Sådan opbygger du et pengebevidst mindset, hvis du er en virksomhed i vækst

En af nøglerne til succes i en mindre virksomhed ligger i at være opmærksom på pengeforbruget. Når du lykkes med at hive en (velfortjent) sum penge hjem under en finansieringsrunde, kan det være fristende at bruge dem alle inden for et par måneder. Men hvis dit team samtidigt vokser, og du ikke har styr på, hvem der bruger hvad, er det nemt at miste kontrollen over udgifterne.

Lyder det bekendt? Læs videre for at blive klogere på, hvad der skal til for at opbygge et pengebevidst mindset i din virksomhed.

Giv hellere for meget end for lidt information

Det er altid bedre at give for meget end for lidt information. Jo flere detaljer og retningslinjer du giver dit team, desto bedre forstår de, hvad de kan og ikke kan bruge penge på, hvilket hjælper med at forhindre overforbrug. 

Robbie Osborne, som er Head of Finance hos Humaans, en softwareproducent inden for HR-automatisering, siger i den forbindelse: 

“En af de ting, vi forsøger at være rigtig gode til, er at være transparente om, hvor det går godt, og hvor det ikke går så godt.”

Det hjælper øvrige teams med at forstå deres egne begrænsninger, uden at økonomiteamet kommer til at fremstå som “skurke”, bare fordi de indfører kontrol. De italesætter meget af dette via store fællesmøder på tværs af hele virksomheden hver måned, så alle holdes opdateret.

Vær realistisk

“Den største udfordring for mange virksomheder på vores størrelse er idéen om, at man bare kan rejse nye finansieringsrunder for at sikre en fortsat vækst. Men man kan ikke bare brænde penge af for enhver pris i håbet om at vækste,” hævder Robbie. 

Hvis du er en lille virksomhed eller en virksomhed i vækst bør du fokusere på at bruge dine ressourcer klogt og fornuftigt. Det betaler sig at være realistisk, når du laver dine økonomiske prognoser – husk at følge udviklingen, og foretag justeringer eller nedskæringer, hvis det er nødvendigt. Gør dine medarbejdere opmærksomme på, at der ikke er en ubegrænset sum af penge, opret budgetter for hvert team, og sørg for, at de overholder dem.

Hold øje med dit forbrug løbende

Det er ikke altid nemt at bevare overblikket over regnskabet i en virksomhed i vækst. Især ikke hvis du hele tiden rekrutterer nye medarbejdere eller har leverandører, der bruger penge, som skal refunderes.

“Det er faktisk noget, vi kigger på konsekvent hver måned,” indrømmer Robbie.

“[Vi bruger Pleo til] at opretholde gennemsigtighed, så økonomiteamet til enhver tid kan se, hvor mange penge folk bruger på tværs af de forskellige teams.”

Gør alle ansatte til medansvarlige

Det er vigtigt at placere ansvaret bredt, så alle i virksomheden kan følge et pengebevidst mindset, der ikke kun er forbeholdt økonomiteamet. Robbie foreslår, at du “sørger for, at folk ved, at [du] holder øje med disse ting, og at du tydeligt har kommunikeret virksomhedens prioriteter”.

På den måde forstår folk, hvad der er hvad. Jo mere folk føler sig ansvarlige for deres indkøbsbeslutninger, desto mindre sandsynligt er det, at de spilder virksomhedens penge.

Bliv ved med at prioritere personalebudgettet

Personalerelaterede udgifter er ofte de første, der ryger, fordi de ikke anses som vigtige poster i virksomheden. Men før du halverer personalebudgettet, bør du overveje, hvad det betyder for virksomheden.

Sociale arrangementer er en god måde at belønne dit team på og vil sandsynligvis bidrage til øget produktivitet og loyalitet. Disse sammenkomster er især vigtige, hvis virksomheden har ansat folk, der arbejder andre steder i verden. Hvis du fjerner dem fra ligningen, kan det påvirke medarbejdernes arbejdsmoral negativt.

I stedet for at skære ned på den sociale post, kan du starte med at tjekke, om der er nogle lavthængende frugter, hvor du kan spare penge først, eller forsøge at tænke ud af boksen, når der skal planlægges sjove arrangementer på budget.

Husk, at tid er penge

Hvis du bruger timevis på manuelle opgaver, der kan automatiseres, spilder du ikke bare tid, men også penge. 

“Tid er en lige så vigtig ressource som penge. At bruge sin tid fornuftigt er virkelig vigtigt,” siger Robbie.

Han husker, at Humaans begyndte at bruge Pleo for at spare tid og fjerne de besværlige, manuelle processer, der ellers var forbundet med udgifter, da de var blot fem eller seks ansatte.

“Det gjorde os mere selvstændige, da vi slap for at være afhængige af, at CEO'en skulle give os sit kort hver gang, der var et lille køb.”

Spørg dig selv: Hvilken værdi tilfører det?

“Det er meget almindeligt for små virksomheder eller virksomheder i vækst at have en bred vifte af software, og folk opfatter dem blot som ekstra goder i stedet for virkelig at forstå værdien af dem,” mener Robbie.

Det er en god idé med jævne mellemrum at gøre status over de værktøjer, du bruger, hvad enten det er apps, abonnementer eller endda regninger. Undersøg, om du får værdi for pengene, og om softwaren rent faktisk bliver brugt af dit team. Vigtigst af alt bør du sikre dig, at du ikke ved et uheld betaler for det samme abonnement via to forskellige brugere eller konti. 

Hvis et værktøj ikke skaber en mærkbar forandring i sidste ende, er det en udgift, der kan (og bør) skæres væk.

Vil du vide mere om, hvordan du kan reducere udgifterne i din virksomhed? Tilmeld dig vores serie The new way of finance, hvor hør Robbie og fire andre økonomieksperter fortæller, hvordan kontrol har hjulpet dem med at reducere unødvendige udgifter og forbedre effektiviteten på deres arbejdsplads.