Utläggshantering: Så får du kontroll över företagets utgifter

Varför är effektiv utläggshantering så viktigt? Konferensavgifter, hotellnätter, mobilabonnemang, affärsluncher och ny kontorsutrustning – varje gång en anställd gör ett utlägg innebär det extra administration. Det kan snabbt bli frustrerande för alla inblandade. Men måste det verkligen vara så krångligt? 

Absolut inte! Med rätt rutiner och användarvänliga verktyg kan processen bli både enklare och mer effektiv. I den här artikeln berättar vi mer om vad utläggshantering är och hur du förenklar processerna för hanteringen av företagets utlägg. 

En snabb överblick av det viktigaste 

• Utläggshantering är processen för att registrera, hantera och ersätta anställdas arbetsrelaterade utgifter, vilket säkerställer korrekt bokföring och smidig återbetalning.
  
  
• Effektiv hantering ger företag bättre kontroll över utgifter, säkerställer budgetdisciplin, förbättrar finansiell planering och minskar risken för felaktiga betalningar.
  
  
• Genom digitalisering och automatisering, såsom appar för enkel registrering, kvittotolkning, koppling till företagskort och automatiska påminnelser, kan processen effektiviseras.
  
  
• Minskad administration, ökad insyn i utgifter, smidigare godkännandeprocesser och högre produktivitet genom att frigöra tid för mer värdeskapande arbete.

Vad är utläggshantering? 

Utläggshantering, även kallat Expense Management på engelska, är den process som används för att registrera, hantera och ersätta anställdas arbetsrelaterade utgifter.

Ett utlägg uppstår när en anställd betalar en arbetsrelaterad kostnad med egna pengar – exempelvis vid inköp av material eller vid tjänsteresor. För företaget bokförs detta som en kostnad, samtidigt som en skuld uppstår till den anställde.

Denna skuld, alltså utlägget, ersätts vanligtvis i samband med löneutbetalningen. För att återbetalningen ska ske krävs dock att den anställde rapporterar sina utlägg och bifogar kvitton som underlag.

En effektiv utläggshantering är avgörande för att förenkla administrationen, säkerställa korrekt bokföring och garantera att medarbetarna får tillbaka sina utlägg utan onödiga förseningar.

Läs även: Får man köpa fika på företaget och hur mycket fika är rimligt?

Vad är skillnaden mellan utläggshantering och bokföring? 

Både utläggshantering och bokföring handlar om att registrera och följa upp finansiella transaktioner, men de skiljer sig åt i omfattning. 

• Utläggshantering fokuserar på att registrera, godkänna och ersätta anställdas utgifter som gjorts för företagets räkning. 
• Bokföring är däremot en bredare process som omfattar registrering av samtliga kostnader och intäkter, samt rapportering och finansiella prognoser.

Vanliga utlägg: 

De vanligaste utläggen som anställda har i tjänsten inkluderar:

• Resor – exempelvis flyg, tåg, taxi och hyrbil
• Måltider – affärsluncher och middagar
• Representation – kundmöten och evenemang
• Kontorsmaterial – arbetsrelaterade inköp för kontoret
• Marknadsföring och annonsering – digitala kampanjer och tryckt material

Genom att identifiera vilka utgiftskategorier som är mest relevanta för ditt företag kan du analysera kostnader i förhållande till budgeten och optimera utgifterna.

Exempel på utlägg vid tjänsteresor

Vid tjänsteresor kan utlägg inkludera:

• Transport – flygbiljetter, hyrbil, taxi och kollektivtrafik
• Boende – hotell, motell och Airbnb
• Milersättning – vid resor med egen bil
• Måltider – frukost, lunch och middag
• Representation – utgifter för kundmöten och affärsaktiviteter

Enkel utläggshantering – 5 tips

När det kommer till att förenkla utläggshantering handlar allt om automatisering och digitalisering. Nedan listar vi 5 enkla tips du kan använda dig av för att effektivisera och förenkla företagets utläggshantering. 

Skapa tydliga rutiner som alla känner till

Är alla medarbetare insatta i företagets regler kring utlägg? En skriftlig policy är avgörande för en smidig process. Policyn bör tydligt beskriva hur utlägg ska registreras och granskas, hur kvitton hanteras och vilka underlag som krävs. Den ska också klargöra ansvarsfördelning och deadlines.

För att undvika missförstånd – se till att policyn kommuniceras tydligt till alla. Ett bra tips är att inkludera den i onboardingen av nyanställda. Ju mer lättillgänglig och tydlig informationen är, desto mindre tid behöver chefer och administratörer lägga på att svara på frågor och rätta till fel.

