5 bud på det bedste fakturascanningssystem til din virksomhed

Hvis der er én type opgave, der kan dræne både tid, energi og tålmodighed i en virksomhed, så er det håndtering af leverandørfakturaer. De lander i indbakken i et væld af formater, på skæve tidspunkter, og kræver ofte, at nogen sidder og taster de samme informationer igen og igen. 

Og når der først sniger sig fejl ind – et forkert beløb, en misset betalingsfrist, en faktura, der forsvandt i indbakken – så koster det både penge, frustrationer og ekstra arbejde.

Derfor er fakturascanningssystemer blevet et af de værktøjer, som mange virksomheder hurtigt opdager, at de ikke kan undvære. Ikke fordi det er smart eller nyt, men fordi det fjerner præcis den del af arbejdet i økonomiafdelingen, der stjæler mest tid, skaber flest fejl og giver mindst værdi. 

Et godt fakturascanningssystem tager det manuelle ud af processen og giver dig i stedet automatiseret dataudtræk, faste workflows og et klart overblik over, hvad der skal godkendes, betales og bogføres.

Vi starter med at dykke ned i, hvilke konkrete fordele automatisering af fakturaer giver din virksomhed, dernæst leverer vi den store sammenligning af 5 af de systemer, der dominerer markedet netop nu, og til sidst guider vi dig til at vælge det system, der passer perfekt til din virksomheds kompleksitet og vækstambitioner.

• Fakturascanningssystemer giver øjeblikkelig tidsbesparelse ved automatisk at læse og udfylde fakturadata, så fokus flyttes fra indtastning til godkendelse.
• Automatisering reducerer risikoen for dyre fejl som dobbeltbetalinger og forsinkelser, da systemet sikrer nøjagtighed og bliver mere præcist over tid.
• Systemerne giver et centralt overblik over workflows og kommende forpligtelser, hvilket forbedrer likviditetsstyringen markant.
• Vælg system ud fra omfanget af dit fakturaflow, den ønskede grad af automatisering (f.eks. kun scanning eller fuld workflow-styring) og dit tekniske niveau.

De konkrete fordele ved fakturascanning

Et fakturascanningssystem kan måske lyde som endnu et værktøj i den i forvejen voksende tech-stack. Men for de fleste virksomheder viser det sig hurtigt at være en af de løsninger, der gør markant forskel i hverdagen.

Den mest umiddelbare fordel er tidsbesparelsen. Manuel indtastning, kontrollæsning og indhentning af manglende oplysninger er blandt de mest tidskrævende opgaver i økonomiafdelingen. Med et fakturascanningssystem bliver beløb, leverandør, dato, betalingsfrist, momskoder og linjer automatisk læst og udfyldt. 

I stedet for at bruge tid på at indtaste alt fra bunden, bruger du tiden på at godkende – ikke på at taste. Det betyder langt hurtigere behandling af hver eneste faktura. 

Derudover reducerer automatiseringen risikoen for fejl. Tastefejl, oversete datoer og manuelle misforståelser kan hurtigt føre til dobbeltbetalinger, rykkergebyrer eller bøvl med bogføringen. Et fakturascanningssystem læser fakturaen nøjagtigt og konsekvent, og mange løsninger lærer ovenikøbet af dine rettelser og bliver mere præcise over tid. 

Det skaber en mere stabil og pålidelig proces.

En anden stor fordel er overblikket. Når alle fakturaer lander ét sted, scannes automatisk og ryger videre i faste workflows, får du en fakturaproces, der kan følges fra start til slut. Du kan se, hvad der venter på godkendelse, hvad der snart forfalder, og hvilke leverandører der fylder mest i budgettet. 

Det gør det langt nemmere at styre likviditeten og undgå ubehagelige overraskelser.

Fakturascanning er også en hjælp i forhold til compliance. Faste godkendelsesflows, dokumenteret historik og præcis dataudtræk gør det lettere at leve op til interne kontroller og krav fra revisor. 

