Automatiserad bokföring: Så sparar du tid och förenklar din administration

Allt fler småföretagare ser administration som den främsta arbetsprocessen att digitalisera inom de närmaste åren. Tekniken har utvecklats snabbt och automatiserad bokföring har blivit mer tillgänglig än någonsin. För småföretagare innebär det både tidsbesparing och mindre administration. Trots det är det många som kämpar med gamla system som inte erbjuder den automatisering de behöver. 

I den här artikeln går vi igenom vad automatiserad bokföring är, hur det fungerar, och varför det är en viktig del av framtidens företagande. Dessutom tipsar vi om de tre bästa automatiska bokföringsprogrammen. 

En snabb överblick av det viktigaste 

• Tekniken för automatiserad bokföring har utvecklats snabbt och gör det möjligt för småföretagare att automatisera hela bokföringsprocessen, vilket frigör tid och minskar manuellt arbete.
  
  
• Systemet registrerar och hanterar affärshändelser digitalt och i realtid, och skapar automatiskt rapporter, vilket ger företagare en uppdaterad överblick över ekonomin.
  
  
• Eftersom bokföringen är automatiserad och kontinuerligt uppdateras, minskar risken för fel och förbättrar processens tillförlitlighet.
  
  
• Bokföringssystem förväntas bli ännu mer digitala, med större fokus på att hantera digitala kvitton och dataanalyser, vilket kan förbättra både bokföring och affärsstrategier.

En introduktion till automatiserad bokföring

Minns du hur det var att driva företag för 20 år sedan? Kontoret var fyllt av kassar med kvitton som skulle lämnas in till redovisningsbyrån – och sedan satt någon och knappade in allt för hand. Visst känns det rätt avlägset idag? Trots det är det fortfarande många småföretagare som lägger mer tid på bokföring än nödvändigt. 

Men utvecklingen går snabbt framåt. Automatiserad bokföring är populärare än någonsin, vilket självklart påverkar dig som företagare. Det är viktigt att hänga med för att inte riskera att halka efter. 

Dessvärre är det många småföretagare som upplever att de sitter fast i system som inte erbjuder den automatisering de behöver. Något som bromsar möjligheterna att ta nästa steg. Fortsätt läsa för att lära dig allt du behöver veta om automatiserad bokföring för att komma igång. 

Hur fungerar automatiserad bokföring?

Maskininlärning är ett område inom datavetenskap som ofta kopplas ihop med artificiell intelligens. Kort sagt handlar det om att skapa modeller – så kallade algoritmer – som kan lära sig av tidigare data. Genom att analysera historik kan algoritmerna förutse vad som är mest troligt att hända nästa gång.

Inom bokföring innebär det att programmen kan föreslå hur olika transaktioner ska bokföras, baserat på vad du eller andra användare gjort tidigare. 

Det är det som kallas automatiserad bokföring. Så vad är då målet? Att så småningom automatisera hela bokföringsprocessen – så att du som småföretagare får mindre pappersjobb och mer tid till annat.

Vad är automatiserad bokföring? 

Automatiserad bokföring innebär att dina affärshändelser registreras och hanteras digitalt – utan att du behöver bokföra varje transaktion för hand. Systemet sköter det åt dig, ofta i samspel med faktureringssystem, kassasystem, bankkopplingar eller andra digitala verktyg du redan använder. Nedan går vi igenom några viktiga funktioner som ska ingå i ett system för automatiserad bokföring.

Så här kan ditt företag dra nytta av automatisk bokföring

• Du frigör tid – och kan istället fokusera på det som verkligen betyder något för dig.
• Med ett automatiserat bokföringssystem minskar risken för misstag, vilket gör processen både tryggare och mer pålitlig.
• Dessutom ligger du steget före – genom att använda modern teknik och anpassa dig till hur människor faktiskt jobbar idag, stärker du företagets chanser att lyckas i framtiden.

När bidrar ett bokföringsprogram till automatisering?

Ett bokföringsprogram bidrar till automatisering genom att ta bort manuella moment inom bokföring och administration. Vissa funktioner är idag mer eller mindre standard – som att matcha inbetalningar mot kundfakturor eller att skanna och tolka leverantörsfakturor automatiskt.

