Tanken var att AI skulle avlasta ekonomiavdelningen från manuella uppgifter, som att kopiera data mellan system, reda ut avvikelser och jaga kvitton. En del av det manuella arbetet har försvunnit, men långt ifrån allt. I Pleos nya undersökning uppger 50 % av ekonomiavdelningarna* att deras system fortfarande kräver mycket manuellt arbete. Problemet är att verktygen inte hänger ihop. Företag har lagt till AI-verktyg utan att koppla ihop dem med resten av systemen. Resultatet blir att det manuella arbetet flyttar på sig i stället för att försvinna.
Även om AI hittills bara har gett mindre effektivitetsvinster finns det ingen anledning för ekonomiavdelningar att tappa tron på teknikens förmåga att minska det manuella arbetet. AI jobbar bäst när ekonomiavdelningen tar tag i följande punkter.
En kollega kör helst Claude, en annan ChatGPT. Samtidigt hoppar ekonomiavdelningen mellan mail, Slack, bokföringsprogram och andra verktyg för att få vardagsjobbet gjort. Det är ett vanligt problem. Enligt Pleos undersökning* uppger 47 % att de har investerat i för många olika AI-verktyg och nu sitter fast i en spretig AI-miljö. Resultatet blir flera separata verktyg, inloggningar och exporter där någon fortfarande måste få ihop allt för hand.
Trots den spretiga AI-miljön är det inte realistiskt att välja ett enda AI-verktyg och hålla sig till det. Olika verktyg har olika styrkor och prismodeller. Lösningen är i stället att få de AI-verktyg ekonomiavdelningen redan använder att fungera ihop med resten av systemen, i stället för att be teamet lära sig ytterligare ett nytt verktyg.
När systemen hänger ihop kan ekonomiavdelningen utföra uppgifter och köra arbetsflöden direkt i AI-verktyg som Claude och ChatGPT, eller i plattformar som NetSuite och Microsoft 365. I stället för att hoppa mellan flera olika verktyg kan medarbetarna arbeta i de system de redan använder. Då försvinner ett lager manuell administration och AI blir något som faktiskt sparar tid, i stället för ytterligare en prenumeration att hantera.
AI kan ge svar om utgifter, budgetar och attester på bara några sekunder. Men även där tekniken faktiskt är till hjälp återstår ofta ett steg från svar till åtgärd. Ekonomiavdelningen kan till exempel be ett AI-verktyg att ta fram utgiftsdata eller upptäcka en avvikelse och få ett tydligt svar direkt. Men någon måste fortfarande gå in och rätta felet manuellt. Problemet löser sig inte av sig självt.
Det är där det manuella arbetet smyger tillbaka.
Det manuella arbetet minskar på riktigt först när återkommande uppgifter kopplade till företagsutgifter, som vanligtvis kräver flera steg, kan hanteras i ett enda flöde. Det kan till exempel vara att jaga ett saknat kvitto, kontera flera transaktioner på en gång eller flagga utgifter som bryter mot policyn. Nästa steg är att automatisera arbetsflöden mellan de verktyg ekonomiavdelningen redan använder, som Slack, NetSuite och Microsoft 365.
Ekonomiavdelningen ska inte behöva vänta på andra team för att få rätt lösningar på plats. Ge dem möjlighet att själva skapa arbetsflöden som passar deras processer, utan att behöva be utvecklingsteamet bygga varje steg.
Ekonomichefer kan ofta inte se exakt hur AI-verktyget har kommit fram till sitt svar. När det inte går att följa resonemanget blir det svårare att lita på resultatet. Då lägger ekonomiavdelningen onödig tid på att dubbelkolla information manuellt och leta fram underlag för att vara helt säker på att allt stämmer.
För att kunna lita på resultaten och slippa lägga tid på att dubbelkolla information behöver systemen kunna visa en fullständig historik över varje åtgärd, kräva mänsklig kontroll i vissa situationer och hindra användare från att ändra arbetsflöden utan rätt behörighet.
AI gör nytta först när det är tydligt vad tekniken får sköta själv och när den ska lämna över till en människa. Med rätt behörigheter och tydlig historik sker inget utan att du kan se vad som har hänt och varför.
Det betyder inte att ekonomiavdelningen behöver ändra sin AI-strategi från grunden. Fokusera i stället på att koppla ihop de verktyg ni redan använder, så att svar, åtgärder och arbetsflöden kan hanteras på ett och samma ställe i stället för i utspridda rapporter och dashboards.
När det väl fungerar slipper ekonomiavdelningen hoppa mellan olika system och kan lägga tiden på prognoser, strategi och beslut om var företaget ska investera framöver.
*Siffrorna är hämtade från en rapport från Pleo som släpps i september 2026. Undersökningen genomfördes av Sapio Research i april och juli 2026 bland ekonomichefer och ekonomer i organisationer med mellan 51 och 1 000 medarbetare i Tyskland, Spanien och Storbritannien.