Alt du skal vide om kontering af fakturaer
“Kontering af fakturaer”.
Tre ord, der nærmest med garanti spreder kedelig stemning på de fleste kontorer. Mange oplever det som en sur pligt, der dels kan være tidskrævende, dels en hurtig vej til hovedpine.
Men sådan behøver det ikke at være.
Med den rette viden og de rigtige værktøjer kan fakturakonteringen gøres langt mere effektiv og smertefri. I dette blogindlæg vil vi se nærmere på, hvad fakturakontering egentlig betyder, hvilke udfordringer der typisk er forbundet med processen, og hvorfor det er så vigtigt at holde styr på.
- Kontering af fakturaer betyder at placere udgiften på den rigtige konto i regnskabssystemet, hvilket sikrer præcise økonomiske data.
- Forkert kontering kan føre til forkerte økonomiske rapporter og dårlige forretningsbeslutninger, som påvirker virksomhedens drift.
- Dobbeltkontering og fejl i momsberegningen er almindelige faldgruber, der kan undgås med klare procedurer og opmærksomhed på detaljer.
- Automatisering af fakturakontering sparer tid og penge, minimerer fejl og forbedrer økonomisk kontrol og beslutningstagning.
Hvad vil det sige at kontere en faktura?
At kontere en faktura betyder, at du placerer den på den rigtige konto i dit regnskabssystem.
Kontering er altså selve den handling, du foretager, når du fører udgiften fra fakturaen på en af de interne konti i din virksomheds kontoplan. I praksis betyder det, at du tildeler hver faktura et kontonummer fra din kontoplan. Når du køber kontorartikler for 500 kroner, konterer du fakturaen på konto 6400 "Kontorartikler og tryksager". Når du betaler for en annonce i lokalavisen, havner den på konto 6800 "Markedsføring og reklame".
Ved at kontere fakturabeløbet til den rette kontokode, sikrer du dig et præcist økonomisk billede af, hvor pengene bliver brugt.
Når du konterer en faktura, sikrer du altså, at den bliver bogført korrekt, så dine regnskaber stemmer.
Læs mere: Regnskabsanalyse: vigtigheden af at læse mellem linjerne
Hvorfor er korrekt fakturakontering vigtig?
Kontering er en utrolig vigtig proces i enhver virksomheds fakturahåndtering og økonomistyring. Selvom du måske tænker, "Så længe fakturaen bliver betalt, hvad så med konteringen?", er sandheden, at forkert kontering kan koste dig både tid, penge – og måske også din skønhedssøvn.
Lad os starte med det mest konkrete: din momsafregning. Konterer du en faktura forkert, kan du ende med at trække moms fra, som du ikke har ret til – eller omvendt gå glip af fradrag, du faktisk har krav på. Begge dele kan ende som en dyr fornøjelse.
Men det handler om mere end bare moms.
Dit regnskab er dit kompas i forretningen, og hvis kompasset peger forkert, ender du det forkerte sted. Forestil dig, at du gennem et helt år har konteret dine markedsføringsudgifter som generelle administrationsomkostninger. Når du sidder med årsregnskabet, ser det ud som om, du kun har brugt 50.000 kroner på markedsføring, selvom det faktiske tal er 150.000 kroner.
Konsekvensen? Du træffer beslutninger på baggrund af forkerte tal. Måske beslutter du at øge markedsføringsbudgettet, fordi du tror, det er for lavt. Eller måske undrer du dig over, hvorfor dine "administrative" omkostninger er så høje.
Forkert kontering af fakturaer skaber ikke bare forvirring – den fører til dårlige forretningsmæssige beslutninger.
Og så er der det daglige overblik. Når din revisor ringer og spørger: "Hvor meget har I brugt på IT-udstyr i år?", vil du så kunne svare præcist og med det samme? Eller vil du bruge timer på at gennemgå digitale bunker af fakturaer?
Trin-for-trin: Sådan konterer du fakturaer
At kontere en faktura er måske ikke det, der giver dig de største sommerfugle i maven. Men det er en af de fundamentale opgaver, der sikrer, at din virksomheds regnskab hænger sammen – og at du undgår ubehagelige overraskelser fra skattemyndighederne.
Så lad os gøre det så enkelt som muligt.
Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du konterer en faktura korrekt, så du kan få styr på tallene og slippe for bekymringer:
1. Få overblik over fakturaen: Først og fremmest skal fakturaen modtages og registreres i dit fakturahåndteringssystem. Sørg for, at alle relevante oplysninger, såsom leverandørens navn, fakturanummer, dato og beløb, er tydeligt angivet.Gennemgå herefter fakturaen for at sikre, at alle oplysninger er korrekte, og at de varer eller tjenester, der er faktureret, rent faktisk er leveret. Det lyder måske åbenlyst, men det er første skridt.
2. Identificer hvilken konto der skal bruges: Næste skridt er at bestemme, hvilken regnskabskonto fakturaen skal konteres på. Er det et vareindkøb, en serviceydelse, eller en leverandørfaktura for kontorartikler?