Når revisionssporet ligger der automatisk, sparer du både tid og hovedpine, når tallene skal afstemmes.

Endelig giver systemet bedre samarbejde internt. Slut med fakturaer, der drukner i en indbakke. Ingen spørgsmål om “hvem godkendte hvad?”. Alt er synligt og dokumenteret, og medarbejdere kan selv sende, godkende eller kommentere i ét samlet flow.

Kort sagt: Et fakturascanningssystem gør din økonomiproces hurtigere, mere præcis og langt mindre kaotisk. Og så frigiver den tid til det arbejde, der faktisk skaber værdi.

5 af de bedste fakturascanningssystemer lige nu

Nu hvor vi har et solidt overblik over, hvad en fakturascanner kan levere af værdi, er det tid til at se på markedets førende systemer.

De fem platforme, vi har udvalgt – Pleo, Rossum, Dext, Docsumo og Nanonets – repræsenterer forskellige tilgange til automatisering; fra komplette udgiftsstyringsløsninger til specialiserede AI-motorer for dokumenthåndtering.

For at hjælpe dig med at træffe det rigtige valg, har vi samlet de vigtigste data i en overskuelig tabel, før vi dykker ned i, hvad der gør hvert system unikt.

1. Pleo

Med Pleo får du mere end “blot “ et fakturascanningssystem. Du får en komplet platform til udgiftshåndtering. En platform, der af G2 er kåret som Europas førende på området. 

Platformen er bygget op omkring intelligente firmakort (fysiske og virtuelle) og har som mål at fjerne alt manuelt arbejde forbundet med køb, udlæg og fakturaer. Du får altså et samlet værktøj til både udgifter og leverandørfakturaer, hvor fakturaer bliver læst automatisk, fordelt til de rigtige godkendere og bogført direkte ind i dit regnskab. 

Pleo læser fakturaer med OCR, foreslår konti og momskoder og holder styr på, hvem der skal godkende hvad. Samtidig får du et klart overblik over, hvilke leverandører der fylder mest, og hvor pengene faktisk ender henne. 

For mange virksomheder betyder det, at man går fra mail-kaos og manuelle tastefejl til et stramt, men nemt, fakturaflow.

Fordele:

• Automatisk indlæsning og tolkning af fakturaer: Du videresender fakturaer til en dedikeret mail eller uploader dem. Pleo læser leverandør, beløb, dato, betalingsfrist, momssats og linjer automatisk.

• Godkendelsesflows, der passer til din virkelighed: Du kan sætte regler op for, hvem der skal godkende hvilke fakturaer, f.eks. baseret på afdeling, projekt eller beløb, så intet glider igennem uden den rigtige godkendelse.

• Komplet alt-i-én platform: Systemet kombinerer firmakort, udlæg, leverandørfakturaer og abonnementsstyring i én platform. Det giver et uovertruffent helhedsoverblik over virksomhedens samlede forbrug.
  
  
• Høj brugervenlighed og tillid: Pleo er ekstremt anmelderrost (høje ratings på G2 og Capterra) for at være intuitivt for både økonomiteamet og de ansatte. Platformen skaber en kultur baseret på tillid, idet alle udgifter spores med det samme.
  
  
• Tæt integration til regnskabssystemer: Pleo integrerer med et væld af andre systemer, herunder f.eks. Billy, Dinero og QuickBooks, så bilag og posteringer lander, hvor de skal, uden dobbeltarbejde. 

Hvorfor vælge Pleo:

• Virksomheder vælger Pleo for at bevæge sig væk fra traditionel, tidskrævende administration og i stedet investere i en fremtidssikret, digital udgiftsløsning.
• Du vil samle udgifter på kort og leverandørfakturaer i ét system, så økonomiafdelingen ikke skal jonglere med flere platforme.
• Du vil have et værktøj, som medarbejdere hurtigt forstår, så adoption ikke bliver din flaskehals.
• Det er den oplagte løsning for vækstvirksomheder, der ønsker at skalere hurtigt uden at drukne i manuelt papirarbejde og administrative byrder.
• Du vil have dokumenteret tidsbesparelse i økonomi og bedre overblik over leverandørudgifter uden at ansætte ekstra folk.