Gör det enkelt att registrera utlägg

Oavsett om du är på bussen, vid kaffeautomaten eller mellan möten – att behöva logga in på jobbdatorn för att registrera ett utlägg kan kännas omständligt. En användarvänlig app för utgiftshantering gör processen betydligt smidigare.

Genom att låta medarbetarna registrera sina utlägg direkt i mobilen minskar risken för att det skjuts upp till senare. Ju enklare det är att göra rätt från början, desto färre påminnelser och onödiga merjobb läggs på chefer och administratörer.

Låt tekniken tolka kvittona åt er

Att leta upp och tolka skrynkliga kvitton, fylla i uppgifter manuellt och rätta till fel kan vara en riktig tidstjuv. Men det finns en enklare lösning!

Många system erbjuder idag stöd för digitala kvitton och automatiserad kvittotolkning. Ta en bild på kvittot direkt efter köpet, så extraherar appen automatiskt datum, belopp och moms till rätt fält i reseräkningen. Du kollar snabbt igenom att allt stämmer, sparar och klarmarkerar – och chefen kan godkänna med ett knapptryck. Enkelt, snabbt och helt utan papperskrångel!

Färre klick, mindre fel – hantera kortköp automatiskt

Att manuellt administrera kortbetalda utlägg är både tidskrävande och riskfyllt – ju fler detaljer du måste mata in själv, desto större blir risken för misstag.

Med ett reseräkningssystem som är kopplat till din kortleverantör registreras transaktionerna automatiskt i systemet, vilket minimerar risken för fel. Vissa lösningar går ännu längre och identifierar inköpsstället åt dig. Enklare än så blir det knappast!

Automatiska påminnelser – slipp tjat och missade deadlines

Är du trött på post-it-lappar och mejltjafs om kvitto-deadlines? Med en digital lösning för utläggshantering får medarbetarna automatiska notiser om när det är dags att klarmarkera eller attestera sina utlägg.

För chefer finns dessutom ofta en funktion för att snabbt flagga felaktiga reseräkningar och meddela vad som behöver rättas till. Resultatet? Alla vet vad de ska göra och när – utan att någon ens behöver tänka på att skicka en (frustrerad) påminnelse.

Läs även: Cash management: Nyckeln till ekonomisk stabilitet för ditt företag. 

Varför är utläggshantering viktigt? 

Att införa en tydlig och effektiv process för utläggshantering ger företag full kontroll över anställdas inköp, säkerställer korrekt bokföring och skapar bättre beslutsunderlag genom dataanalys. Fördelarna är alltså många: ökad insyn i utgifter per kategori, smidigare godkännandeprocesser, bättre budgetanvändning och minskad risk för felaktiga eller dubbla betalningar. Nedan listar vi några av de främsta fördelarna med utläggshantering. 

Kostnadskontroll

En strukturerad hantering av utlägg hjälper dig att identifiera och minimera onödiga kostnader, vilket säkerställer att företagets resurser används effektivt.

Budgetdisciplin

Genom att ha koll på utgifterna kan du undvika budgetöverskridanden och säkerställa att den finansiella planeringen följs.

Bättre finansiell planering

När utlägg registreras korrekt får du värdefulla insikter i inköpsmönster, vilket underlättar rapportering och prognoser för framtida utgifter.

Ökad lönsamhet

Genom att skära ner på onödiga inköp kan besparingar omfördelas till initiativ som driver tillväxt och förbättrar företagets resultat.

Efterlevnad av policy och regler

En tydlig utläggspolicy hjälper ditt företag att följa både interna riktlinjer och externa regelverk, vilket minskar risken för legala problem och skapar förtroende hos intressenter.

Högre produktivitet

Effektiv utläggshantering frigör tid och resurser, så att medarbetarna kan fokusera på mer värdeskapande arbete istället för administrativt krångel.

Läs även: Vad är spend management och varför är det viktigt?

Hantera egna utlägg med Pleo

Vill du förenkla och digitalisera hanteringen av företagets utlägg? Eller letar du kanske efter en app för utläggshantering? Med Pleos funktion för utläggshantering får du full kontroll över hur och när medarbetare återbetalas för sina egna utlägg. Istället för att hantera osynliga skulder och stress i slutet av månaden får du en tydlig översikt över hur mycket företaget är skyldigt teamet. Genom att låta anställda själva hantera sina återbetalningar eller ge ekonomiavdelningen ansvaret, säkerställer du att utbetalningarna sker smidigt och i linje med företagets kassaflöde.

Här kan du läsa mer om Pleos funktion för utläggshantering.