4 af de bedste regnskabsprogrammer til byggebranchen

Hvis du driver virksomhed i byggebranchen, ved du, at dit regnskab ikke er som andre. Du har ikke kun ét salgssted; du har 10, 20 eller 50 projekter, der hver især er et separat omkostningscenter. Her skal du holde styr på materialer, timer, diæter og underleverandører på tværs af byggepladser og værksteder.

Uden et system, der samler det hele, mister du hurtigt overblikket over, hvad du faktisk tjener på dine sager. Derfor har du brug for et regnskabsprogram, der forstår virkeligheden på en byggeplads – ikke bare tallene i regnearket.

Og virkeligheden er, at mange standard regnskabsprogrammer fejler på en række kritiske funktioner for virksomheder i byggebranchen. Derfor har vi i denne artikel samlet fire af de bedste regnskabsprogrammer for virksomheder i byggebranchen samt tips til hvilke funktioner du skal kigge særligt godt efter.

• Et regnskabsprogram skal tilbyde avancerede funktioner til styring af projektøkonomi, så du kan sammenligne budget og faktiske omkostninger på hver enkelt sag.
• Systemet skal understøtte mobile arbejdsgange for registrering af timer, kørsel og udlæg i felten for at sikre korrekt fakturering.
• Du skal have funktioner til at håndtere kompleks fakturering (aconto/rater) og materialekontrol for at optimere cash flow og undgå spild.
• Vælg et program, der let kan integreres med brancheværktøjer, så data flyder automatisk fra kalkulation til det endelige regnskab.

Afgørende funktioner for et regnskabsprogram i byggebranchen

I byggebranchen skal regnskabsprogrammets funktioner strække sig ud over almindelig bogføring. Det skal kunne holde styr på projektøkonomien på dine forskellige sager. Programmet skal derfor være bygget til at håndtere de udfordringer, når medarbejdere er spredt på byggepladser, og materialer skal spores ned til mindste detalje.

Her er de 5 af de funktioner, som du virkelig bør prioritere i et regnskabsprogram:

• Fokus: Softwaren skal give dig et dashboard, hvor du konstant kan sammenligne dit budget kontra det faktiske forbrug af timer og materialer, så du undgår at overskride budgettet.
• Fordel: Du kan gribe ind og justere budgettet eller mandskabsplanen, før projektet er færdigt, i stedet for at opdage et tab efterfølgende.
  
  

• Fokus: Systemet skal have en intuitiv mobilapp, hvor medarbejdere nemt kan stemple ind og ud på det korrekte projekt, registrere kørsel og indberette udlæg.
• Fordel: Data flyder automatisk til lønsystemet og projektregnskabet, hvilket sikrer, at timer faktureres korrekt, og at du overholder reglerne for diæter og kørsel.
  
  

• Fokus: Softwaren skal nemt kunne håndtere acontofakturering, samt slutfakturering med korrekt modregning af aconto.
• Fordel: Du sikrer dit cash flow ved at få betaling, efterhånden som projektet skrider frem, og undgår de store administrative fejl i den endelige faktura.
  
  

• Fokus: Du skal kunne matche leverandørfakturaer for materialer med den originale indkøbsordre og den faktiske varemodtagelse (den såkaldte 3-vejs kontrol).

• Fordel: Det sikrer, at du kun betaler for de materialer, der faktisk er modtaget, og at udgiften bogføres på det korrekte projektnummer, hvilket er afgørende for projektregnskabet.
  
  

• Fokus: Undersøg, om softwaren har dybe, velfungerende integrationer til f.eks. kalkulationsprogrammer, som I bruger til at prissætte opgaver.

• Fordel: Data flyder automatisk fra kalkulation til projektregnskab, hvilket fjerner behovet for manuelle overførsler og sikrer, at budgetterne er realistiske.

Når systemet gør sit arbejde, bruger du tiden på byggepladsen i stedet for efterkalkulation. Du får klare tal undervejs og kan tage de rigtige valg i god tid.

4 af de bedste regnskabsprogrammer til byggebranchen

Når du først ved, hvad et regnskabsprogram skal kunne i byggebranchen, handler det om at finde den løsning, der passer til din måde at arbejde på. Nogle systemer er stærke på udgiftsstyring og bilag fra pladsen, andre på budget og projektøkonomi i stor skala.

Vi har gennemgået markedets mest relevante løsninger og samlet fire værktøjer, som hver på deres måde gør hverdagen lettere for virksomheder i byggeriet. Her får du et hurtigt overblik over brugeranmeldelser, prisniveau og styrker – efterfulgt af en nærmere gennemgang af hvert program.