ROI-beregner | Se, hvor meget du kan spare med Pleo

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 kr. pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Sådan reducerede Koto antallet af personer involveret i deres udgiftshåndtering fra seks til én

2. Rossum

Rossum er en AI-drevet platform til automatiseret behandling af dokumenter, som især er stærk på fakturaer.

Deres platform anvender banebrydende AI til ikke kun at scanne tekst (OCR), men også at forstå konteksten og strukturen af dokumentet, uanset format. Det gør Rossum særligt stærkt til at håndtere en stor volumen af variable leverandørfakturaer fra hele verden med minimal manuel validering. 

I stedet for at være en komplet økonomiplatform, fungerer Rossum som et smart dataindsamlingsled mellem dokumenter og virksomhedens ERP- eller regnskabssystem.

Fordele:

• Overskueligt valideringsinterface til økonomiafdelingen: Økonomimedarbejdere kan hurtigt gennemgå og godkende de felter, systemet har læst, med fokus på afvigelser i stedet for at indtaste alt.

• AI, der lærer af rettelser: Når du retter et felt, bruger Rossum rettelsen til at forbedre modellen, så systemet bliver mere præcist over tid.

• Integrerer med ERP og workflow-systemer: Rossum kan kobles på eksisterende ERP, workflow- eller P2P-systemer, så platformen bliver motoren for datafangst, mens resten af processen kører videre, som du kender den.

• Skalerbar til store volumener: Systemet er bygget til at håndtere meget store dokumentmængder og bruges ofte i enterprise-setup, hvor tusindvis af fakturaer skal igennem hver måned.
  
  

Hvorfor vælge Rossum:

• Du vil bygge en mere avanceret, AI-drevet dokumentmotor, der kan bruges på tværs af lande, selskaber og dokumenttyper.
• Du har interne systemer, du er glad for, og mangler primært en stærk “motor” til at læse og strukturere dokumentdata.
• Du forventer voksende volumen og vil undgå, at økonomiafdelingen skal skaleres i samme takt.
  
  

Prisinfo: Rossum har fire prismodeller: Starter, Business, Enterprise og Ultimate. Starter – deres billigste løsning – starter ved $18,000 om året.

Kilde: G2

3. Dext

Dext, tidligere Receipt Bank, er især kendt som et stærkt værktøj til kvitterings- og fakturascanning for mindre og mellemstore virksomheder. 

Platformen er bygget til at fjerne manuel indtastning ved at indsamle kvitteringer, leverandørfakturaer og kontoudtog fra mange kanaler og sende de rensede data videre til dit regnskabssystem. Dext tilbyder mobilapp, e-mail-indbakke, drag-and-drop upload og integration til banker og regnskabsprogrammer, så dokumenter hurtigt bliver til bogføringsklare posteringer. 

Det er meget brugt af både virksomheder og revisionskontorer, der vil standardisere og forenkle datagrundlaget.

Fordele:

• Markedsledende nøjagtighed i tekstgenkendelse:99,9 % nøjagtighed ved udtrækning af leverandør, beløb, dato, momssatser og automatisk kategorisering.

• Mange måder at indsende dokumenter på: Dokumenter kan sendes ind via mobilapp, e-mail, upload eller automatiske feeds, hvilket gør det nemt for både medarbejdere og eksterne.

• Fuldautomatisk kategorisering: Systemet lærer af tidligere bogføringer og foreslår automatisk momssatser, konti og projekter, hvilket sikrer hurtig og korrekt synkronisering med regnskabsprogrammet.
• Stærke integrationer til økonomisystemer: Dext integrerer med de fleste populære regnskabsprogrammer og massevis af banker, så data flyder direkte videre uden ekstra import-eksport.
  
