Fakturasystem: De 4 typer løsninger du skal kende

Det er umuligt at komme uden om fakturaer i en virksomhed. Nogle modtages, andre sendes af sted. Fælles for begge typer er, at det nemt kan blive rodet at arbejde med dem, hvis man ikke har et ordentligt fakturasystem.

Et godt fakturasystem til at håndtere disse finansielle processer er derfor en vigtig investering for din virksomhed. Med sådan et kan du spare værdifuld tid på administration, sikre sunde pengestrømme ved rettidig betaling og opfølgning, minimere risikoen for fejl og bevare et præcist overblik over din virksomheds økonomiske situation. 

Men hvordan finder du det rette system i et marked med mange forskellige løsninger? Hvad skal du kigge efter?

I denne guide vil vi hjælpe dig med at navigere i de forskellige muligheder. Vi bryder de forskellige dele af den finansielle proces ned og viser dig, hvilke typer af systemer der findes, og hvordan du finder den løsning, der passer bedst til netop din virksomheds behov – uanset om hovedfokus er på at få penge ind, betale dem, eller optimere begge dele.

• Et effektivt fakturasystem baner vejen for få styr på både salgs- og leverandørfakturering samt medarbejderudgifter – det sparer dig tid og minimerer fejl, samtidig med at du holder pengestrømmene sunde.
• Find et system, der matcher dine behov: automatisering, digital godkendelse og integration med regnskabssystemet kan gøre en verden til forskel i din hverdag.
• Vælg mellem standalone værktøjer og alt-i-én løsninger afhængigt af, hvad din virksomhed virkelig har brug for – standalone systemer giver dyb specialisering og mere fleksibilitet.

Forstå dine finansielle processer

For at gøre det nemmere at vurdere og sammenligne systemer, kan vi se på de forskellige kerneområder inden for den finansielle administration, som disse systemer typisk adresserer. Systemerne, vi kigger på i denne guide, hjælper dig med at få styr på et eller flere af disse områder. 

Tænk over, hvor I i dag bruger mest tid eller har størst rod – det er formentlig her, I skal sætte ind først:

• Salgsfakturering: Altså kunsten at få betaling for dine ydelser eller varer. Fra den flotte faktura sendes, til pengene tikker ind, og hvad der sker, hvis kunden glemmer at betale (vi taler rykkere!).
• Leverandørfakturering: Den anden side af mønten – når dine leverandører sender dig en regning. Hvordan modtager du den, får den godkendt, betalt til tiden og bogført korrekt?
• Medarbejderudgifter og rejseafregninger: Det der med, at en medarbejder lægger ud for en kop kaffe eller en togbillet, og du skal sikre, at bilaget gemmes, udgiften refunderes/bogføres, og det hele sker efter reglerne – uden en kilometerlang stak papir.
• EAN/Nemhandel support: Når du handler med det offentlige eller visse større virksomheder, skal fakturaen sendes elektronisk i et bestemt format. En speciel disciplin, der kræver det rette værktøj.

Når du har fundet ud af, hvilke af disse områder der er vigtigst for din virksomhed – måske der hvor I bruger mest tid i dag – bliver det meget nemmere at vælge det system, der passer bedst. 

Kend dine muligheder: De forskellige typer af fakturasystemer

Med de forskellige finansielle procesområder på plads, er det tid til at se på værktøjerne. 

Markedet for systemer, der hjælper med fakturering og bilag, er bredt, og de kommer i mange former og størrelser. Du finder alt fra simple, dedikerede værktøjer til store, omfattende løsninger.

Ved at kende dine muligheder kan du finde den løsning, der gør dine finansielle processer mere effektive og mindre tidskrævende.

Fakturasystemer til at sende salgsfakturaer (Debitorbogføring)

Debitorbogføring gælder om at sikre, at du får betaling for dine ydelser eller varer. 

Udfordringen består i at oprette fakturaer hurtigt og præcist, få dem sendt ud til kunden på den rigtige måde, og ikke mindst at holde øje med, hvem der har betalt, og hvem der mangler. 