1. Pleo

Pleo er egentlig ikke et traditionelt regnskabssystem, men det er faktisk præcis derfor, det er en game-changer for byggebranchen. Pleo er Europas førende platform til udgiftsstyring, som er designet til at fjerne det administrative rod, der opstår i felten. Tænk på alle de småkøb, diæter og optankninger, der skal bogføres på den rigtige måde. Pleo eliminerer det manuelle arbejde og sikrer, at dine udgifter er afstemt i realtid, og det frigør din økonomiafdeling til vigtigere projektregnskaber.

Fordele:

• Mobil registrering af udgifter i felten: Medarbejdere tager et billede af kvitteringen med Pleo-appen, kategoriserer den (f.eks. knytter den til Projekt X), og bilaget er godkendt og bogført.
  
  
• Kontrol over materialeudlæg: Udsted dedikerede firmakort til værkfører/projektleder. Du kan sætte budgetgrænser på kortet for at sikre, at forbruget holder sig inden for de aftalte rammer for projektet.
  
  
• Automatisk bogføring af udlæg: Data lander afstemt i dit regnskabssystem med den rigtige momskode og kontering, hvilket fjerner efterslæb og manuel indtastning.
  
  
• Håndtering af diæter og kørsel: Gør det nemt at registrere diæter og kørsel efter gældende satser via appen.

Hvorfor vælge Pleo:

• Du vil eliminere den administrative byrde ved udgiftsrapporter og frigøre timer hver måned til mere strategisk projektstyring.
• Din virksomhed bruger for meget tid på at jage kvitteringer og håndtere refusioner for småkøb af materialer og værktøj i felten.
• Platformen er ideel, hvis du vil give dine medarbejdere et brugervenligt system, der sikrer præcis data fra kilden.
• Du vil have en løsning, der er dokumenteret nem at bruge, og som medarbejderne faktisk tager til sig.

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 kr. pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Læs, hvordan Planday med Pleo fandt en løsning, der forandrede alt for virksomheden

2. Planyard

Planyard er en cloudbaseret software, der er specifikt designet til at løse cash flow- og budgetproblemer i bygge- og ejendomsbranchen. Værktøjet fokuserer på at give dig en præcis cash flow-prognose ved at forudsige fremtidige ind- og udbetalinger, knyttet direkte til dit projekt. Planyard er især anerkendt for sin funktion til budgetsammenligning i realtid og evnen til at håndtere komplekse kontrakter.

Fordele:

• Budgettering og prognoser i realtid: Giver mulighed for løbende at sammenligne det budgetterede forbrug med de faktiske omkostninger på projektbasis.
  
  
• Cash flow-forudsigelse: Forudser fremtidige likviditetshuller ved at tage højde for betalingsbetingelser og projektfremdrift.
  
  
• Kontraktstyring: Gør det nemt at håndtere kontrakter fra underleverandører og sikre, at betalinger er afstemt med de aftalte vilkår.
  
  
• Automatisk fakturamatch: Kreditorfakturaer matches mod kontrakter og mængder, så fejl fanges tidligt.
  
  
• Automatiseret fremdriftsrapportering: Samler data fra forskellige kilder for at skabe et klart overblik over projektets økonomiske fremdrift.

Hvorfor vælge Planyard:

• Du skal vælge Planyard, hvis dit primære problem er at miste overblikket over likviditeten, og du gerne vil undgå ubehagelige overraskelser i cash flowet.
  
  
• Platformen er ideel, hvis du vil have budgetsikkerhed ved konstant at sammenligne dine forventede omkostninger med det faktiske forbrug i realtid.
  
  
• Planyard er det rette match, hvis du ofte håndterer store kontrakter fra underleverandører og har brug for at overvåge disse tæt.

Prisinfo: Planyard kører med en abonnementsbaseret prismodel, der ofte er baseret på størrelsen og antallet af projekter, der administreres via platformen. Deres billigste løsning – Estimating – koster 49 € per måned per projektleder.

Kilde: G2

3. Dinero

Dinero er et dansk cloudbaseret regnskabsprogram, der især er populær blandt små og mellemstore håndværksvirksomheder – også i byggebranchen. Platformen er bygget til at være intuitiv, så du kan håndtere regnskabet, selv uden regnskabsbaggrund. Dinero er stærk på automatisering og dansk compliance og har specifikke funktioner, der letter hverdagen for håndværkere.

Fordele:

• Intuitiv brugerflade: Designet til at være letforståelig, hvilket sikrer, at du hurtigt kan oprette fakturaer og bogføre uden tunge regnskabsværktøjer.
  