  

Hvorfor vælge Dext:

• Du vil hurtigt væk fra manuel indtastning af kvitteringer og leverandørfakturaer uden at lave et stort systemprojekt.
• Du bruger allerede et cloud-regnskabssystem og vil bare have et stabilt “forarbejdningslag” til alle dine bilag.
• Du vil have et gennemprøvet system, der har været i markedet i mange år og er kendt blandt både rådgivere og bogholdere.

Prisinfo: Dexts prisstruktur er typisk baseret på antallet af brugere og indsendte dokumenter. Deres billigste løsning – med 5 tilkoblede brugere og 250 dokumenter om måneden – koster $25 om måneden ved årlig betaling.

Kilde: G2

4. Docsumo

Docsumo er en AI-drevet platform, der er specialiseret i at udtrække strukturerede data fra en lang række dokumenttyper, herunder fakturaer, ordrer og forsikringsformularer.

Systemet bruger AI og OCR til at udtrække data fra både strukturerede og mere frie dokumenter og tilbyder en valideringsflade, API-adgang og out-of-the-box modeller til bl.a. fakturaer. Docsumo lægger vægt på, at du kan komme hurtigt i gang med fortrænede skabeloner, og derefter tilpasse til dine egne behov. 

Det henvender sig især til virksomheder, der vil automatisere store mængder dokumenter uden at bruge måneder på opsætning.

Fordele:

• Understøtter mange dokumenttyper: Ud over fakturaer kan systemet også håndtere bl.a. bankudtog, forsikringsdokumenter og andre typiske backoffice-dokumenter.

• API og integrationer: Docsumo tilbyder API-adgang, så du kan bygge løsningen direkte ind i dine egne systemer og workflows.

• Fokus på skalerbarhed: Platformen er bygget til at håndtere store volumener og automatisere processer, der ellers kræver mange manuelle ressourcer.

Hvorfor vælge Docsumo:

• Du har mange finansdokumenter udover fakturaer, som du også gerne vil automatisere.
• Du vil i gang hurtigt med standardmodeller, men stadig have mulighed for at tilpasse på sigt.
• Du arbejder teknisk og vil gerne integrere dokumentmotoren tæt med dine egne systemer via API.
• Du har en vis volumen og kan se en tydelig business case i at reducere manuelt tastearbejde.

Prisinfo: Docsumo har tre forskellige løsninger, som bl.a. prissættes efter, hvor mange brugere der kobles på løsningen. De skal kontaktes for præcis pris, men deres billigste løsning (Growth) rapporteres af bl.a. Capterra og Getapp til at starte ved $25 om måneden.

Kilde: G2

5. Nanonets

Nanonets er endnu en AI-drevet automatiseringsplatform med fokus på dataudtræk gennem OCR (Optical Character Recognition).

Platformen markedsfører sig som en No-Code-løsning, der gør det muligt for selv ikke-tekniske brugere hurtigt at bygge og træne AI-modeller til at læse enhver form for dokument, herunder fakturaer og kvitteringer. 

Nanonets er kendt for sin høje nøjagtighed og hurtige opsætning, og anerkendes som et af de bedste OCR-programmer på G2's OCR-software grid. 

Fordele:

• No-code AI-træning: Unikt salgsargument: Brugere kan nemt uploade dokumenteksempler og træne AI'en til at genkende datafelter på minutter uden at skrive en eneste kodelinje.

• End-to-end AP-workflows: Du kan designe hele processen fra indlæsning til godkendelse og eksport til ERP, inklusive automatiske regler, notifikationer og eskalationer.

