Manuel udgiftsrapportering er for mange virksomheder stadig en fast del af hverdagen.
Kvitteringer skal gemmes, data indtastes manuelt, og fejlfyldte rapporter sendes frem og tilbage med unødvendigt administrativt arbejde til følge.
Men sådan behøver det ikke at være længere.
Med Pleo og vores intelligente firmakort til dine medarbejdere, kan du automatisere hele processen fra betaling til bogføring. I stedet for at indsamle udgifter bagudrettet, hjælper Pleo med at registrere og kategorisere dem i det øjeblik, pengene bruges.
Det giver dig ikke bare mindre administration, men også bedre kontrol, færre fejl og et langt stærkere beslutningsgrundlag.
I dette blogindlæg ser vi derfor nærmere på, hvordan din virksomhed kan undgå manuel udgiftsrapportering ved hjælp af Pleos fysiske og virtuelle kort, hvilket effektiviserer din virksomheds økonomistyring.
Kort sagt:
Manuel udgiftsrapportering er tidskrævende, fejlbehæftet og unødvendig i en moderne virksomhed. Med Pleos intelligente firmakort til dine medarbejdere kan du automatisere hele processen og få fuldt overblik over udgifter i realtid.
Artiklens fire vigtigste pointer:
- Manuel udgiftsrapportering er en skjult omkostning: Tid brugt på kvitteringer, Excel-arks og godkendelser kan hurtigt løbe op og fjerne fokus fra værdiskabende arbejde.
- Automatisering starter i købsøjeblikket: Med Pleo registreres og kategoriseres udgifter automatisk, når medarbejderen betaler – helt uden manuel indtastning.
- Fra kvittering til bogføring uden friktion: Data, bilag og moms håndteres automatisk og eksporteres direkte til regnskabssystemet, hvilket eliminerer dobbeltarbejde.
- Realtidsindsigt giver bedre beslutninger: Når du får overblik over udgifter med det samme, kan du reagere hurtigere, styre budgetter bedre og arbejde mere strategisk med økonomi.
Læs også: 4 værktøjer, der gør din bilagshåndtering nemmere.
Hvorfor manuel udgiftsrapportering er en "skjult" omkostning
Mange virksomheder betragter stadig manuel udgiftsrapportering som en nødvendig disciplin – selvom det kan være en af de største ”skjulte” omkostninger for dem. I sidste ende handler det nemlig ikke kun om de penge, der står på kvitteringerne, men også om den enorme mængde tid, der går tabt i processen, som kan måles i kroner og øre.
Tag eksempelvis en medarbejder, der har foretaget et køb i arbejdstiden. Her skal vedkommende sørge for at få og gemme den givne kvittering, hvis tal senere skal indsættes i et komplekst Excel-ark, der manuelt skal sendes til godkendelse.
Denne tidskrævende, manuelle proces fjerner fokus fra de kerneopgaver, der rent faktisk skaber værdi for virksomheden.
Ifølge Global Business Travel Association (GBTA) tager det op mod 20 minutter at behandle en enkelt manuel rapport fra start til slut. Læg dertil menneskelige fejl. Læg dertil risikoen for menneskelige fejl; en forkert indtastet momskode eller et mistet bilag betyder direkte tabte penge for virksomheden.
Sidst, men ikke mindst, kan manuelle processer skabe frustration hos medarbejderen. For hvis vedkommende eksempelvis tvinges til at agere bank for virksomheden ved at lægge ud af egen lomme, kan det skabe unødig friktion og administrativt pres.
Det er altså dyrebare ressourcer, der kunne være investeret i vækst, men som i stedet drukner i forældet bureaukrati.
Sådan brugte Bonzer Pleo til at håndtere marketingudgifter på mere end 700.000 euro.
Sådan slipper du for manuel udgiftsrapportering: trin-for-trin
Det lyder måske som en utopi, men med Pleo kan din virksomhed "slippe for manuel udgiftsrapportering". Pleo er nemlig den direkte konsekvens af at automatisere dataindsamlingen i det øjeblik, pengene bliver brugt.
