6 idiotsikre måder at bruge AI i din økonomiafdeling på

Hvis du ikke allerede udnytter potentialet i kunstig intelligens (AI), enten fordi du er skeptisk, eller ikke synes, det er brugbart, har vi skrevet dette blogindlæg for at få dig på andre tanker.

Bare rolig, AI kommer ikke til at stjæle dit job. Faktisk bør du bruge det til at optimere den måde, du arbejde på. Hvis du begynder at se AI som en hjælpende hånd snarere end en erstatning, vil du hurtigt få øjnene op for, hvor meget det har at byde på (og hvordan det kan reducere manuel dataindtastning med op til 70% og frigive timer hver uge).

Potentialet for at bruge AI i økonomiteams er enorm. AI hjælper allerede økonomichefer med at lave rapporter, identificere mønstre og automatisere transaktionelle opgaver såsom kategorisering af udgifter og momsvalidering. Og langsomt, men sikkert ser vi, hvordan det også kan hjælpe teams med at lave prognoser og analyser, forklare afvigelser og generere handlingsrettede indsigter, der kan bruges til at fremtidssikre virksomheden.

Hvis du gerne vil blive klogere på, hvordan du kan integrere det bedste fra AI i din økonomiafdeling, er du kommet til det rette sted.

“Generativ AI bliver mere og mere vigtigt. Jo mere tid du kan spare på at lave kedeligt arbejde, desto mere tid får du til at besvare de store spørgsmål.” – Ian Irwin, CEO hos NoBlue2 ved Pleos CFO Breakfast 2024.

De fire vigtigste pointer i artiklen:

• AI frigør tid i økonomiafdelingen: AI kan automatisere manuelle og gentagne opgaver som fakturabehandling, udgiftskategorisering og dataindtastning. Det kan eksempelvis reducere manuelt arbejde markant og frigive timer hver uge.
• AI styrker analyse og beslutningstagning: Ved at analysere store datamængder kan AI identificere mønstre, forklare afvigelser og generere indsigter, som hjælper økonomiteams og ledelsen med at træffe mere datadrevne beslutninger.
• AI forbedrer centrale finansielle processer: AI kan understøtte en række økonomifunktioner, herunder FP&A, fakturering, kontraktgennemgang, investorrelationer og risikostyring, og gøre processerne hurtigere og mere effektive.
• AI gør økonomiteams mere strategiske: Når rutineopgaver automatiseres, får økonomiteams mere tid til strategisk arbejde, såsom forecasting, rådgivning til ledelsen og langsigtet planlægning af virksomhedens udvikling.

Hvordan kan AI hjælpe økonomiteams i deres dagligdag?

Financial Planning & Analysis (FP&A)

Alle, der arbejder i FP&A, har fokus på planlægning, forecasting og budgettering. Det smukke ved AI er, at det kan hjælpe økonomiteams med at administrere og analysere data samt automatisere manuelt arbejde, så de i stedet kan bruge deres tid på mere strategiske opgaver.

AI kan også hjælpe med rapportering ved at samle nøgledata fra dit ERP-system og trække de relevante rapporter ud. Økonomiafdelingen sidder da tilbage med store mængder data, der skal behandles og forvandles til brugbare indsigter. Dette afleder typisk en lang række store spørgsmål, som AI kan hjælpe med at besvare.

Det bedste værktøj til jobbet: FP&A Genius fra Datarails er en AI-drevet platform, der tilgår finansielle data fra hele din virksomhed på en måde, der er designet med fokus på databeskyttelse og informationssikkerhed (afhænger af opsætning, adgangsstyring og leverandørens vilkår). Det kan analysere dine budgetter samt forecasting og besvare alle dine spørgsmål, uden at du behøver at gennemgå endeløse regneark. Værktøjer kan desuden hjælpe dig med at lave omfattende budgetter med henblik på at optimere din virksomhed.

Beslutningstagning

Takket være deres adgang til data er økonomiteams godt rustet til at hjælpe CEO'er med at styre virksomheden mod succes. CFO'er i dag har et kombineret ansvar for krisehåndtering, teknologi og strategi, og økonomiteams får i stigende grad pålagt opgaven med at træffe indflydelsesrige beslutninger .

