7 Tipps, um in wachsenden Unternehmen Kostenbewusstsein zu etablieren

1. Kommunikation kennt keine Grenzen

Es empfiehlt sich, lieber zu viel, anstatt zu wenig zu kommunizieren. Je detaillierter etwa die Ausgaberichtlinien des Unternehmens vermittelt werden, desto leichter fällt es den Mitarbeiter:innen zu wissen, wofür Gelder in welcher Höhe ausgegeben werden können und wofür nicht. Eine Ausgabenrichtlinie trägt unweigerlich dazu bei, unverhältnismäßige Ausgaben zu verhindern. Robbie Osborne, Head of Finance bei Humaans, einem auf HR-Automatisierung spezialisierten Scale-up, erläutert: „Eines unserer Prinzipien ist es, Transparenz dafür zu schaffen, wo wir erfolgreich sind und wo nicht“. Dies hilft anderen Teams, die eigenen Einschränkungen zu verstehen und etwaige vom Finanzteam vorgegebene Ausgabenkontrollen nicht nur zu akzeptieren, sondern ebenso als sinnvoll zu erachten.

Und wann kommuniziert man Unternehmensrichtlinien am besten? Zum Beispiel in einem monatlichen und unternehmensweiten Town-Hall-Meeting, um alle Mitarbeiter:innen auf dem Laufenden zu halten.

2. Seien Sie realistisch

„Die größte Herausforderung für viele Unternehmen unserer Größe ist die Vorstellung, dass man fortlaufend neue Finanzierungsrunden starten kann, um weiter zu expandieren. Dabei muss man aber aufpassen, finanzielle Mittel nicht wahllos zu verbrennen, damit man um jeden Preis schnelles Wachstum erreicht“, betont Robbie. Als kleines oder wachsendes Unternehmen sollte man sich darum bemühen, die vorhandenen Ressourcen nachhaltig einzusetzen. Es zahlt sich aus, bei der Erstellung finanzieller Prognosen realistisch zu bleiben – also behalten Sie Ihren Fortschritt im Blick und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen oder Kürzungen vor. Machen Sie Ihre Mitarbeiter:innen darauf aufmerksam, dass die finanziellen Mittel begrenzt sind, und teilen Sie den Teams festgelegte Budgets zu, die es einzuhalten gilt.

3. Behalten Sie Ihre Ausgaben ständig im Auge

In einem wachsenden Unternehmen ist es nicht immer leicht, vollständigen Überblick über die Buchhaltung zu behalten. Das gilt vor allem, wenn permanent neue Mitarbeiter:innen eingestellt werden oder man Auftragnehmer:innen hat, die Ausgaben tätigen und diese erstattet bekommen müssen. Bereits kleine Änderungen können einen großen Einfluss auf Ihre Finanzen haben, daher müssen Sie Ihre Ausgaben genau beobachten. „Wir schauen uns unsere Ausgaben jeden Monat an“, erklärt Robbie. „Wir verwenden Pleo, um die Transparenz aufrechtzuerhalten, damit die Finanzabteilung genau weiß, was die Mitarbeiter:innen innerhalb der verschiedenen Teams ausgeben.“

4. Alle Mitarbeiter:innen teilen sich die Verantwortung

Damit nicht nur das Finanzteam, sondern das gesamte Unternehmen ein Kostenbewusstsein entwickelt, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen zur Rechenschaft gezogen werden. Robbie schlägt vor, „sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen verstehen, dass die zuvor kommunizierten Unternehmensprioritäten regelmäßig erneut unter die Lupe genommen werden". Je mehr man sich für seine Ausgabenentscheidungen verantwortlich fühlt, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass man Geld verschwendet.

5. Sparen Sie nicht nur bei den Mitarbeiterbenefits

Ausgaben zugunsten der Mitarbeiter:innen werden oft als Erstes gestrichen, da sie nicht relevant für die Geschäftstätigkeit sind. Doch bevor Sie Ihre Mitarbeiterkosten halbieren, sollten Sie sich über die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen Gedanken machen. Mit Mitarbeiterbenefits können Sie Ihr Team nämlich belohnen und so die Produktivität und den Zusammenhalt steigern. Und auch gemeinsame Unternehmungen sind gerade für ein Remote-Team essenziell. Wenn diese Veranstaltungen gestrichen werden, könnte sich das negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter:innen auswirken. Bevor Sie diese Aktivitäten einschränken, sollten Sie sich also überlegen, ob Sie woanders Abstriche machen können, oder ob es Möglichkeiten gibt, teambildende und dennoch kostengünstige Unternehmungen zu veranstalten.

6. Zeit ist Geld

Wenn Sie Stunden für die Erledigung manueller Aufgaben aufwenden, die automatisiert werden könnten, verschwenden Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. „Zeit ist ebenso wertvoll wie Geld. Effizienz ist enorm wichtig“, sagt Robbie. Er berichtet, dass Humaans mit der Nutzung von Pleo begann, als das Unternehmen gerade einmal fünf oder sechs Mitarbeiter:innen hatte, um ihre Zeit effizienter zu nutzen und die mühsamen, manuellen Prozesse im Zusammenhang mit Ausgaben zu beseitigen. „So konnten wir handlungsfähig und flexibel bleiben, ohne dass wir bei jedem kleinen Kauf auf die Karte des CEO angewiesen waren.“

Überprüfen Sie Ausgaben auf ihren Mehrwert

„Kleine oder wachsende Unternehmen verfügen häufig über eine breite Palette verschiedener Software, ohne zu wissen, ob sie tatsächlich einen Mehrwert bringen“, meint Robbie. Es ist eine gute Idee, sich bisweilen einen Überblick über die genutzten Tools zu verschaffen, egal, ob es sich dabei um Apps, Abonnements oder sogar Rechnungen handelt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Geld sinnvoll investieren, dass Ihr Team die Tools wirklich nutzt und Sie nicht versehentlich doppelt für etwas bezahlen. Letztendlich ist ein Tool, das Sie nicht weiterbringt, ein Kostenfaktor, den Sie einsparen können (und sollten).

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