Her gennemgår vi den præcise proces, der gør op med månedsluk-panikken:
1: Hurtig opsætning og onboarding
Det første skridt mod en hverdag uden manuel udgiftsrapportering er at få platformen op at køre. Glem alt om fysiske bankmøder og ugevis af ventetid på papirarbejde; Pleo er bygget til at være digitalt fra dag ét:
- Opret din virksomhedsprofil direkte på Pleos hjemmeside
- Få din virksomhed verificeret (KYC). Det sker ofte samme dag
- Indbetal til din Pleo-Wallet. Det er herfra, alle køb trækkes
- Invitér teamet, så de kan få udstedt kort
2: Udstedelse af kort og individuelle grænser
For at dine medarbejdere kan slippe helt for manuel udgiftsrapportering, skal de have udstedt fysiske og virtuelle Pleo-kort, de kan bruge til at betale med på farten.
Dem anmoder i om ved at følge disse trin:
Fysisk kort:
- Gå til Brugere i Pleo-webappen
- Klik på fysisk kort
- Vælg Bestil kort
- Vælg alle de brugere, der skal have et kort, og indtast deres navne
- Tjek, om virksomhedens navn og adresse er korrekt
- Bekræft din ordre
Kortet leveres inden for 5-7 arbejdsdage. I mellemtiden kan virtuelle kort bruges i de fleste tilfælde ved at føje dem til en digital wallet.
Aktivér/par dit fysiske kort:
Når du modtager dit Pleo-kort, skal du parre det i appen for at få adgang til pinkoden og aktivere kortet:
- Gå til Kort i Pleo-appen.
- Vælg det fysiske (grå) kort
- Tryk på Par kort
- Angiv de sidste fire cifre på dit Pleo-kort
Aktiver dine virtuelle kort:
Pleos virtuelle kort kan anvendes til både online og fysiske køb, hvis medarbejderen tilføjer det til sin digitale wallet. Alle Pleo-brugere med adgang til kort har et virtuelt kort i appen. Det eneste, de skal gøre, er at aktivere det:
- Gå til Kort i Pleo-appen
- Vælg det virtuelle (gule) kort
- Tryk på Lås mit kort op eller Aktivér kort
Leverandørkort:
Hvis din virksomhed også oplever bøvl med udgiftsstyring til leverandører, kan I anmode om et leverandørkort. På den måde kan I holde styr på jeres abonnementer til eksempelvis software.
Levarandørkortet oprettes af en administrator eller en udvidet controller. Medarbejdere kan også anmode om et leverandørkort via Pleo-appen:
- Gå til Kort.
- Tryk på +
- Tryk på Nyt leverandørkort
- Følg instruktionerne på skærmen
Som administrator vil du blive underrettet, når en medarbejder har oprettet anmodningen, som du så kan vurdere til godkendelse. Leverandørkortene kan bruges, så snart de er oprettet.
Individuelle grænser:
Som administrator kan du tildele specifikke beløbsgrænser til hvert kort i Pleo. Det gør du ved at:
- Gå til Brugere i Pleo-webappen
- Vælg en kortholder
- Klik på Grænser
Her skal du være opmærksom på, at der findes forskellige typer grænser:
- Forbrugsgrænse pr. køb
- Ugentlig & månedlig forbrugsgrænse
- Total forbrugsgrænse
- Midlertidig forbrugsgrænse
- Kontanthævninger
- Forbrugsdage
- Udgiftskategorier
Hvis nødvendigt, kan dine medarbejdere anmode om en midlertidig højere grænse fra Pleo-appen:
- Du modtager en e-mailnotifikation om anmodningen
- Gå til Anmodninger i Pleo-webappen
- Gennemgå anmodningen i Afventer
- Godkend eller Afslå anmodningen
Læs mere om forbrugsgrænserne her.
