Manglende bilag? Sådan håndterer du det lovligt og nemt

Manglende bilag er en klassisk udfordring i mange virksomheder. Men med de nye krav i bogføringsloven er det ikke længere bare en administrativ irritation. Det kan nemlig få alvorlige konsekvenser, hvis dokumentationen for din virksomheds udgifter ikke er på plads.

I denne guide gennemgår vi, hvad reglerne for manglende bilag siger i 2026, hvad du gør, hvis et bilag mangler, og hvordan du med de rette værktøjer kan undgå problemet.

De fire vigtigste pointer i artiklen:

• Digital dokumentation er et lovkrav: Den nye bogføringslov kræver, at alle bilag opbevares digitalt i mindst 5 år – ellers risikerer virksomheden bøder.
• Erstatningsbilag er kun en nødløsning: Hvis et bilag mangler, kan du lave en erstatningsforklaring, men den bør kun bruges undtagelsesvist og giver som regel ikke ret til momsfradrag.
• Reager hurtigt med realtidsoverblik og påmindelser: Med Pleo kan du identificere manglende bilag med det samme og få medarbejdere til at uploade kvitteringer via automatiske notifikationer.
• Forebyg problemet med digitale processer: Når kvitteringer registreres i forbindelse med købet, undgår du at skulle jagte bilag efterfølgende og sikrer en mere effektiv bogføring.

Sådan brugte Bonzer Pleo til at håndtere marketingudgifter på mere end 700.000 euro.

Hvad siger loven om manglende bilag i 2026?

Hvis din virksomhed stadig gemmer kvitteringer i fysiske ringbind, er det tid til at spidse ører.

Den nye bogføringslov kræver nemlig, at alle registreringer og bilag skal opbevares digitalt.

For virksomheder med pligt til at indsende årsrapporter, trådte de centrale lovkrav i kraft den 1. Juli 2024. Fra 1. januar 2026 begyndte reglerne også at omfatte personligt ejede virksomheder over omsætningsgrænsen.

Det vil alstå sig, at alle bilag og registreringen nu skal opbevares digitalt mindst 5 år med behørig sikkerhedskopiering. Og kravene er ikke til at tage fejl af:

Kan du ikke fremvise korrekt digital dokumentation ved en kontrol, risikerer din virksomhed bøder på op til 1,5 millioner kroner.

Digitalisering er derfor ikke længere blot en praktisk fordel. Det er en juridisk nødvendighed.

Hvad gør man, hvis bilaget er væk?

Hvis et bilag er gået tabt, kan du udarbejde et erstatningsbilag. Det er dog kun en nødløsning, og bør kun anvendes undtagelsesvist.

Derudover skal dokumentationen være tilstrækkelig nok til, at transaktionen kan forstås og kontrolleres.

Et erstatningsbilag bør som minimum indeholde:

• Hvem: Hvem har foretaget købet, og hvem er leverandøren
• Hvad: Hvad er købt
• Hvorfor: Formålet med købet samt hvorfor bilaget mangler
• Beløb og dato: Skal stemme overens med bankposteringen

Du bør være opmærksom på, at man som hovedregel ikke kan få momsfradrag på baggrund af en erstatningsforklaring. Skattestyrelsen kræver normalt en korrekt faktura eller kassebon for at godkende momsfradrag.

Lær alt du skal vide om den nye bogføringslov.

Sådan håndterer du manglende bilag med Pleo: Trin-for-trin

Selvom målet altid er 100% digitale bilag, ved vi, at virkeligheden kan spænde ben. En kvittering kan eksempelvis blive væk i blæsten, eller en digital faktura kan lande i et sort hul i indbakken.

Skulle uheldet være ude, guider vi der her til, hvordan du både hurtigt, nemt og lovligt håndterer uheldet med Pleo:

1. Identificer det manglende bilag med realtidsoverblik

I stedet for at vente til månedens afslutning med at opdage huller i bogføringen, giver Pleos platform dig et overblik over din virksomheds udgifter i realtid.

Pleo tillader nemlig, at du som administrator kan filtrere alle transaktioner og se, hvilke køb der mangler dokumentation, efter medarbejderen har brugt sit Pleo-kort. Det betyder, at du kan tage hånd om problemet, mens medarbejderen stadig kan huske, hvad pengene blev brugt på.