En god proces her er med til at sikre en sund likviditet og minimerer tiden brugt på at jage penge.

Et godt system til salgsfakturering gør det nemt at oprette fakturaer fra bunden eller baseret på skabeloner/varelister. Det skal se professionelt ud med dit logo og layout, og det skal kunne sendes ud via forskellige kanaler. Blandt de vigtige funktioner er muligheden for at oprette gentagne fakturaer automatisk, udsende rykkere ved for sen betaling, håndtere kreditnotaer og give dig et klart overblik over, hvilke fakturaer der er åbne, forfaldne eller betalte.

Når du skal vælge det rette fakturasystem til at sende fakturaer, skal funktionaliteten selvfølgelig være på plads, men det er også vigtigt, at løsningen både er effektiv og nem at bruge. 

Billy og Dinero er to populære løsninger, der tilbyder enkle og brugervenlige fakturasystemer, der kan hjælpe med at strømline faktureringsprocessen.

Fakturasystemer til at håndtere modtagne leverandørfakturaer (Kreditorbogføring)

Kreditorbogføring berører den anden side af mønten: regningerne, der kommer ind til din virksomhed fra dine leverandører. 

Den primære udfordring er at sikre, at alle fakturaer bliver modtaget, registreret, godkendt af den rette person, betalt til tiden (så du undgår gebyrer og bevarer et godt forhold til dine leverandører) og bogført korrekt. En ineffektiv proces her kan føre til forsinkede betalinger, mistede rabatter og rod i regnskabet.

Et system, der virkelig letter arbejdsbyrden med leverandørfakturaer, skal først og fremmest gøre det nemt at få fakturaerne ind i systemet digitalt. Dernæst er automatisk aflæsning af data (som beløb, dato og leverandør) afgørende for at minimere manuel indtastning og fejl. 

Derudover bør fakturasystemet indeholde et fleksibelt, digitalt godkendelsesflow, der sikrer, at fakturaen lander hos den rette person til gennemgang og godkendelse, da det er essentielt for at bevare kontrollen. 

Endelig skal systemet give dig et klart overblik over ubetalte fakturaer og nemt kunne integreres med dit regnskabssystem for automatisk bogføring og klargøring til betaling.

En løsning, der er designet til at imødekomme netop disse ting, er Pleos fakturahåndteringssystem. Med Pleo kan dine leverandører sende fakturaer direkte til en dedikeret fakturaindbakke, eller du kan uploade dem i den nemme og brugervenlige platform. 

Systemet aflæser automatisk dataen, hvorefter fakturaen sendes i et digitalt godkendelsesflow, så den rette medarbejder nemt kan godkende den i platformen. Du får et samlet overblik over status på alle leverandørfakturaer direkte i Pleo, og processen kan integreres med dit regnskabssystem for at automatisere bogføringen og klargøringen til betaling, hvilket sparer tid og sikrer præcision.

Fakturasystemer til at håndtere medarbejderudgifter og rejseafregninger (Udgiftsstyring)

Arbejdet med udgiftsstyring drejer sig om den ofte besværlige proces med at håndtere de udgifter, medarbejdere afholder på virksomhedens vegne – alt fra en kop kaffe til en flybillet eller kørsel. 

Håndtering af medarbejderudgifter er nok en udfordring, som vi alle kender til. 

Hvem har ikke stået med en bunke kvitteringer fra forretningsrejser, måltider og togbilletter? Udfordringerne kommer ofte i form af manglende bilag, forsinket refusion og den tidskrævende manuelle proces, der følger med. 

Og lad os være ærlige – det er ikke sjovt at bruge timevis på at få styr på dokumentationen og godkendelsen af småudgifter.

Et system, der effektivt løser udfordringerne med medarbejderudgifter, bør gøre det nemt for medarbejderne at dokumentere udgifter og bilag digitalt i det øjeblik, de opstår – for eksempel via en brugervenlig app, hvor et foto af kvitteringen er nok. 