  
• Fakturaer og tilbud på farten: Mulighed for at oprette og udsende tilbud og fakturaer direkte fra mobilen eller byggepladsen, hvilket fremskynder betalingen.
  
  
• Automatisk bogføringshjælp: Systemet foreslår konteringer baseret på transaktionstekst og historik, hvilket reducerer gætværk og fejl.
  
  
• Integrationsvenlighed: Kan let integreres med mange populære tidsregistreringssystemer, der bruges i byggebranchen.

Hvorfor vælge Dinero:

• Du er en lille eller nystartet virksomhed i byggebranchen, der ønsker en intuitiv løsning med lav opstartsomkostning.
• Dinero er ideel, hvis du har brug for et system, der er 100 % bygget til danske regler og er nemt at bruge for alle i virksomheden.
• Du vil have et system, der kan integreres med dit tidsregistreringsværktøj, så timer automatisk kan faktureres videre.
• Platformen er et godt match, hvis du prioriterer dansk support og en gratis basisversion.

Prisinfo: Dinero tilbyder en gratis version med grundlæggende funktionalitet. Deres betalte løsninger, Dinero Pro og Premium, koster et månedligt abonnement og giver adgang til avancerede funktioner som integrationer og automatisk bankafstemning. Prisen for Starter+ er 245 kr. pr. måned.

Kilde: Trustpilot & G2

4. QuickBooks Enterprise

QuickBooks Enterprise er en omfattende, robust løsning, der er designet til større virksomheder i byggebranchen, som har brug for avancerede funktioner til lagerstyring og styring af projektøkonomi. Løsningen er bygget til at håndtere kompleksiteten i Enterprise-niveauet og er især stærk i at spore og administrere materialer på tværs af projekter.

Fordele:

• Avancerede funktion til styring af projektøkonomi: Giver dybdegående rapportering og sporing af omkostninger (løn, underleverandører, materialer) på hvert enkelt projekt i realtid.
• Lager- og materialestyring: Styrer materialebeholdningen og sporer, hvilke materialer der er allokeret til hvilke projekter for at forhindre spild og unødvendige indkøb.
• Kontrol med indkøb: Har indbyggede funktioner til at styre indkøbsordrer og sikre 3-vejs match på leverandørfakturaer.
• Branchespecifik rapportering: Tilbyder rapporter, der er skræddersyet til at vise projektets rentabilitet, arbejdskraftomkostninger og materialeforbrug.

Hvorfor vælge QuickBooks Enterprise:

• Du vil have et modent økonomisystem, der kan håndtere komplekse projekter og rapportering til ledelsen.
• Løsningen er ideel, hvis du har brug for avanceret lagerstyring og kontrol med materialebeholdningen på tværs af flere byggepladser.
• Du søger en robust og velkendt platform, der kan skaleres med din virksomhed, uden at du skal skifte til et fuldt ERP-system.

Prisinfo: QuickBooks Enterprise er en Enterprise-løsning, der kører med en abonnementsmodel baseret på antal brugere og de valgte moduler. Deres billigste løsning – Gold – koster $2.210 om året.

Kilde: G2

Sådan vælger du det rigtige regnskabsprogram til din virksomhed

Det bedste regnskabsprogram til byggebranchen er ikke nødvendigvis det med flest funktioner, men det, der passer til din hverdag. 

Start med at se på, hvordan du faktisk arbejder. Har du mange små sager, eller få store projekter med underentreprenører og a conto-betalinger? Dine behov bestemmer, hvilket system der giver mest værdi.

Lav en liste over dine største udfordringer. Er det manglende overblik over likviditeten? Rod i bilag og udlæg? Eller svært ved at koble timer og materialer til den rigtige sag? Vælg derefter et par løsninger, der kan løse netop de problemer, og test dem så med dine egne data, ikke leverandørens demo-eksempler.

Involvér de mennesker, der skal bruge systemet hver dag. Hvis byggelederen eller bogholderen ikke forstår det på 10 minutter, kommer det aldrig til at virke i praksis. Sørg for, at programmet kan tale sammen med dine eksisterende værktøjer, så du undgår dobbeltarbejde.

Til sidst skal du se ud over licensen. Et program, der tilsyneladende er rigtig billigt kan hurtigt blive dyrere, hvis oplæring, integrationer og support koster ekstra. Sammenlign totalomkostningerne over to-tre år og vælg den løsning, der sparer dig mest tid og giver dig størst ro i maven ved månedsluk.