Vad är utlägg och hur ska de hanteras?

Att hantera utlägg behöver inte vara komplicerat – om du vet hur du ska gå tillväga. Oavsett om en anställd gör ett utlägg eller om du som företagare betalar för företaget med egna pengar, finns det enkla riktlinjer att följa för att säkerställa rätt bokföring. 

I den här artikeln går vi igenom vad utlägg för företag innebär, de olika typerna av utlägg och hur du bokför dem på rätt sätt i din verksamhet. Både anställda och företagare kan göra utlägg för arbetsrelaterade kostnader, och att förstå hur dessa ska hanteras korrekt kan spara både tid och pengar.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Utlägg är när en person tillfälligt betalar en kostnad för någon annans räkning, med avsikten att få ersättning senare.
• Egna utlägg görs med privata pengar för företagets kostnader. Utlägg för anställda är när företaget betalar för privata kostnader, vilket kan bli en skattepliktig förmån.
• Kostnaden bokförs på rätt konto, och en skuld registreras till den som lagt ut pengarna. När ersättning sker bokas skulden bort.
• Privata utlägg bokförs som en kostnad och en skuld till ägaren. När företaget ersätter ägaren bokas skulden bort mot bankkontot.

Vad är utlägg?

Det finns två olika typer av utlägg: egna utlägg och utlägg för anställda. Egna utlägg innebär att en anställd eller delägare betalar för arbetsrelaterade kostnader med egna pengar, som exempelvis transport eller tjänsteresor. Utlägg för anställda avser kostnader som arbetsgivaren betalar för den anställdes privata utgifter. Det är viktigt att ha koll på att utlägg inte är samma som egna uttag.

Vad betyder utlägg? 

Utlägg betyder helt enkelt att någon betalar för något åt någon annan, ofta tillfälligt, med tanken att få tillbaka pengarna senare. Det handlar om kostnader som en person betalar, för att sedan få ersättning från någon annan, till exempel ett företag eller en organisation.

Vanligtvis används "utlägg" när någon betalar för något som inte är deras egen kostnad, utan något som rör någon annans ansvar eller intresse.

Egna utlägg

Egna utlägg används för att bokföra kostnader som företaget eller föreningen har haft, men som betalats med den anställdes privata pengar. Utlägget bokförs så att företaget tar på sig kostnaden och får en skuld till personen som lagt ut pengarna. Den här summan betalas tillbaka när lönen går ut, antingen som traktamente eller kostnadsersättning. Det innebär att den anställde inte behöver ta upp utlägget i sin privata deklaration – det gör arbetsgivaren istället. 

Utlägg för anställda

När arbetsgivaren eller företaget betalar för privata utgifter åt en anställd kallas det för utlägg för anställda. Det kan till exempel vara kostnader för datorer, telefoner eller mat som används privat. Utlägg för anställda räknas som en skattepliktig förmån, om inte den anställde betalar tillbaka beloppet, inklusive moms, till arbetsgivaren.

Utläggen ska redovisas som antingen en avdragsgill kostnad eller som en fordran, inklusive moms. Om det bokförs som en kostnad, ska den anställdes återbetalning ses som en negativ kostnad eller intäkt. Om det istället bokförs som en fordran, ska återbetalningen från den anställde bokföras på detta konto. Om den anställde inte betalar tillbaka, blir det en skattepliktig förmån.

Här kan du läsa mer om utläggshantering och hur det fungerar. 

Vad betyder datum för utlägg? 

Datum för utlägg avser den dag då ett utlägg görs eller den dag när du som företagare betalar för en kostnad som du senare ska begära ersättning för från företaget. Det kan vara datumet då du köper något för företagets räkning eller betalar för en tjänst eller produkt som är kopplad till företagets verksamhet.

Hur bokför man utlägg?

Att bokföra utlägg innebär att du registrerar kostnader som du eller dina anställda har haft för företagets räkning och som senare ska ersättas. Här är en enkel guide för hur du kan bokföra utlägg:

1. Samla kvitton och underlag: Först och främst, se till att du har korrekt dokumentation för utlägget. Det kan vara kvitton, fakturor eller andra underlag som visar vad utlägget gäller.

2. Välj rätt konto:

• Kostnadskonto: Utlägget bokförs på ett konto som motsvarar den typ av kostnad det gäller, t.ex. kontokostnad för representation, resekostnader eller kontorsmaterial. Se till att använda rätt kostnadskonto beroende på vad utlägget gäller.
• Återbetalning till anställd (om relevant): Om utlägget är gjort av en anställd och ska ersättas av företaget, ska du också använda ett konto för privata utlägg, t.ex. konto 2893 (Övriga kortfristiga skulder). När du betalar tillbaka utlägget bokförs det som en minskning av skulden.

• Debet: Kostnadskontot (t.ex. representation, resekostnader).
• Kredit: Utläggsposten på anställdes konto (t.ex. konto 2893).