Fakturasystemet skal kunne håndtere forskellige typer af medarbejderrelaterede udgifter, herunder udlæg (hvis medarbejderen selv lægger ud), kørsel og diæter, alt sammen inden for samme digitale ramme. Et effektivt digitalt godkendelsesflow er samtidig essentielt for at sikre, at udgifterne bliver gennemgået og godkendt af den rette person, ligesom løsningen skal give administratorer et samlet overblik. 

Vigtigst er, at systemet kan integreres smidigt med lønsystemer og regnskabssystemer for automatisk og korrekt bogføring af godkendte udgifter.

Pleo er et system, der netop er bygget til at levere disse funktioner, og som revolutionerer håndteringen af medarbejderudgifter. Kernen er Pleo-kortet – et firmakort – der gives til medarbejderne. Appen og kortet arbejder problemfrit sammen, så transaktionen og bilaget automatisk kobles, hvilket næsten helt eliminerer behovet for besværlige, manuelle udgiftsrapporter. 

I Pleo samles alle udgifter ét sted med realtids-overblik for ledelsen, og processen kan integreres med dit regnskabssystem for automatisk og korrekt bogføring.

Fakturasystemer med specialiseret EAN/Nemhandel support

Dette område er relevant, hvis du handler med offentlige institutioner, kommuner, regioner eller visse større private virksomheder, der kræver, at du sender fakturaer i et specifikt elektronisk format (via Nemhandel-netværket, også kendt som EAN-fakturering). 

Udfordringen er at sikre, at dine fakturaer oprettes i det korrekte format (typisk OIOUBL eller Peppol) og leveres sikkert til modtageren via det elektroniske netværk.

Læs også: Din guide til de forskellige fakturaformater

Et system med god EAN/Nemhandel support kan oprette fakturaer i det korrekte elektroniske format direkte fra dit fakturerings-workflow. Det skal kunne sende fakturaen via en certificeret VANS-udbyder (som mange systemer har indbygget adgang til) og give dig bekræftelse på, at fakturaen er leveret, ligesom systemet bør holde sig opdateret med eventuelle ændringer i Nemhandel-standarderne. 

Funktionen er ofte integreret i regnskabssystemer, der henvender sig til det danske marked, men der findes også dedikerede VANS-udbydere.

Vælg din tilgang: standalone værktøjer vs. alt-i-en systemer

Når du skal vælge det rette fakturasystem til din virksomhed, har du to primære muligheder: standalone værktøjer eller alt-i-én økonomisystemer. Hver tilgang har sine fordele, men det er vigtigt at vælge den løsning, der bedst understøtter dine specifikke behov.

Standalone værktøjer, som fx dedikerede fakturerings- eller udgiftsstyringssystemer, giver dig mulighed for at vælge de bedste løsninger inden for hvert enkelt område. Denne tilgang giver dig frihed til at vælge best-in-class løsninger, der er specialiserede og derfor ofte mere avancerede og effektive på deres respektive områder. 

Med standalone værktøjer kan du skræddersy systemet til netop de funktioner, din virksomhed har brug for, og du slipper for at betale for ekstra funktioner, som du ikke benytter dig af.

På den anden side tilbyder alt-i-én systemer en samlet løsning, der integrerer flere funktioner som fakturering, regnskab og økonomistyring i én platform. Fordelen ved disse systemer er, at alle funktioner er samlet ét sted.

Dog kan de ofte mangle den samme dybde og specialisering som standalone løsninger, hvilket kan betyde, at du får mindre avancerede værktøjer til hvert område.

Så hvilken løsning er bedst for dig? 

Hvis du ønsker den højeste kvalitet og dybde på specifikke områder, vil standalone værktøjer ofte være den bedste løsning. På den måde kan du sikre, at du bruger de mest avancerede, specialiserede løsninger, som giver dig størst muligt udbytte på hvert område. 

Vælger du derimod et alt-i-én system, får du komforten i at have alt samlet ét sted. Du skal dog være opmærksom på, om det lever op til dine specifikke behov, eller om det er bedre at vælge løsninger, der er best-in-class.