2. Automatiske rykkere og medarbejder-notifikationer

Noget af det smarteste ved Pleo er, at medarbejdere automatisk får en notifikation i appen efter et køb, hvor de bliver bedt om at tilføje kvitteringen. Hvis kvitteringen ikke uploades med det samme, sender Pleo en påmindelse til medarbejderes telefon, så vedkommende husker at følge op.

Det hjælper også med at give bedre overblik over virksomhedens udgifter i realtid, og økonomiafdelingen slipper for at rykke for dokumentation manuelt.

Bliv klogere på 4 værktøjer, der gør din bilagshåndtering nemmere.

3: Opret en digital erstatningsforklaring i appen

Hvis medarbejderen skulle lade det originale bilag gå uigenkaldeligt tabt, giver Pleo-appen mulighed for at oprette en digital erstatningsforklaring.

For at overholde bogføringslovens krav skal medarbejderen udfylde følgende udgiftsinformationer i appen:

• Hvad: En beskrivelse af købet (f.eks. "Parkering ved kundebesøg").
• Hvorfor: Årsagen til det manglende bilag (f.eks. "Automaten udskrev ikke kvittering").
• Hvem og Beløb: Disse data trækker Pleo automatisk fra transaktionen, så kontrolsporet er sikret.

Se hvilke krav der er til en gyldig faktura her.

4. Godkendelse og eksport til regnskabssystemet

Når erstatningsforklaringen er uploadet, kan du som administrator eller bogholder gennemgå og godkende den. Herefter eksporteres transaktionen direkte til jeres integrerede regnskabssystemer (som e-conomic, Dinero eller Billy) sammen med den digitale forklaring.

På den måde er alt dokumenteret korrekt til revisionen, og du undgår de store bøder for mangelfuld bogføring.

Forebyggelse: Slut med at lede efter manglende bilag

Den bedste måde at håndtere sine manglende bilag på er at undgå, at de forsvinder i første omgang.

Derfor er Pleo specielt designet til at gøre dokumentationen til en naturlig del af udgiftsprocessen. For når en medarbejder betaler med sit Pleo-kort, modtager vedkommende straks en notifikation i appen, som minder dem om, at de bør tage et billede af kvitteringen med det samme.

Her kobles kvitteringen automatisk til transaktionen, hvor alle de relevante oplysninger om købet, for eksempel om det er forplejning, personalegoder eller benzin til transport, registreres via OCR-teknologi.

Samtidig sikrer de automatiske påmindelser, at eventuelle manglende bilag bliver fulgt op løbende – ikke først ved månedens afslutning. Det betyder, at dokumentationen sker tæt på købstidspunktet, hvor medarbejderen stadig kan huske detaljerne.

Resultatet er en mere strømlinet proces, hvor økonomiafdelingen slipper for at jagte kvitteringer, og hvor bogføringen altid er opdateret med korrekt og tilgængelig dokumentation.

Sådan kommer du i gang med elektronisk bilagshåndtering.

Fordelene ved Pleo: Både for medarbejder og finansafdeling

En digital håndtering af bilag i realtid skaber ikke kun værdi for den enkelte medarbejder og økonomiafdelingen, men for hele virksomheden:

• For medarbejderne: Med Pleo bliver udgiftsprocessen langt nemmere, da medarbejderne slipper for at gemme fysiske kvitteringer, udfylde manuelle udlægsskemaer og følge op på manglende dokumentation. I stedet skal de blot registrere deres udgifter med det samme, så de kan fortsætte fortrøstningsfuldt med deres arbejde.
  
  
• For økonomiafdelingen: Med Pleo vil økonomiafdelingen både opleve mindre bøvl med bogføringen, mindre manuelt arbejde og et bedre overblik over virksomhedens udgifter. Når virksomhedens bilag er koblet direkte til medarbejdernes transaktioner, som løbende registreres, bliver det nemlig nemmere at godkende, bogføre og dokumentere virksomhedens udgifter korrekt.

Resultatet er altså en mere effektiv og sammenhængende proces efter bogen, hvor både medarbejdere og finansfunktion arbejder ud fra det samme datagrundlag, som samtidig reducere risikoen for manglende bilag markant.