Welche Vorteile, eine gekonnte Ausgabensteuerung mit sich bringt

In der Regel verbinden wir mit Kontrolle am Arbeitsplatz das Gefühl, erdrückt zu werden und keinen Raum für Autonomie, Kreativität oder Eigeninitiative zu haben. Und es steht außer Frage, dass ein extrem kontrolliertes Arbeitsumfeld unweigerlich zu einer hohen Personalfluktuation und frustrierenden bürokratischen Prozessen führt. 

Aber Kontrolle im Sinne von Steuerung kann bei richtiger Handhabung für eine gesunde Struktur, Vertrauen und Transparenz in Ihrer Arbeitskultur sorgen.

Dies gilt umso mehr, wenn es um Ihre Ausgabenverwaltung geht: Die richtigen Steuerungsmechanismen sorgen nicht nur dafür, dass alle an einem Strang ziehen, sondern ermöglicht es auch, die Finanzen Ihres Unternehmens im Auge zu behalten. 

Mit welchem Mindset vorausschauende Führungskräfte Finanzen steuern sollten

Was genau versteht man unter Steuerung?

Zugegebenermaßen klingt Steuerung zunächst nicht nach einer Methode zur Schaffung einer fortschrittlichen oder menschenzentrierten Umgebung. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Kostenverwaltung steuern können – ohne dass dies mit bürokratischen Hürden verbunden sein muss.

Weitsichtige Führungskräfte können stattdessen Steuerungen und Regulierungen in ihre Kostenverwaltung integrieren, indem sie beispielsweise klare, individuelle Ausgabenlimits und -richtlinien definieren, an denen sich alle Mitarbeiter:innen orientieren können.

Sprich: Bei der Ausgabensteuerung handelt es sich nicht um ein Übel, sondern nur um eine Aufgabe, die erledigt werden muss.

Dies bestätigen auch unsere Kunden und Kundinnen.

Warum die Ausgabensteuerung für alle Seiten von Vorteil ist

Mit klaren Kostenberichten, Richtlinien und Prozessen, die für alle Beteiligten funktionieren, weiß das Finanzteam ganz genau, wohin das Geld des Unternehmens fließt. Darüber hinaus wird von Ihrem Team nicht erwartet, dass es aus eigener Tasche bezahlt. Ebenso wenig wird es im Unklaren darüber gelassen, was es kaufen kann und was nicht, um gute Arbeit zu leisten.

1. Ausgabenrichtlinien, die sicherstellen, dass sich alle einig sind

Mit Steuerung sollte auch Transparenz einhergehen. Es ist nicht immer klar, wofür Ihr Team Geld ausgeben darf. Das gilt insbesondere dann, wenn es sich um verschiedene Abteilungen und Einrichtungen handelt. Eine Ausgabenrichtlinie ist auch nicht für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet. Immerhin unterscheiden sich die Budgets für Projekte, Flüge, Unterkünfte und so weiter. Deshalb sollten Ihre Ausgabenrichtlinien dies deutlich aufzeigen. 

Eine maßgeschneiderte Ausgabenrichtlinie für Ihr Team ermöglicht es Ihren Angestellten, sich das zu beschaffen, was sie für ihre Arbeit benötigen, ohne dass sie erst eine Erlaubnis einholen oder bestimmte Anschaffungen begründen müssen. Mit einer effektiven Ausgabenrichtlinie lassen sich die meisten Dinge im Voraus regeln, da sie eine Reihe hilfreicher Bestimmungen und Hinweise dazu enthält, wofür das Geld ausgegeben werden kann. Auf diese Weise sind nicht nur alle Beteiligten auf dem gleichen Stand, sondern es wird auch vermieden, dass die Ausgaben zu hoch ausfallen. 

2. Ihr Team merkt, dass man ihm Vertrauen schenkt

Steuerung sollte nicht mit einem Machtungleichgewicht einhergehen. Indem Sie klare Erwartungen und Regeln hinsichtlich der Kosten definieren, ist Ihr Team stets auf dem aktuellsten Stand, was für Vertrauen sorgt und es dem Team ermöglicht, das zu kaufen, was es für die Arbeit benötigt. Außerdem verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Angestellten aus eigener Tasche zahlen müssen.

Und es ist erwiesen, dass glückliche Teams gute Arbeit leisten. Für ein erfolgreiches Unternehmen braucht es nicht Blut, Schweiß oder Tränen. Sondern Vertrauen.

Laut einer Studie der Harvard Business Review berichten Angestellte in Unternehmen mit einem hohen Maß an Vertrauen von 106 % mehr Energie im Büro, 50 % mehr Produktivität und einem um 74 % niedrigeren Stressniveau im Vergleich zu Unternehmen mit einem niedrigen Vertrauensniveau.

Durch die Festlegung klarer Richtlinien und Kostenlimits kann Ihr Team selbstbewusste Entscheidungen über seine Ausgaben treffen. Zudem müssen Sie Ihren Angestellten nicht mehr ständig über die Schulter schauen und jeden einzelnen Kauf genehmigen oder ablehnen. 

3. Mehr Harmonie zwischen Ihrem Finanzteam und anderen Abteilungen

Teamarbeit sowie verbesserte funktionsübergreifende Arbeitsabläufe sind der Schlüssel zum Erfolg. Wenn die Finanzabteilung sämtliche Ausgaben in allen Geschäftsbereichen zentral nach Absprache steuert, arbeiten die Teams harmonischer und effizienter. Mithilfe von vorgegebenen Budgets und der Möglichkeit, immer wieder neu zu analysieren, wofür die finanziellen Mittel am besten eingesetzt werden sollten, stehen die Chancen gut, dass Ihre Mitarbeiter:innen effizienter arbeiten. 

Sowohl Finanzteams als auch CFOs werden oft übersehen, wenn es um die Ausrichtung und Strategie eines Unternehmens geht. Zu oft werden sie als Erbsenzähler abgestempelt, die sich hauptsächlich mit Spreadsheets und Zahlen beschäftigen. Allerdings werden CFOs zunehmend zu unerlässlichen Partner:innen des CEO, da sie Daten und Erkenntnisse liefern, die das Fundament der zukünftigen Unternehmensstrategie bilden. 

Während sich also manch einer von uns weiter darüber Gedanken macht, was es eigentlich bedeutet, bei der Arbeit zukunftsorientiert zu handeln, haben eben jene vorausschauenden Führungskräfte im Finanzbereich längst erkannt, dass Steuerung und Ausgabenkontrolle nicht zwangsläufig mit Einschränkungen verbunden sein muss – ganz im Gegenteil.

Steuerung ist ein unverzichtbarer Aspekt bei der Arbeit und ermöglicht es Unternehmen, Bereitschaft, Agilität und Gelassenheit zu entwickeln. Wir sind definitiv Fans von gesteuerten Prozessen.