• Høj præcision og brugervenlighed: Anmelderrost for sin lette opsætning og høje nøjagtighed i dataekstraktion, hvilket minimerer behovet for menneskelig validering.
• Understøtter flere sprog og formater: God, hvis du har leverandører i flere lande og mange forskellige dokumenttyper.
  
  

Hvorfor vælge Nanonets:

• Særligt stærkt, hvis du har begrænset teknisk support og behøver en løsning, driftsteamet selv kan administrere.
• Du ønsker en løsning, der kan udvides til andre dokumenttyper, når fakturaerne først er på plads.
• Velegnet til virksomheder, der vil starte småt og teste med få dokumenter før fuld udrulning.
• Bedst når du værdsætter balance mellem kraftfuld funktionalitet og nem opsætning og administration.

Prisinfo: Nanonets opererer med en unik prismodel, der ændrede sig i januar 2025 til en struktur baseret på arbejdsgange. I stedet for at betale per dokument eller side, betaler du per trin i dine arbejdsgange. Hver gang et trin i din automatisering kører – for eksempel dataudtrækning, validering, eller eksport – tæller det som et behandlingstrin. De har en løsning, hvor du får gratis adgang, kreditter for $200 og herefter betaler for forbrug. Flere platforme – herunder TrustRadius, neo og DigiParser – rapporterer den månedlige pris til at være mellem $499 og $99 om måneden.

Kilde: G2

Sådan vælger du det rette fakturascanningssystem

Når du skal vælge et fakturascanningssystem, handler det i sidste ende om at finde det værktøj, der passer til netop jeres måde at arbejde på. 

Her er de vigtigste spørgsmål, du bør stille dig selv, før du beslutter dig:

1. Hvor stort og komplekst er vores fakturaflow?
   Håndterer I få, simple fakturaer eller store mængder, mange leverandører og forskellige dokumentformater? Jo større kompleksitet, jo mere avanceret skal systemet være.
   
   
2. Hvor meget vil vi automatisere?
   Vil I bare slippe for manuel indtastning? Eller ønsker I også automatiske godkendelsesflows, matching, notifikationer og bogføring?

Jo mere automatisering, jo mere værdi, men også højere krav til systemet.

3. Hvem skal bruge systemet, og hvor tekniske er de?
   Skal økonomiafdelingen bruge det alene, eller skal kolleger i hele virksomheden kunne sende og godkende fakturaer? Vælg kun et system, som medarbejdere faktisk kan finde ud af at bruge uden træning i timevis.
   
   
4. Hvilke systemer skal scanneren arbejde sammen med?
   Kører I et moderne cloud-regnskabssystem, et ERP eller flere interne værktøjer? Et fakturascanningssystem er kun så stærkt som dets integrationer, så undersøg, om det passer til jeres opsætning.
   
   
5. Hvor vigtig er datakvalitet for os?
   Nøjagtigheden i dataudtræk varierer. Skal systemet håndtere komplekse linjer, flere sprog, håndskrift eller ustrukturerede dokumenter? Jo mere variation, jo bedre AI/OCR-model har I brug for.
   
   
6. Hvor hurtigt skal vi i gang, og hvor meget kan vi selv sætte op?
   Har I tid til et længere implementeringsprojekt? Eller har I brug for en løsning, I kan tage i brug i morgen uden udviklere og konsulenter?
   
   
7. Hvad er vores budget, og hvad er ineffektiviteten værd?
   Systemer varierer meget i pris.
   
   Men den rigtige beregning er: Hvor meget tid, frustration og risiko fjerner systemet for os, og hvad er det værd pr. måned?
   
   
8. Har vi brug for en løsning, der kan skalere?
   Hvis I forventer vækst, flere fakturaer eller flere selskaber, skal systemet kunne følge med uden at bryde sammen eller kræve et nyt setup.

Når du har svarene på de spørgsmål, står valget næsten altid klart af sig selv: Du kan let se, hvilket system der passer til jeres behov, jeres ressourcer og jeres ambitionsniveau.