Godt at vide om Pleo-kort
Hver bruger kan have ét fysisk og ét virtuelt kort, og de må ikke deles mellem medarbejdere i henhold til Pleos vilkår og betingelser:
- Hvert Pleo-kort er tildelt en specifik medarbejder, og vedkommendes for- og efternavn vil stå på kortet
- Det er ikke muligt at ændre navnet på et eksisterende kort
- Det første kort er gratis for alle brugere, men der pålægges gebyrer for erstatningskort (der er dog ingen gebyrer for erstatningskort i USA)
Hvis du allerede har et kort, men har brug for et erstatningskort, skal du først spærre det aktive kort.
3: Købsøjeblikket: Sådan virker det
Så snart medarbejderen har fået udstedt et Pleo-kort, kan vedkommende nu bruge det til at betale for udgifter på farten – uden at bekymre sig om at miste fysiske kvitteringer eller andet bøvl med udgiftsstyrringen.
Det fungerer således:
- Medarbejderen betaler med sit Pleo-kort
- Herefter modtager medarbejderen en notifikation på mobilen
- Notifikationen beder medarbejderen om at tage billede af kvitteringen via appen
- Her kan der tilføjes et "tag" (f.eks. projektnavn eller afdeling)
- Når medarbejderen har tilføjet “tagget”, er udgiften færdigbehandlet
Takket være Pleos OCR-teknologi (Optical Character Recognition), kan ovenstående proces lade sig gøre. Systemet aflæser nemlig følgende informationer fra kvitteringen helt automatisk, og matcher det med transaktionen:
- Beløbet
- Datoen
- Moms
- Leverandør
Det betyder, at medarbejderen ikke behøver at indtaste data manuelt, hvilket eliminerer tastefejl og sikrer, at udgiften er 100 % færdigbehandlet og klar til bogføring på få sekunder.
På den måde slipper medarbejderne for manuel udgiftsrapportering, hvilket sparer tid og gør arbejdet nemmere for økonomiafdelingen.
Læs mere: Momsregler for personaleomkostninger: En praktisk guide i Pleo
Fra kvittering til bogføring – helt automatisk
Men hvordan sparer processen tid, og gør arbejdet nemmere for økonomiafdelingen og ikke kun medarbejderen? Det skyldes Pleos OCR-teknologi, som automatisk fortsætter i baggrunden, når udgiften er registreret i Pleo.
Her sendes udgifterne løbende til godkendelse hos de relevante personer, hvorefter alle data eksporteres direkte til dit regnskabssystem inkl. moms, kategorisering og bilag.
Det betyder, at bogføringen i praksis klares med få klik, uden manuelle udgiftsrapporter eller dobbeltarbejde.
Læs mere: Alt du skal vide om kontering af fakturaer
Hvad betyder det i praksis for din virksomhed?
Når du fjerner manuel udgiftsrapportering ved at bruge Pleo-kort til betaling af udgifter på farten, opnår du, dine medarbejdere og økonomiafdelingen en række konkrete fordele:
- Mindre manuelt arbejde: Medarbejdere og økonomi sparer tid på indtastning og opfølgning
- Færre fejl: Automatiseret data reducerer risikoen for fejl i bogføring og moms
- Hurtigere månedsluk: Alle bilag er samlet og klar løbende
- Bedre overblik: Realtidsdata giver fuld kontrol over virksomhedens udgifter
- Gladere medarbejdere: Ingen udlæg og mindre administrativt bøvl
Traditionelt set er udgiftsstyring en bagudskuende proces, hvor overblik først opstår ved månedens afslutning. Men med Pleo får du i stedet indsigt i realtid.
Det betyder, at du kan opdage afvigelser tidligt, justere budgetter løbende og træffe bedre beslutninger baseret på opdaterede data. Resultatet er en mere effektiv økonomifunktion, hvor fokus flyttes fra administration til værdiskabende arbejde.
Klar til at slippe for manuel udgiftsrapportering?
Manuel udgiftsrapportering er ikke bare tidskrævende – den er unødvendig.
Med Pleo og muligheden for at udstede Pleo-kort, kan din virksomhed automatisere hele processen fra betaling til bogføring og få fuld kontrol over jeres udgifter i realtid.