Men hur är det med andra moment? Skapas påminnelsefakturor automatiskt? Skickas de ut enligt regler du själv satt upp – eller måste du hålla koll på allt själv?

Ju fler av de här små (och stora) uppgifterna som bokföringsprogrammet kan hantera åt dig, desto bättre – särskilt om du vill ta steget mot en mer automatiserad bokföring.

Läs även: Bokföringsprogram: Allt om vilket bokföringsprogram som är bäst 2025

Vi tipsar: 5 bokföringsprogram för automatiserad bokföring 

Bokio bokföringsprogram

Fördelar:

• Ingår fakturering och lönehantering
• Betala utgifter direkt i Bokio + företagskonto & bankgiro
• Erbjuder enkla bokföringsmallar

Bokio Premium är den perfekta lösningen för små företag, med funktioner för bokföring, fakturering och lönehantering – allt du behöver för att effektivt sköta din verksamhet. Dessutom kan du enkelt betala utgifter direkt i plattformen. Med appen i mobilen får du full flexibilitet och åtkomst till dina företagsuppgifter var du än är. Bokio Premium är den smarta verktygslådan för småföretagare som vill förenkla sin administration.

Fortnox bokföringsprogram

Fördelar:

• Fri support
• 30 dagar öppet köp
• Du väljer vilka funktioner du behöver och betalar för

Inom Fortnox affärssystem finns en uppsättning program och tjänster som hjälper företag att hantera sin ekonomi och administration. Det inkluderar bokföring, fakturering, lönehantering, kvitto- och resehantering, offert- och orderhantering, lagerstyrning och CRM. Dessutom erbjuds tilläggstjänster som tidsredovisning, fakturabelåning, kreditupplysningar, företagslån och försäkringar. Fortnox är en komplett lösning för företag som söker effektivitet och struktur inom sina verksamhetsområden.

Visma bokföringsprogram

Fördelar:

• 20 dagar öppet köp
• Fri support
• Tillval som deklaration, årsredovisning, lönebesked, offert etc

Du kan prova Vismas bokföringsprogram gratis i 20 dagar innan du behöver fatta ett beslut. Det ger dig tid att utforska programmet och avgöra om det passar dina behov och krav. Vismas bokföringsprogram erbjuder en komplett lösning som kombinerar användarvänlighet med kraftfulla funktioner för bokföring och rapportering.

Du vet väl att du kan integrera Pleo med ditt bokföringsprogram! 

Tankar om framtidens bokföringsprogram 

Som företagare är det viktigt att känna sig trygg med att bolagets affärssystem hänger med i samhällsutvecklingen – inte minst när det gäller lagar och regler som påverkar hur vi jobbar framåt. Ett exempel är reglerna kring digitala kvitton. Den 22 maj 2024 beslutade riksdagen att kravet om att spara papperskvitton ska slopas. Med det sagt kan numera all hantering av papperskvitton ske digitalt. Något som såklart gynnar hanteringen av bokföring digitalt.

Här kan du läsa mer om de nya reglerna för att spara kvitton. 

Framöver förväntas bokföringssystemen bli ännu mer digitala – något som kräver att pappersdokument i större utsträckning omvandlas till digitala format. Digital information är nämligen en nyckel för att kunna genomföra djupare dataanalyser och vidareutveckla tekniker som maskininlärning inom bokföring.

Det öppnar också upp för system som inte bara hanterar bokföring, utan som faktiskt bidrar till att förbättra affären – genom att föreslå förbättringar, skapa mervärde för befintliga kunder och effektivisera interna processer. Allt baserat på högkvalitativ digital data.

Integrera ditt bokföringsprogram med Pleo

Vill du koppla ihop ditt bokföringssystem med andra program? Med ett Pleo-konto kan du enkelt synkronisera alla företagets favoritprogram, inklusive det bokföringssystem som du eller din ekonomiavdelning använder dagligen. Detta minskar risken för manuella fel och sparar värdefull tid!

Vill du veta mer om Pleo och hur vi kan hjälpa ditt företag? Boka en demo eller prova vår tjänst idag!