AI kan hjælpe økonomiafdelingen med at sætte lighedstegn mellem forskellige datapunkter, hvilket gør det muligt for dem at identificere mønstre og tendenser, der ellers ville være utilgængelige. AI kan også finde statistikker og fakta, som menneskelige analytikere måske ikke ville kunne, enten fordi de mangler tid eller ikke har øje for detaljen. Al denne information giver økonomiteams mulighed for at træffe mere datadrevne beslutninger, som kan hjælpe med at forbedre virksomhedens økonomiske resultater.

Bedste værktøj til jobbet: Planful Predict bruger AI-drevet indsigt til at hjælpe økonomiteams med at træffe smartere beslutninger. Platformen kombinerer menneskelig dømmekraft med AI og er designet til at opdage nye, spændende muligheder. Det betyder, at CEO'er og CFO'er kan overlade det tidskrævende talknuseri og rapportering til AI og i stedet fokusere på at være mere agile.

“Ledere ønsker nøjagtighed, gennemsigtighed og hurtige data, så de kan forbedre deres beslutningstagning” – Xander Cullum, direktør hos Williams Stanley

Investorrelationer

AI er en guldmine for økonomiteams, der beskæftiger sig med investorrelationer. Faktisk bruger 85 % af ansatte på dette område allerede AI i en eller anden form.

En af fordelene er, at det kan besvare komplicerede spørgsmål, som en investor måtte have på få minutter, samt opsummere vigtig information, udviklingen på markedet og indtjening. Takket være hurtigere og lettere processer kan økonomiteams fokusere på at opbygge stærkere relationer med investorer og interessenter.

Hvis du ikke helt stoler på, at AI kan producere korrekte svar endnu, har Christoph Greitemann , Head of Investor Relations hos Deutsche Telekom, nogle råd. Han anbefaler, at økonomiteams tænker på AI som en kollega på juniorniveau – giv AI vigtige opgaver, men sørg for at gennemgå dem, før du færdiggør og deler dem.

Bedste værktøj til jobbet: Du kan bruge ChatGPT til at samle og analysere oplysninger om markeder og konkurrenter, som du kan anvende til strategisk planlægning og beslutningstagning. ChatGPT er også utrolig effektivt, når det kommer til at opsummere mødenotater og optimere eksisterende indhold, så det står helt skarpt, inden du deler det med interessenter. ChatGPTs hukommelsesfunktion er netop blevet opgraderet , hvilket får det til at føles mere menneskeligt. Der har med andre ord så der har aldrig været et bedre tidspunkt at eksperimentere med det.

Kontrakter og aftaler

Det at kunne udarbejde kontrakter hurtigt og præcist er utvivlsomt rygraden i ethvert succesfuldt forretningsforhold. Skriftlige kontrakter og aftaler giver en juridisk ramme i tilfælde af uoverensstemmelser – hvilket kan ske. Men det kan være utrolig tidskrævende, for ikke at nævne kedeligt, gentagne gange at udarbejde leverandøraftaler og Master Service Agreements (MSA).

Det er her, AI kommer ind i billedet. Du kan nemlig bruge smarte værktøjer til at lave kontraktskabeloner, som du blot skal fodre med de relevante oplysninger. AI er trænet til automatisk at finde og udtrække vigtige data og afvigelser i en kontrakt, så du slipper for at bruge unødvendig meget tid på det. For med AI-genererede kontrakter kan du i nogle tilfælde reducere den tid, der bruges på udkast og første gennemgang. Men husk på at vilkår fortsat bør kvalitetssikres – især ved komplekse eller højrisiko-aftaler.

Bedste værktøj til jobbet: Juros AI-assistent hjælper dig med at udarbejde, opsummere og gennemgå kontrakter op til ti gange hurtigere, end det normalt ville tage. Du kan sætte rammer for udarbejdelse, revidere og finjustere klausuler og dele med andre teams – alt fra én platform. Denne type AI giver økonomiteams mulighed for at afslutte kontrakter hurtigere, så de kan prioritere opgaver, der har større værdi for virksomheden.