Exempel:

Anta att en anställd har haft ett utlägg för representation på 500 kr. Utlägget ska nu bokföras:

• Debet: 500 kr på konto för representation (t.ex. 6071 - Representation).
• Kredit: 500 kr på konto för privata utlägg (t.ex. 2893 - Övriga kortfristiga skulder).

När företaget ersätter den anställde:

• Debet: 500 kr på konto 2893 - Övriga kortfristiga skulder.
• Kredit: 500 kr på företagets bankkonto eller kassa.

Läs även: Bokföringsprogram: Allt om vilket bokföringsprogram som är bäst 2025.

Hur bokför man egna utlägg i en enskild firma? 

Att bokföra egna utlägg i en enskild firma fungerar på ett lite annorlunda sätt än i aktiebolag, eftersom du som ägare också är en del av företaget. Här är en enkel guide till hur du kan gå tillväga: 

1. Samla kvitton och underlag

För att bokföra utläggen korrekt måste du ha ordentliga underlag, såsom kvitton eller fakturor. Det är viktigt att de visar exakt vad pengarna har använts till och att de är relaterade till verksamheten.

2. Välj rätt konto för utlägget

Utlägg som du gör för företagets räkning, ska bokföras som en kostnad. Använd ett kostnadskonto som passar för typen av utlägg. Till exempel:

• Representation – konto 6071
• Kontorsmaterial – konto 5460
• Resekostnader – konto 5800
• Telefon och internet – konto 6210

3. Bokföra själva utlägget

När du gör ett utlägg för företag och betalar med egna pengar, ska du bokföra det som en kostnad för företaget och samtidigt registrera en skuld till dig själv som företagare.

Exempel på bokföring för ett utlägg för kontorsmaterial (500 kr):

• Debet (kostnadskonto): 500 kr på konto för kontorsmaterial (t.ex. 5460).
• Kredit (skuld till ägaren): 500 kr på konto 2013 (Eget kapital, privat utlägg).

4. När utlägget ersätts

När företaget betalar tillbaka utlägget till dig, bokför du det så här:

• Debet (skuld till ägaren): 500 kr på konto 2013 (Eget kapital, privat utlägg).
• Kredit (bankkonto eller kassa): 500 kr på företagets bankkonto eller kassa.

Läs även: Guide: Allt om bokföring för enskild firma. 

Hur bokför man privata utlägg? 

Ett privat utlägg är när du som ägare betalar för en kostnad som egentligen är företagets, men använder dina egna pengar för att betala den. Exempel på privata utlägg kan vara att du betalar för en affärsresa, kontorsmaterial eller andra företagskostnader med dina egna pengar.

Så här bokför du privata utlägg:

När du gör ett privat utlägg för företagets räkning, ska du bokföra kostnaden på samma sätt som om företaget hade betalat, men du ska även registrera en skuld till dig själv (det är en typ av "lånetransaktion" från företaget till dig som privatperson).

Exempel:

Anta att du betalar 1 000 kr för affärsresa med egna pengar och momsen är 25%.

1. Bokför utlägget:

Först bokför du själva utlägget som om företaget hade betalat för det. Du måste även inkludera moms om det är en momspliktig utgift.

• Debet (kostnadskonto): 800 kr (affärsresa eller relevant konto)
• Debet (ingående moms): 200 kr (25 % av 800 kr)
• Kredit (skuld till ägare): 1 000 kr (konto 2013 – eget kapital, privat utlägg)

Det här innebär att du bokför både kostnaden och momsbeloppet för utlägget, men också en skuld till dig själv eftersom det är du som har betalat.

2. När företaget ersätter dig:

När företaget betalar tillbaka pengarna till dig för det privata utlägget bokför du det så här:

• Debet (skuld till ägare): 1 000 kr (konto 2013 – eget kapital, privat utlägg)
• Kredit (bankkonto): 1 000 kr (konto 1930 – företagskonto)

Hur gammalt får ett utlägg vara? 

​I Sverige finns det ingen specifik tidsgräns för hur gammalt ett utlägg får vara innan det bokförs. Enligt bokföringslagen ska dock alla affärshändelser bokföras så snart det kan ske, vilket innebär att utlägg bör bokföras så snart som möjligt efter att de har uppstått. Det är viktigt att ha korrekt dokumentation, såsom kvitton eller fakturor, för varje utlägg. 

När det gäller arkivering av räkenskapsinformation, inklusive underlag för utlägg, måste dessa sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. 

Hantera företagets utlägg med Pleo

Vill du förenkla och digitalisera företagets utläggshantering? Eller söker du en app för utläggshantering? Med Pleos funktion får du full kontroll på hur och när medarbetare återbetalas för sina utlägg. Slipp osynliga skulder och stress i slutet av månaden – få istället en tydlig översikt över företagets skulder till teamet. Genom att låta anställda hantera sina återbetalningar eller ge ekonomiavdelningen ansvaret, säkerställer du smidiga utbetalningar som följer företagets kassaflöde.

Här kan du läsa mer om Pleos funktion för utläggshantering.