Därför hör kontroll och utläggshantering ihop
Missa inte ett enda inlägg
Moderna företag kontrollerar inte sina anställda, eller hur? Det bäddar inte för en bra kultur. Men faktum är att en viss typ av ekonomisk kontroll går hand i hand med medarbetarnas välmående. Vi pratar om kontrollen över utgifter och utlägg.
Ingen mår bra av för lösa tyglar när det gäller ekonomi. Samtidigt vill vi inte överväldigas av tröga och tidskrävande processer. Det är en fin balansgång.
När kontroll används på rätt sätt kan den bidra till stabila rutiner, förtroende och transparens. Företagskulturen kring pengar mår bra av tydlighet. För det är trots allt så, att medarbetarna i grund och botten vill göra rätt. Och när de köper rätt saker vid rätt tidpunkt, mår företagets ekonomi bra. Vinst varje gång!
Så kontrollerar framåtlutade företagsledare ekonomin
Vad innebär det att ha kontroll egentligen?
Ordet kontroll förknippas kanske inte i första hand med nytänkande och medarbetarfokus. Men att ha kontroll över företagsutgifterna är en förutsättning för god ekonomi, och det behöver inte innebära onödig byråkrati.
För att slippa tunga regelverk kan ledare istället välja att skapa en tydlig utgiftspolicy och använda sig av individuella köpgränser för att hålla alla på samma spår.
Kontroll är helt enkelt inte dåligt, utan bara något du behöver ha för att hålla företaget i rullning.
Så, vilka vinner på kontrollen – och hur?
Med smidig utgiftsrapportering och processer som funkar för alla, kan ekonomiavdelningen känna sig trygga med att de alltid har koll på vart företagets pengar tar vägen. Samtidigt vet medarbetarna vad som gäller och behöver aldrig undra vad de får och inte får köpa.
Utgiftspolicy för alla
Kontroll och transparens måste gå hand i hand. Ibland kan det vara svårt att veta exakt vad som gäller för specifika avdelningar. Det finns ingen utgiftspolicy som går att applicera på varenda medarbetare. Budgeten varierar, resor görs mer eller mindre ofta, och så vidare. Därför är det viktigt att anpassa utgiftspolicyn så att den går att applicera på varje person.
Bygg en egen utgiftspolicy för varje team , så att dina medarbetare vet vad de kan köpa i jobbet utan att behöva fråga om lov. Med en effektiv utgiftspolicy som täcker de vanligaste kostnaderna kommer du långt.
Få total koll på utgifterna
Kanske är det viktigare än någonsin att ha stenkoll på ekonomin. Kontrollen kan skötas på många sätt, utöver att erbjuda tydliga riktlinjer för inköp i en utgiftspolicy. Du kan till exempel sätta individuella köpgränser på medarbetarnas företagskort. Var transparent om det, och få transparens tillbaka i form av total insyn i allt som köps. Genom att analysera köpen i realtid kan du snabbt upptäcka köpvanor som du vill ändra på, hitta sätt att spara och möjligheter att omvärdera budgetar.
Det här är något som våra kunder pratar gott om. Thomas Mattsson, VD på Meqify , sade: "“Pleo ger en oerhört bra överblick, och det finns smarta sökfunktioner för att saker när man undrar över något. Det är väldigt enkelt.”
Teamet upplever att du har förtroende för dem
Kontroll ska aldrig skapa maktobalans. Genom att på förhand berätta vilka förväntningar och regler som finns, kan teamet alltid känna sig inkluderade och trygga med att de kan köpa det som behövs för att göra ett bra jobb.
Och glada medarbetare leder till framgångsrika företag – det är sedan gammalt. Det är inte blod, svett och tårar som bygger bolag. Det är tillit och förtroende.
Det håller forskningen med om.
I en undersökning som Harvard Business Review gjorde kom det fram att om förtroendet mellan ledning och medarbetare var högt, gav det positiva effekter överlag. De här teamen upplevde 106 % högre energi på kontoret, 50 % högre produktivitet och hade 74 % lägre stressnivå jämfört med arbetsplatser där förtroendet var lågt.
Tydliga riktlinjer leder till högre självförtroende, och som en bonus slipper cheferna ifrågasätta andra vuxna människors förmåga att ta genomtänkta ekonomiska beslut i jobbet, eller vaka över varje litet kvittot.
Bättre arbetsflöden mellan ekonomiavdelningen och andra team
Teamwork makes the dream work, som man säger i staterna. Vi slänger gärna in förbättrade och korsfunktionella arbetsflöden i smeten för att lyfta samarbetet ytterligare. När ekonomiavdelningen har koll på alla utgifter i alla avdelningar, blir livet på jobbet lugnare för alla.
Det händer ofta att CFO och ekonomiavdelningen hamnar lite utanför strategiarbetet i företaget, men faktum är att de ofta kan bidra med många värdefulla insikter. Rollen de har är under förändring, och många framåtlutade bolag ser ekonomiavdelning och ekonomichef som viktiga partner till VD och styrelse.
I takt med att vi utforskar vad det kommer att innebära att vara ett framåtlutat bolag framöver, blir det mer och mer brådskande att ta ett grepp om narrativet kring kontroll och förtroende. Det är nya tider nu, och det är dags för företagsledare i Sverige att inse att det ena inte utesluter det andra – kontroll och kultur kan gå hand i hand.