Alt hvad du skal vide om kontering af fakturaer

“Kontering af fakturaer”.

Tre ord, der nærmest med garanti spreder kedelig stemning på de fleste kontorer. Mange oplever det som en sur pligt, der er en tidskrævende og hurtig vej til hovedpine.

Men det behøver det ikke at være.

Med den rette viden og de rigtige værktøjer kan fakturakonteringen gøres langt mere effektiv og smertefri.

I dette blogindlæg vil vi se nærmere på, hvad fakturakontering egentlig betyder, hvilke udfordringer der typisk er forbundet med processen, og hvorfor det overhovedet er så vigtigt at holde styr på.

Vi kigger også på, hvordan du kan automatisere store dele af arbejdsgangen og derigennem spare både tid og penge.

Hvad vil det sige at kontere en faktura?

At kontere en faktura betyder, at du placerer den på den rigtige konto i dit regnskabssystem.

Kontering er altså selve den handling, du foretager, når du fører udgiften fra fakturaen på en af de interne konti i din virksomheds kontoplan. Det kan for eksempel være konto 6320 for IT-omkostninger eller måske 7830 for udgifter til marketingkampagner.

Når du konterer en faktura, sikrer du altså, at den bliver bogført korrekt, så dine regnskaber stemmer.

Læs mere: Regnskabsanalyse: vigtigheden af at læse mellem linjerne

Hvorfor er korrekt fakturakontering vigtig?

Kontering er en utrolig vigtig proces  i enhver virksomheds fakturahåndtering og økonomistyring . Det har således stor betydning for nøjagtigheden af dine regnskaber, at du konterer dine fakturaer og andre udgiftsposter korrekt.

Her er nogle af de mest afgørende årsager til, at du bør prioritere en ordentlig konteringsproces:

• Nøjagtig regnskabsføring: Korrekt kontering er fundamentet for at kunne føre et retvisende og nøjagtigt regnskab.
• Hvis fakturaer ikke konteres rigtigt mod de korrekte konti, vil dine regnskaber indeholde fejlposter. Det giver et skævt billede af udgifter og indtægter fordelt på områder som lønninger, vareforbrug, administrationsomkostninger osv.
• Det kan have alvorlige konsekvenser for din økonomistyring og det beslutningsgrundlag, du har, når det kommer til økonomiske beslutninger.
• Korrekt momsafregning: Når du skal lave momsregnskab, er det vigtigt, at dine fakturaer er konteret til de rigtige konti.
• Ved nogle af dine udgifter vil du nemlig kunne få fradrag på momsen, mens du på andre skal betale moms. Derfor er det vigtigt, at dine fakturaer ender det rigtige sted i din kontoplan.
• På den måde sikrer du, at du hverken betaler for lidt eller for meget moms til SKAT.
• Undgå regnskabsfejl: Fejlkonteringer kan i værste fald føre til alvorlige regnskabsfejl.
• Hvis en faktura eksempelvis konteres til den forkerte konto i kontoplanen, regnskabsperiode eller afdeling, ender de pågældende udgiftsposter på de forkerte linjer i regnskabet.
• Konsekvensen er, at dit regnskab bliver behæftet med fejl vedrørende fordelingen af udgifter og omkostninger. Der vil derfor være uoverensstemmelse mellem de faktiske pengestrømme og det, der fremgår af regnskabet.
• En sådan fejlsituation er yderst kritisk. Dit regnskab vil ikke længere afspejle virkeligheden og dermed give et misvisende billede af den reelle økonomiske situation i virksomheden.

Korrekt kontering er altså en forudsætning for at have styr på bundlinjen.

Ellers risikerer du fejlbehæftede regnskaber med deraf følgende økonomiske udfordringer.

Kontering af fakturaer trin-for-trin

Selve processen med at kontere en faktura korrekt kan virke simpel, men det kræver omhyggelighed og kendskab til virksomhedens kontoplan. Følg disse trin for at sikre præcis kontering af dine fakturaer:

1. Fakturamodtagelse- og matching : Først og fremmest skal fakturaen modtages og registreres i dit fakturahåndteringssystem. Sørg for, at alle relevante oplysninger, såsom leverandørens navn, fakturanummer , dato og beløb, er tydeligt angivet.
2. Gennemgå herefter fakturaen for at sikre, at alle oplysninger er korrekte, og at de varer eller tjenester, der er faktureret, rent faktisk er leveret.
3. Identificér fakturatypen og den rette kontokode: Du skal have klargjort, hvilken type udgifter eller omkostninger fakturaen dækker over. Er det f.eks. en faktura for husleje, kontorartikler, markedsføring eller et igangværende projekt?
4. Med udgangspunkt i fakturatypen skal du finde de tilsvarende og rette kontokoder i virksomhedens kontoplan.
5. Tildel kontokoder på fakturalinjer: Gå igennem fakturalinjerne en for en, og tildel de rette kontokoder til hver enkelt linje og delydelse. Nogle fakturaer kan indeholde både varer og ydelser, der skal konteres forskelligt.
6. Tilføj momsen: Sørg for at registrere momsen korrekt. Angiv momsbeløbet separat og vær helt sikker på, at det korrekte momsnummer anvendes. Momsen skal også bogføres på den relevante momskonto.
7. Angiv øvrige oplysninger: Nogle gange skal der også knyttes andre økonomiske dimensioner til fakturaerne, som f.eks. afdeling, projekt eller aktivitet. Nogle gange kan det også være relevant med en kort beskrivelse af fakturaen.
8. Det vigtigste er, at du sørger for at få registreret alle relevante oplysninger.
9. Godkend og bogfør: Når du har gennemgået hele fakturaen og er sikker på, at konteringen er korrekt, kan du afslutte med at godkende og bogføre fakturaen.

Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag

Faldgruber i kontering og hvordan du undgår dem

Selvom kontering måske kan lyde som en simpel opgave, er der desværre mange faldgruber, man let kan falde i. Og som vi tidligere har gennemgået, kan der være mange negative konsekvenser forbundet med forkert kontering af fakturaer.

Derfor vil vi herunder gennemgå de mest klassiske faldgruber omkring fakturakontering, så du er opmærksom på dem og dermed bedre rustet til at undgå dem.

En af de mest klassiske fejl er at kontere en faktura på den forkerte konto . Det kan ske, hvis kontoplanen ikke er klart defineret, eller hvis der er tvivl om, hvilken konto der skal bruges. For at undgå denne fejl, bør du sørge for, at din kontoplan er tydeligt organiseret og let at forstå.

En anden almindelig fejl er, at fakturaen mangler vigtige oplysninger , som f.eks. fakturanummer, dato eller leverandørens navn. Gør den det, kan det føre til problemer senere i regnskabsprocessen. For at undgå dette skal du altid gennemgå fakturaen grundigt, inden den konteres.

Dobbeltkontering er også en faldgrube, du bør være yderst opmærksom på. Dobbeltkontering sker, når den samme faktura bogføres mere end én gang. Det kan ske ved en fejl, hvis fakturaen indsendes flere gange eller behandles af forskellige medarbejdere. For at undgå dobbeltkontering, skal du have klare procedurer for, hvordan fakturaer indsendes og behandles.

Et centralt fakturahåndteringssystem kan hjælpe med at holde styr på, hvilke fakturaer der allerede er konteret.

Fejl i momsberegningen er endnu en faldgrube, du kan falde i, hvis du ikke er opmærksom. Moms udgør et stort beløb på fakturaer, så fejlkonteringer hér kan få stor betydning. Vær derfor særligt opmærksom på korrekte momskonteringskoder.

Spar tid og penge med automatiseret fakturakontering

Kontering af fakturaer er en proces, som for mange virker unødigt langstrakt. Heldigvis findes der i dag smarte systemer, der kan automatisere stort set hele processen for dig.

Og det giver virkelig mening at hoppe med på vognen. Du kan nemlig både spare tid og penge.

Når du modtager en faktura, bruger automatiserede systemer avanceret teknologi som OCR (Optical Character Recognition) til at scanne og læse indholdet af fakturaen. Det betyder, at alle relevante oplysninger som beløb, datoer, leverandørinfo og kontonumre automatisk bliver registreret og indlæst i dit regnskabssystem.

Men tidsbesparelsen er kun en del af gevinsten. Automatisering kan også hjælpe dig med at spare penge. Ved at eliminere manuelle processer og minimere fejl kan du reducere omkostningerne forbundet med fejlkorrigering.

Derudover kan du opnå bedre overblik og kontrol over dine økonomiske processer, hvilket kan hjælpe dig med at træffe mere informerede beslutninger og optimere din virksomheds økonomi.

Samtidig gør automatisering det muligt at behandle fakturaer langt hurtigere, hvilket kan forbedre dine relationer med leverandørerne. Når du betaler til tiden, undgår du rykkergebyrer og opbygger et godt ry som en pålidelig forretningspartner.

Læs mere: Leverandørstyring: Sådan får du den mest effektive forsyningskæde

Kort sagt kan automatisering forvandle en tidskrævende og potentielt fejlfyldt proces til en hurtig, nøjagtig og omkostningseffektiv del af din virksomheds daglige drift. Det giver dig mulighed for at fokusere på det, der virkelig betyder noget – at vækste din virksomhed.