Fakturering

Det kommer ikke som nogen overraskelse, at økonomiteams bruger meget tid fakturering. Det skyldes, at der ofte er mange trin involveret, fra registrering og validering til godkendelse og betaling. Hvis du behandler alle disse trin manuelt, kan det tage op til 20 minutter pr. faktura – en enorm spild af tid for ansatte i økonomiafdelingen, der allerede har meget på tallerkenen.

Med AI-drevet fakturering kan du få et realtidsbillede af fakturastatusser, automatisere dele af processen og få et bedre overblik over om dine leverandører bliver betalt til tiden. AI kan nemlig hjælpe med at scanne fakturaer med lynets hast og nemt udtrække vigtige oplysninger som fakturadato, PO-nummer, fakturanummer og forfaldent beløb. AI kan desuden understøtte automatiske godkendelsesflows baseret på jeres regler, med mulighed for manuel kontrol og dokumentation af godkendelser.

Dog bør Betalingsflow afhænger fortsat af korrekt opsætning, godkendelsesregler og interne kontroller

Bedste værktøj til jobbet: Pleo Invoices, der nu er tilgængeligt i Danmark, bruger AI, så du kan spare tid og undgå dyre fejl ved at automatisere dine fakturabetalinger. Hos Pleo får du en dedikeret indbakke til fakturaer, hvor vores OCR-teknologi automatisk udtrækker leverandør, beløb, valuta og forfaldsdato, så snart de uploades eller lander i din indbakke.

Risikostyring

Risikostyring er en vigtig opgave i enhver økonomiafdeling. Identificering af potentielle farer og opbygning af robuste planer hjælper virksomheder med at forblive modstandsdygtige over for uventede begivenheder.

Selvfølgelig kan nogle risici, for eksempel naturkatastrofer, ikke altid forudsiges. Men andre risici som cyberangreb eller mangel på finansiering er nemmere at forudsige. AI kan gøre økonomiteams mere effektive, når det kommer til at opdage potentielle hindringer og holde din virksomhed på rette spor.

AI kan hjælpe virksomheder med at forudsige hændelser og eventuelle konsekvenser. Mange virksomheder bruger AI til at forudsige risici ved at analysere store datasæt og identificere unormale mønstre, så de hurtigt kan implementere forebyggende processer, såsom at optage lån eller investere.

“Horizon scanning” er navnet på den metode, AI burger til at identificere mulige fremtidige risici og udviklinger. Det fungerer eksempelvis ved, at AI løbende følger lovforslag, høringer og regulatoriske udmeldinger, som kan ændre sig før de eventuelt vedtages.

Det vil sige, at AI kan bruges til at analysere og overvåge disse signaler i stor skala, hvorefter økonomiteams kan bruge denne kapacitet til at reducere usikkerhed i resten af virksomheden.

Bedste værktøj til jobbet: AuditBoard hjælper økonomiteams med at optimere deres processer for revision, risikostyring, it-sikkerhed og ESG-programmer. Virksomheden bag værktøjet mener, at jo flere risici du kan opdage, desto bedre vil du være i stand til at håndtere dem og skabe bedre resultater. Hvis du kunne tænke dig at reducere din rapporteringstid med 50 %, forbedre din compliance og fremme bedre beslutningstagningen, kan AuditBoard være en god investering.

Til spørgsmålet om, hvad den mest effektive metode til at reducere risiko inden for de sidste 12 måneder har været, var det næstmest populære svar “automatisering/ny teknologi” – Thomas Reuters

I sidste ende kan integreringen af AI i din økonomiafdeling ikke kun spare dig tid, men åbner også op for, at dit økonomiteam og din CFO kan blive mere strategiske forretningspartnere for ledelsen. Ved at frigøre mere tid i økonomiafdelingen kan dygtigere medarbejdere få mulighed for at spille en større rolle, når det kommer til at styre virksomheden i den rigtige retning og skabe de bedst mulige resultater. Så hvis du ikke allerede bruger AI i dit team, er tiden inde til at komme i gang.