Sådan finder du dit ideelle fakturasystem

Efter at have kigget på, hvilke finansielle processer et godt system kan dække, og hvilke overordnede typer af løsninger der findes derude, er du klar til den vigtigste del: 

At finde det ideelle fakturasystem til netop din virksomhed. 

Her er en guide til at finde netop den løsning, der passer perfekt til din virksomhed:

1. Analyser dine nuværende processer og pain points: Start med at kigge indad. Hvor bruger du (og eventuelle medarbejdere) mest tid på fakturering og bilag i dag? Hvor sker der typisk fejl? Hvilke af de procesområder, vi gennemgik tidligere (salgsfakturering, leverandørfakturaer, udgifter, EAN), volder jer flest kvaler eller er mest tidskrævende? Forstå præcis, hvor skoen trykker i jeres nuværende workflow.
   
   
2. Lav en ønskeliste og prioriter funktioner: Baseret på din analyse, skal du kigge på, hvilke funktioner der er absolut nødvendige for at løse jeres største problemer – og hvilke er "nice-to-have"? Skal systemet kunne sende EAN-fakturaer? Kræver I en super brugervenlig app til medarbejderudgifter? Er automatisk bankafstemning et must? Prioriter din liste benhårdt – et system der kan alt perfekt eksisterer sjældent, men et der løser jeres vigtigste problemer effektivt, findes derude.
   
   
3. Undersøg markedet for potentielle løsninger: Med din prioriterede ønskeliste i hånden kan du nu gå på jagt. Kig på de systemer, vi har nævnt under de relevante procesområder, og overvej de forskellige tilgange (alt-i-én vs. specialiseret). Fokusér på de løsninger, der ser ud til at være stærke netop dér, hvor du har identificeret dine største behov (fra trin 1).
   
   
4. Tjek integrationsmulighederne grundigt: Integrationsmulighederne er kritisk, især hvis du overvejer specialiserede standalone værktøjer. Kan systemet "snakke sammen" med dit nuværende (eller fremtidige) regnskabssystem? Hvad med din bank eller andre vigtige værktøjer, du bruger? En god integration minimerer manuelt arbejde og sikrer, at data flyder korrekt mellem systemerne. Spørg udbyderne specifikt til, hvor robuste deres integrationer er til de systemer, du bruger.
   
   Hos Pleo har vi gjort det til en prioritet at integrationsmulighederne er mange, så du nemt kan integrere Pleo med dine andre kritiske systemer.

Se alle Pleos integrationsmuligheder

5. Indhent tilbud og få klarhed over den samlede pris: Kig ikke kun på månedlige abonnementspris. Få klarhed over eventuelle opstartsgebyrer, gebyrer per transaktion eller bruger, og omkostninger til integrationer. Husk også at tænke på den totalomkostning vi talte om tidligere – hvad koster jeres nuværende ineffektive proces jer i tid og fejl? Et dyrere system kan potentielt spare jer langt mere i sidste ende.
   
   
6. Test systemerne i praksis: De fleste seriøse udbydere tilbyder gratis prøveperioder eller demoer, og det er din chance for at mærke efter, om systemet reelt passer til jer. Test de funktioner, du har prioriteret højest (fra trin 2). Er systemet nemt at bruge i hverdagen? Fungerer bilagsscanningen optimalt? Er godkendelsesflowet intuitivt? Få gerne kolleger, der skal bruge systemet dagligt, til at teste med.

BOOK EN PLEO-DEMO

7. Træf beslutningen og planlæg overgangen: Når du har analyseret, prioriteret, undersøgt og testet, er du klar til at træffe et informeret valg. Vælg det system, der bedst matcher dine prioriterede behov og passer ind i din virksomheds samlede systemlandskab.
   Planlæg derefter selve implementeringen – hvordan får du dine gamle data over, og hvordan sikrer du, at alle, der skal bruge systemet, får den nødvendige træning?

Ved at følge disse trin metodisk undgår du at vælge i blinde. Du finder ikke bare et fakturasystem, men et værktøj, der er designet til at løse din virksomheds specifikke udfordringer og gøre den finansielle administration markant lettere og mere effektiv.