlar däremot om när “den där datorn” faktiskt används i verksamheten. Det är en utgift som "förbrukas" över tid – och därför bokförs på ett annat sätt. Kostnaden visar hur resurserna används under en viss period, snarare än när du köpte dem.

En utbetalning är det tillfälle då pengarna faktiskt lämnar företagskontot – alltså när du betalar fakturan eller köper något kontant. Ibland sker utgiften och utbetalningen samtidigt (till exempel vid kontantköp), men ofta sker betalningen först senare.

Är en faktura en utgift?

Ja, en faktura räknas som en utgift – det är helt enkelt ett bevis på att du har köpt något och är skyldig att betala. När du tar emot en faktura innebär det att du antingen redan har fått varan eller tjänsten, eller kommer att få den snart. Utgiften uppstår i samma stund som du gör köpet, men pengarna dras inte direkt. Istället bokförs det som en leverantörsskuld tills du faktiskt betalar – då sker utbetalningen.

Läs även: Vad är spend management och varför är det viktigt?

Vad är en utgiftsrapport?

En utgiftsrapport är ett underlag där du som anställd listar utlägg du haft i jobbet – till exempel för bensin, lunch med en kund eller andra affärsrelaterade inköp. För företag, särskilt mindre, är det ett smidigt sätt att hålla koll på utgifter och se till att du får tillbaka pengarna du lagt ut. Du skickar in rapporten, ofta tillsammans med kvitton, och ekonomiavdelningen ser till att du blir ersatt.

Vad är skillnaden mellan en faktura och en utgiftsrapport?

En faktura och en utgiftsrapport fyller olika funktioner – men båda handlar om pengar som rör sig i företaget. En faktura kommer från någon utanför företaget, till exempel en leverantör, och är en formell begäran om betalning för en vara eller tjänst. Den listar vad som har köpts, vad det kostar, moms, betalningsvillkor och fungerar både som kvitto och bokföringsunderlag.

En utgiftsrapport däremot är något du som anställd själv fyller i när du lagt ut pengar i jobbet – kanske för en taxi, lunch med en kund eller hotell under en resa. Du anger vad du har betalat, när och varför, och bifogar kvitton för att få tillbaka pengarna eller för att utgiften ska bokföras rätt.

Så enkelt uttryckt: fakturan kommer utifrån och visar vad företaget ska betala till någon annan, medan utgiftsrapporten kommer inifrån – från en anställd – och visar vad företaget redan indirekt har betalat.

Hur fungerar utgiftsrapportering?

När du som anställd lägger ut pengar i jobbet – till exempel för en lunch med kund, en taxi eller en hotellnatt – börjar det med att du sparar kvittot. Därefter fyller du i en utgiftsrapport där du kort berättar vad köpet gällde, vilket datum det skedde, hur mycket det kostade och vilken typ av utgift det var. Kvittot bifogar du, ofta som bild direkt i ett digitalt system.

Rapporten skickas sedan vidare till din chef eller ekonomiavdelningen för godkännande. När allt ser bra ut, bokförs utlägget och du får tillbaka pengarna du lagt ut.

Med digitala verktyg som Pleo blir det ännu smidigare. Du fotar bara kvittot i appen, väljer syfte och skickar in – sen sköter systemet resten. Utgiften hamnar på rätt konto, godkännandet blir enklare och bokföringen sker automatiskt och korrekt.

Utgiftsrapportering gör det helt enkelt lättare att hålla koll på företagets pengar, se till att allt blir rätt i bokföringen och att du som anställd snabbt får ersättning – utan krångel.

Hur gör man en utgiftsrapport?

För att förstå hur en utgiftsrapport går till i praktiken, kan vi nu titta närmare på de steg du som anställd behöver följa för att skapa och skicka in en korrekt utgiftsrapport.

1. Samla kvitton och underlag

Efter varje jobbrelaterat köp sparar du kvittot – oavsett om det är fysiskt eller digitalt. Kvitton är viktiga som bevis för vad du köpt och när.

2. Fyll i information om varje utgift

I rapporten anger du uppgifter som:

• Datum för köpet
• Leverantör eller affär
• Belopp
• Syfte med köpet (ex: kundmöte, resa, kontorsmaterial)
• Eventuell kostnadskategori (resor, representation, mm)

3. Bifoga kvitton

Du laddar upp eller fäster kvittona i rapporten, antingen som bilder (om du använder en app) eller som fysiska kopior om du lämnar in rapporten på papper.

4. Skicka rapporten för godkännande

När rapporten är komplett skickas den till ansvarig chef eller ekonomiavdelning. De kontrollerar att allt stämmer och att kostnaderna är godkända enligt företagets policy.

5. Vänta på återbetalning eller bokföring

När rapporten godkänts, sker antingen en återbetalning till dig (om du lagt ut privat) eller en intern bokföring om företagskort användes.

Tycker du det känns svårt att komma igång? Använd Pleos gratis mall för utgiftsrapportering i Google Sheet. 

Varför är utgiftsrapportering viktigt? 

Utgiftsrapportering är viktig eftersom den ger företaget full koll på hur pengarna faktiskt används. Genom att noggrant dokumentera alla utlägg – vare sig det gäller resor, inköp eller representation – ser du till att kostnaderna är riktiga, affärsrelaterade och följer företagets regler.

Det minskar också risken för misstag, fusk eller dubbelbetalningar, samtidigt som det gör bokföringen enklare och budgetuppföljningen smidigare. För dig som medarbetare innebär en tydlig process att du slipper ligga ute med pengar i onödan och alltid vet vad som gäller.

Kort och gott hjälper utgiftsrapportering företaget att använda sina resurser smartare, planera ekonomin bättre och undvika oväntade problem.

Smarta lösningar med Pleo

Vill du ta utgiftsrapporteringen till nästa nivå och slippa allt det krångliga runt kvitton och manuella formulär? Med digitala verktyg som Pleo blir hela processen både snabbare och mycket enklare. Istället för att samla högar med kvitton och fylla i rapporter för hand, fotar du enkelt kvittot direkt i appen – var du än är. Pleo läser automatiskt av och kategoriserar dina köp, vilket minimerar risken för fel och gör att varje utgift hamnar på rätt konto direkt.

Det betyder att du slipper lägga tid på administration, samtidigt som ekonomiavdelningen får korrekt och uppdaterad information i realtid. På så sätt kan hela teamet fokusera på viktigare saker än pappersarbete, och utbetalningar sker snabbare utan onödiga väntetider. 

Läs mer om Pleos smarta lösning för utgiftshantering.