Hver type udgift skal registreres på den rigtige konto, så du kan få præcise rapporter og opfylde kravene til momsafregning.
3. Tjek momsen: Hvis fakturaen inkluderer moms (og det gør de fleste fakturaer), skal du også sørge for at kontere momsen korrekt. Nogle ydelser er momsfritagne, mens andre er momspligtige. Det påvirker både kontering og din momsafregning.
4. Vælg den rette periode: Når du konterer fakturaen, skal du sikre dig, at den bliver registreret i den rigtige periode. Det betyder, at fakturaen skal matche den måned eller det kvartal, hvor udgiften faktisk opstod, så dine regnskaber afspejler virksomhedens økonomiske situation korrekt.
5. Angiv øvrige oplysninger: Nogle gange skal der også knyttes andre økonomiske dimensioner til fakturaerne, som f.eks. afdeling, projekt eller aktivitet. Andre gange kan det også være relevant med en kort beskrivelse af fakturaen.
Det vigtigste er, at du sørger for at få registreret alle relevante oplysninger.
6. Godkend og bogfør: Når du har gennemgået hele fakturaen og er sikker på, at konteringen er korrekt, kan du afslutte med at godkende og bogføre fakturaen.
Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag
Faldgruber i kontering og hvordan du undgår dem
Når man konterer fakturaer, er det vigtigt at være knivskarp, da en lille fejl hurtigt kan føre til store problemer. For at sikre, at din fakturakontering er på skinner, har vi samlet nogle af de mest almindelige faldgruber, og hvordan du undgår dem.
En af de mest klassiske fejl er at kontere en faktura på den forkerte konto. Det kan ske, hvis kontoplanen ikke er klart defineret, eller hvis der er tvivl om, hvilken konto der skal bruges. For at undgå denne fejl, bør du sørge for, at din kontoplan er tydeligt organiseret og let at forstå.
En anden almindelig fejl er, at fakturaen mangler vigtige oplysninger, som f.eks. fakturanummer, dato eller leverandørens navn. Hvis det er tilfældet, kan det føre til problemer senere i regnskabsprocessen. For at undgå dette skal du altid gennemgå fakturaen grundigt, inden den konteres.
Dobbeltkontering er også en faldgrube, du bør være yderst opmærksom på. Dobbeltkontering sker, når den samme faktura bogføres mere end én gang. Det kan ske ved en fejl, hvis fakturaen indsendes flere gange eller behandles af forskellige medarbejdere. For at undgå dobbeltkontering skal du have klare procedurer for, hvordan fakturaer indsendes og behandles. Et centralt fakturahåndteringssystem kan hjælpe med at holde styr på, hvilke fakturaer der allerede er konteret.
Fejl i momsberegningen er endnu en faldgrube, du kan falde i, hvis du ikke er opmærksom. Moms udgør et stort beløb på fakturaer, så fejlkonteringer her kan få stor betydning. Vær derfor særligt opmærksom på korrekte momskonteringskoder.
Spar tid og penge med automatiseret fakturakontering
Kontering af fakturaer er en proces, som for mange virker unødigt langstrakt. Heldigvis findes der i dag smarte systemer, der kan automatisere stort set hele processen for dig.
Og det giver virkelig mening at hoppe med på vognen – du kan nemlig både spare tid og penge.
Når du modtager en faktura, bruger automatiserede systemer avanceret teknologi som OCR (Optical Character Recognition) til at scanne og læse indholdet af fakturaen. Det betyder, at alle relevante oplysninger som beløb, datoer, leverandøroplysninger og kontonumre automatisk bliver registreret og indlæst i dit regnskabssystem.
På denne måde slipper du for at indtaste data manuelt, hvilket ikke kun sparer tid, men også reducerer risikoen for menneskelige fejl.
Men tidsbesparelsen er kun en del af gevinsten. Automatisering kan også hjælpe dig med at spare penge. Ved at eliminere manuelle processer og minimere fejl kan du reducere omkostningerne forbundet med fejlkorrigering.
Derudover kan du opnå bedre overblik og kontrol over dine økonomiske processer. Det hjælper dig med at træffe mere informerede beslutninger og optimere din virksomheds økonomi.
Samtidig gør automatisering det muligt at behandle fakturaer langt hurtigere, hvilket kan forbedre dine relationer med leverandørerne. Når du betaler til tiden, undgår du rykkergebyrer og opbygger et godt ry som en pålidelig forretningspartner.
Læs mere: Leverandørstyring: Sådan får du den mest effektive forsyningskæde
Kort sagt kan automatisering forvandle en tidskrævende og potentielt fejlfyldt proces til en hurtig, nøjagtig og omkostningseffektiv del af din virksomheds daglige drift. Det giver dig mulighed for at fokusere på det, der virkelig betyder noget – at vækste din virksomhed.
