Derfor er kontrol en god ting, når det kommer til udgiftshåndtering

Kontrol og fremadsynethed. Et umage par, der går vældig godt hånd i hånd. Typisk forbinder vi kontrol på arbejdspladsen med noget, der ikke giver plads til selvbestemmelse og egenrådighed. Og da slet ikke noget, der fremmer kreativiteten og er motiverende. Der skal heller ikke herske nogen tvivl om, at en alt for kontrollerende arbejdsplads lider under en langt større medarbejderudskiftning og frustrerende bureaukratiske processer.

Men den rigtige form for kontrol kan faktisk også bidrage med en sund struktur, tillid og gennemsigtighed til din arbejdskultur – især når det kommer til udgiftshåndtering. Det sørger ikke bare for, at alle er på samme side – det er også godt for virksomhedens økonomi.

En fremadsynet økonomichefs tilgang til kontrol

Hvad betyder “kontrol” egentligt?

Okay, indrømmet … Ved første øjekast lyder kontrol ikke som noget, der åbner op for et progressivt arbejdsmiljø med medarbejderen i centrum. Men det er vigtigt at have fuld kontrol over din udgiftshåndtering – og det behøver ikke medføre en masse bureaukratiske processer. 

Fremadsynede chefer kan i stedet implementere kontrol og regler i deres udgiftshåndtering ved hjælp af tydelige og individuelle forbrugsgrænser og indkøbspolitikker, der sikrer, at alle er på samme side.

Derfor er forbrugskontrol en win-win-situation

En økonomiafdeling, der har tydelige instruktioner til og processer for rapportering af udgifter, der fungerer for alle, kan sove trygt om natten, fordi de ved præcist, hvad virksomhedens penge bliver brugt til – og hvem der bruger dem hvornår. Det bliver kun bedre, hvis medarbejdere heller ikke forventes at skulle lægge ud af egen lomme eller hele tiden skal gætte, hvad de må og ikke må købe for at udføre deres arbejde bedst muligt.

En omfattende og inkluderende indkøbspolitik

Der skal altid følge gennemsigtighed i kølvandet på kontrol. Det kan nogle gange være uklart, hvad dit team egentlig må bruge penge på, især på tværs af afdelinger og enheder. Og der findes ikke én indkøbspolitik, der passer alle. Budgetter varierer alt efter projekter, flyforbindelser, overnatningsmuligheder. Det er vigtigt, at en indkøbspolitik tydeligt italesætter dette.

En dækkende, omfattende og inkluderende indkøbspolitik gør dit team i stand til at købe de ting, de har brug for til deres arbejde, med ro i sindet og uden altid først at skulle bede om lov eller retfærdiggøre visse køb. En effektiv indkøbspolitik indeholder et sæt udførligt beskrevne og brugbare regler og tips til, hvad virksomhedens penge må blive brugt på. Det sørger ikke bare for, at alle er på samme side, men beskytter også virksomheden mod overforbrug.

Forbrugsoverblik som aldrig før

Det har aldrig været vigtigere at vide helt præcist, hvor virksomhedens penge “forsvinder” hen. Hvad bliver der brugt penge på, og hvor mange penge bliver der brugt? Kontrol tager ikke kun form af retningslinjer – det kan implementeres på mange måder, for eksempel ved at opsætte individuelle forbrugsgrænser, før du begynder at uddele firmakort til dit team. Med et gennemsigtigt forbrug kommer også et helt nyt niveau af overblik. Det gør det muligt for dig at studere forbrugsvaner, der måske trænger til at blive ændret, og du får mulighed for at gentænke dine budgetter.

Det er også noget, vores kunder sætter pris på. Som den administrerende direktør i Convivio, Steve Parks, udtrykker det:

“Det er mere bare en følelse af, at der er kontrol med virksomhedens forbrug, fordi du altid kan se, hvad der foregår. Der er komplet gennemsigtighed. Man kan se, at der er en proces i gang, og at vores bogholder har alt under kontrol. Der er komplet gennemsigtighed – og ikke på en måde, der får kvitteringer til at hobe sig op i en skotøjsæske et eller andet sted.”

Tillid mellem medarbejdere, chefer og økonomiafdelingen

Kontrol bør ikke komme med et ulige magtforhold. Ved at implementere nogle tydelige retningslinjer for virksomhedens forbrug giver du dit team selvtilliden og modet til at købe det, de har brug for til deres arbejde. Det reducerer også risikoen for, at de føler, de bliver nødt til at lægge ud af egen lomme.

Det er blevet bevist op til flere gange, at glade medarbejdere er godt for bundlinjen.Det er ikke blod, sved og tårer, der ligger fundamentet for en god virksomhed. Det er tillid.

En undersøgelse fra Harvard Business Review afslører, at medarbejdere i virksomheden, hvor der er meget tillid, har 106 % mere energi på kontoret, er 50 % mere produktive og 74 % mindre stressede sammenlignet med medarbejdere i virksomheder, hvor der ikke er særligt meget tillid.

Ved at sætte tydelige retningslinjer for forbrug og forbrugsgrænser gør du det nemmere for dit team at tage beslutninger angående arbejdsrelaterede køb. Og du slipper for at føle dig som en forælder, der skal godkende eller sige nej til hvert køb.

Bedre workflows mellem økonomiafdelingen af resten af virksomheden

Teamwork makes the dream work. Det samme gælder forbedrede workflows, der virker på tværs af funktioner og afdelinger. Når økonomiafdelingen har alle de andre afdelingers forbrug under kontrol, opstår der et harmonisk samspil mellem teams, og de kan arbejde mere effektivt. Med foruddefinerede budgetter og muligheden for løbende at vurdere, om pengene bliver brugt efter hensigten, er der større sandsynlighed for at skabe omend endnu bedre resultater.

Økonomiafdelinger og økonomichefer bliver ofte overset, når det kommer til forretningsstrategiske spørgsmål. Alt for ofte bliver dem, der holder styr på virksomhedens penge, anset som nørder og talknusere, der bare sidder og kigger ind i regneark dagen lang. Men økonomichefer er hurtigt ved at blive en vigtig samarbejdspartner for CEO’en. De data og indblik, som de kan bringe med til bordet, er med til at lægge fundamentet for den fremtidige strategi for virksomheden.

Mens vi fortsætter med at definere og prøver at finde rundt i, hvad det virkelig betyder at være fremadsynet på arbejdspladsen, bør vi også revurdere vores negative syn på det at være i kontrol – især når det kommer til udgiftshåndtering. Fremadsynede økonomichefer ved godt, at kontrol ikke behøver at være skærpende, men faktisk kan være det helt modsatte.

Kontrol er en nødvendig del af jobbet, og det er en måde, hvorpå virksomheder kan blive mere klar og agile og få ro i sindet. Det lyder helt perfekt i vores ører.